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एक्सेल दस्तावेज़ों के साथ काम करने की प्रक्रिया में, उपयोगकर्ताओं को नियमित रूप से न केवल कोशिकाओं को सम्मिलित करने की आवश्यकता होती है, बल्कि उन्हें हटाने की भी आवश्यकता होती है। प्रक्रिया अपने आप में काफी आसान है, लेकिन इस प्रक्रिया को लागू करने के कुछ तरीके हैं जो इसे तेज और सरल बना सकते हैं। इस लेख में, हम एक दस्तावेज़ से कोशिकाओं को हटाने के सभी तरीकों की विस्तार से जांच करेंगे।
कोशिकाओं को हटाने की प्रक्रिया
तालिका के माने जाने वाले तत्व 2 प्रकार के हो सकते हैं: वे जिनमें जानकारी होती है और खाली वाले। इसे ध्यान में रखते हुए, उन्हें हटाने की प्रक्रिया अलग होगी, क्योंकि कार्यक्रम स्वयं अनावश्यक कोशिकाओं को चुनने और आगे हटाने के लिए प्रक्रिया को स्वचालित करने का विकल्प प्रदान करता है।
यहां यह भी कहा जाना चाहिए कि तालिका के एक या अधिक तत्वों को हटाने की प्रक्रिया में, उनमें मौजूद जानकारी अपनी संरचना बदल सकती है, क्योंकि उठाए गए कदमों के परिणामस्वरूप, तालिका के कुछ हिस्से विस्थापित हो सकते हैं। इस संबंध में, अनावश्यक कोशिकाओं को हटाने से पहले, प्रतिकूल परिणामों पर विचार करना और सुरक्षा के लिए, इस दस्तावेज़ की एक बैकअप प्रति बनाना आवश्यक है।
महत्वपूर्ण! कोशिकाओं या कई तत्वों को हटाने की प्रक्रिया में, न कि संपूर्ण पंक्तियों और स्तंभों को, एक्सेल तालिका के अंदर की जानकारी को स्थानांतरित कर दिया जाता है। इसलिए, विचाराधीन प्रक्रिया के कार्यान्वयन पर सावधानीपूर्वक विचार किया जाना चाहिए।
सबसे पहले, आपको संदर्भ मेनू के माध्यम से विचाराधीन प्रक्रिया के कार्यान्वयन पर विचार करने की आवश्यकता है। यह विधि सबसे आम में से एक है। इसका उपयोग भरे हुए कक्षों और खाली तालिका तत्वों के लिए किया जा सकता है।
- हटाने के लिए 1 सेल या कई तत्वों का चयन करना आवश्यक है। सही माउस बटन के साथ चयन पर क्लिक करना। इसके बाद, आपको संदर्भ मेनू लॉन्च करना चाहिए। इसमें, आपको "हटाएं ..." चेकबॉक्स का चयन करना होगा।
1 - मॉनिटर पर 4 फ़ंक्शन वाली एक विंडो प्रदर्शित होगी। चूंकि हमें कोशिकाओं को सीधे हटाने की आवश्यकता है, न कि संपूर्ण पंक्तियों या स्तंभों को, फिर 1 में से 2 क्रियाओं का चयन किया जाता है - तत्वों को बाईं ओर ऑफसेट या ऑफसेट के साथ हटाने के लिए। कार्रवाई का चुनाव उपयोगकर्ता के सामने आने वाले विशिष्ट कार्यों पर आधारित होना चाहिए। फिर, जब एक निश्चित विकल्प चुना गया है, तो "ओके" कुंजी दबाकर कार्रवाई की पुष्टि की जाती है।
2 - योजना के अनुसार, सभी चिह्नित तत्वों को दस्तावेज़ से हटा दिया जाता है। दूसरा विकल्प (शिफ्ट अप) चुना गया था, क्योंकि चिह्नित क्षेत्र के नीचे मौजूद कोशिकाओं के समूह को उतनी ही पंक्तियों द्वारा स्थानांतरित किया गया था जितने कि चयनित अंतराल में थे।
3 - यदि आप पहला विकल्प (बाईं ओर शिफ्ट) चुनते हैं, तो हटाए गए सेल के दाईं ओर प्रत्येक सेल को बाईं ओर स्थानांतरित कर दिया जाएगा। यह विकल्प हमारी स्थिति में इष्टतम होगा, क्योंकि निर्दिष्ट सीमा के दाईं ओर खाली तत्व थे। इसे देखते हुए, बाहरी रूप से ऐसा लगता है कि दस्तावेज़ संरचना की अखंडता को बनाए रखते हुए चिह्नित अंतराल की जानकारी को आसानी से साफ़ कर दिया गया था। हालांकि, वास्तव में, एक समान प्रभाव सीधे इस तथ्य के कारण प्राप्त होता है कि तालिका के तत्व जो प्रारंभिक को प्रतिस्थापित करते हैं, उनमें डेटा नहीं होता है।
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विधि 2: रिबन उपकरण
आप रिबन पर दिए गए टूल का उपयोग करके एक्सेल टेबल में सेल्स को भी हटा सकते हैं।
- प्रारंभ में, आपको उस तत्व को किसी तरह से चिह्नित करना होगा जिसे आप हटाना चाहते हैं। फिर आपको मुख्य टैब पर स्विच करना चाहिए और "हटाएं" ("सेल" मेनू में स्थित) पर क्लिक करना चाहिए।
5 - अब आप देख सकते हैं कि चेक की गई सेल को टेबल से हटा दिया गया है, और उसके नीचे के तत्व ऊपर चले गए हैं। इसके अलावा, इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि यह विधि आपको उस दिशा को निर्धारित करने की अनुमति नहीं देगी जिसमें हटाने के बाद तत्व विस्थापित हो जाएंगे।
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जब इस पद्धति का उपयोग करके कोशिकाओं के एक क्षैतिज समूह को हटाना आवश्यक हो जाता है, तो यह निम्नलिखित सिफारिशों पर ध्यान देने योग्य है:
- क्षैतिज कोशिकाओं की एक श्रेणी का चयन किया जाता है। "होम" टैब पर "हटाएं" पर क्लिक करें।
7 - पिछले मामले की तरह, निर्दिष्ट तत्वों को ऊपर की ओर ऑफसेट के साथ हटा दिया जाता है।
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जब कोशिकाओं का एक लंबवत समूह हटा दिया जाता है, तो दूसरी दिशा में बदलाव होता है:
- लंबवत तत्वों का एक समूह हाइलाइट किया गया है। रिबन पर "हटाएं" पर क्लिक करें।
9 - आप देख सकते हैं कि इस प्रक्रिया के अंत में, चिह्नित तत्वों को बाईं ओर शिफ्ट के साथ हटा दिया जाता है।
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अब जब बुनियादी संचालन को कवर कर लिया गया है, तो तत्वों को हटाने के लिए अधिक लचीली विधि का उपयोग करना संभव है। इसमें क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर कोशिकाओं की तालिकाओं और श्रेणियों के साथ काम करना शामिल है:
- आवश्यक डेटा अंतराल को हाइलाइट किया जाता है और रिबन पर स्थित डिलीट बटन दबाया जाता है।
- चयनित सरणी हटा दी जाती है और आसन्न कोशिकाओं को बाईं ओर स्थानांतरित कर दिया जाता है।
महत्वपूर्ण! टूल रिबन पर पाई गई डिलीट की का उपयोग करना संदर्भ मेनू के माध्यम से हटाने की तुलना में कम कार्यात्मक होगा, क्योंकि यह उपयोगकर्ता को सेल ऑफ़सेट को समायोजित करने की अनुमति नहीं देता है।
रिबन पर टूल्स का उपयोग करके, शिफ्ट की दिशा को पूर्व-चयन करके तत्वों को हटाना संभव है। आपको अध्ययन करना चाहिए कि इसे कैसे लागू किया जाता है:
- हटाई जाने वाली श्रेणी पर प्रकाश डाला गया है। हालाँकि, अब "सेल" टैब में, यह क्लिक किया गया "हटाएं" बटन नहीं है, बल्कि त्रिकोण है, जो कुंजी के दाईं ओर स्थित है। पॉप-अप मेनू में, "डिलीट सेल..." पर क्लिक करें।
11 - अब आप एक विंडो देख सकते हैं जो पहले से ही डिलीट और शिफ्टिंग के विकल्पों के साथ दिखाई दे रही है। जो विशिष्ट उद्देश्यों के अनुरूप होगा उसे चुना जाता है, और अंतिम परिणाम प्राप्त करने के लिए "ओके" कुंजी को दबाया जाता है। उदाहरण के लिए, यह एक ऊपर की ओर की पारी होगी।
12 - हटाने की प्रक्रिया सफल रही, और बदलाव सीधे ऊपर की ओर हुआ।
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विधि 3: हॉटकी का उपयोग करना
हॉटकी संयोजनों के एक सेट का उपयोग करके विचाराधीन प्रक्रिया को अंजाम देना भी संभव है:
- तालिका में उस श्रेणी का चयन करें जिसे आप हटाना चाहते हैं। फिर आपको कीबोर्ड पर "Ctrl" + "-" बटन के संयोजन को दबाने की जरूरत है।
14 - फिर आपको तालिका में कोशिकाओं को हटाने के लिए पहले से ही परिचित विंडो को खोलने की आवश्यकता है। वांछित ऑफ़सेट दिशा का चयन किया जाता है और ओके बटन क्लिक किया जाता है।
15 - परिणामस्वरूप, आप देख सकते हैं कि चयनित सेल अंतिम पैराग्राफ में निर्दिष्ट ऑफ़सेट दिशा के साथ हटा दिए गए हैं।
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विधि 4: असमान तत्वों को हटाना
ऐसी स्थितियाँ होती हैं जहाँ आप कई श्रेणियों को हटाना चाहते हैं जिन्हें दस्तावेज़ में अलग-अलग स्थानों पर स्थित, सन्निहित नहीं माना जाता है। प्रत्येक सेल को अलग से जोड़-तोड़ करके, उपरोक्त विधियों में से किसी एक का उपयोग करके उन्हें हटाया जा सकता है। हालाँकि, इसमें अक्सर काफी समय लगता है। तालिका से बिखरे हुए तत्वों को हटाने का एक विकल्प है, जो कार्य को बहुत तेजी से निपटने में मदद करता है। हालांकि, इस उद्देश्य के लिए, उन्हें पहले पहचाना जाना चाहिए।
- पहली सेल को मानक विधि द्वारा चुना जाता है, बाईं माउस बटन को दबाकर और कर्सर के साथ चक्कर लगाते हुए। इसके बाद, आपको "Ctrl" कुंजी को दबाए रखना होगा और शेष बिखरे हुए तत्वों पर क्लिक करना होगा या बाईं माउस बटन को दबाकर कर्सर का उपयोग करके श्रेणियों को घेरना होगा।
- फिर, जब आवश्यक कोशिकाओं का चयन किया जाता है, तो उपरोक्त विधियों में से किसी एक द्वारा निष्कासन करना संभव होता है। उसके बाद, सभी आवश्यक सेल हटा दिए जाएंगे।
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विधि 5: खाली कोशिकाओं को हटाना
जब किसी उपयोगकर्ता को किसी दस्तावेज़ में रिक्त कक्षों को हटाने की आवश्यकता होती है, तो प्रश्न में प्रक्रिया को स्वचालित करना संभव है और प्रत्येक तत्व को व्यक्तिगत रूप से नहीं चुनना है। समस्या को हल करने के लिए कई विकल्प हैं, लेकिन ऐसा करने का सबसे आसान तरीका चयन उपकरण है।
- शीट पर एक टेबल या किसी अन्य श्रेणी का चयन किया जाता है जहां विलोपन की आवश्यकता होती है। उसके बाद, कीबोर्ड पर फ़ंक्शन कुंजी "F5" क्लिक की जाती है।
18 - संक्रमण विंडो सक्षम है। इसमें आपको “Select…” बटन पर क्लिक करना है, जो नीचे बाईं ओर स्थित है।
19 - फिर तत्वों के समूह का चयन करने के लिए एक विंडो खुलेगी। विंडो में ही, स्विच को "खाली सेल" स्थिति पर सेट किया जाता है, और फिर नीचे दाईं ओर "ओके" बटन पर क्लिक किया जाता है।
20 - उसके बाद, आप देख सकते हैं कि अंतिम क्रिया के बाद, चिह्नित श्रेणी में रिक्त कक्षों को हाइलाइट किया जाएगा।
21 - अब उपयोगकर्ता को केवल ऊपर बताए गए विकल्पों में से किसी भी विकल्प द्वारा विचाराधीन कक्षों को हटाने का कार्य करना होगा।
विधि 1. रफ एंड फास्ट
किसी Excel तालिका में उसी तरह से अनावश्यक कक्षों को हटाने के लिए, इन चरणों का पालन करें:
- वांछित सीमा का चयन करें।
- फिर "चयन (विशेष)" कुंजी के बाद कार्यात्मक बटन "F5" दबाया जाता है। दिखाई देने वाले मेनू में, "रिक्त स्थान" चुनें और "ओके" पर क्लिक करें। फिर श्रेणी के सभी खाली तत्वों का चयन किया जाना चाहिए।
22 - उसके बाद, मेनू आरएमबी तालिका के निर्दिष्ट तत्वों को हटाने के लिए एक आदेश देता है - "सेल हटाएं (सेल हटाएं) ऊपर की ओर शिफ्ट के साथ"।
विधि 2: ऐरे फॉर्मूला
तालिका में अनावश्यक कोशिकाओं को हटाने की प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, आपको "सूत्र" टैब पर "नाम प्रबंधक" का उपयोग करके आवश्यक कार्य श्रेणियों को नाम निर्दिष्ट करना चाहिए, या - एक्सेल 2003 और पुराने में - "विंडो डालें" - "नाम" - "सौंपना"।
उदाहरण के लिए, श्रेणी B3:B10 का नाम "IsEmpty", श्रेणी D3:D10 - "NoEmpty" होगा। अंतराल का आकार समान होना चाहिए, और कहीं भी स्थित हो सकता है।
निष्पादित संचालन के बाद, दूसरे अंतराल (डी 3) के पहले तत्व का चयन किया जाता है और निम्न सूत्र दर्ज किया जाता है: =IF(ROW()-ROW(NoEmpty)+1>NOTROWS(YesEmpty)-COUNTBLANK(YesEmpty);"«;अप्रत्यक्ष(पता(सबसे कम((IF(खाली<>"«;ROW(ThereEmpty);ROW()) + पंक्तियां (खाली हैं))); लाइन ()- पंक्ति (कोई खाली नहीं) + 1); कॉलम (खाली हैं); 4)))।
इसे एक सरणी सूत्र के रूप में दर्ज किया गया है, डालने के बाद, आपको "Ctrl + Shift + Enter" पर क्लिक करना होगा। उसके बाद, प्रश्न में सूत्र को स्वचालित भरने का उपयोग करके कॉपी किया जा सकता है (तत्व के निचले दाएं कोने में एक काला प्लस चिह्न फैला हुआ है) - इसके बाद, मूल श्रेणी प्राप्त की जाएगी, लेकिन खाली तत्वों के बिना।
विधि 3. वीबीए में कस्टम फ़ंक्शन
जब उपयोगकर्ता को तालिका से अनावश्यक कोशिकाओं को हटाने के लिए नियमित रूप से ऑपरेशन को दोहराना पड़ता है, तो इस तरह के फ़ंक्शन को एक बार सेट में जोड़ने और प्रत्येक बाद के मामले में इसका उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। इस उद्देश्य के लिए, विजुअल बेसिक एडिटर खोला जाता है, एक नया खाली मॉड्यूल डाला जाता है, और फ़ंक्शन का टेक्स्ट कॉपी किया जाता है।
यह महत्वपूर्ण है कि फ़ाइल को सहेजना न भूलें और Visual Basic Editor से Excel में वापस लौटें। किसी विशिष्ट उदाहरण में प्रश्न में फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए:
- खाली तत्वों की आवश्यक श्रेणी को हाइलाइट किया गया है, उदाहरण के लिए F3:F10।
- संपादक के नए संस्करण में "सूत्र" अनुभाग में "सम्मिलित करें" टैब खोलें, फिर "फ़ंक्शन", या "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" बटन दबाएं। उपयोगकर्ता परिभाषित मोड में, NoBlanks का चयन किया जाता है।
- फ़ंक्शन तर्क के रूप में, रिक्त स्थान (B3:B10) के साथ प्रारंभिक श्रेणी निर्दिष्ट करें और "Ctrl + Shift + Enter" दबाएं, यह आपको फ़ंक्शन को सरणी सूत्र के रूप में दर्ज करने की अनुमति देगा।
निष्कर्ष
लेख के आधार पर, काफी संख्या में विधियाँ ज्ञात हैं, जिनके उपयोग से एक्सेल तालिकाओं में अनावश्यक कोशिकाओं को हटाना संभव है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि उनमें से कई का कार्यान्वयन समान है, और कुछ स्थितियों में प्रक्रिया वास्तव में समान है। इसलिए, उपयोगकर्ता उस विधि का चयन कर सकते हैं जो उन्हें किसी विशिष्ट समस्या को अधिक तेज़ी से और कुशलता से हल करने में सक्षम बनाती है। इसके अलावा, तालिका तत्वों को हटाने के कार्य के लिए संपादक सीधे "हॉट बटन" प्रदान करता है जो आपको प्रश्न में ऑपरेशन पर समय बचाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, जब दस्तावेज़ में खाली सेल होते हैं, तो आगे हटाने के लिए प्रत्येक को अलग से चुनने की आवश्यकता नहीं होती है। इन उद्देश्यों के लिए, ग्रुपिंग टूल का उपयोग करना संभव है, जो स्वचालित रूप से उन तत्वों का चयन करता है जिनमें डेटा नहीं होता है। उसके बाद, उपयोगकर्ता को केवल उपरोक्त किसी भी तरीके से उन्हें हटाना होगा।