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स्प्रैडशीट के साथ काम करते समय फ़ॉर्मेटिंग मुख्य प्रक्रियाओं में से एक है। फ़ॉर्मेटिंग लागू करके, आप सारणीबद्ध डेटा का स्वरूप बदल सकते हैं, साथ ही सेल विकल्प भी सेट कर सकते हैं। कार्यक्रम में अपना काम जल्दी और कुशलता से करने के लिए इसे सही ढंग से लागू करने में सक्षम होना महत्वपूर्ण है। लेख से आप सीखेंगे कि तालिका को सही तरीके से कैसे प्रारूपित किया जाए।
तालिका स्वरूपण
स्वरूपण क्रियाओं का एक समूह है जो एक तालिका की उपस्थिति और उसके अंदर के संकेतकों को संपादित करने के लिए आवश्यक है। यह प्रक्रिया आपको फ़ॉन्ट आकार और रंग, सेल आकार, भरण, प्रारूप आदि को संपादित करने की अनुमति देती है। आइए प्रत्येक तत्व का अधिक विस्तार से विश्लेषण करें।
स्वत: स्वरूपण
ऑटोफ़ॉर्मेटिंग को किसी भी श्रेणी की कोशिकाओं पर लागू किया जा सकता है। स्प्रैडशीट प्रोसेसर चयनित श्रेणी को स्वतंत्र रूप से संपादित करेगा, इसमें निर्दिष्ट पैरामीटर लागू करेगा। पूर्वाभ्यास:
- हम एक सेल, सेल की रेंज या पूरी टेबल का चयन करते हैं।
- "होम" अनुभाग पर जाएं और "तालिका के रूप में प्रारूपित करें" पर क्लिक करें। आप इस तत्व को "शैलियाँ" ब्लॉक में पा सकते हैं। क्लिक करने के बाद, सभी संभावित तैयार शैलियों वाली एक विंडो प्रदर्शित होती है। आप इनमें से कोई भी स्टाइल चुन सकते हैं। आपको जो विकल्प पसंद है उस पर क्लिक करें।
- स्क्रीन पर एक छोटी सी विंडो प्रदर्शित की गई थी, जिसमें दर्ज की गई रेंज निर्देशांक की शुद्धता की पुष्टि की आवश्यकता होती है। यदि आप देखते हैं कि सीमा में कोई त्रुटि है, तो आप डेटा को संपादित कर सकते हैं। आपको आइटम "हेडर के साथ तालिका" पर ध्यान से विचार करने की आवश्यकता है। यदि तालिका में शीर्षक हैं, तो इस गुण की जाँच अवश्य की जानी चाहिए। सभी सेटिंग्स करने के बाद, "ओके" पर क्लिक करें।
- तैयार! प्लेट ने आपके द्वारा चुनी गई शैली की उपस्थिति पर कब्जा कर लिया है। इस शैली को किसी भी समय दूसरे में बदला जा सकता है।
स्वरूपण पर स्विच करना
स्वचालित स्वरूपण की संभावनाएं स्प्रेडशीट प्रोसेसर के सभी उपयोगकर्ताओं के अनुकूल नहीं होती हैं। विशेष मापदंडों का उपयोग करके प्लेट को मैन्युअल रूप से प्रारूपित करना संभव है। आप संदर्भ मेनू या रिबन पर स्थित टूल का उपयोग करके उपस्थिति को संपादित कर सकते हैं। पूर्वाभ्यास:
- हम आवश्यक संपादन क्षेत्र का चयन करते हैं। उस पर क्लिक करें आरएमबी। संदर्भ मेनू स्क्रीन पर प्रदर्शित होता है। "प्रारूप कक्ष ..." तत्व पर क्लिक करें।
- स्क्रीन पर "फॉर्मेट सेल" नामक एक बॉक्स दिखाई देता है। यहां आप विभिन्न सारणीबद्ध डेटा संपादन जोड़तोड़ कर सकते हैं।
होम अनुभाग में विभिन्न स्वरूपण उपकरण हैं। उन्हें अपने कक्षों में लागू करने के लिए, आपको उन्हें चुनना होगा, और फिर उनमें से किसी पर क्लिक करना होगा।
डेटा स्वरूपण
सेल प्रारूप मूल स्वरूपण तत्वों में से एक है। यह तत्व न केवल उपस्थिति को संशोधित करता है, बल्कि स्प्रेडशीट प्रोसेसर को यह भी बताता है कि सेल को कैसे संसाधित किया जाए। पिछली विधि की तरह, इस क्रिया को संदर्भ मेनू या होम टैब के विशेष रिबन में स्थित टूल के माध्यम से कार्यान्वित किया जा सकता है।
संदर्भ मेनू का उपयोग करके "प्रारूप कक्ष" विंडो खोलकर, आप "संख्या" ब्लॉक में स्थित "संख्या प्रारूप" अनुभाग के माध्यम से प्रारूप को संपादित कर सकते हैं। यहां आप निम्न स्वरूपों में से एक चुन सकते हैं:
- तारीख;
- पहर;
- सामान्य;
- संख्यात्मक;
- पाठ, आदि
आवश्यक प्रारूप का चयन करने के बाद, "ओके" पर क्लिक करें।
इसके अलावा, कुछ प्रारूपों में अतिरिक्त विकल्प होते हैं। एक संख्या प्रारूप का चयन करके, आप भिन्नात्मक संख्याओं के लिए दशमलव बिंदु के बाद अंकों की संख्या को संपादित कर सकते हैं।
"दिनांक" प्रारूप सेट करके, आप चुन सकते हैं कि स्क्रीन पर तिथि कैसे प्रदर्शित होगी। "समय" पैरामीटर में समान सेटिंग्स हैं। "सभी प्रारूप" तत्व पर क्लिक करके, आप एक सेल में डेटा संपादन की सभी संभावित उप-प्रजातियां देख सकते हैं।
"होम" अनुभाग में जाकर और "नंबर" ब्लॉक में स्थित सूची का विस्तार करके, आप किसी सेल या सेल की श्रेणी के प्रारूप को भी संपादित कर सकते हैं। इस सूची में सभी प्रमुख प्रारूप शामिल हैं।
आइटम "अन्य संख्या प्रारूप ..." पर क्लिक करके पहले से ज्ञात विंडो "कोशिकाओं का प्रारूप" प्रदर्शित किया जाएगा, जिसमें आप प्रारूप के लिए अधिक विस्तृत सेटिंग्स कर सकते हैं।
सामग्री संरेखण
"फॉर्मेट सेल" बॉक्स में जाकर, और फिर "एलाइनमेंट" सेक्शन में, आप प्लेट की उपस्थिति को और अधिक प्रस्तुत करने योग्य बनाने के लिए कई अतिरिक्त सेटिंग्स कर सकते हैं। इस विंडो में बड़ी संख्या में सेटिंग्स हैं। एक या दूसरे पैरामीटर के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करके, आप कोशिकाओं को मर्ज कर सकते हैं, शब्दों से टेक्स्ट लपेट सकते हैं, और स्वचालित चौड़ाई चयन भी लागू कर सकते हैं।
इसके अलावा, इस खंड में, आप सेल के अंदर टेक्स्ट के स्थान को लागू कर सकते हैं। वर्टिकल और हॉरिजॉन्टल टेक्स्ट डिस्प्ले का विकल्प है।
"ओरिएंटेशन" सेक्शन में, आप सेल के अंदर टेक्स्ट जानकारी के पोजिशनिंग एंगल को एडजस्ट कर सकते हैं।
"होम" अनुभाग में "संरेखण" टूल का एक ब्लॉक है। यहां, जैसा कि "फॉर्मेट सेल" विंडो में है, डेटा संरेखण सेटिंग्स हैं, लेकिन अधिक क्रॉप्ड रूप में।
फ़ॉन्ट सेटिंग
"फ़ॉन्ट" अनुभाग आपको चयनित सेल या सेल की श्रेणी में जानकारी को संपादित करने के लिए कार्यों का एक बड़ा सेट करने की अनुमति देता है। यहां आप निम्नलिखित को संपादित कर सकते हैं:
- प्रकार;
- आकार;
- रंग;
- शैली, आदि
एक विशेष रिबन पर "फ़ॉन्ट" टूल का एक ब्लॉक होता है, जो आपको समान परिवर्तन करने की अनुमति देता है।
सीमाएँ और रेखाएँ
"फ़ॉर्मेट सेल" विंडो के "बॉर्डर" अनुभाग में, आप लाइन प्रकारों को कस्टमाइज़ कर सकते हैं, साथ ही वांछित रंग भी सेट कर सकते हैं। यहां आप सीमा की शैली भी चुन सकते हैं: बाहरी या आंतरिक। यदि तालिका में इसकी आवश्यकता नहीं है तो सीमा को पूरी तरह से हटाना संभव है।
दुर्भाग्य से, शीर्ष रिबन पर तालिका सीमाओं को संपादित करने के लिए कोई उपकरण नहीं हैं, लेकिन एक छोटा तत्व है जो "फ़ॉन्ट" ब्लॉक में स्थित है।
कोशिकाओं को भरना
"प्रारूप कक्ष" बॉक्स के "भरें" अनुभाग में, आप तालिका कक्षों के रंग को संपादित कर सकते हैं। विभिन्न पैटर्न प्रदर्शित करने की एक अतिरिक्त संभावना है।
पिछले तत्व की तरह, टूलबार पर केवल एक बटन होता है, जो "फ़ॉन्ट" ब्लॉक में स्थित होता है।
ऐसा होता है कि उपयोगकर्ता के पास सारणीबद्ध जानकारी के साथ काम करने के लिए पर्याप्त मानक रंग नहीं होते हैं। इस मामले में, आपको "फ़ॉन्ट" ब्लॉक में स्थित बटन के माध्यम से "अन्य रंग ..." अनुभाग पर जाने की आवश्यकता है। क्लिक करने के बाद, एक विंडो प्रदर्शित होती है जो आपको एक अलग रंग का चयन करने की अनुमति देती है।
सेल शैलियाँ
आप न केवल स्वयं सेल शैली सेट कर सकते हैं, बल्कि स्प्रेडशीट में एकीकृत लोगों में से भी चुन सकते हैं। शैलियों का पुस्तकालय व्यापक है, इसलिए प्रत्येक उपयोगकर्ता अपने लिए सही शैली चुनने में सक्षम होगा।
पूर्वाभ्यास:
- तैयार शैली को लागू करने के लिए आवश्यक कक्षों का चयन करें।
- "होम" अनुभाग पर जाएं।
- "सेल शैलियाँ" पर क्लिक करें।
- अपनी पसंदीदा शैली चुनें।
डेटा संरक्षण
संरक्षण भी स्वरूपण के दायरे से संबंधित है। परिचित "फॉर्मेट सेल" विंडो में, "प्रोटेक्शन" नामक एक सेक्शन होता है। यहां आप सुरक्षा विकल्प सेट कर सकते हैं जो सेल की चयनित श्रेणी को संपादित करने पर रोक लगाएंगे. और यहां भी आप सूत्रों को छिपाने में सक्षम कर सकते हैं।
होम सेक्शन के टूल रिबन पर, सेल ब्लॉक में, एक फॉर्मेट एलिमेंट होता है जो आपको समान ट्रांसफॉर्मेशन करने की अनुमति देता है। "प्रारूप" पर क्लिक करके, स्क्रीन एक सूची प्रदर्शित करेगी जिसमें "संरक्षण" तत्व मौजूद है। "प्रोटेक्ट शीट ..." पर क्लिक करके, आप वांछित दस्तावेज़ की पूरी शीट को संपादित करने पर रोक लगा सकते हैं।
टेबल थीम
स्प्रेडशीट एक्सेल, साथ ही वर्ड प्रोसेसर वर्ड में, आप दस्तावेज़ की थीम चुन सकते हैं।
पूर्वाभ्यास:
- "पेज लेआउट" टैब पर जाएं।
- "थीम्स" तत्व पर क्लिक करें।
- तैयार विषयों में से एक चुनें।
एक "स्मार्ट टेबल" में परिवर्तन
एक "स्मार्ट" तालिका एक विशेष प्रकार का स्वरूपण है, जिसके बाद सेल सरणी को कुछ उपयोगी गुण प्राप्त होते हैं जो बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना आसान बनाते हैं। रूपांतरण के बाद, प्रोग्राम द्वारा संपूर्ण तत्व के रूप में कक्षों की श्रेणी पर विचार किया जाता है। इस फ़ंक्शन का उपयोग करने से उपयोगकर्ता तालिका में नई पंक्तियाँ जोड़ने के बाद फ़ार्मुलों की पुनर्गणना करने से बचते हैं। इसके अलावा, "स्मार्ट" तालिका में हेडर में विशेष बटन होते हैं जो आपको डेटा फ़िल्टर करने की अनुमति देते हैं। फ़ंक्शन तालिका शीर्षलेख को शीट के शीर्ष पर पिन करने की क्षमता प्रदान करता है। "स्मार्ट टेबल" में परिवर्तन निम्नानुसार किया जाता है:
- संपादन के लिए आवश्यक क्षेत्र का चयन करें। टूलबार पर, "शैलियाँ" आइटम का चयन करें और "तालिका के रूप में प्रारूपित करें" पर क्लिक करें।
- स्क्रीन पूर्व निर्धारित मापदंडों के साथ तैयार शैलियों की एक सूची प्रदर्शित करती है। आपको जो विकल्प पसंद है उस पर क्लिक करें।
- शीर्षकों की श्रेणी और प्रदर्शन के लिए सेटिंग्स के साथ एक सहायक विंडो दिखाई दी। हम सभी आवश्यक पैरामीटर सेट करते हैं और "ओके" बटन पर क्लिक करते हैं।
- इन सेटिंग्स को करने के बाद, हमारा टैबलेट स्मार्ट टेबल में बदल गया, जिसके साथ काम करना अधिक सुविधाजनक है।
तालिका स्वरूपण उदाहरण
आइए एक सरल उदाहरण लेते हैं कि चरण दर चरण तालिका को कैसे प्रारूपित किया जाए। उदाहरण के लिए, हमने इस तरह की एक तालिका बनाई है:
अब इसके विस्तृत संपादन पर चलते हैं:
- आइए शीर्षक से शुरू करते हैं। श्रेणी A1… E1 का चयन करें और "मर्ज करें और केंद्र में जाएं" पर क्लिक करें। यह आइटम "फ़ॉर्मेटिंग" अनुभाग में स्थित है। कोशिकाओं को मर्ज किया जाता है और आंतरिक पाठ केंद्र में संरेखित होता है। फ़ॉन्ट को "एरियल", आकार को "16", "बोल्ड", "अंडरलाइन", फ़ॉन्ट शेड को "बैंगनी" पर सेट करें।
- आइए कॉलम शीर्षकों को स्वरूपित करने के लिए आगे बढ़ते हैं। सेल A2 और B2 का चयन करें और "मर्ज सेल" पर क्लिक करें। हम कोशिकाओं A7 और B7 के साथ समान कार्य करते हैं। हम निम्नलिखित डेटा सेट करते हैं: फ़ॉन्ट - "एरियल ब्लैक", आकार - "12", संरेखण - "बाएं", फ़ॉन्ट शेड - "बैंगनी"।
- हम C2 … E2 का चयन करते हैं, जबकि "Ctrl" रखते हुए, हम C7 ... E7 का चयन करते हैं। यहां हम निम्नलिखित पैरामीटर सेट करते हैं: फ़ॉन्ट - "एरियल ब्लैक", आकार - "8", संरेखण - "केंद्रित", फ़ॉन्ट रंग - "बैंगनी"।
- चलिए पोस्ट एडिटिंग की ओर बढ़ते हैं। हम तालिका के मुख्य संकेतकों का चयन करते हैं - ये सेल A3… E6 और A8… E8 हैं। हम निम्नलिखित पैरामीटर सेट करते हैं: फ़ॉन्ट - "एरियल", "11", "बोल्ड", "केंद्रित", "ब्लू"।
- बाएँ किनारे B3… B6, साथ ही B8 पर संरेखित करें।
- हम लाल रंग को A8… E8 में प्रदर्शित करते हैं।
- हम D3 … D6 का चयन करते हैं और RMB दबाते हैं। "प्रारूप कक्ष ..." पर क्लिक करें। दिखाई देने वाली विंडो में, संख्यात्मक डेटा प्रकार चुनें। हम सेल D8 के साथ समान कार्य करते हैं और दशमलव बिंदु के बाद तीन अंक सेट करते हैं।
- आइए सीमाओं को स्वरूपित करने के लिए आगे बढ़ें। हम A8 … E8 का चयन करते हैं और "सभी सीमाओं" पर क्लिक करते हैं। अब "मोटी बाहरी सीमा" चुनें। इसके बाद, हम A2 … E2 का चयन करते हैं और "मोटी बाहरी सीमा" भी चुनते हैं। उसी तरह, हम A7… E7 को फॉर्मेट करते हैं।
- हम रंग सेटिंग करते हैं। D3…D6 चुनें और हल्का फ़िरोज़ा रंग असाइन करें। हम D8 का चयन करते हैं और हल्का पीला रंग सेट करते हैं।
- हम दस्तावेज़ पर सुरक्षा की स्थापना के लिए आगे बढ़ते हैं। हम सेल D8 का चयन करते हैं, उस पर राइट-क्लिक करें और "फॉर्मेट सेल" पर क्लिक करें। यहां हम "संरक्षण" तत्व का चयन करते हैं और "संरक्षित सेल" तत्व के बगल में एक चेकमार्क लगाते हैं।
- हम स्प्रेडशीट प्रोसेसर के मुख्य मेनू में जाते हैं और "सेवा" अनुभाग पर जाते हैं। फिर हम "प्रोटेक्शन" पर जाते हैं, जहां हम "प्रोटेक्ट शीट" तत्व का चयन करते हैं। पासवर्ड सेट करना एक वैकल्पिक सुविधा है, लेकिन आप चाहें तो इसे सेट कर सकते हैं। अब इस सेल को एडिट नहीं किया जा सकता है।
इस उदाहरण में, हमने विस्तार से जांच की कि आप किसी तालिका को चरण दर चरण स्प्रेडशीट में कैसे प्रारूपित कर सकते हैं। स्वरूपण का परिणाम इस तरह दिखता है:
जैसा कि हम देख सकते हैं, संकेत बाहर से काफी बदल गया है। उसकी उपस्थिति अधिक आरामदायक और प्रस्तुत करने योग्य हो गई है। इसी तरह की क्रियाओं से, आप किसी भी तालिका को बिल्कुल प्रारूपित कर सकते हैं और उस पर आकस्मिक संपादन से सुरक्षा प्रदान कर सकते हैं। पूर्वनिर्धारित शैलियों का उपयोग करने की तुलना में मैन्युअल स्वरूपण विधि बहुत अधिक कुशल है, क्योंकि आप किसी भी प्रकार की तालिका के लिए मैन्युअल रूप से अद्वितीय पैरामीटर सेट कर सकते हैं।
निष्कर्ष
स्प्रेडशीट प्रोसेसर में बड़ी संख्या में सेटिंग्स होती हैं जो आपको डेटा को प्रारूपित करने की अनुमति देती हैं। कार्यक्रम में सेट स्वरूपण विकल्पों के साथ सुविधाजनक अंतर्निहित तैयार शैलियाँ हैं, और "प्रारूप कक्ष" विंडो के माध्यम से, आप अपनी स्वयं की सेटिंग्स को मैन्युअल रूप से लागू कर सकते हैं।