विषय-सूची
एक्सेल उपयोगकर्ताओं को अक्सर अपने काम के परिणामों को प्रस्तुतियों में प्रस्तुत करने के लिए मजबूर किया जाता है। ऐसा करने के लिए, आपको फ़ाइल को पीडीएफ जैसे अधिक सुविधाजनक प्रारूप में बदलने की आवश्यकता है। इसके अलावा, दस्तावेज़ का रूपांतरण आपको तीसरे पक्ष को हस्तांतरित होने पर डेटा को अवांछित सुधारों से बचाने की अनुमति देता है। यदि तालिका में गणना में शामिल सूत्र हैं, तो पीडीएफ प्रारूप में कनवर्ट करना डेटा को आकस्मिक परिवर्तनों से या दस्तावेज़ को किसी अन्य कंप्यूटर पर स्थानांतरित करते समय क्षति से बचाना संभव बनाता है। आइए सभी रूपांतरण विधियों पर करीब से नज़र डालें।
एक्सेल फाइल को पीडीएफ में बदलें
एक्सेल के पुराने संस्करणों में, फ़ाइल को xls के अलावा किसी अन्य प्रारूप में सहेजने का कोई तरीका नहीं है। मुझे विशेष कनवर्टर कार्यक्रमों की तलाश करनी थी या इंटरनेट संसाधनों का उपयोग करना था जो एक दस्तावेज़ प्रारूप को दूसरे में अनुवाद कर सकते थे। जबसे एक्सेल-2010, कार्यक्रम की कार्यक्षमता को ऐसी आवश्यक सुविधा के साथ पूरक किया गया था जो आपको एक्सेल को छोड़े बिना फ़ाइल को तुरंत परिवर्तित करने की अनुमति देता है।
- सबसे पहले, आपको उन कक्षों का चयन करना होगा जिन्हें आप कनवर्ट करना चाहते हैं। "फ़ाइल" टैब मेनू पर जाएं। सहेजने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि तालिका की सीमाएं पीडीएफ दस्तावेज़ की शीट से आगे नहीं बढ़ेंगी।
1 - अगला, हम सहेजने की प्रक्रिया पर आगे बढ़ते हैं। खुलने वाले "फ़ाइल" मेनू में, "इस रूप में सहेजें ..." श्रेणी को सक्रिय करके, दाईं ओर, "ब्राउज़ करें" विकल्प पर जाएं।
2 - उसके बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको फ़ाइल का स्थान और उसका नाम तय करना चाहिए।
3 - विंडो के निचले भाग में हमें "फ़ाइल प्रकार" श्रेणी मिलती है और, कंप्यूटर माउस के बाएं बटन के साथ लाइन पर क्लिक करके, हम विकल्पों की एक सूची तैयार करते हैं, जिसमें से आप दस्तावेज़ प्रारूप का चयन कर सकते हैं। हमारे मामले में, पीडीएफ फाइल प्रकार का चयन करें।
4 - "फ़ाइल प्रकार" लाइन के तहत रूपांतरण के लिए आवश्यक कई अतिरिक्त पैरामीटर होंगे। मानक अनुकूलन इंटरनेट पर मुद्रण और प्रकाशन के लिए उपयुक्त है, और न्यूनतम आकार आपको इंटरनेट साइटों के पृष्ठों पर प्लेसमेंट के लिए दस्तावेज़ को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। उपयुक्त अनुकूलन विकल्प चुनने के बाद, आपको इसके आगे एक चिह्न लगाना चाहिए। इस तरह से सहेजे गए दस्तावेज़ को रूपांतरण के बाद खोलने के लिए, संबंधित बॉक्स को चेक करना उचित है।
5
रूपांतरण प्रक्रिया के स्पष्ट और विस्तृत समायोजन के लिए, विशेषज्ञ अतिरिक्त मापदंडों पर ध्यान देने की सलाह देते हैं जिसमें आप तालिकाओं की सामग्री के बेहतर प्रदर्शन के लिए सभी स्पष्टीकरण बिंदु बना सकते हैं।
- दिखाई देने वाली विंडो में, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप किन पृष्ठों को कनवर्ट करना चाहते हैं। डेटा की एक श्रेणी का चयन करें, जैसे चयनित कार्यपत्रक, एक विशिष्ट श्रेणी, या संपूर्ण एक्सेल कार्यपुस्तिका। अतिरिक्त गैर-मुद्रण योग्य फ़ाइल डेटा भी है जिसे एक नए दस्तावेज़ में डाला जा सकता है - दस्तावेज़ संरचना टैग और इसके गुण। एक नियम के रूप में, विंडो में पहले से सेट किए गए पैरामीटर मानक आवश्यकताओं के अनुरूप हैं, लेकिन यदि आवश्यक हो, तो उन्हें समायोजित किया जा सकता है। परिवर्तनों को सक्रिय करने के लिए, "ओके" पर क्लिक करें।
6 - हम "सहेजें" बटन दबाकर रूपांतरण प्रक्रिया को पूरा करते हैं।
7 - तालिकाओं के आकार के आधार पर रूपांतरण प्रक्रिया में कुछ समय लग सकता है। निर्दिष्ट फ़ोल्डर में एक पीडीएफ दस्तावेज़ दिखाई देगा। सेटिंग्स के अनुसार, रूपांतरण के तुरंत बाद, दस्तावेज़ एक संपादक में खुल जाएगा जो इसे पढ़ सकता है।
8
बाहरी अनुप्रयोगों का उपयोग करके एक्सेल स्प्रेडशीट को पीडीएफ में बदलें
यदि उपयोगकर्ता एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम कर रहा है संस्करण 1997-2003, फिर फ़ाइल को पीडीएफ प्रारूप में बदलने के लिए तृतीय पक्ष टूल का उपयोग करने की आवश्यकता है. सबसे लोकप्रिय कार्यक्रमों में से एक फॉक्सपीडीएफ एक्सेल टू पीडीएफ कन्वर्टर है।
- हम एप्लिकेशन इंस्टॉल करते हैं। आप आधिकारिक वेबसाइट www.foxpdf.com पर इंस्टॉलेशन फाइल डाउनलोड कर सकते हैं।
- जब आप प्रोग्राम शुरू करते हैं, तो एक कार्यशील विंडो दिखाई देगी, जिसमें आपको वांछित फ़ाइल का चयन करने के लिए "एक्सेल फ़ाइल जोड़ें" मेनू पर जाना चाहिए।
9 - कार्यक्रम आपको एक साथ कई फाइलों को परिवर्तित करने की अनुमति देता है, जो एक निर्विवाद लाभ है। फाइलों पर निर्णय लेने के बाद, "ओपन" पर क्लिक करें।
10 - चयनित फ़ाइलें प्रोग्राम विंडो में प्रदर्शित की जाएंगी। प्रत्येक फ़ाइल के आगे एक चेकमार्क होना चाहिए। यदि चेकबॉक्स चेक नहीं किया गया है, तो फ़ाइल उसी प्रारूप में रहेगी।
11 - रूपांतरण के बाद, फ़ाइलें डिफ़ॉल्ट रूप से चयनित फ़ोल्डर में सहेजी जाएंगी। कोई भिन्न पता चुनने के लिए, पृष्ठ के निचले भाग में आउटपुट पथ पैरामीटर पर जाएँ। जब आप इलिप्सिस वाले बटन पर क्लिक करते हैं, तो वर्तमान फ़ोल्डर के पते के साथ एक मेनू दिखाई देगा। यदि आवश्यक हो, तो भंडारण स्थान बदला जा सकता है।
12 - जब सभी प्रारंभिक चरण पूरे हो जाएं, तो आउटपुट पथ लाइन के दाईं ओर पीडीएफ बटन दबाकर रूपांतरण के लिए आगे बढ़ें।
13
एक्सेल प्रारूप को पीडीएफ में बदलने के लिए एक ऑनलाइन सेवा का आवेदन
फॉक्सपीडीएफ एक्सेल से पीडीएफ कन्वर्टर एप्लिकेशन की सादगी के बावजूद, इस सॉफ्टवेयर का भुगतान किया जाता है। और अगर एक्सेल को पीडीएफ में बदलने की जरूरत बहुत कम दिखाई देती है, तो आप इंटरनेट पर उपलब्ध ऑनलाइन संसाधनों का उपयोग कर सकते हैं।
ये संसाधन आपको टेबल को पीडीएफ में मुफ्त में बदलने की अनुमति देते हैं, लेकिन उनके पास प्रति दिन लेनदेन की संख्या की सीमा हो सकती है। कुछ सेवाओं को पंजीकृत करने और अपना वैध ईमेल पता प्रदान करने के बाद ही पहुँचा जा सकता है, जिस पर पहले से परिवर्तित दस्तावेज़ भेजा जाएगा।
इसके अलावा, कुछ साइटों के साथ काम करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि फ़ाइल आवश्यकताओं को पूरा करती है। स्मॉलपीडीएफ के उदाहरण पर इन इंटरनेट संसाधनों में से किसी एक के संचालन के सिद्धांत पर विचार करें:
- साइट https://smallpdf.com/en पर जाएं। "एक्सेल टू पीडीएफ" नामक श्रेणी का चयन करें।
14 - यहां आपको "फ़ाइल का चयन करें" बटन का उपयोग करके, वांछित दस्तावेज़ निर्दिष्ट करना चाहिए या बस एक्सेल फ़ाइल को आवश्यक फ़ील्ड में ड्रैग और ड्रॉप करना चाहिए। संसाधन आपको एक साथ कई दस्तावेज़ बदलने की अनुमति देता है।
15 - अगला स्वचालित रूपांतरण आता है। इसके पूरा होने के बाद, तैयार फ़ाइल को "फ़ाइल सहेजें" बटन को सक्रिय करके सहेजा जाना चाहिए।
16 - एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको पीडीएफ फाइलों को रखने के लिए फ़ोल्डर का पता निर्दिष्ट करना चाहिए।
निष्कर्ष
एक्सेल स्प्रेडशीट को पीडीएफ फाइलों में बदलने के इन तरीकों में से प्रत्येक के सकारात्मक और नकारात्मक दोनों पक्ष हैं। बेशक, दस्तावेज़ को सीधे एक्सेल प्रोग्राम में सहेजना आपको अपने लक्ष्य को जल्दी और आसानी से प्राप्त करने की अनुमति देता है। लेकिन, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यह सुविधा केवल 2010 संस्करण में दिखाई दी।
आप फ़ाइलों को कनवर्ट करने के लिए ऑनलाइन संसाधनों का उपयोग केवल तभी कर सकते हैं जब आपके पास इंटरनेट कनेक्शन हो, और यह हमेशा उपलब्ध नहीं होता है। विशेष एप्लिकेशन और प्रोग्राम भी उपयोग करने के लिए सुविधाजनक हैं। उसी समय, यह मत भूलो कि ऐसी सेवाओं के लिए कभी-कभी खरीदारी की आवश्यकता होती है। किसी भी स्थिति में, xls फ़ाइल को pdf में बदलने का विकल्प उपयोगकर्ता के पास रहता है।