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तो, आपने एक्सेल में डेटा से भरी एक कार्यपुस्तिका बनाई है। यह स्पष्ट रूप से व्यवस्थित है, जानकारी अप-टू-डेट है, स्वरूपण बिल्कुल वैसा ही है जैसा कि इरादा है। आपने इस तालिका का एक पेपर संस्करण मुद्रित करने का निर्णय लिया... और सब कुछ गलत हो गया।
एक्सेल स्प्रेडशीट हमेशा कागज पर अच्छी नहीं लगती क्योंकि वे मुद्रित पृष्ठ में फिट होने के लिए डिज़ाइन नहीं की गई हैं। वे आवश्यकतानुसार लंबे और चौड़े होने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यह स्क्रीन पर संपादन और देखने के लिए बहुत अच्छा है, लेकिन दस्तावेज़ों को प्रिंट करना मुश्किल है क्योंकि डेटा हमेशा एक मानक पेपर शीट पर पूरी तरह फिट नहीं होता है।
इन सभी कठिनाइयों का मतलब यह नहीं है कि एक्सेल स्प्रेडशीट को कागज पर अच्छा दिखाना असंभव है। दरअसल, यह बिल्कुल भी मुश्किल नहीं है। एक्सेल में प्रिंटिंग के लिए निम्नलिखित 5 तरकीबें इस समस्या को हल करने में आपकी मदद करेंगी। उन सभी को Excel 2007, 2010 और 2013 में समान रूप से कार्य करना चाहिए।
1. मुद्रण से पहले पृष्ठ का पूर्वावलोकन करें
एक उपकरण के साथ मुद्रण पूर्वावलोकन (पूर्वावलोकन) आप देख सकते हैं कि मुद्रित पृष्ठ पर तालिका कैसी दिखेगी। समय और कागज की बचत के मामले में, मुद्रण पूर्वावलोकन (पूर्वावलोकन) आपका मुख्य मुद्रण उपकरण है। आप कुछ समायोजन भी कर सकते हैं, जैसे प्रिंट बॉर्डर को चौड़ा या संकरा बनाने के लिए उसे खींचना। अपने प्रिंट और लेआउट विकल्पों को समायोजित करने के बाद इस टूल का उपयोग करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपकी स्प्रैडशीट आपकी इच्छानुसार दिखती है।
2. तय करें कि क्या मुद्रित किया जाना चाहिए
यदि आपको डेटा के केवल एक छोटे से हिस्से की आवश्यकता है, तो संपूर्ण कार्यपुस्तिका को प्रिंट न करें - चयनित डेटा को प्रिंट करें। आप प्रिंट सेटिंग में चुनकर केवल वही शीट प्रिंट कर सकते हैं जिसे आप वर्तमान में देख रहे हैं सक्रिय पत्रक प्रिंट करें (सक्रिय पत्रक प्रिंट करें), या चुनें संपूर्ण कार्यपुस्तिका प्रिंट करें (पूरी किताब प्रिंट करें) पूरी फाइल को प्रिंट करने के लिए। इसके अलावा, आप वांछित क्षेत्र को हाइलाइट करके और चुनकर अपने डेटा के एक छोटे से हिस्से को प्रिंट कर सकते हैं प्रिंट चयन (प्रिंट चयन) प्रिंट सेटिंग्स में।
3. उपलब्ध स्थान को अधिकतम करें
आप जिस कागज़ पर प्रिंट करते हैं उसके आकार तक सीमित हैं, लेकिन इसके क्षेत्र का अधिकतम लाभ उठाने के तरीके हैं। पृष्ठ अभिविन्यास बदलने का प्रयास करें। डिफ़ॉल्ट ओरिएंटेशन डेटा के लिए अच्छा है जहां कॉलम की तुलना में अधिक पंक्तियां हैं। यदि आपकी तालिका लम्बे से अधिक चौड़ी है, तो पृष्ठ अभिविन्यास को बदल दें परिदृश्य (परिदृश्य)। अभी भी और जगह चाहिए? आप पृष्ठ के किनारों के चारों ओर बॉर्डर की चौड़ाई बदल सकते हैं। वे जितने छोटे होते हैं, डेटा के लिए उतनी ही अधिक जगह बची होती है। अंत में, यदि आपकी तालिका बहुत बड़ी नहीं है, तो टूल के साथ खेलने का प्रयास करें कस्टम स्केलिंग विकल्प (स्केल) सभी पंक्तियों या सभी स्तंभों को फिट करने के लिए, या पूरी तालिका को कागज की एक मुद्रित शीट पर फिट करने का जोखिम।
4. हेडलाइन प्रिंटिंग का प्रयोग करें
यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों तक फैली हुई है, तो यह समझना मुश्किल हो जाता है कि विशिष्ट डेटा क्या संदर्भित करता है, क्योंकि एक्सेल डिफ़ॉल्ट रूप से केवल पहली शीट पर कॉलम हेडिंग प्रिंट करता है। टीम प्रिंट खिताब (प्रिंट हेडर) आपको प्रत्येक पृष्ठ पर पंक्ति या स्तंभ शीर्षकों को प्रिंट करने की अनुमति देता है, जिससे डेटा को पढ़ना बहुत आसान हो जाता है।
5. पेज ब्रेक का प्रयोग करें
यदि तालिका एक से अधिक शीट तक फैली हुई है, तो हम यह निर्धारित करने के लिए पेज ब्रेक का उपयोग करने की सलाह देते हैं कि प्रत्येक शीट पर कौन सा डेटा आएगा। जब आप एक पेज ब्रेक डालते हैं, तो ब्रेक के नीचे की हर चीज ब्रेक के ऊपर की हर चीज से अलग हो जाती है और अगले पेज पर चली जाती है। यह सुविधाजनक है, क्योंकि आप डेटा को ठीक वैसे ही विभाजित कर सकते हैं जैसे आप चाहते हैं।
इन तरकीबों का उपयोग करके, आप अपनी स्प्रैडशीट को पढ़ने में आसान बना सकते हैं। आप हमारे ट्यूटोरियल के पाठों में ऊपर वर्णित तकनीकों के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करेंगे:
- माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में प्रिंट पैनल
- एक्सेल में प्रिंट एरिया सेट करें
- एक्सेल में प्रिंट करते समय मार्जिन और स्केल सेट करना