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एक्सेल एक सार्वभौमिक कार्यक्रम है जिसे जटिल सूचनाओं के प्रसंस्करण को स्वचालित करने और पेशेवर डेटाबेस बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसके आवेदन की सीमा अविश्वसनीय रूप से विस्तृत है, जो आगे मुद्रण के लिए तालिकाओं के निर्माण से शुरू होती है और विपणन जानकारी, सांख्यिकीय डेटा प्रसंस्करण के संग्रह के साथ समाप्त होती है। इस कार्यक्रम का एक विशेष रूप से दिलचस्प अनुप्रयोग पूर्ण विकसित अनुप्रयोगों को लिख रहा है जो उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज किए गए डेटा के साथ काम करते हैं। उन्हें मैक्रोज़ कहा जाता है।
हालांकि, इन सब पर काबू पाने में समय लगता है। और एक पेशेवर बनने के लिए, आपको कहीं से शुरुआत करनी होगी। विशेष रूप से, स्प्रैडशीट डेटा को किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा पढ़ना आसान कैसे बनाया जाए जिसने इसे नहीं बनाया है। इसके लिए फ़ॉर्मेटिंग तत्वों का उपयोग किया जाता है, जैसे सेल का रंग, टेक्स्ट का रंग, बॉर्डर और कॉलम की चौड़ाई।
कई एक्सेल उपयोगकर्ता पहले ही सीख चुके हैं कि इस प्रोग्राम में स्प्रैडशीट कैसे बनाई जाती है, सरल डेटा के प्रसंस्करण को स्वचालित किया जाता है, और कई अन्य बुनियादी चीजें की जाती हैं। लेकिन फ़ॉर्मेटिंग के बिना, स्प्रेडशीट के साथ काम करना अधूरा होगा। और शीट ही एक अधूरे का आभास देगी। इसलिए, आपको इसे प्रारूपित करने में सक्षम होना चाहिए।
एक्सेल में फ़ॉर्मेटिंग क्या है
स्वरूपण न केवल उपस्थिति निर्धारित कर रहा है, बल्कि दस्तावेज़ में निहित डेटा को भी संपादित कर रहा है। यह उपकरण बहुत रचनात्मकता ले सकता है, क्योंकि आप स्प्रेडशीट के साथ काम करते समय मुख्य बिंदुओं पर जोर दे सकते हैं, तालिका को पढ़ने में आसान बना सकते हैं और विभिन्न तरीकों से आंखों को प्रसन्न कर सकते हैं।
एक अच्छी तालिका के लिए मुख्य मानदंड यह है कि आवश्यक पाठ की लंबी खोज के बिना, इसमें आवश्यक जानकारी स्वचालित रूप से पढ़ी जानी चाहिए। जब कोई उपयोगकर्ता एक गुणवत्ता वाली एक्सेल फ़ाइल पढ़ता है, तो उसे आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रत्येक सेल से गुजरने की आवश्यकता नहीं होती है। अगर ऐसा होता है, तो अंतरात्मा पर स्वरूपण किया जाता है। यहां प्रश्न उठता है: एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रारूपित करने के लिए क्या किया जाना चाहिए? ऐसा करने के लिए, टूल का एक सेट है जो डिज़ाइन और लेआउट टैब पर पाया जा सकता है।
एक्सेल में कॉलम को जस्टिफाई क्यों करें
सबसे पहले, जैसा कि ऊपर लिखा गया है, ताकि तालिका सुंदर दिखे और आवश्यक जानकारी तुरंत पढ़ी जाए। दूसरे, बिना किसी अतिरिक्त बदलाव के सेल के सभी टेक्स्ट को फिट करने के लिए। उदाहरण के लिए, यदि रेखा बहुत चौड़ी है, तो यह बस सेल से बाहर रेंगती है, या एक हिस्सा बस अदृश्य हो जाता है। इन दोनों समस्याओं को स्तम्भों का औचित्य सिद्ध करके हल किया जा सकता है।
एक्सेल में कॉलम को कैसे जस्टिफाई करें
ऐसे कई तरीके हैं जिनसे उपयोगकर्ता किसी कॉलम की चौड़ाई बदल सकता है। पहला यह है कि कर्सर को इस तरह से घुमाया जाए कि संबंधित कॉलम को बढ़ाया या घटाया जा सके। दूसरा समन्वय पैनल पर विशेष प्रतीकों का उपयोग है, जिन्हें मार्कर कहा जाता है। और अंत में, आप सेल आकार मेनू का उपयोग कर सकते हैं, जो "लेआउट" टैब पर स्थित है। आइए इनमें से प्रत्येक विधि को अधिक विस्तार से देखें। स्तंभों को चौड़ाई में संरेखित करने के तरीके भी भिन्न होते हैं।
एक कॉलम की चौड़ाई बदलना
इस सिद्धांत का एक विशिष्ट अनुप्रयोग हैडर कॉलम को बड़ा करने की आवश्यकता है। यह अन्य स्वरूपण उपकरणों के साथ विशेष रूप से अच्छी तरह से जोड़ता है। उदाहरण के लिए, यदि आप हेडर कॉलम को बड़ा करते हैं और इसे एक विशेष फ़ॉन्ट के साथ लाल बनाते हैं, तो स्प्रेडशीट खोलने वाला व्यक्ति सहज रूप से समझने लगता है कि पहले कहां देखना है। तो, "माउस ड्रैग" विधि इस सिद्धांत का एक विशिष्ट उदाहरण है। लेकिन वास्तव में, यह एक अलग वर्गीकरण है, इसलिए और भी कई तरीके हैं।
दूसरे विकल्प का एक उदाहरण संदर्भ मेनू का उपयोग कर रहा है। मैं इस तरह से किसी विशिष्ट कॉलम की चौड़ाई कैसे बदल सकता हूं?
- उस कॉलम का चयन करें जिसे हमें निर्देशांक रेखा पर बढ़ाने या घटाने की आवश्यकता है और उस पर राइट-क्लिक करें।
- दिखाई देने वाले मेनू में, नीचे "कॉलम चौड़ाई ..." से तीसरे आइटम पर क्लिक करें। पैराग्राफ के अंत में तीन बिंदु संकेत देते हैं कि हमें एक अतिरिक्त सेटिंग खोलनी चाहिए। दरअसल, ऐसा ही होता है। इस मेनू आइटम पर क्लिक करने के बाद, एक डायलॉग बॉक्स पॉप अप होता है जिसमें आपको विशिष्ट बिंदुओं में कॉलम की चौड़ाई निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, कई उपकरण एक साथ इस सिद्धांत के अनुरूप हैं।
एकाधिक स्तंभों की चौड़ाई बदलना
स्तंभों को चौड़ाई में सही ठहराने का दूसरा सिद्धांत एक साथ कई स्तंभों की चौड़ाई को बदलना है। यह, निश्चित रूप से, स्तंभों के आकार को वैकल्पिक रूप से संपादित करके किया जा सकता है, लेकिन यह विधि बहुत सुविधाजनक नहीं है और इसमें बहुत समय लगता है। लेकिन ऐसा करना बहुत आसान है। बाद में हम इसके बारे में विस्तार से बात करेंगे कि इसके लिए क्या आवश्यक है।
सभी कॉलम की चौड़ाई बदलना
यदि आप बिल्कुल सभी स्तंभों की चौड़ाई मानक तरीके से बदलते हैं, तो ऐसा करने में बहुत समय लग सकता है। बेशक, आप उनकी चौड़ाई को उसी तरह बदल सकते हैं जैसे कई के लिए, लेकिन यहां आपको अतिरिक्त समय भी देना होगा। एक्सेल की एक अलग विधि है जो आपको शीट के सभी कॉलमों की चौड़ाई बढ़ाने या घटाने की अनुमति देती है।
ऐसा करने के लिए, आपको पहले उन सभी का चयन करना होगा, और फिर चौड़ाई को बदलना होगा। ऐसा करने के लिए, आप विशेष आयत आइकन का उपयोग कर सकते हैं, जो पंक्ति समन्वय अक्ष और स्तंभ समन्वय अक्ष के चौराहे पर स्थित है। उसके बाद, आपको उनमें से किसी की चौड़ाई को संपादित करने की आवश्यकता है। उसके बाद, चौड़ाई अपने आप बदल जाएगी।
पूरी तरह से सभी कॉलम और पंक्तियों का चयन करने का दूसरा तरीका कुंजी संयोजन Ctrl + A को दबाना है। प्रत्येक उपयोगकर्ता अपने लिए तय कर सकता है कि उसके लिए सबसे अच्छा क्या है: हॉट की या माउस का उपयोग करें।
सामग्री के अनुसार कॉलम की चौड़ाई बदलें
ऐसी स्थितियां होती हैं जब किसी सेल में टेक्स्ट को पूरी तरह फिट करना संभव नहीं होता है। नतीजतन, यह अन्य कोशिकाओं को ओवरलैप करता है। यदि उनका अपना पाठ या अर्थ है, तो पाठ का हिस्सा दृश्य से छिपा हुआ है। कम से कम, यह असुविधाजनक है। समस्या को हल करने के लिए, आपको कॉलम की चौड़ाई ऐसी बनानी होगी कि वह पूरे टेक्स्ट में फिट हो जाए।
यह निश्चित रूप से ऊपर वर्णित विधियों द्वारा किया जा सकता है। लेकिन यह बहुत लंबा है। ऐसा करने का एक बहुत तेज़ तरीका है। ऐसा करने के लिए, आपको माउस कर्सर को उसी सीमा पर ले जाने की आवश्यकता है जिसे आप खींचना चाहते हैं, लेकिन इसे स्थानांतरित करने के बजाय, आपको बाईं माउस बटन से उस पर डबल-क्लिक करना होगा। उसके बाद, कॉलम की लंबाई स्वचालित रूप से उसमें शामिल स्ट्रिंग की अधिकतम लंबाई के साथ संरेखित हो जाएगी।
विधि 1: माउस पॉइंटर को ड्रैग करें
यदि आप पहली विधि का उपयोग करना चाहते हैं, तो इसमें कुछ भी जटिल नहीं है। इस निर्देश में वर्णित चरणों का पालन करना पर्याप्त है, और परिणाम आने में लंबा नहीं होगा:
- कर्सर को कॉलम लाइन पर रखें ताकि वह एक तीर में बदल जाए, जिसका प्रत्येक छोर एक अलग दिशा में इंगित करता है। यदि कर्सर एक कॉलम को दूसरे कॉलम से अलग करने वाले सेपरेटर पर मँडराता है, तो वह ऐसा रूप धारण कर लेगा।
- उसके बाद, बाईं माउस बटन पर क्लिक करें और इसे दबाए रखें। कर्सर को उस स्थान पर खींचें जहां यह बॉर्डर रखा जाना चाहिए। हम देखते हैं कि इस मामले में तालिका की कुल चौड़ाई को संशोधित नहीं किया गया है। यानी एक कॉलम को बड़ा करके हम दूसरे कॉलम को अपने आप छोटा कर देते हैं।
इस स्क्रीनशॉट में, हम स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि एक्सेल में कॉलम की चौड़ाई बदलने के लिए माउस कर्सर को कहाँ रखा जाए। उपयोग किए गए कार्यालय सुइट के संस्करण की परवाह किए बिना यह सिद्धांत समान है।
कॉलम लाइन को किसी भिन्न स्थिति में खींचते समय आप Shift कुंजी को भी दबाए रख सकते हैं। इस मामले में, नई कॉलम लंबाई के अनुसार तालिका की चौड़ाई स्वचालित रूप से बदल जाएगी। यह विधि अन्य स्तंभों के मौजूदा आकारों को रखना संभव बनाती है।
उदाहरण के लिए, यदि आप Shift कुंजी को दबाए रखते हुए किसी स्तंभ को बाईं ओर विस्तारित करते हैं, तो बायां स्तंभ, जो सीधे हमारे बगल में है, सिकुड़ेगा नहीं। यही बात दाएँ स्तंभ पर लागू होती है, केवल इस स्थिति में दाएँ स्तंभ का आकार संशोधित नहीं किया जाएगा। यदि आप इस कुंजी को कीबोर्ड पर छोड़ते हैं, तो आकार संपादित करते समय, आसन्न कॉलम स्वतः ही संकीर्ण हो जाएगा।
जैसे ही कॉलम की चौड़ाई बदलती है, आपको वर्तमान लंबाई बताने के लिए एक विशेष टूलटिप प्रदर्शित होगी। यह अधिक सटीक नियंत्रण की अनुमति देता है। 
विधि 2. निर्देशांक शासक पर मार्करों को खींचना
रूलर पर विशेष मार्करों का उपयोग करके तालिका के आकार को संपादित करना पिछली विधि की तुलना में अधिक जटिल नहीं है। ऐसा करने के लिए, इन निर्देशों का पालन करें:
- उस सेल या श्रेणी का चयन करें जिसमें हमें परिवर्तन करने की आवश्यकता है।
- तालिका की चौड़ाई को संपादित करने या स्तंभों के चेहरों को स्थानांतरित करने के लिए, आपको क्षैतिज पैनल पर संबंधित मार्करों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।
वैसे, इस विधि का उपयोग लाइन हाइट्स को संपादित करने के लिए भी किया जा सकता है। आपको केवल उन मार्करों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता है जो लंबवत शासक पर हैं।
सबसे अधिक बार, स्तंभ की चौड़ाई निर्धारित करना आंख से पर्याप्त है। इस मुद्दे के बारे में बहुत विशिष्ट होने की आवश्यकता नहीं है। यदि कॉलम समान आकार के प्रतीत होते हैं, तो सबसे अधिक संभावना है कि वे हैं। लेकिन कुछ मामलों में, आपको स्तंभों के सटीक आकार निर्धारित करने होंगे। ऐसे मामले में, निम्नलिखित कदम उठाए जाने चाहिए:
- कॉलम पर बाईं माउस बटन पर क्लिक करें जिसका आयाम संपादित किया जाएगा। एक्सेल एक साथ कई ऑब्जेक्ट्स के लिए वांछित कॉलम चौड़ाई सेट करने की क्षमता भी प्रदान करता है। आप एक साथ कई स्तंभों का चयन कर सकते हैं जैसे मानों की श्रेणी का चयन करना, केवल ऊपरी समन्वय पैनल पर संचालन किया जाता है। आप उन स्तंभों को अधिक लचीले ढंग से अनुकूलित कर सकते हैं जिन्हें Ctrl और Shift कुंजियों का उपयोग करके सटीक आकार देने की आवश्यकता होती है। पहला विशिष्ट स्तंभों को उजागर करना संभव बनाता है, यहां तक कि वे जो आसन्न नहीं हैं। Shift कुंजी का उपयोग करके, उपयोगकर्ता आसन्न स्तंभों की वांछित संख्या का शीघ्रता से चयन कर सकता है। ऐसा करने के लिए, इस बटन को दबाएं, पहले कॉलम पर माउस क्लिक करें, और फिर कीबोर्ड को छोड़े बिना, दूसरा आखिरी कॉलम दबाएं। चयन क्रम विपरीत दिशा में बदल सकता है।
- उसके बाद, हम "सेल आकार" समूह पाते हैं, जो "लेआउट" टैब पर स्थित है। दो इनपुट फ़ील्ड हैं - चौड़ाई और ऊंचाई। वहां आपको उन संख्याओं को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है जो उस कॉलम की चौड़ाई के अनुरूप हैं जिसे आप देखना चाहते हैं। परिवर्तनों की पुष्टि करने के लिए, आपको तालिका में कहीं भी क्लिक करना होगा या कीबोर्ड पर केवल एंटर कुंजी दबाना होगा। बेहतर चौड़ाई समायोजन भी संभव है। ऐसा करने के लिए, तीरों का उपयोग करें। हर बार जब आप उन पर क्लिक करते हैं, तो मान एक मिलीमीटर बढ़ या घटेगा। इस प्रकार, यदि मूल मान में मामूली समायोजन की आवश्यकता होती है, तो इसे पूरी तरह से फिर से लिखने के बिना इसे कीबोर्ड पर थोड़ा सा स्पर्श करने के लिए पर्याप्त है।
निष्कर्ष
इस प्रकार, कॉलम या सेल की चौड़ाई को संपादित करने के लिए बड़ी संख्या में विधियां हैं। पंक्ति ऊंचाई बदलने के लिए एक समान सिद्धांत लागू किया जा सकता है। हमने एक साथ कई तरीकों पर विचार किया, लेकिन कई और भी हैं, जैसा कि हम पहले ही समझ चुके हैं। उसी तरह, आप उपयोग किए गए टूल से नहीं, बल्कि उन सिद्धांतों से तरीकों को अलग कर सकते हैं जिनके द्वारा कॉलम की चौड़ाई बदली जाती है। और जैसा कि हम पहले ही समझ चुके हैं, ऐसे हैं:
- किसी विशिष्ट कॉलम की चौड़ाई बदलना।
- एकाधिक कॉलम की चौड़ाई बदलना।
- शीट के बिल्कुल सभी कॉलम की चौड़ाई बदलना।
- किसी कॉलम की चौड़ाई को उस पर आधारित टेक्स्ट के आधार पर संपादित करना।
मौजूद स्थिति के आधार पर, उपयोग की जाने वाली विधि भिन्न होगी। हम सभी जानते हैं कि एक्सेल के अलावा, कई अन्य समान कार्यक्रम हैं, जैसे कि Google शीट्स, लिब्रे ऑफिस, डब्ल्यूपीएस ऑफिस और अन्य। उन सभी में लगभग समान मानक कार्यक्षमता है, इसलिए इस आलेख में चर्चा किए गए सभी सिद्धांतों और विधियों को अन्य समान कार्यक्रमों में लागू किया जा सकता है। लेकिन सिर्फ मामले में, यह जांचना बेहतर है कि क्या कोई विशेष फ़ंक्शन वहां काम करता है, क्योंकि कुछ अंतर संभव हैं, खासकर अगर ये एप्लिकेशन विभिन्न ऑपरेटिंग सिस्टम पर काम करते हैं।