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इस लेख में, आपको CSV फ़ाइल को एक्सेल में बदलने के 2 आसान तरीके मिलेंगे। इसके अलावा, आप सीखेंगे कि एक्सेल में एकाधिक सीएसवी फाइलों को कैसे आयात किया जाए और उन परिस्थितियों से कैसे निपटें जहां सीएसवी फ़ाइल से डेटा का हिस्सा एक्सेल शीट पर सही ढंग से प्रदर्शित नहीं होता है।
हाल ही में, हमने CSV (अल्पविराम से अलग किए गए मान) प्रारूप और विभिन्न . की विशेषताओं का अध्ययन करना शुरू किया एक्सेल फाइल को सीएसवी में बदलने के तरीके. आज हम रिवर्स प्रक्रिया करने जा रहे हैं - एक्सेल में सीएसवी आयात करना।
यह लेख आपको दिखाएगा कि एक्सेल में सीएसवी कैसे खोलें और एक ही समय में कई सीएसवी फाइलों को कैसे आयात करें। हम संभावित नुकसान की भी पहचान करेंगे और सबसे प्रभावी समाधान पेश करेंगे।
सीएसवी को एक्सेल में कैसे बदलें
यदि आपको अपनी कंपनी के डेटाबेस से कुछ जानकारी को एक्सेल शीट में खींचने की आवश्यकता है, तो पहला विचार जो दिमाग में आता है वह है डेटाबेस को CSV फ़ाइल में निर्यात करना और फिर CSV फ़ाइल को एक्सेल में आयात करना।
CSV को एक्सेल में बदलने के 3 तरीके हैं: आप फाइल को एक्सटेंशन के साथ खोल सकते हैं . सीएसवी सीधे Excel में, Windows Explorer में फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें, या CSV को बाहरी डेटा स्रोत के रूप में Excel में आयात करें। निम्नलिखित में, मैं इन तीन विधियों के बारे में विस्तार से बताऊंगा और उनमें से प्रत्येक के फायदे और नुकसान के बारे में बताऊंगा।
एक्सेल में सीएसवी फाइल कैसे खोलें
भले ही CSV फ़ाइल किसी अन्य प्रोग्राम में बनाई गई हो, आप इसे हमेशा कमांड का उपयोग करके Excel कार्यपुस्तिका के रूप में खोल सकते हैं प्रारंभिक (खुला हुआ)।
नोट: Excel में CSV फ़ाइल खोलने से फ़ाइल का स्वरूप नहीं बदलता है। दूसरे शब्दों में, CSV फ़ाइल को एक्सेल फ़ाइल (.xls या .xlsx प्रारूप) में परिवर्तित नहीं किया जाएगा, यह अपने मूल प्रकार (.csv या .txt) को बनाए रखेगी।
- Microsoft Excel लॉन्च करें, टैब होम (होम) क्लिक करें प्रारंभिक (खुला हुआ)।
- एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा प्रारंभिक (दस्तावेज़ खोलते हुए), निचले दाएं कोने में ड्रॉप-डाउन सूची में, चुनें पाठ फ़ाइलें (पाठ फ़ाइलें)।
- Windows Explorer में CSV फ़ाइल ढूँढें और उस पर डबल-क्लिक करके खोलें।
यदि आप कोई CSV फ़ाइल खोलते हैं, तो Excel नई Excel कार्यपुस्तिका में डेटा सम्मिलित करके उसे तुरंत खोल देगा। यदि आप एक टेक्स्ट फ़ाइल (.txt) खोलते हैं, तो एक्सेल टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड लॉन्च करेगा। एक्सेल में सीएसवी आयात करने में इसके बारे में और पढ़ें।
नोट: जब Microsoft Excel एक CSV फ़ाइल खोलता है, तो यह डेटा के प्रत्येक कॉलम को आयात करने का तरीका जानने के लिए डिफ़ॉल्ट स्वरूपण सेटिंग्स का उपयोग करता है।
यदि डेटा निम्न में से कम से कम एक आइटम से मेल खाता है, तो टेक्स्ट आयात विज़ार्ड का उपयोग करें:
- CSV फ़ाइल विभिन्न सीमांकक का उपयोग करती है;
- CSV फ़ाइल विभिन्न दिनांक स्वरूपों का उपयोग करती है;
- आप डेटा परिवर्तित कर रहे हैं जिसमें एक अग्रणी शून्य के साथ संख्याएं शामिल हैं, और आप उस शून्य को रखना चाहते हैं;
- आप पूर्वावलोकन करना चाहते हैं कि CSV फ़ाइल से डेटा Excel में कैसे आयात किया जाएगा;
- आप अपने काम में अधिक लचीलापन चाहते हैं।
एक्सेल को टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड लॉन्च करने के लिए, आप या तो फाइल एक्सटेंशन को बदल सकते हैं . सीएसवी on .txt (फ़ाइल खोलने से पहले), या नीचे बताए अनुसार CSV को एक्सेल में आयात करें।
Windows Explorer का उपयोग करके CSV फ़ाइल कैसे खोलें
एक्सेल में सीएसवी खोलने का यह सबसे तेज़ तरीका है। विंडोज एक्सप्लोरर में फाइल पर डबल क्लिक करें . सीएसवी, और यह एक नई एक्सेल कार्यपुस्तिका के रूप में खुलेगा।
हालाँकि, यह विधि केवल तभी काम करेगी जब Microsoft Excel को फ़ाइलें खोलने के लिए डिफ़ॉल्ट प्रोग्राम के रूप में सेट किया गया हो। . सीएसवी. यदि ऐसा है, तो आप फ़ाइल नाम के आगे विंडोज एक्सप्लोरर में परिचित आइकन देखेंगे।
यदि एक्सेल डिफ़ॉल्ट प्रोग्राम नहीं है, तो यहां बताया गया है कि आप इसे कैसे ठीक कर सकते हैं:
- किसी भी फाइल पर राइट क्लिक करें . सीएसवी विंडोज एक्सप्लोरर में और खुलने वाले संदर्भ मेनू में, क्लिक करें इसमें खोलें (के साथ खोलें) > डिफ़ॉल्ट प्रोग्राम चुनें (कार्यक्रम का चयन करें)।
- चुनना एक्सेल अनुशंसित कार्यक्रमों की सूची में, सुनिश्चित करें कि विकल्प के लिए एक चेकमार्क है हमेशा चयनित प्रोग्राम का उपयोग करें इस तरह की फाइल खोलें (इस प्रकार की फ़ाइल के लिए हमेशा चयनित एप्लिकेशन का उपयोग करें) और क्लिक करें OK.
एक्सेल में सीएसवी कैसे आयात करें
इस तरह आप किसी फ़ाइल से डेटा आयात कर सकते हैं . सीएसवी किसी मौजूदा या नई एक्सेल शीट में। पिछली दो विधियों के विपरीत, यह न केवल एक्सेल में सीएसवी खोलता है, बल्कि यह प्रारूप को परिवर्तित करता है . सीएसवी в . एक्सएलएसएक्स (यदि आप एक्सेल 2007, 2010 या 2013 का उपयोग कर रहे हैं) या Excel फ़ाइल (Excel 2003 और पहले के संस्करणों में)।
- वांछित एक्सेल शीट खोलें और उस सेल पर क्लिक करें जहाँ आप फ़ाइल से डेटा आयात करना चाहते हैं . सीएसवी or .txt.
- उन्नत टैब पर जानकारी (डेटा) अनुभाग में बाहरी डेटा प्राप्त करें (बाहरी डेटा प्राप्त करें) क्लिक करें पाठ से (पाठ से)।
- फ़ाइल ढूंढें . सीएसवीजिसे आप आयात करना चाहते हैं, उसे चुनें और क्लिक करें आयात (आयात करें), या बस वांछित CSV फ़ाइल पर डबल-क्लिक करें।
- टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड खुल जाएगा, आपको बस इसके स्टेप्स को फॉलो करने की जरूरत है।
इससे पहले कि हम आगे बढ़ें, कृपया नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट पर एक नज़र डालें, यह मूल CSV फ़ाइल और एक्सेल में वांछित परिणाम दिखाता है। मुझे उम्मीद है कि इससे आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि हम निम्नलिखित उदाहरण में कुछ सेटिंग्स क्यों चुनते हैं।
- 1 कदम. डेटा प्रारूप और लाइन नंबर का चयन करें जिससे आयात शुरू करना है। सबसे अधिक बार चुना गया सीमांकित (विभाजक के साथ) और एक स्ट्रिंग से 1. विज़ार्ड के संवाद बॉक्स के निचले भाग में पूर्वावलोकन क्षेत्र आयातित CSV फ़ाइल के पहले कुछ रिकॉर्ड दिखाता है।
- 2 कदम. इस चरण में, आपको सीमांकक और लाइन टर्मिनेटर का चयन करना होगा। सीमांकक (सीमांकक) वह वर्ण है जो CSV फ़ाइल में मानों को अलग करता है। यदि आपकी CSV फ़ाइल किसी ऐसे प्रतीक का उपयोग करती है जो प्रस्तावित सूची में नहीं है, तो बॉक्स को चेक करें अन्य (अन्य) और वांछित वर्ण दर्ज करें। हमारे उदाहरण में, हमने निर्दिष्ट किया है टैब (टैब वर्ण) और अल्पविराम (अल्पविराम) ताकि प्रत्येक उत्पाद (वे टैब से अलग किए गए हों) एक नई लाइन पर शुरू हों, और उत्पाद जानकारी, जैसे आईडी और बिक्री डेटा (वे अल्पविराम से अलग किए गए हैं) को अलग-अलग सेल में रखा जाता है।पाठ का पात्र (लाइन टर्मिनेटर) एक ऐसा चरित्र है जो व्यक्तिगत मूल्यों को संलग्न करता है। ऐसे वर्णों के बीच संलग्न सभी पाठ, जैसे "text1, text2", को एकल मान के रूप में आयात किया जाएगा, भले ही पाठ में वह वर्ण शामिल हो जिसे आपने सीमांकक के रूप में निर्दिष्ट किया था। इस उदाहरण में, हमने अल्पविराम को सीमांकक के रूप में और उद्धरण चिह्नों को लाइन टर्मिनेटर के रूप में निर्दिष्ट किया है। परिणामस्वरूप, दशमलव विभाजक वाली सभी संख्याएँ (जो हमारे मामले में अल्पविराम भी हैं!) एक सेल में आयात की जाएंगी, जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में पूर्वावलोकन क्षेत्र में देखा जा सकता है। यदि हम एक स्ट्रिंग टर्मिनेटर के रूप में उद्धरण निर्दिष्ट नहीं करते हैं, तो सभी नंबर अलग-अलग सेल में आयात किए जाएंगे।
- 3 कदम. क्षेत्र में देखें डेटा पूर्वावलोकन (नमूना डेटा पार्सिंग)। यदि आप खुश हैं कि आपका डेटा कैसा दिखता है, तो बटन पर क्लिक करें अंत (तैयार)।
सुझाव: यदि आपकी CSV फ़ाइल क्रम में एक से अधिक लगातार अल्पविराम या अन्य सीमांकक वर्ण का उपयोग करती है, तो बॉक्स को चेक करें लगातार सीमांकक को एक के रूप में मानें (लगातार सीमांकक को एक के रूप में गिनें) खाली कक्षों से बचने के लिए।
- चुनें कि आयातित डेटा को मौजूदा शीट या नई शीट में पेस्ट करना है या नहीं, और क्लिक करें OKCSV फ़ाइल को Excel में आयात करना समाप्त करने के लिए।
सुझाव: आप बटन दबा सकते हैं गुण (गुण) आयातित डेटा के लिए अद्यतन, लेआउट और स्वरूपण जैसी उन्नत सेटिंग्स को कॉन्फ़िगर करने के लिए।
नोट: यदि आपकी CSV फ़ाइल में संख्याएँ या दिनांक हैं, तो हो सकता है कि Excel उन्हें ठीक से रूपांतरित न करे। आयातित डेटा के प्रारूप को बदलने के लिए, त्रुटियों वाले कॉलम का चयन करें, उन पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से चयन करें प्रारूप कोशिकाएं (सेल प्रारूप)।
सीएसवी को एक्सेल में कनवर्ट करना: समस्याएं और समाधान
सीएसवी प्रारूप 30 से अधिक वर्षों से उपयोग में है, लेकिन इसके लंबे इतिहास के बावजूद, इसे कभी भी आधिकारिक रूप से प्रलेखित नहीं किया गया है। CSV (अल्पविराम से अलग किए गए मान) नाम डेटा फ़ील्ड को अलग करने के लिए अल्पविराम के उपयोग से आता है। लेकिन यह सिद्धांत रूप में है। वास्तव में, कई तथाकथित CSV फ़ाइलें डेटा को अलग करने के लिए अन्य वर्णों का उपयोग करती हैं, उदाहरण के लिए:
- Tabs - TSV फ़ाइलें (टैब से अलग किए गए मान)
- अर्धविराम - एससीएसवी फाइलें (अर्धविराम से अलग किए गए मान)
सीएसवी फाइलों की कुछ विविधताएं एकल या दोहरे उद्धरण चिह्नों के साथ डेटा फ़ील्ड को अलग करती हैं, अन्य को यूनिकोड बाइट अनुक्रम मार्कर (बीओएम) की आवश्यकता होती है, जैसे कि यूटीएफ -8, यूनिकोड को सही ढंग से व्याख्या करने के लिए।
मानकों की यह कमी कई तरह की समस्याएं पैदा करती है जिनका सामना करने की कोशिश करते समय आपको सामना करना पड़ सकता है एक्सेल फ़ाइल को csv . में बदलें, और विशेष रूप से Excel में CSV फ़ाइल आयात करते समय। आइए सबसे आम से शुरू करते हुए, ज्ञात मुद्दों पर एक नज़र डालें।
सीएसवी फ़ाइल एक्सेल में सही ढंग से प्रदर्शित नहीं होती है
लक्षण: आप एक्सेल में एक सीएसवी फ़ाइल खोलने की कोशिश कर रहे हैं और सभी डेटा पहले कॉलम में समाप्त हो जाते हैं।
कारण: समस्या की जड़ यह है कि आपकी विंडोज़ क्षेत्रीय और भाषा सेटिंग्स और आपकी सीएसवी फ़ाइल में अलग-अलग सीमांकक हैं। उत्तरी अमेरिका और कुछ अन्य देशों में, डिफ़ॉल्ट सूची विभाजक अल्पविराम है। जबकि यूरोपीय देशों में अल्पविराम का उपयोग दशमलव स्थान विभाजक के रूप में किया जाता है और सूची क्षेत्र विभाजक अर्धविराम है।
फेसला: इस समस्या के कई संभावित समाधान हैं। आप नीचे दी गई सिफारिशों को तुरंत देख सकते हैं और अपने विशेष कार्य के लिए सबसे उपयुक्त चुन सकते हैं।
- सीधे CSV फ़ाइल में सही सीमांकक निर्दिष्ट करें। किसी भी टेक्स्ट एडिटर में सीएसवी फ़ाइल खोलें (यहां तक कि नियमित नोटपैड भी करेगा) और निम्नलिखित टेक्स्ट को पहली पंक्ति में पेस्ट करें। ध्यान दें कि यह किसी भी अन्य डेटा से पहले एक अलग लाइन होनी चाहिए:
- अल्पविराम विभाजक सेट करने के लिए: सितम्बर
- विभाजक को अर्धविराम पर सेट करने के लिए: सितम्बर =;
जैसा कि आपने अनुमान लगाया होगा, इस प्रकार आप किसी अन्य वर्ण को समान चिह्न के तुरंत बाद निर्दिष्ट करके विभाजक के रूप में सेट कर सकते हैं।
- एक्सेल में वांछित सीमांकक का चयन करें। एक्सेल 2013 या 2010 में टैब पर जानकारी (डेटा) अनुभाग में डेटा उपकरण (डेटा के साथ काम करें) क्लिक करें कॉलम के लिए पाठ (कॉलम द्वारा पाठ)।जब कॉलम टेक्स्ट विज़ार्ड शुरू होता है, तो पहले चरण में, डेटा प्रारूप का चयन करें सीमांकित (विभाजक के साथ) और दबाएं अगला (आगे)। दूसरे चरण में, वांछित सीमांकक का चयन करें और क्लिक करें अंत (तैयार)।
- से एक्सटेंशन बदलें . सीएसवी on ।टेक्स्ट। फ़ाइल खोलना .txt एक्सेल में टेक्स्ट इम्पोर्ट विजार्ड लॉन्च होगा, और आप वांछित सीमांकक का चयन करने में सक्षम होंगे, जैसा कि अनुभाग में वर्णित है कि एक्सेल में सीएसवी कैसे आयात करें।
- VBA का उपयोग करके विभाजक के रूप में अर्धविराम के साथ CSV फ़ाइल खोलें। यहां एक नमूना वीबीए कोड है जो एक्सेल में एक सीएसवी फ़ाइल खोलता है जो अर्धविराम को विभाजक के रूप में उपयोग करता है। कोड कुछ साल पहले एक्सेल (2000 और 2003) के पुराने संस्करणों के लिए लिखा गया था, लेकिन अगर आप वीबीए से काफी परिचित हैं, तो आपको कॉमा सीमांकित सीएसवी फाइलों के साथ काम करने के लिए इसे अपडेट करने या बदलने में कोई समस्या नहीं होनी चाहिए।
नोट: दिखाए गए सभी समाधान केवल दी गई CSV फ़ाइल के लिए सीमांकक को बदलते हैं। यदि आप डिफ़ॉल्ट विभाजक को हमेशा के लिए बदलना चाहते हैं, तो निम्न समाधान आपके लिए उपयुक्त होगा।
- हम क्षेत्रीय मानकों की सेटिंग में विभाजक बदलते हैं। बटन को क्लिक करे होम (शुरू) और भागो कंट्रोल पैनल (कंट्रोल पैनल), आइटम पर क्लिक करें क्षेत्र और भाषा (क्षेत्रीय मानक) > अतिरिक्त सेटिंग्स (अतिरिक्त विकल्प)। एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा प्रारूप अनुकूलित करें (प्रारूप सेटिंग) जिसमें आपको पैरामीटर के लिए एक बिंदु (।) का चयन करना होगा दशमलव चिह्न (पूर्णांक/दशमलव विभाजक), और पैरामीटर के लिए अल्पविराम (,) सेट करें सूची विभाजक (सूची तत्व विभाजक)।
अनुवादक का नोट: ये सेटिंग्स एक्सेल के अंग्रेजी स्थानीयकरण (और कई अन्य देशों) के लिए दी गई हैं। स्थानीयकरण के लिए, दशमलव विभाजक के रूप में अल्पविराम और सूची आइटमों को अलग करने के लिए अर्धविराम का उपयोग करना अधिक सामान्य होगा।
- दो बार टैप OKसंवाद बॉक्स बंद करने के लिए - आपका काम हो गया! अब से, Microsoft Excel सभी CSV (अल्पविराम सीमांकित) फ़ाइलों को सही ढंग से खोलेगा और प्रदर्शित करेगा।
नोट: विंडोज कंट्रोल पैनल को दशमलव विभाजक और सूची आइटम पर सेट करने से आपके कंप्यूटर पर सभी प्रोग्रामों के लिए डिफ़ॉल्ट वर्ण सेटिंग्स बदल जाएगी, न कि केवल माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल।
एक्सेल में सीएसवी फ़ाइल खोलते समय अग्रणी शून्य खो जाते हैं
लक्षण: आपकी CSV फ़ाइल में अग्रणी शून्य वाले मान होते हैं और Excel में CSV फ़ाइल खोलते समय वे शून्य खो जाते हैं।
कारण: डिफ़ॉल्ट रूप से, Microsoft Excel CSV फ़ाइल को प्रारूप में प्रदर्शित करता है सामान्य जानकारी (सामान्य), जिसमें अग्रणी शून्यों को काट दिया जाता है।
फेसला: Excel में .csv फ़ाइल खोलने के बजाय, टेक्स्ट आयात विज़ार्ड चलाएँ जैसा कि हमने CSV फ़ाइल को Excel में बदलने के लिए पहले किया था।
विज़ार्ड के चरण 3 में, प्रमुख शून्य वाले मानों वाले कॉलम का चयन करें और इन कॉलमों के प्रारूप को टेक्स्ट में बदलें। इस तरह आप अपनी CSV फ़ाइल को शून्य को बनाए रखते हुए एक्सेल में कनवर्ट करते हैं।
CSV फ़ाइल खोलते समय एक्सेल कुछ मानों को तिथियों में परिवर्तित करता है
लक्षण: आपकी CSV फ़ाइल के कुछ मान दिनांक की तरह दिखते हैं, और Excel ऐसे मानों को टेक्स्ट स्वरूप से दिनांक स्वरूप में स्वचालित रूप से रूपांतरित कर देगा।
कारण: जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, एक्सेल CSV फ़ाइल को प्रारूप में खोलता है सामान्य जानकारी (सामान्य), जो दिनांक-समान मानों को पाठ प्रारूप से दिनांक स्वरूप में परिवर्तित करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप उपयोगकर्ता लॉगिन वाली CSV फ़ाइल खोलते हैं, तो प्रविष्टि "अप्रैल23" को एक तिथि में बदल दिया जाएगा।
फेसला: टेक्स्ट आयात विज़ार्ड का उपयोग करके CSV फ़ाइल को Excel में कनवर्ट करें। विज़ार्ड के चरण 3 में, उन अभिलेखों वाले स्तंभों का चयन करें जो दिनांक की तरह दिखते हैं और स्तंभ स्वरूप को पाठ में परिवर्तित करें।
यदि आपको विपरीत परिणाम प्राप्त करने की आवश्यकता है, अर्थात, एक निश्चित कॉलम में, मानों को तिथियों में परिवर्तित करें, और फिर प्रारूप सेट करें तारीख (दिनांक) और ड्रॉप-डाउन सूची से उपयुक्त तिथि प्रारूप का चयन करें।
एक्सेल में एकाधिक सीएसवी फाइलों को कैसे आयात करें
मुझे लगता है कि आप जानते हैं कि Microsoft Excel आपको कमांड का उपयोग करके कई CSV फ़ाइलें खोलने की अनुमति देता है प्रारंभिक (खुला हुआ)।
- उन्नत टैब पर पट्टिका (फाइल) क्लिक करें प्रारंभिक (खोलें) और डायलॉग बॉक्स के नीचे दाईं ओर स्थित ड्रॉप-डाउन सूची से, चुनें पाठ फ़ाइलें (पाठ फ़ाइलें)।
- एक पंक्ति में एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए, पहली फ़ाइल पर क्लिक करें, फिर दबाकर रखें पाली, अंतिम फ़ाइल पर क्लिक करें। इन दोनों फाइलों के साथ-साथ बीच की हर चीज का चयन किया जाएगा। उन फ़ाइलों का चयन करने के लिए जो एक पंक्ति में नहीं हैं, कुंजी दबाए रखें कंट्रोल और प्रत्येक फाइल पर क्लिक करें . सीएसवीआप खोलना चाहते हैं।
- जब सभी वांछित सीएसवी फाइलें चुनी जाती हैं, तो बटन पर क्लिक करें प्रारंभिक (खुला हुआ)।
यह विधि सरल और तेज़ है, और हम इसे उत्कृष्ट कह सकते हैं, यदि एक परिस्थिति के लिए नहीं - प्रत्येक CSV फ़ाइल इस तरह से एक अलग Excel कार्यपुस्तिका के रूप में खुलती है। व्यवहार में, कई खुली एक्सेल फाइलों के बीच आगे और पीछे स्विच करना बेहद असुविधाजनक और बोझिल हो सकता है।
मुझे आशा है कि अब आप किसी भी CSV फ़ाइल को आसानी से एक्सेल में बदल सकते हैं। यदि आपके कोई प्रश्न या कठिनाइयाँ हैं, तो बेझिझक मुझे टिप्पणियों में लिखें। और इस लंबे लेख को अंत तक पढ़ने में महारत हासिल करने वाले सभी लोगों के धैर्य के लिए धन्यवाद! मैं