विषय-सूची
स्प्रेडशीट का उपयोग करते समय, कई उपयोगकर्ता, बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ काम करते हुए, गणना में विभिन्न त्रुटियां करते हैं या टाइपो बनाते हैं। इसके अलावा, कुछ लोग विशेष वर्णों को सही ढंग से जोड़ना नहीं जानते हैं और अन्य वर्णों का उपयोग करते हैं जो काम से संबंधित नहीं हैं। कार्यक्रम में "स्वतः सुधार" नामक एक विशेष सुविधा है, जो आपको गलत डेटा प्रविष्टि को स्वचालित रूप से ठीक करने की अनुमति देती है।
"स्वतः सुधार" क्या है
एक्सेल स्प्रैडशीट प्रोसेसर सारणीबद्ध जानकारी के साथ काम करते समय उपयोगकर्ताओं द्वारा की गई त्रुटियों की एक विस्तृत विविधता को अपनी स्मृति में संग्रहीत करता है। यदि उपयोगकर्ता कोई गलती करता है, तो प्रोग्राम उसे स्वचालित रूप से सही मानों में सुधार देगा। यह सब AutoCorrect टूल की बदौलत हासिल किया गया है। स्वतः-प्रतिस्थापन सुविधा निम्न प्रकार की त्रुटियों को ठीक करती है:
- शामिल कैप्स लॉक के कारण हुई त्रुटियां;
- एक छोटे अक्षर के साथ एक नया वाक्य दर्ज करना शुरू करें;
- एक शब्द में एक पंक्ति में दो बड़े अक्षर;
- उपयोगकर्ताओं द्वारा की गई अन्य सामान्य गलतियाँ और टाइपो।
प्लेसमेंट स्थान
ध्यान दें कि ऑटो-रिप्लेस और फाइंड एंड रिप्लेस टूल दो पूरी तरह से अलग विकल्प हैं। पहले टूल में, स्प्रेडशीट स्वतंत्र रूप से टाइप किए गए टेक्स्ट का विश्लेषण करती है और प्रतिस्थापन को लागू करती है, और दूसरे में, स्प्रेडशीट में काम करने वाले उपयोगकर्ता द्वारा सभी जोड़तोड़ किए जाते हैं।
बदले गए वाक्यांशों की पूरी सूची एक्सेल सेटिंग्स में स्थित है। मूल्यों की इस तालिका को देखने के लिए, इन सरल चरणों का पालन करें:
- हम इंटरफ़ेस के ऊपरी बाएँ भाग में स्थित बड़े बटन पर क्लिक करते हैं, और फिर "सेटिंग" तत्व पर क्लिक करते हैं।
- दिखाई देने वाली विंडो में, "वर्तनी" लाइन पर क्लिक करें और स्वचालित प्रतिस्थापन के लिए सेटिंग मेनू पर जाएं।
- स्क्रीन पर दिखाई देने वाली नई विंडो में, आप फ़ंक्शन पैरामीटर देख सकते हैं। वर्णों या शब्दों को बदलने के उदाहरणों की एक तालिका भी है।
ध्यान दें कि इस फ़ंक्शन का स्थान सभी संस्करणों में समान है, केवल कुछ मामलों में पैरामीटर तक पहुंच "फ़ाइल" तत्व पर क्लिक करने से शुरू होती है।
सामग्री खोज
आइए देखें कि किसी दस्तावेज़ में सामग्री की खोज कैसे करें। पूर्वाभ्यास:
- "संपादित करें" अनुभाग पर जाएं, और फिर "ढूंढें" बटन पर क्लिक करें। आप कुंजी संयोजन "Ctrl + F" दबाकर इस विंडो पर जा सकते हैं।
- "ढूंढें" लाइन में आपको वह मान दर्ज करना होगा जिसे आप दस्तावेज़ में खोजना चाहते हैं। डेटा दर्ज करने के बाद, "अगला खोजें" पर क्लिक करें। विंडो में, "विकल्प" अनुभाग में स्थित विभिन्न अतिरिक्त खोज फ़िल्टर हैं।
यह समझा जाना चाहिए कि यदि आप "अगला खोजें" बटन पर क्लिक करते हैं, तो प्रोग्राम निकटतम दर्ज किए गए वाक्यांश को प्रदर्शित करेगा और इसे दस्तावेज़ में दिखाएगा। "सभी खोजें" फ़ंक्शन का उपयोग करने से आप दस्तावेज़ में मौजूद सभी खोज मान प्रदर्शित कर सकते हैं।
नमूना प्रतिस्थापन
अक्सर ऐसा होता है कि उपयोगकर्ता को न केवल दस्तावेज़ में एक वाक्यांश खोजने की आवश्यकता होती है, बल्कि इसे अन्य डेटा से बदलने की भी आवश्यकता होती है। इस फ़ंक्शन को करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका:
- ऊपर बताए अनुसार सर्च बॉक्स में जाएं।
- अब हम "बदलें" नामक अनुभाग में जाते हैं।
- एक नई लाइन है "इसके साथ बदलें"। "ढूंढें" लाइन में हम खोज के लिए वाक्यांश में ड्राइव करते हैं, और "रिप्लेस विथ" लाइन में, हम उस मूल्य में ड्राइव करते हैं जिसके साथ हम पाए गए टुकड़े को बदलना चाहते हैं। "विकल्प" अनुभाग में जाकर, आप जानकारी के साथ काम को गति देने के लिए विभिन्न प्रकार के खोज फ़िल्टर लागू कर सकते हैं।
स्वत: सुधार सक्षम और अक्षम करें
डिफ़ॉल्ट रूप से, स्प्रेडशीट में स्वचालित प्रतिस्थापन सुविधा सक्षम होती है। ऐसे मामले हैं जब इसे बंद करने की आवश्यकता होती है ताकि जानकारी दर्ज करते समय, कार्यक्रम कुछ पात्रों को गलत न समझे। स्वचालित प्रतिस्थापन को अक्षम करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका:
- "फ़ाइल" अनुभाग पर जाएं।
- तत्वों की बाईं सूची में, "सेटिंग" चुनें।
- दिखाई देने वाली विकल्प विंडो में, "वर्तनी" अनुभाग चुनें। इसके बाद AutoCorrect Options पर क्लिक करें।
- पैरामीटर सेटिंग्स के साथ एक नई विंडो दिखाई देती है। यहां आपको शिलालेख के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करना होगा "जैसा आप टाइप करते हैं उसे बदलें", और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- स्प्रैडशीट उपयोगकर्ता को पिछली विंडो पर ले जाएगी, जिसमें आपको फिर से "ओके" पर क्लिक करना होगा।
सावधान! फ़ंक्शन को फिर से सक्षम करने के लिए, आपको शिलालेख के बगल में चेकमार्क वापस करना होगा "जैसा आप टाइप करते हैं उसे बदलें" और "ओके" पर क्लिक करें।
दिनांक स्वत: सुधार और संभावित समस्याएं
ऐसे समय होते हैं जब उपयोगकर्ता अंकों के साथ संख्यात्मक जानकारी में ड्राइव करता है, और स्प्रेडशीट प्रोसेसर स्वतंत्र रूप से इसे एक तिथि में बदल देता है। बिना किसी बदलाव के सेल में मूल जानकारी को सहेजने के लिए, आपको निम्नलिखित सरल चरणों का पालन करना होगा:
- हम कक्षों की एक श्रेणी का चयन करते हैं जिसमें हम बिंदुओं के साथ संख्यात्मक जानकारी दर्ज करने की योजना बनाते हैं। "होम" अनुभाग पर जाएं, और फिर "नंबर" टैब पर जाएं। वर्तमान सेल प्रारूप भिन्नता पर क्लिक करें।
- विभिन्न स्वरूपों के साथ एक छोटी सूची का खुलासा किया गया है। "पाठ" पर क्लिक करें।
- जोड़तोड़ के बाद, आप डॉट्स का उपयोग करके कोशिकाओं में डेटा दर्ज कर सकते हैं।
यह समझना महत्वपूर्ण है कि पाठ प्रारूप वाले कक्षों में संख्यात्मक जानकारी को प्रोग्राम द्वारा संख्याओं के रूप में संसाधित नहीं किया जाएगा।
गणित प्रतीकों के साथ स्वत: सुधार
अब आइए देखें कि गणितीय प्रतीकों के साथ स्वत: प्रतिस्थापन की प्रक्रिया कैसे की जाती है। सबसे पहले आपको "स्वतः सुधार" विंडो पर जाना होगा, और फिर "गणितीय प्रतीकों के साथ स्वत: सुधार" अनुभाग में जाना होगा। यह सुविधा आसान और उपयोगी है क्योंकि कई गणित प्रतीक कीबोर्ड पर नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, किसी कक्ष में कोण की छवि प्रदर्शित करने के लिए, आपको केवल कोण कमांड दर्ज करने की आवश्यकता है।
मौजूदा गणितीय सूची को स्वयं के मूल्यों के साथ पूरक किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, पहले फ़ील्ड में अपना कमांड दर्ज करें, और दूसरे फ़ील्ड में इस कमांड को लिखते समय प्रदर्शित होने वाला वर्ण। अंत में, "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें, और फिर "ओके" पर क्लिक करें।
स्वत: सुधार शब्दकोश का संपादन
स्वचालित प्रतिस्थापन का मुख्य कार्य उपयोगकर्ता द्वारा दर्ज की गई जानकारी में टाइपो और त्रुटियों को ठीक करना है। एक विशेष शब्दकोश को स्प्रेडशीट प्रोसेसर में एकीकृत किया जाता है, जिसमें स्वचालित प्रतिस्थापन के लिए शब्दों और प्रतीकों की सूची होती है। आप इस शब्दकोश में अपने स्वयं के अनूठे मान जोड़ सकते हैं, जो स्प्रेडशीट प्रोसेसर के साथ काम को बहुत सरल करेगा। पूर्वाभ्यास:
- हम ऊपर वर्णित तकनीक का उपयोग करके स्वचालित प्रतिस्थापन के मापदंडों के साथ खिड़की पर जाते हैं।
- "बदलें" लाइन में, आपको एक वर्ण या शब्द दर्ज करना होगा, जिसे भविष्य में स्प्रेडशीट प्रोसेसर एक त्रुटि के रूप में लेगा। "चालू" पंक्ति में आपको उस मान को दर्ज करना होगा जो कि की गई गलती के प्रतिस्थापन के रूप में उपयोग किया जाएगा। सभी आवश्यक जानकारी दर्ज करने के बाद, "जोड़ें" पर क्लिक करें।
- इसी तरह आप अपने खुद के मूल्यों को शब्दकोश से जोड़ सकते हैं, ताकि बाद में आप उन्हें सुधारने में समय बर्बाद न करें।
स्वचालित प्रतिस्थापन की सूची से अनावश्यक मूल्यों को हटाने के लिए, आपको बस एक अनावश्यक संयोजन का चयन करने की आवश्यकता है, और फिर "हटाएं" पर क्लिक करें। किसी मान का चयन करके, आप न केवल उसे हटा सकते हैं, बल्कि उसे संपादित भी कर सकते हैं।
मुख्य स्वत: सुधार विकल्प सेट करना
मुख्य विशेषताओं में "स्वतः सुधार" अनुभाग में स्थित सभी पैरामीटर शामिल हैं। डिफ़ॉल्ट रूप से, स्प्रैडशीट में छवि में दिखाए गए सुधारों के प्रकार शामिल होते हैं:
किसी भी पैरामीटर को बंद करने के लिए, आपको बस उसके बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करना होगा, और फिर, दर्ज किए गए परिवर्तनों को सहेजने के लिए, "ओके" पर क्लिक करें।
अपवादों के साथ काम करना
स्प्रेडशीट में एक विशेष अपवाद शब्दकोश है जो आपको यह सुनिश्चित करने की अनुमति देता है कि इस शब्दकोश में शामिल मूल्यों पर स्वचालित प्रतिस्थापन लागू नहीं होता है। शब्दकोश के साथ काम करने के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका:
- "स्वतः सुधार" बॉक्स में, "अपवाद" पर क्लिक करें।
- यहां दो खंड हैं। पहला खंड "पहला पत्र" है। यह खंड उन सभी मूल्यों का वर्णन करता है जिसके बाद कार्यक्रम द्वारा "अवधि" को वाक्य के अंत के रूप में नहीं माना जाता है। दूसरे शब्दों में, एक अवधि दर्ज करने के बाद, अगला शब्द एक छोटे अक्षर से शुरू होगा। अपने स्वयं के मान जोड़ने के लिए, आपको शीर्ष पंक्ति में एक नया शब्द दर्ज करना होगा, और फिर "जोड़ें" पर क्लिक करना होगा। यदि आप सूची से कोई संकेतक चुनते हैं, तो आप या तो उसे समायोजित कर सकते हैं या हटा सकते हैं।
- दूसरा खंड "दो राजधानियाँ" है। यहां, पिछले टैब की तरह, आप अपने स्वयं के मान जोड़ सकते हैं, साथ ही उन्हें संपादित और हटा सकते हैं।
एक्सेल संस्करण अंतर
उपरोक्त सभी मार्गदर्शिकाएँ 2007, 2010, 2013 और 2019 स्प्रेडशीट प्रोसेसर के साथ उपयोग के लिए हैं। 2003 के संपादक में, स्वचालित प्रतिस्थापन स्थापित करने की प्रक्रिया एक अलग तरीके से की जाती है, और प्रमुख तत्व पूरी तरह से अलग स्थानों पर स्थित होते हैं। पूर्वाभ्यास:
- "सेवा" अनुभाग पर क्लिक करें।
- "सेटिंग" तत्व पर क्लिक करें।
- स्पेलिंग टैब पर चला जाता है।
- स्वचालित प्रतिस्थापन स्थापित करने के लिए तीन विकल्प हैं।
- स्वत: प्रतिस्थापन में परिवर्तन करने के लिए, "स्वतः सुधार विकल्प" तत्व पर क्लिक करें।
- एक परिचित विंडो दिखाई देती है। गणितीय प्रतीकों की कोई सेटिंग नहीं है, क्योंकि सभी पैरामीटर एक ही स्थान पर स्थित हैं। हम सभी आवश्यक परिवर्तन करते हैं और "ओके" बटन पर क्लिक करते हैं।
वीडियो निर्देश
यदि उपरोक्त सभी निर्देश पर्याप्त नहीं हैं, तो आप निम्न वीडियो देख सकते हैं:
यह मैनुअल की सभी अतिरिक्त बारीकियों के बारे में बताता है। वीडियो देखने के बाद, आप बहुत सी अतिरिक्त जानकारी सीखेंगे जो आपको स्प्रेडशीट में स्वचालित प्रतिस्थापन के साथ काम करते समय सभी समस्याओं को हल करने की अनुमति देगी।
निष्कर्ष
स्वचालित प्रतिस्थापन फ़ंक्शन आपको सारणीबद्ध जानकारी के साथ काम करने की प्रक्रिया में काफी तेजी लाने की अनुमति देता है। बड़ी मात्रा में जानकारी के साथ काम करते समय उपकरण सबसे प्रभावी होता है। इस उपयोगी सुविधा का ठीक से उपयोग और कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है।