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Microsoft Excel का उपयोग करते समय, बहुत बार उपयोगकर्ता को पहले से पता नहीं होता है कि परिणामस्वरूप तालिका में कितनी जानकारी होगी। इसलिए, हम सभी स्थितियों में यह नहीं समझते हैं कि किस सीमा को कवर किया जाना चाहिए। आखिरकार, कोशिकाओं का एक सेट एक परिवर्तनशील अवधारणा है। इस समस्या से छुटकारा पाने के लिए, रेंज जनरेशन को स्वचालित बनाना आवश्यक है ताकि यह पूरी तरह से उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज किए गए डेटा की मात्रा पर आधारित हो।
एक्सेल में स्वचालित रूप से सेल रेंज बदलना
एक्सेल में स्वचालित श्रेणियों का लाभ यह है कि वे सूत्रों का उपयोग करना बहुत आसान बनाते हैं। इसके अलावा, वे जटिल डेटा के विश्लेषण को महत्वपूर्ण रूप से सरल बनाना संभव बनाते हैं जिसमें बड़ी संख्या में सूत्र होते हैं, जिसमें कई कार्य शामिल होते हैं। आप इस श्रेणी को एक नाम दे सकते हैं, और फिर इसमें शामिल डेटा के आधार पर यह स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।
एक्सेल में ऑटोमैटिक रेंज चेंज कैसे करें
मान लीजिए आप एक निवेशक हैं जिसे किसी वस्तु में निवेश करने की आवश्यकता है। नतीजतन, हम इस बारे में जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं कि आप पूरे समय के लिए कुल कितना कमा सकते हैं कि पैसा इस परियोजना के लिए काम करेगा। फिर भी, इस जानकारी को प्राप्त करने के लिए, हमें नियमित रूप से निगरानी करने की आवश्यकता है कि यह वस्तु हमें कितना लाभ देती है। इस स्क्रीनशॉट की तरह ही रिपोर्ट बनाएं।
पहली नज़र में, समाधान स्पष्ट है: आपको बस पूरे कॉलम का योग करना होगा। यदि इसमें प्रविष्टियाँ दिखाई देती हैं, तो राशि को स्वतंत्र रूप से अद्यतन किया जाएगा। लेकिन इस विधि के कई नुकसान हैं:
- यदि इस तरह से समस्या का समाधान किया जाता है, तो अन्य प्रयोजनों के लिए कॉलम बी में शामिल कोशिकाओं का उपयोग करना संभव नहीं होगा।
- ऐसी तालिका में बहुत अधिक RAM की खपत होगी, जिससे कमजोर कंप्यूटरों पर दस्तावेज़ का उपयोग करना असंभव हो जाएगा।
इसलिए, इस समस्या को गतिशील नामों के माध्यम से हल करना आवश्यक है। उन्हें बनाने के लिए, आपको क्रियाओं का निम्नलिखित क्रम करना होगा:
- "सूत्र" टैब पर जाएं, जो मुख्य मेनू में स्थित है। एक खंड "परिभाषित नाम" होगा, जहां एक बटन "नाम निर्दिष्ट करें" होगा, जिस पर हमें क्लिक करने की आवश्यकता है।
- इसके बाद, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें आपको स्क्रीनशॉट में दिखाए अनुसार फ़ील्ड भरने होंगे। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि हमें फ़ंक्शन को लागू करने की आवश्यकता है = विस्थापन समारोह के साथ जांचएक ऑटो-अपडेटिंग रेंज बनाने के लिए।
- उसके बाद हमें फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है SUM, जो एक तर्क के रूप में हमारी गतिशील सीमा का उपयोग करता है।
इन चरणों को पूरा करने के बाद, हम देख सकते हैं कि "आय" श्रेणी से संबंधित कोशिकाओं का कवरेज कैसे अद्यतन किया जाता है क्योंकि हम वहां नए तत्व जोड़ते हैं।
एक्सेल में ऑफ़सेट फ़ंक्शन
आइए उन कार्यों को देखें जिन्हें हमने पहले "रेंज" फ़ील्ड में दर्ज किया था। फ़ंक्शन का उपयोग करना निपटान कॉलम बी में कितने सेल भरे हुए हैं, हम सीमा की मात्रा निर्धारित कर सकते हैं। फ़ंक्शन तर्क इस प्रकार हैं:
- सेल शुरू करें। इस तर्क के साथ, उपयोगकर्ता इंगित कर सकता है कि श्रेणी में कौन सा सेल ऊपर बाईं ओर माना जाएगा। यह नीचे और दाईं ओर रिपोर्ट करेगा।
- पंक्तियों द्वारा ऑफ़सेट रेंज। इस श्रेणी का उपयोग करके, हम उन कक्षों की संख्या निर्धारित करते हैं जिनके द्वारा श्रेणी के ऊपरी बाएँ कक्ष से ऑफ़सेट होना चाहिए। आप न केवल सकारात्मक मूल्यों का उपयोग कर सकते हैं, बल्कि शून्य और शून्य से भी कर सकते हैं। इस मामले में, विस्थापन बिल्कुल भी नहीं हो सकता है, या इसे विपरीत दिशा में किया जाएगा।
- कॉलम द्वारा रेंज ऑफसेट। यह पैरामीटर पिछले एक के समान है, केवल यह आपको सीमा के क्षैतिज बदलाव की डिग्री निर्धारित करने की अनुमति देता है। यहां आप शून्य और नकारात्मक दोनों मानों का भी उपयोग कर सकते हैं।
- ऊंचाई में सीमा की मात्रा। वास्तव में, इस तर्क का शीर्षक हमें यह स्पष्ट करता है कि इसका क्या अर्थ है। यह उन कक्षों की संख्या है जिनके द्वारा सीमा बढ़नी चाहिए।
- चौड़ाई में श्रेणी का मान. तर्क पिछले एक के समान है, केवल यह स्तंभों से संबंधित है।
यदि आपको आवश्यकता नहीं है तो आपको अंतिम दो तर्क निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं है। इस मामले में, श्रेणी मान केवल एक सेल होगा। उदाहरण के लिए, यदि आप सूत्र निर्दिष्ट करते हैं =ऑफसेट(A1;0;0), यह सूत्र उसी सेल को संदर्भित करेगा जो पहले तर्क में है। यदि लंबवत ऑफ़सेट 2 इकाइयों पर सेट है, तो इस स्थिति में सेल सेल A3 को संदर्भित करेगा। अब विस्तार से वर्णन करते हैं कि function का क्या अर्थ है जांच.
एक्सेल में COUNT फ़ंक्शन
फ़ंक्शन का उपयोग करना जांच हम निर्धारित करते हैं कि कॉलम बी में हमने कुल कितने सेल भरे हैं। अर्थात्, दो फ़ंक्शन का उपयोग करके, हम यह निर्धारित करते हैं कि श्रेणी में कितने कक्ष भरे गए हैं, और प्राप्त जानकारी के आधार पर, सीमा का आकार निर्धारित करते हैं। इसलिए, अंतिम सूत्र निम्नलिखित होगा: =СМЕЩ(Лист1!$B$2;0;0;СЧЁТ(Лист1!$B:$B);1)
आइए देखें कि इस सूत्र के सिद्धांत को सही ढंग से कैसे समझा जाए। पहला तर्क इंगित करता है कि हमारी गतिशील सीमा कहाँ से शुरू होती है। हमारे मामले में, यह सेल B2 है। आगे के मापदंडों में शून्य निर्देशांक हैं। इससे पता चलता है कि हमें ऊपरी बाएँ सेल के सापेक्ष ऑफ़सेट की आवश्यकता नहीं है। हम जो कुछ भर रहे हैं वह सीमा का लंबवत आकार है, जिसे हमने फ़ंक्शन के रूप में उपयोग किया था जांच, जो कुछ डेटा वाले कक्षों की संख्या निर्धारित करता है। चौथा पैरामीटर जो हमने भरा है वह इकाई है। इस प्रकार हम दिखाते हैं कि रेंज की कुल चौड़ाई एक कॉलम होनी चाहिए।
इस प्रकार, फ़ंक्शन का उपयोग करना जांच उपयोगकर्ता केवल उन कक्षों को लोड करके यथासंभव कुशलता से स्मृति का उपयोग कर सकता है जिनमें कुछ मान होते हैं। तदनुसार, कंप्यूटर के खराब प्रदर्शन से जुड़े कार्य में कोई अतिरिक्त त्रुटि नहीं होगी जिस पर स्प्रेडशीट काम करेगी।
तदनुसार, स्तंभों की संख्या के आधार पर सीमा के आकार को निर्धारित करने के लिए, आपको क्रियाओं का एक समान अनुक्रम करने की आवश्यकता है, केवल इस मामले में आपको तीसरे पैरामीटर में इकाई और चौथे में सूत्र निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है जांच.
हम देखते हैं कि एक्सेल फ़ार्मुलों की मदद से आप न केवल गणितीय गणनाओं को स्वचालित कर सकते हैं। यह समुद्र में सिर्फ एक बूंद है, लेकिन वास्तव में वे आपको लगभग किसी भी ऑपरेशन को स्वचालित करने की अनुमति देते हैं जो दिमाग में आता है।
एक्सेल में डायनामिक चार्ट
इसलिए, अंतिम चरण में, हम एक गतिशील रेंज बनाने में सक्षम थे, जिसका आकार पूरी तरह से इस बात पर निर्भर करता है कि इसमें कितने भरे हुए सेल हैं। अब, इस डेटा के आधार पर, आप डायनामिक चार्ट बना सकते हैं जो उपयोगकर्ता द्वारा कोई भी परिवर्तन करने या अतिरिक्त कॉलम या पंक्ति जोड़ने पर स्वचालित रूप से बदल जाएगा। इस मामले में क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:
- हम अपनी सीमा का चयन करते हैं, जिसके बाद हम "हिस्टोग्राम विद ग्रुपिंग" प्रकार का एक चार्ट सम्मिलित करते हैं। आप इस आइटम को "चार्ट - हिस्टोग्राम" अनुभाग में "सम्मिलित करें" अनुभाग में पा सकते हैं।
- हम हिस्टोग्राम के एक यादृच्छिक कॉलम पर एक बायां माउस क्लिक करते हैं, जिसके बाद फ़ंक्शन = SERIES () फ़ंक्शन लाइन में दिखाया जाएगा। स्क्रीनशॉट में आप विस्तृत सूत्र देख सकते हैं।
- उसके बाद फॉर्मूले में कुछ बदलाव करने होंगे। आपको "शीट 1!" के बाद सीमा को बदलने की जरूरत है। रेंज के नाम पर। इसके परिणामस्वरूप निम्न कार्य होगा: =आरओडब्ल्यू(शीट1!$बी$1;;शीट1!आय;1)
- अब यह जाँचने के लिए रिपोर्ट में एक नया रिकॉर्ड जोड़ना बाकी है कि चार्ट स्वचालित रूप से अपडेट होता है या नहीं।
आइए हमारे आरेख पर एक नज़र डालें।
आइए संक्षेप में बताएं कि हमने यह कैसे किया। पिछले चरण में, हमने एक गतिशील रेंज बनाई, जिसका आकार इस बात पर निर्भर करता है कि इसमें कितने तत्व हैं। ऐसा करने के लिए, हमने कार्यों के संयोजन का उपयोग किया जांच и निपटान. हमने इस श्रेणी को नामित किया है, और फिर हमने इस नाम के संदर्भ को हमारे हिस्टोग्राम की सीमा के रूप में उपयोग किया है। पहले चरण में डेटा स्रोत के रूप में किस विशिष्ट श्रेणी को चुनना है, यह इतना महत्वपूर्ण नहीं है। मुख्य बात यह है कि इसे बाद में श्रेणी के नाम से बदलना है। इस तरह आप काफी रैम बचा सकते हैं।
नामांकित श्रेणियां और उनके उपयोग
आइए अब अधिक विस्तार से बात करते हैं कि नामांकित श्रेणियों को सही तरीके से कैसे बनाया जाए और एक्सेल उपयोगकर्ता के लिए निर्धारित कार्यों को करने के लिए उनका उपयोग किया जाए।
डिफ़ॉल्ट रूप से, हम समय बचाने के लिए नियमित सेल पतों का उपयोग करते हैं। यह तब उपयोगी होता है जब आपको एक या अधिक बार श्रेणी लिखने की आवश्यकता होती है। यदि इसे हर समय उपयोग करने की आवश्यकता है या इसे अनुकूली होने की आवश्यकता है, तो नामित श्रेणियों का उपयोग किया जाना चाहिए। वे सूत्रों को बनाना बहुत आसान बनाते हैं, और उपयोगकर्ता के लिए जटिल सूत्रों का विश्लेषण करना इतना मुश्किल नहीं होगा जिसमें बड़ी संख्या में कार्य शामिल हैं। आइए डायनामिक रेंज बनाने में शामिल कुछ चरणों का वर्णन करें।
यह सब सेल के नामकरण से शुरू होता है। ऐसा करने के लिए, बस इसे चुनें, और फिर वह नाम लिखें जो हमें इसके नाम के क्षेत्र में चाहिए। यह महत्वपूर्ण है कि इसे याद रखना आसान हो। नामकरण करते समय विचार करने के लिए कुछ प्रतिबंध हैं:
- अधिकतम लंबाई 255 वर्ण है। यह एक ऐसा नाम देने के लिए काफी है जिसे आपका दिल चाहता है।
- नाम में रिक्त स्थान नहीं होना चाहिए। इसलिए, यदि इसमें कई शब्द हैं, तो उन्हें अंडरस्कोर वर्ण का उपयोग करके अलग करना संभव है।
यदि बाद में इस फ़ाइल की अन्य शीटों पर हमें इस मान को प्रदर्शित करने या इसे आगे की गणना करने के लिए लागू करने की आवश्यकता है, तो पहली शीट पर स्विच करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप बस इस रेंज सेल का नाम लिख सकते हैं।
अगला कदम एक नामित श्रेणी बनाना है। प्रक्रिया मूल रूप से समान है। पहले आपको एक श्रेणी चुननी होगी, और फिर उसका नाम निर्दिष्ट करना होगा। उसके बाद, एक्सेल में अन्य सभी डेटा संचालन में इस नाम का उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, नामित श्रेणियों का उपयोग अक्सर मूल्यों के योग को परिभाषित करने के लिए किया जाता है।
इसके अलावा, सेट नेम टूल का उपयोग करके फ़ॉर्मूला टैब का उपयोग करके एक नामित श्रेणी बनाना संभव है। इसे चुनने के बाद, एक विंडो दिखाई देगी जहां हमें अपनी सीमा के लिए एक नाम चुनना होगा, साथ ही उस क्षेत्र को निर्दिष्ट करना होगा जिसमें यह मैन्युअल रूप से विस्तारित होगा। आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि यह श्रेणी कहाँ संचालित होगी: एक ही शीट के भीतर या पूरी किताब में।
यदि कोई नाम श्रेणी पहले ही बनाई जा चुकी है, तो उसका उपयोग करने के लिए, एक विशेष सेवा है जिसे नाम प्रबंधक कहा जाता है। यह न केवल नए नामों को संपादित करने या जोड़ने की अनुमति देता है, बल्कि यदि उनकी अब आवश्यकता नहीं है तो उन्हें हटा भी देता है।
यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सूत्रों में नामित श्रेणियों का उपयोग करते समय, इसे हटाने के बाद, सूत्र स्वचालित रूप से सही मानों के साथ अधिलेखित नहीं होंगे। इसलिए, त्रुटियां हो सकती हैं। इसलिए, किसी नामित श्रेणी को हटाने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि किसी भी सूत्र में इसका उपयोग नहीं किया गया है।
नामित श्रेणी बनाने का दूसरा तरीका इसे किसी तालिका से प्राप्त करना है। ऐसा करने के लिए, "चयन से बनाएँ" नामक एक विशेष उपकरण है। जैसा कि हम समझते हैं, इसका उपयोग करने के लिए, आपको पहले उस श्रेणी का चयन करना होगा जिसे हम संपादित करेंगे, और फिर उस स्थान को सेट करें जिसमें हमारे शीर्षक हैं। नतीजतन, इस डेटा के आधार पर, एक्सेल स्वचालित रूप से सभी डेटा को संसाधित करेगा, और शीर्षक स्वचालित रूप से असाइन किए जाएंगे।
यदि शीर्षक में कई शब्द हैं, तो एक्सेल स्वचालित रूप से उन्हें अंडरस्कोर से अलग कर देगा।
इस प्रकार, हमें पता चला कि गतिशील नामित श्रेणियां कैसे बनाई जाती हैं और वे आपको बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम को स्वचालित करने की अनुमति कैसे देते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, कार्यक्षमता में निर्मित कई कार्यों और प्रोग्राम टूल्स का उपयोग करने के लिए पर्याप्त है। कुछ भी जटिल नहीं है, हालांकि यह पहली नज़र में एक शुरुआत के लिए ऐसा लग सकता है।