विषय-सूची
समय और तारीख के साथ काम करना Microsoft Excel का उपयोग करने का एक महत्वपूर्ण पहलू है। आज आप सीखेंगे कि आप विभिन्न तरीकों से तिथि कैसे दर्ज कर सकते हैं, टाइमस्टैम्प का उपयोग करके आज की तिथि कैसे निर्धारित करें, या गतिशील रूप से बदलते मूल्यों का उपयोग कैसे करें। आप यह भी समझ पाएंगे कि सप्ताह के दिनों के साथ कॉलम या पंक्ति को भरने के लिए आप किन क्रियाओं का उपयोग कर सकते हैं।
एक्सेल में तिथियां जोड़ने के लिए कई विकल्प हैं। आप किन लक्ष्यों का पीछा कर रहे हैं, इस पर निर्भर करते हुए, क्रियाएं भिन्न होती हैं। और कार्य कुछ भी हो सकते हैं: आज की तारीख निर्दिष्ट करें या शीट में एक तिथि जोड़ें, जो स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगी और हमेशा वही दिखाएगी जो वर्तमान में घड़ी और कैलेंडर पर है। या आप चाहते हैं कि स्प्रैडशीट स्वचालित रूप से व्यावसायिक दिनों से भर जाए, या आप एक यादृच्छिक तिथि दर्ज करना चाहते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप किस लक्ष्य का पीछा कर रहे हैं, आज आप सीखेंगे कि उन्हें कैसे प्राप्त किया जाए।
एक्सेल में डेट कैसे डालें
उपयोगकर्ता विभिन्न विधियों और प्रारूपों का उपयोग करके स्प्रैडशीट में दिनांक दर्ज कर सकता है। उदाहरण के लिए, आप इसे 1 जनवरी, 2020 तक लिख सकते हैं, या आप इसे जनवरी 1.01.2020, XNUMX के रूप में लिख सकते हैं। दिनांक निर्दिष्ट करने के लिए प्रारूप के बावजूद, प्रोग्राम स्वचालित रूप से निर्धारित करेगा कि उपयोगकर्ता इसे रिकॉर्ड करना चाहता है। बहुत बार, प्रोग्राम स्वयं विंडोज में निर्धारित प्रारूप के आधार पर मूल्य को प्रारूपित करता है, लेकिन कुछ मामलों में उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट फॉर्म में स्वरूपण संभव है।
किसी भी स्थिति में, यदि उपयोगकर्ता का दिनांक प्रारूप संतुष्ट नहीं होता है, तो वह इसे सेल सेटिंग्स में बदल सकता है। कैसे समझें कि उपयोगकर्ता द्वारा निर्दिष्ट मूल्य, एक्सेल को एक तिथि के रूप में परिभाषित किया गया है? यह मान के दाईं ओर संरेखण द्वारा इंगित किया जाता है, न कि बाईं ओर।
यदि एक्सेल दर्ज किए गए डेटा को निर्धारित करने और सही प्रारूप निर्दिष्ट करने में असमर्थ था, और आप देखते हैं कि वे सेल के दाहिने किनारे पर स्थित नहीं हैं, तो आप किसी अन्य प्रारूप में दिनांक दर्ज करने का प्रयास कर सकते हैं जो मानक के करीब है . यह देखने के लिए कि वर्तमान में कौन से उपलब्ध हैं, आप "सेल प्रारूप" मेनू पर जा सकते हैं, जो "नंबर" अनुभाग में पाया जा सकता है, जो "होम" टैब पर स्थित है।
यदि इसकी आवश्यकता है, तो उपयोगकर्ता उस सेल के प्रतिनिधित्व के दृश्य को आसानी से बदल सकता है जो उस सेल के प्रतिनिधित्व के रूप में दर्ज किया गया है जिसमें तिथि है। ऐसा करने के लिए, आप उसी फ़ॉर्मेट सेल विंडो का उपयोग कर सकते हैं जिसका वर्णन ऊपर किया गया था।
इसे कुंजी संयोजन Ctrl + 1 का उपयोग करके भी कहा जा सकता है।
कभी-कभी उपयोगकर्ता को ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ता है जहां एक सेल बड़ी संख्या में ग्रिड के रूप में प्रदर्शित होता है जो इसमें निहित होते हैं। एक नियम के रूप में, यह इंगित करता है कि प्रोग्राम उपयोगकर्ता को सेल आकार बढ़ाने के लिए कहता है। इस समस्या को ठीक करना बहुत आसान है। यह त्रुटि प्रदर्शित होने वाले कॉलम के दाहिने किनारे पर डबल-क्लिक करने के लिए पर्याप्त है। उसके बाद, इसमें निहित टेक्स्ट स्ट्रिंग की सबसे बड़ी लंबाई के आधार पर, इस कॉलम में सेल्स की चौड़ाई स्वचालित रूप से निर्धारित की जाएगी।
वैकल्पिक रूप से, आप सेल की चौड़ाई सही होने तक दाएँ बॉर्डर को खींचकर सही चौड़ाई सेट कर सकते हैं।
वर्तमान दिनांक और समय सम्मिलित करना
Excel में वर्तमान समय और दिनांक सम्मिलित करने के लिए दो विकल्प हैं: स्थिर और गतिशील। पहला टाइमस्टैम्प के रूप में कार्य करता है। दूसरा विकल्प आपको सेल में हमेशा वर्तमान तिथि और समय रखने की अनुमति देता है।
यह सुनिश्चित करने के लिए क्या किया जा सकता है कि टाइमस्टैम्प हमेशा अप-टू-डेट रहे? ऐसा करने के लिए, नीचे दिए गए समान सूत्रों का उपयोग करें। वे हमेशा वर्तमान तिथि और समय दिखाएंगे।
यदि आपको एक स्थिर समय निर्धारित करने की आवश्यकता है, तो आप विशेष एक्सेल टूल का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें हॉट की का उपयोग करके कहा जाता है:
- Ctrl + ; या Ctrl + Shift + 4 - ये हॉट कीज़ स्वचालित रूप से उस तारीख को सेल में सम्मिलित करती हैं जो उस समय प्रासंगिक होती है जब व्यक्ति इन बटनों पर क्लिक करता है।
- Ctrl + शिफ्ट +; या Ctrl+Shift+6 – इनकी मदद से आप वर्तमान समय को रिकॉर्ड कर सकते हैं।
- यदि आपको इस समय प्रासंगिक समय और दिनांक दोनों सम्मिलित करने की आवश्यकता है, तो आपको पहले पहले कुंजी संयोजन को दबाना होगा, फिर स्पेस बार को दबाना होगा और दूसरे संयोजन को कॉल करना होगा।
किन विशिष्ट कुंजियों का उपयोग करना है? यह सब उस लेआउट पर निर्भर करता है जो वर्तमान में सक्रिय है। यदि अंग्रेजी लेआउट अभी चालू है, तो पहले संयोजन का उपयोग किया जाता है, लेकिन यदि लेआउट दूसरा है (अर्थात, वह जो "या" शब्द के तुरंत बाद आता है)।
यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इन हॉटकी का उपयोग हमेशा आदर्श नहीं होता है। कुछ मामलों में, ऊपर वर्णित संयोजनों में से केवल एक ही काम करता है, भले ही कोई भी भाषा चुनी गई हो। इसलिए, यह समझने का सबसे अच्छा तरीका है कि किसका उपयोग करना है, परीक्षण करना है।
एक नियम के रूप में, पैटर्न इस प्रकार है: यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि फ़ाइल खोले जाने के समय कौन सी भाषा स्थापित की गई थी। यदि अंग्रेजी है, तो भले ही आप लेआउट को बदल दें, स्थिति बिल्कुल नहीं बदलेगी। यदि भाषा स्थापित की गई थी, तो यदि आप इसे अंग्रेजी में बदलते हैं, तो भी आपको उस सूत्र का उपयोग करना होगा जो भाषा के लिए उपयुक्त है।
स्थायी टाइमस्टैम्प को स्वचालित रूप से कैसे सेट करें (सूत्रों के साथ)
सेल के लिए हमेशा समय प्रदर्शित करने के लिए, विशेष सूत्र हैं। लेकिन विशिष्ट सूत्र इस बात पर निर्भर करता है कि उपयोगकर्ता किन कार्यों का अनुसरण कर रहा है। इसलिए, यदि तालिका में समय का सामान्य प्रदर्शन पर्याप्त है, तो आपको फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है टीडीएटीए (), जिसमें कोई तर्क न हो। इसे सेल में डालने के बाद, हम ऊपर वर्णित तरीके से इसके फॉर्मेट को “टाइम” में बदल देते हैं।
यदि बाद में, इस डेटा के आधार पर, आप कुछ और करने जा रहे हैं और परिणामी परिणाम सूत्रों में उपयोग करते हैं, तो एक बार में दो कार्यों का उपयोग करना बेहतर होता है: = दिनांक () - आज ()
नतीजतन, दिनों की संख्या शून्य हो जाएगी। इसलिए, इस सूत्र द्वारा लौटाए गए परिणाम के रूप में केवल समय ही रहेगा। लेकिन यहां आपको समय प्रारूप का भी उपयोग करने की आवश्यकता है ताकि सब कुछ घड़ी की तरह काम करे। सूत्रों का उपयोग करते समय, आपको निम्नलिखित बारीकियों पर ध्यान देने की आवश्यकता है:
- डेटा हर समय अपडेट नहीं होता है। दिनांक और समय को वर्तमान में बदलने के लिए, आपको पहले से सहेजे गए विंडो को बंद करना होगा, और फिर इसे फिर से खोलना होगा। साथ ही, यदि आप इस फ़ंक्शन के लिए कॉन्फ़िगर किए गए मैक्रो को सक्षम करते हैं, तो अपडेट होता है।
- यह फ़ंक्शन सिस्टम घड़ी को अपने डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करता है। इसलिए, यदि वे गलत तरीके से कॉन्फ़िगर किए गए हैं, तो सूत्र भी ठीक से काम नहीं करेगा। इसलिए, इंटरनेट से दिनांक और समय की स्वचालित पहचान सेट करने की अनुशंसा की जाती है।
आइए अब ऐसी स्थिति की कल्पना करें। हमारे पास कॉलम ए में स्थित सामानों की सूची के साथ एक टेबल है। भेजे जाने के तुरंत बाद, ग्राहक को एक विशेष सेल में "हां" मान दर्ज करना होगा। कार्य: उस समय को स्वचालित रूप से ठीक करें जब किसी व्यक्ति ने "हां" शब्द लिखा हो और साथ ही उसे बदलने से बचाएं।
इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए क्या कदम उठाए जा सकते हैं? उदाहरण के लिए, आप फ़ंक्शन का उपयोग करने का प्रयास कर सकते हैं अगर, जिसमें एक ही फ़ंक्शन भी होगा, लेकिन डेटा के साथ दूसरे सेल के मूल्य पर निर्भर करता है। इसे एक उदाहरण के साथ प्रदर्शित करना बहुत आसान है। सूत्र इस तरह दिखेगा: =IF(B2="हां", IF(C2="";DATE(); C2); "")
आइए इस सूत्र को समझते हैं।
- बी वह कॉलम है जिसमें हमें डिलीवरी की पुष्टि दर्ज करने की आवश्यकता होती है।
- C2 वह सेल है जहाँ सेल B2 में "हाँ" शब्द लिखने के बाद टाइम स्टैम्प प्रदर्शित किया जाएगा।
उपरोक्त सूत्र निम्नानुसार काम करता है। यह देखने के लिए जांच करता है कि क्या "हां" शब्द सेल बी 2 में है। यदि ऐसा है, तो दूसरी जांच की जाती है जो जांचता है कि सेल सी 2 खाली है या नहीं। यदि ऐसा है, तो वर्तमान तिथि और समय वापस कर दिया जाता है। यदि उपरोक्त में से कोई भी कार्य नहीं करता है IF अन्य पैरामीटर होते हैं, तो कुछ भी नहीं बदलता है।
यदि आप चाहते हैं कि मानदंड "यदि कम से कम कुछ मूल्य निहित है", तो आपको स्थिति में "नहीं के बराबर" <> ऑपरेटर का उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में सूत्र इस तरह दिखेगा: =IF(B2<>""; IF(C2="";DATE(); C2); "")
यह फॉर्मूला इस तरह काम करता है: सबसे पहले, यह जांचता है कि सेल में कम से कम कुछ सामग्री तो नहीं है। यदि हां, तो दूसरी जांच शुरू की जाती है। इसके अलावा, क्रियाओं का क्रम समान रहता है।
इस सूत्र के पूर्ण प्रदर्शन के लिए, आपको "फ़ाइल" टैब में और "विकल्प - सूत्र" अनुभाग में इंटरैक्टिव गणनाओं को सक्षम करना होगा। इस मामले में, यह सुनिश्चित करना अवांछनीय है कि सेल को संदर्भित किया गया है। इससे प्रदर्शन खराब होगा, लेकिन कार्यक्षमता में सुधार नहीं होगा।
एक्सेल में तारीखों को स्वचालित रूप से कैसे भरें
यदि आपको अधिकांश तालिका को तिथियों से भरने की आवश्यकता है, तो आप स्वत: पूर्ण नामक एक विशेष सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। आइए इसके उपयोग के कुछ विशेष मामलों को देखें।
मान लीजिए हमें तारीखों की एक सूची भरनी है, जिनमें से प्रत्येक पिछली तारीख से एक दिन पुरानी है। इस मामले में, आपको स्वतः पूर्ण का उपयोग करना चाहिए जैसा कि आप किसी अन्य मूल्य के साथ करेंगे। पहले आपको सेल में प्रारंभिक तिथि निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है, और फिर उस क्रम के आधार पर जिसमें तालिका में जानकारी विशेष रूप से आपके मामले में स्थित है, फॉर्मूला को नीचे या दाईं ओर ले जाने के लिए स्वत: पूर्ण मार्कर का उपयोग करें। ऑटोफिल मार्कर एक छोटा वर्ग है जो सेल के निचले दाएं कोने में स्थित होता है, इसे खींचकर, आप स्वचालित रूप से बड़ी मात्रा में जानकारी भर सकते हैं। प्रोग्राम स्वचालित रूप से निर्धारित करता है कि कैसे सही तरीके से भरना है, और ज्यादातर मामलों में यह सही साबित होता है। इस स्क्रीनशॉट में हमने दिनों को एक कॉलम में भरा है। हमें निम्नलिखित परिणाम मिला। 
लेकिन स्वत: पूर्ण होने की संभावनाएं यहीं खत्म नहीं होती हैं। आप इसे सप्ताह के दिनों, महीनों या वर्षों के संबंध में भी कर सकते हैं। इसे करने के दो पूरे तरीके हैं।
- ऊपर बताए अनुसार मानक स्वत: पूर्ण टोकन का उपयोग करें। प्रोग्राम स्वचालित रूप से सब कुछ समाप्त करने के बाद, आपको स्वत: पूर्ण विकल्पों के साथ आइकन पर क्लिक करना होगा और उपयुक्त विधि का चयन करना होगा।
- ऑटोफिल मार्कर को दाएं माउस बटन के साथ खींचें, और जब आप इसे छोड़ते हैं, तो सेटिंग्स वाला एक मेनू स्वचालित रूप से दिखाई देगा। अपनी पसंद का तरीका चुनें और आनंद लें।
प्रत्येक N दिनों में स्वचालित प्रविष्टि करना भी संभव है। ऐसा करने के लिए, आपको सेल में एक मान जोड़ने की जरूरत है, स्वत: पूर्ण हैंडल पर राइट-क्लिक करें, इसे दबाए रखें और इसे उस स्थान पर खींचें जहां आप संख्या अनुक्रम समाप्त करना चाहते हैं। उसके बाद, “प्रगति” भरण विकल्प चुनें और चरण मान चुनें।
पाद लेख दस्तावेज़ का एक क्षेत्र है, जो पूरी किताब के लिए सार्वभौमिक है। वहां विभिन्न डेटा दर्ज किया जा सकता है: दस्तावेज़ को संकलित करने वाले व्यक्ति का नाम, जिस दिन यह किया गया था। वर्तमान तिथि डाल सहित। नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करें:
- "सम्मिलित करें" मेनू खोलें, जिससे आप शीर्षलेख और पाद लेख सेटिंग मेनू कहते हैं।
- आपको आवश्यक शीर्षलेख तत्व जोड़ें। यह या तो सादा पाठ या दिनांक, समय हो सकता है।
महत्वपूर्ण नोट: तिथि स्थिर रहेगी। अर्थात्, शीर्षलेख और पादलेख में जानकारी को लगातार अद्यतन करने का कोई स्वचालित तरीका नहीं है। आपको बस उस समय प्रासंगिक डेटा को कीबोर्ड से लिखने की आवश्यकता है।
चूंकि शीर्षलेख और पादलेख सेवा की जानकारी प्रदर्शित करने के लिए अभिप्रेत हैं जो सीधे दस्तावेज़ की सामग्री से संबंधित नहीं है, इसलिए फ़ार्मुलों आदि को सम्मिलित करने का कोई मतलब नहीं है। यदि आपको सूत्रों का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आप हमेशा पहली पंक्ति में वांछित मान लिख सकते हैं (और इस स्थान पर एक खाली पंक्ति जोड़ सकते हैं यदि कुछ डेटा पहले से ही संग्रहीत है) और इसे "दृश्य" या "विंडो" के माध्यम से ठीक करें। "टैब, आपके द्वारा उपयोग किए जा रहे ऑफिस सूट के संस्करण के आधार पर (पहला विकल्प उन संस्करणों के लिए है जो 2007 के बाद जारी किए गए थे, और दूसरा उनके लिए है जो उस समय से पहले थे)।
इस प्रकार, हमने एक्सेल में दिनांक और समय को स्वचालित रूप से सम्मिलित करने के विभिन्न तरीकों का पता लगाया। हम देखते हैं कि इसमें कुछ भी जटिल नहीं है और एक बच्चा भी इसे समझ सकता है।