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इंटरमीडिएट परिणाम जो रिपोर्ट संकलित करते समय प्राप्त करने की आवश्यकता होती है, एक्सेल में आसानी से गणना की जा सकती है। इसके लिए एक काफी सुविधाजनक विकल्प है, जिस पर हम इस लेख में विस्तार से विचार करेंगे।
आवश्यकताएँ जो मध्यवर्ती परिणाम प्राप्त करने के लिए तालिकाओं पर लागू होती हैं
सबटोटल फंक्शन in एक्सेल केवल कुछ प्रकार की तालिकाओं के लिए उपयुक्त है. बाद में इस खंड में, आप सीखेंगे कि इस विकल्प का उपयोग करने के लिए किन शर्तों को पूरा करना चाहिए।
- प्लेट में खाली सेल नहीं होनी चाहिए, उनमें से प्रत्येक में कुछ जानकारी होनी चाहिए।
- हेडर एक लाइन का होना चाहिए। इसके अलावा, इसका स्थान सही होना चाहिए: बिना कूद और अतिव्यापी कोशिकाओं के।
- शीर्षलेख का डिज़ाइन शीर्ष पंक्ति में सख्ती से किया जाना चाहिए, अन्यथा फ़ंक्शन काम नहीं करेगा।
- तालिका को अतिरिक्त शाखाओं के बिना, सामान्य संख्या में कोशिकाओं द्वारा दर्शाया जाना चाहिए। यह पता चला है कि तालिका का डिज़ाइन कड़ाई से एक आयत से बना होना चाहिए।
यदि आप "मध्यवर्ती परिणाम" फ़ंक्शन का उपयोग करने का प्रयास करते समय कम से कम एक बताई गई आवश्यकता से विचलित होते हैं, तो गणना के लिए चुने गए सेल में त्रुटियां दिखाई देंगी।
सबटोटल फ़ंक्शन का उपयोग कैसे किया जाता है
आवश्यक मान खोजने के लिए, आपको संबंधित फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है, जो शीर्ष पैनल पर Microsoft Excel शीट के शीर्ष पर स्थित है।
- हम उस तालिका को खोलते हैं जो ऊपर निर्दिष्ट आवश्यकताओं को पूरा करती है। इसके बाद टेबल सेल पर क्लिक करें, जिससे हमें इंटरमीडिएट का रिजल्ट मिलेगा। फिर "डेटा" टैब पर जाएं, "संरचना" अनुभाग में, "उप-योग" पर क्लिक करें।
- खुलने वाली विंडो में, हमें एक पैरामीटर का चयन करना होगा, जो एक मध्यवर्ती परिणाम देगा। ऐसा करने के लिए, "प्रत्येक परिवर्तन पर" फ़ील्ड में, आपको प्रति यूनिट माल की कीमत निर्दिष्ट करनी होगी। तदनुसार, मूल्य "मूल्य" नीचे रखा गया है। फिर "ओके" बटन दबाएं। कृपया ध्यान दें कि "ऑपरेशन" फ़ील्ड में, आपको मध्यवर्ती मानों की सही गणना करने के लिए "राशि" सेट करनी होगी।
- प्रत्येक मान के लिए तालिका में "ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, एक उप-योग प्रदर्शित होगा, जो नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।
एक नोट पर! यदि आप पहले से ही एक से अधिक बार आवश्यक योग प्राप्त कर चुके हैं, तो आपको "वर्तमान योग बदलें" बॉक्स को चेक करना होगा। इस मामले में, डेटा दोहराया नहीं जाएगा।
यदि आप प्लेट के बाईं ओर सेट टूल के साथ सभी लाइनों को ढहाने का प्रयास करते हैं, तो आप देखेंगे कि सभी मध्यवर्ती परिणाम बने हुए हैं। यह वे थे जिन्हें आपने ऊपर दिए गए निर्देशों का उपयोग करते हुए पाया था।
सूत्र के रूप में उप-योग
नियंत्रण कक्ष के टैब में आवश्यक फ़ंक्शन टूल की तलाश न करने के लिए, आपको "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" विकल्प का उपयोग करना चाहिए। आइए इस विधि पर अधिक विस्तार से विचार करें।
- एक तालिका खोलता है जिसमें आपको मध्यवर्ती मान खोजने की आवश्यकता होती है। उस सेल का चयन करें जहां मध्यवर्ती मान प्रदर्शित होंगे।
- फिर "इन्सर्ट फंक्शन" बटन पर क्लिक करें। खुलने वाली विंडो में, आवश्यक टूल का चयन करें। ऐसा करने के लिए, "श्रेणी" फ़ील्ड में, हम "पूर्ण वर्णमाला सूची" अनुभाग की तलाश कर रहे हैं। फिर, "एक फ़ंक्शन चुनें" विंडो में, "SUB.TOTALS" पर क्लिक करें, "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- अगली विंडो में "फ़ंक्शन तर्क" "फ़ंक्शन नंबर" चुनें। हम संख्या 9 लिखते हैं, जो हमें आवश्यक सूचना प्रसंस्करण विकल्प से मेल खाती है - राशि की गणना।
- अगले डेटा फ़ील्ड "संदर्भ" में, उन कक्षों की संख्या का चयन करें जिनमें आप उप-योग खोजना चाहते हैं। मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज न करने के लिए, आप बस कर्सर के साथ आवश्यक कक्षों की श्रेणी का चयन कर सकते हैं, और फिर विंडो में ओके बटन पर क्लिक कर सकते हैं।
नतीजतन, चयनित सेल में, हमें एक मध्यवर्ती परिणाम मिलता है, जो हमारे द्वारा लिखित संख्यात्मक डेटा के साथ चयनित कोशिकाओं के योग के बराबर है।. आप "फ़ंक्शन विज़ार्ड" का उपयोग किए बिना फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, इसके लिए आपको मैन्युअल रूप से सूत्र दर्ज करना होगा: =SUBTOTALS(डेटा प्रोसेसिंग की संख्या, सेल निर्देशांक)।
ध्यान दो! मध्यवर्ती मूल्यों को खोजने का प्रयास करते समय, प्रत्येक उपयोगकर्ता को अपना स्वयं का विकल्प चुनना होगा, जो परिणामस्वरूप प्रदर्शित होगा। यह न केवल योग हो सकता है, बल्कि औसत, न्यूनतम, अधिकतम मान भी हो सकता है।
मैन्युअल रूप से फ़ंक्शन और प्रोसेसिंग सेल लागू करना
इस पद्धति में फ़ंक्शन को थोड़े अलग तरीके से लागू करना शामिल है। इसका उपयोग नीचे दिए गए एल्गोरिथम में प्रस्तुत किया गया है:
- एक्सेल लॉन्च करें और सुनिश्चित करें कि तालिका शीट पर सही ढंग से प्रदर्शित होती है। फिर उस सेल का चयन करें जिसमें आप तालिका में किसी विशिष्ट मान का मध्यवर्ती मान प्राप्त करना चाहते हैं। फिर कंट्रोल पैनल "इन्सर्ट फंक्शन" के तहत बटन पर क्लिक करें।
- दिखाई देने वाली विंडो में, "हाल ही में उपयोग किए गए 10 फ़ंक्शन" श्रेणी का चयन करें और उनमें से "मध्यवर्ती योग" देखें। यदि ऐसा कोई कार्य नहीं है, तो तदनुसार एक अन्य श्रेणी - "पूर्ण वर्णमाला सूची" निर्धारित करना आवश्यक है।
- एक अतिरिक्त पॉप-अप विंडो की उपस्थिति के बाद जहां आपको "फ़ंक्शन तर्क" लिखने की आवश्यकता होती है, हम वहां सभी डेटा दर्ज करते हैं जो पिछली विधि में उपयोग किया गया था। ऐसे मामले में, "सबटोटल्स" ऑपरेशन का परिणाम उसी तरह से किया जाएगा।
कुछ मामलों में, एक सेल में एक प्रकार के मूल्य के संबंध में मध्यवर्ती मूल्यों को छोड़कर, सभी डेटा को छिपाने के लिए, डेटा छिपाने के उपकरण का उपयोग करने की अनुमति है। हालाँकि, आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि सूत्र कोड सही ढंग से लिखा गया है।
संक्षेप में
एक्सेल स्प्रेडशीट एल्गोरिदम का उपयोग करके उप-कुल गणना केवल एक विशिष्ट फ़ंक्शन का उपयोग करके की जा सकती है, लेकिन इसे विभिन्न तरीकों से एक्सेस किया जा सकता है। मुख्य शर्तें गलतियों से बचने के लिए सभी चरणों का पालन करना है, और यह जांचना है कि चयनित तालिका आवश्यक आवश्यकताओं को पूरा करती है या नहीं।