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बड़ी संख्या में एक्सेल उपयोगकर्ता एक ही गलती करते हैं। वे दो मौलिक रूप से भिन्न प्रकार के संचालन को भ्रमित करते हैं: सेल के अंदर और उसके पीछे। लेकिन उनके बीच का अंतर बहुत बड़ा है।
तथ्य यह है कि प्रत्येक सेल एक पूर्ण विशेषताओं वाला तत्व है, जो बहुत सारी संभावनाओं वाला एक इनपुट क्षेत्र है। सूत्र, संख्याएं, पाठ, तार्किक संचालिका आदि वहां दर्ज किए जाते हैं। टेक्स्ट को ही स्टाइल किया जा सकता है: इसका आकार और शैली, साथ ही सेल के अंदर इसका स्थान बदलें।
उदाहरण के लिए, इस तस्वीर में आप देख सकते हैं कि सेल के अंदर का टेक्स्ट लाल और बोल्ड है।
ऐसे में इस बात पर ध्यान देना जरूरी है कि तस्वीर में दिखाया गया सेल फिलहाल कंटेंट एडिटिंग मोड में है। यह समझने के लिए कि आपके मामले में सेल किस विशिष्ट स्थिति में है, आप अंदर टेक्स्ट कर्सर का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन अगर यह दिखाई नहीं दे रहा है, तो भी सेल संपादन मोड में हो सकता है। आप इसे इनपुट की पुष्टि और रद्द करने के लिए सक्रिय बटनों की उपस्थिति से समझ सकते हैं।
इस विधा की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि इसमें एक सेल के साथ सभी संभव संचालन करना असंभव है। यदि आप रिबन टूलबार को देखते हैं, तो आप देखेंगे कि अधिकांश बटन सक्रिय नहीं हैं। यह वह जगह है जहाँ मुख्य गलती व्यक्त की जाती है। लेकिन चलो सब कुछ क्रम में बात करते हैं, बहुत मूल बातें शुरू करते हैं और फिर हम जटिलता के स्तर को बढ़ाएंगे ताकि हर कोई कुछ उपयोगी सीख सके।
मूल अवधारणा
तो, तालिका का मुख्य तत्व सेल है। यह एक स्तंभ और एक पंक्ति के चौराहे पर स्थित है, और इसलिए इसका अपना पता है, जिसका उपयोग सूत्रों में इसे इंगित करने के लिए, कुछ डेटा प्राप्त करने के लिए किया जा सकता है, और इसी तरह।
उदाहरण के लिए, सेल B3 में निम्नलिखित निर्देशांक हैं: पंक्ति 3, कॉलम 2। आप इसे ऊपरी बाएँ कोने में, सीधे नेविगेशन मेनू के नीचे देख सकते हैं।
दूसरी महत्वपूर्ण अवधारणा कार्यपुस्तिका है। यह उपयोगकर्ता द्वारा खोला गया एक दस्तावेज़ है, जिसमें शीट्स की एक सूची होती है, जिसमें बदले में सेल होते हैं। किसी भी नए दस्तावेज़ में प्रारंभ में कोई जानकारी नहीं होती है, और संबंधित वाइन फ़ील्ड में वर्तमान में चयनित सेल का पता होता है।
स्तंभ और पंक्ति नाम भी प्रदर्शित होते हैं। जब किसी एक सेल का चयन किया जाता है, तो समन्वय पट्टी में संबंधित तत्वों को नारंगी रंग में हाइलाइट किया जाएगा।
जानकारी दर्ज करने के लिए, जैसा कि हम पहले ही ऊपर समझ चुके हैं, संपादन मोड पर स्विच करना आवश्यक है। आपको उस पर बायाँ-क्लिक करके उपयुक्त सेल का चयन करना होगा, और फिर केवल डेटा दर्ज करना होगा। आप तीर बटनों का उपयोग करके कीबोर्ड का उपयोग करके विभिन्न कक्षों के बीच नेविगेट भी कर सकते हैं।
बेसिक सेल ऑपरेशंस
एक श्रेणी में सेल चुनें
एक्सेल में ग्रुपिंग की जानकारी एक विशेष रेंज के अनुसार की जाती है। इस मामले में, कई कोशिकाओं को एक साथ, साथ ही पंक्तियों और स्तंभों को क्रमशः चुना जाता है। यदि आप उनका चयन करते हैं, तो संपूर्ण क्षेत्र प्रदर्शित होता है, और पता बार सभी चयनित कक्षों का सारांश प्रदान करता है।
कोशिकाओं को मिलाना
एक बार कोशिकाओं का चयन हो जाने के बाद, उन्हें अब मर्ज किया जा सकता है। ऐसा करने से पहले, Ctrl + C कुंजी संयोजन दबाकर चयनित श्रेणी को कॉपी करने और Ctrl + V कुंजियों का उपयोग करके इसे किसी अन्य स्थान पर ले जाने की अनुशंसा की जाती है। इस तरह आप अपने डेटा की बैकअप कॉपी सेव कर सकते हैं। यह अवश्य किया जाना चाहिए, क्योंकि जब कोशिकाओं को मर्ज किया जाता है, तो उनमें निहित सभी जानकारी मिट जाती है। और इसे पुनर्स्थापित करने के लिए, आपके पास इसकी एक प्रति होनी चाहिए।
इसके बाद, आपको स्क्रीनशॉट में दिखाए गए बटन पर क्लिक करना होगा। कोशिकाओं को मर्ज करने के कई तरीके हैं। आपको वह चुनना होगा जो स्थिति के अनुकूल हो।
आवश्यक बटन ढूँढना। नेविगेशन मेनू में, "होम" टैब पर, पिछले स्क्रीनशॉट में चिह्नित बटन ढूंढें और ड्रॉप-डाउन सूची प्रदर्शित करें। हमने मर्ज और केंद्र का चयन किया है। यदि यह बटन निष्क्रिय है, तो आपको संपादन मोड से बाहर निकलने की आवश्यकता है। यह Enter कुंजी दबाकर किया जा सकता है।
यदि आपको परिणामी बड़े सेल में टेक्स्ट की स्थिति को समायोजित करने की आवश्यकता है, तो आप होम टैब पर पाए जाने वाले संरेखण गुणों का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं।
कोशिकाओं को विभाजित करना
यह एक काफी सरल प्रक्रिया है जो पिछले पैराग्राफ को कुछ हद तक दोहराती है:
- एक सेल का चयन करना जिसे पहले कई अन्य कोशिकाओं को मिलाकर बनाया गया था। दूसरों को अलग करना संभव नहीं है।
- मर्ज किए गए ब्लॉक का चयन करने के बाद, मर्जिंग कुंजी प्रकाशित हो जाएगी। इस पर क्लिक करने के बाद सभी सेल अलग हो जाएंगे। उनमें से प्रत्येक को अपना पता प्राप्त होगा। पंक्तियों और स्तंभों की स्वचालित रूप से पुनर्गणना की जाएगी।
सेल खोज
जब आपको बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना होता है तो महत्वपूर्ण जानकारी को अनदेखा करना बहुत आसान होता है। इस समस्या को हल करने के लिए, आप खोज का उपयोग कर सकते हैं। इसके अलावा, आप न केवल शब्दों के लिए, बल्कि सूत्रों, संयुक्त ब्लॉकों और अपनी पसंद की किसी भी चीज़ की खोज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न चरणों का पालन करना होगा:
- सुनिश्चित करें कि होम टैब खुला है। एक "संपादन" क्षेत्र है जहाँ आप "ढूँढें और चुनें" कुंजी पा सकते हैं।
- उसके बाद, एक इनपुट फ़ील्ड के साथ एक डायलॉग बॉक्स खुलेगा जिसमें आप अपनी जरूरत का मान दर्ज कर सकते हैं। अतिरिक्त पैरामीटर निर्दिष्ट करने का विकल्प भी है। उदाहरण के लिए, यदि आपको मर्ज किए गए सेल खोजने की आवश्यकता है, तो आपको "विकल्प" - "प्रारूप" - "संरेखण" पर क्लिक करना होगा, और मर्ज किए गए सेल की खोज के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा।
- आवश्यक जानकारी एक विशेष विंडो में प्रदर्शित की जाएगी।
सभी मर्ज किए गए कक्षों को खोजने के लिए "सभी खोजें" सुविधा भी है।
एक्सेल कोशिकाओं की सामग्री के साथ कार्य करना
यहां हम कुछ फ़ंक्शन देखेंगे जो आपको इनपुट टेक्स्ट, फ़ंक्शंस या नंबरों के साथ काम करने की अनुमति देते हैं, कॉपी कैसे करें, कैसे करें और संचालन को पुन: पेश करें। आइए उनमें से प्रत्येक को क्रम से देखें।
- इनपुट यहाँ सब कुछ सरल है। आपको वांछित सेल का चयन करने और बस लिखना शुरू करने की आवश्यकता है।
- जानकारी हटा रहा है। ऐसा करने के लिए, आप डिलीट की और बैकस्पेस दोनों का उपयोग कर सकते हैं। आप संपादन पैनल में इरेज़र कुंजी का भी उपयोग कर सकते हैं।
- कॉपी। Ctrl + C हॉट की का उपयोग करके इसे करना बहुत सुविधाजनक है और कॉपी की गई जानकारी को Ctrl + V संयोजन का उपयोग करके वांछित स्थान पर पेस्ट करना है। इस तरह, तेजी से डेटा गुणा किया जा सकता है। इसका उपयोग न केवल एक्सेल में किया जा सकता है, बल्कि विंडोज़ चलाने वाले लगभग किसी भी प्रोग्राम में भी किया जा सकता है। यदि कोई गलत क्रिया की गई थी (उदाहरण के लिए, पाठ का एक गलत टुकड़ा डाला गया था), तो आप Ctrl + Z संयोजन दबाकर वापस रोल कर सकते हैं।
- काट के निकाल दो। यह Ctrl + X संयोजन का उपयोग करके किया जाता है, जिसके बाद आपको उसी हॉट कीज़ Ctrl + V का उपयोग करके डेटा को सही जगह पर डालने की आवश्यकता होती है। काटने और कॉपी करने के बीच का अंतर यह है कि बाद वाले के साथ, डेटा में संग्रहीत किया जाता है पहले स्थान पर, जबकि कटा हुआ टुकड़ा केवल उसी स्थान पर रहता है जहां इसे डाला गया था।
- स्वरूपण। कोशिकाओं को बाहर और अंदर दोनों जगह बदला जा सकता है। आवश्यक सेल पर राइट-क्लिक करके सभी आवश्यक मापदंडों तक पहुंच प्राप्त की जा सकती है। सभी सेटिंग्स के साथ एक संदर्भ मेनू दिखाई देगा।
अंकगणितीय आपरेशनस
एक्सेल मुख्य रूप से एक कार्यात्मक कैलकुलेटर है जो आपको बहु-स्तरीय गणना करने की अनुमति देता है। यह लेखांकन के लिए विशेष रूप से उपयोगी है। यह कार्यक्रम आपको संख्याओं के साथ सभी बोधगम्य और अकल्पनीय संचालन करने की अनुमति देता है। इसलिए, आपको यह समझने की जरूरत है कि सेल के काम करने के लिए विभिन्न कार्यों और पात्रों को कैसे लिखा जा सकता है।
सबसे पहले, आपको उस अंकन को समझने की जरूरत है जो एक विशेष अंकगणितीय ऑपरेशन को इंगित करता है:
- + - जोड़।
- - - घटाव।
- * - गुणा।
- / - विभाजन।
- ^ - घातांक।
- % प्रतिशत है।
एक समान चिह्न वाले कक्ष में सूत्र दर्ज करना प्रारंभ करें। उदाहरण के लिए,
= 7 + 6
आपके द्वारा "ENTER" बटन दबाने के बाद, डेटा की स्वचालित रूप से गणना की जाती है और परिणाम सेल में प्रदर्शित होता है। यदि गणना के परिणामस्वरूप यह पता चलता है कि दशमलव बिंदु के बाद बड़ी संख्या में अंक हैं, तो आप "संख्या" अनुभाग में "होम" टैब पर एक विशेष बटन का उपयोग करके थोड़ी गहराई को कम कर सकते हैं।
एक्सेल में फ़ार्मुलों का उपयोग करना
यदि अंतिम संतुलन बनाना आवश्यक है, तो केवल जोड़ ही पर्याप्त नहीं है। आखिरकार, इसमें बड़ी मात्रा में डेटा होता है। इस कारण से, ऐसी प्रौद्योगिकियां विकसित की गई हैं जो कुछ ही क्लिक में तालिका बनाना संभव बनाती हैं।
इसे और स्पष्ट करने के लिए, आइए डेटा के साथ एक ऐसी सरल तालिका बनाएं, जहां आपको एक साथ कई मानों की गणना करने की आवश्यकता हो।
अंतिम परिणाम प्राप्त करने के लिए, पहले दो हफ्तों के लिए प्रत्येक आइटम के मूल्यों का योग करें। यह आसान है क्योंकि आप मैन्युअल रूप से थोड़ी मात्रा में डेटा भी दर्ज कर सकते हैं। लेकिन क्या, राशि प्राप्त करने के लिए हाथ भी? उपलब्ध जानकारी को व्यवस्थित करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है?
यदि आप किसी कक्ष में सूत्र का उपयोग करते हैं, तो आप सबसे जटिल गणना भी कर सकते हैं, साथ ही अपने दस्तावेज़ को जो चाहें करने के लिए प्रोग्राम कर सकते हैं।
इसके अलावा, सूत्र को सीधे मेनू से चुना जा सकता है, जिसे fx बटन दबाकर कहा जाता है। हमने डायलॉग बॉक्स में SUM फ़ंक्शन का चयन किया है। कार्रवाई की पुष्टि करने के लिए, आपको "एंटर" बटन दबाना होगा। इससे पहले कि आप वास्तव में फ़ंक्शंस का उपयोग करें, यह अनुशंसा की जाती है कि आप सैंडबॉक्स में थोड़ा अभ्यास करें। यही है, एक परीक्षण दस्तावेज़ बनाएं, जहां आप विभिन्न सूत्रों पर थोड़ा काम कर सकते हैं और देख सकते हैं कि वे कैसे काम करते हैं।
किसी कक्ष में सूत्र दर्ज करते समय त्रुटियाँ
सूत्र दर्ज करने के परिणामस्वरूप, विभिन्न त्रुटियां हो सकती हैं:
- ##### - यदि दिनांक या समय दर्ज करते समय शून्य से नीचे का मान प्राप्त होता है तो यह त्रुटि उत्पन्न होती है। यह भी प्रदर्शित किया जा सकता है यदि सभी डेटा को समायोजित करने के लिए सेल में पर्याप्त जगह नहीं है।
- #N/A - यह त्रुटि तब प्रकट होती है जब डेटा को निर्धारित करना असंभव हो, साथ ही यदि फ़ंक्शन तर्कों को दर्ज करने के क्रम का उल्लंघन किया जाता है।
- #संपर्क! इस मामले में, एक्सेल रिपोर्ट करता है कि एक अमान्य कॉलम या पंक्ति पता निर्दिष्ट किया गया था।
- #खाली! यदि अंकगणितीय फ़ंक्शन गलत तरीके से बनाया गया था, तो एक त्रुटि दिखाई देती है।
- #संख्या! यदि संख्या अत्यधिक छोटी या बड़ी है।
- #मूल्य! इंगित करता है कि एक असमर्थित डेटा प्रकार का उपयोग किया जा रहा है। ऐसा तब हो सकता है जब सूत्र के लिए उपयोग किए जाने वाले एक सेल में टेक्स्ट हो और दूसरे में नंबर हों। इस स्थिति में, डेटा प्रकार एक दूसरे से मेल नहीं खाते हैं और एक्सेल शपथ लेना शुरू कर देता है।
- #डीआईवी/0! - शून्य से विभाजित करने की असंभवता।
- #नाम? - फ़ंक्शन का नाम पहचाना नहीं जा सकता। उदाहरण के लिए, एक त्रुटि है।
Hotkeys
हॉटकीज़ जीवन को आसान बनाती हैं, खासकर यदि आपको एक ही प्रकार की क्रियाओं को बार-बार दोहराना पड़े। सबसे लोकप्रिय हॉटकी इस प्रकार हैं:
- कीबोर्ड पर CTRL + एरो - उन सभी सेल का चयन करें जो संबंधित पंक्ति या कॉलम में हैं।
- CTRL + SHIFT + "+" - उस समय को सम्मिलित करें जो इस समय घड़ी पर है।
- सीटीआरएल +; - एक्सेल नियमों के अनुसार स्वचालित फ़िल्टरिंग फ़ंक्शन के साथ वर्तमान तिथि डालें।
- CTRL + A - सभी सेल चुनें।
सेल उपस्थिति सेटिंग्स
उचित रूप से चयनित सेल डिज़ाइन आपको इसे और अधिक आकर्षक बनाने की अनुमति देता है, और सीमा - पढ़ने में आसान। कई सेल उपस्थिति विकल्प हैं जिन्हें आप अनुकूलित कर सकते हैं।
सीमाएँ
स्प्रैडशीट सुविधाओं की श्रेणी में बॉर्डर सेटिंग भी शामिल हैं। ऐसा करने के लिए, ब्याज की कोशिकाओं पर क्लिक करें और "होम" टैब खोलें, जहां आप "बॉर्डर" बटन के दाईं ओर स्थित तीर पर क्लिक करते हैं। उसके बाद, एक मेनू दिखाई देगा जिसमें आप आवश्यक सीमा गुण सेट कर सकते हैं।
सीमाएँ खींची जा सकती हैं। ऐसा करने के लिए, आपको आइटम "ड्रा बॉर्डर्स" ढूंढना होगा, जो इस पॉप-अप मेनू में स्थित है।
रंग भरना
सबसे पहले आपको उन कक्षों का चयन करने की आवश्यकता है जिन्हें एक निश्चित रंग से भरने की आवश्यकता है। उसके बाद, "होम" टैब पर, "रंग भरें" आइटम के दाईं ओर स्थित तीर ढूंढें। रंगों की सूची के साथ एक पॉप-अप मेनू दिखाई देगा। बस वांछित छाया का चयन करें, और सेल स्वचालित रूप से भर जाएगा।
जीवन हैक: यदि आप अलग-अलग रंगों पर होवर करते हैं, तो आप देख सकते हैं कि एक निश्चित रंग से भरने के बाद सेल का स्वरूप कैसा होगा।
सेल शैलियाँ
सेल शैलियाँ तैयार डिज़ाइन विकल्प हैं जिन्हें कुछ ही क्लिक में जोड़ा जा सकता है। आप "सेल शैलियों" अनुभाग में "होम" टैब में मेनू पा सकते हैं।