एक्सेल में टेबल के साथ काम करना

एक्सेल को कई लोग स्प्रेडशीट प्रोग्राम मानते हैं। इसलिए, टेबल बनाने और काम करने का सवाल पहली नज़र में अजीब लग सकता है। लेकिन कम ही लोग जानते हैं कि एक्सेल और स्प्रेडशीट में मुख्य अंतर क्या है। इसके अलावा, Microsoft Office पैकेज का यह घटक हमेशा स्प्रेडशीट के साथ सहभागिता नहीं करता है। इसके अलावा, एक्सेल का मुख्य कार्य सूचना का प्रसंस्करण है जिसे विभिन्न रूपों में प्रस्तुत किया जा सकता है। सारणीबद्ध रूप में भी।

या ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब तालिका के लिए एक अलग श्रेणी का चयन करना और उसके अनुसार प्रारूपित करना आवश्यक हो। सामान्य तौर पर, तालिकाओं का उपयोग करने के लिए बड़ी संख्या में संभावनाएं होती हैं, तो आइए उन्हें और अधिक विस्तार से देखें।

स्मार्ट टेबल की अवधारणा

एक्सेल शीट और स्मार्ट स्प्रेडशीट में अभी भी अंतर है। पहला बस एक निश्चित संख्या में कोशिकाओं वाला एक क्षेत्र है। उनमें से कुछ निश्चित जानकारी से भरे जा सकते हैं, जबकि अन्य खाली हैं। लेकिन तकनीकी दृष्टि से इनमें कोई मौलिक अंतर नहीं है।

लेकिन एक एक्सेल स्प्रेडशीट एक मौलिक रूप से अलग अवधारणा है। यह डेटा की एक सीमा तक सीमित नहीं है, इसके अपने गुण, एक नाम, एक निश्चित संरचना और बड़ी संख्या में फायदे हैं।

इसलिए, आप एक्सेल टेबल के लिए एक अलग नाम चुन सकते हैं - "स्मार्ट टेबल" या स्मार्ट टेबल।

एक स्मार्ट टेबल बनाएं

मान लीजिए हमने बिक्री की जानकारी के साथ एक डेटा श्रेणी बनाई है।

यह अभी तक एक टेबल नहीं है। इसमें एक रेंज को चालू करने के लिए, आपको इसे चुनना होगा और "इन्सर्ट" टैब ढूंढना होगा और उसी नाम के ब्लॉक में "टेबल" बटन ढूंढना होगा।

एक छोटी सी विंडो दिखाई देगी। इसमें आप उन सेल के सेट को एडजस्ट कर सकते हैं जिन्हें आप टेबल में बदलना चाहते हैं। इसके अतिरिक्त, आपको यह निर्दिष्ट करना होगा कि पहली पंक्ति में स्तंभ शीर्षक शामिल हैं। आप उसी डायलॉग बॉक्स को लाने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट Ctrl + T का भी उपयोग कर सकते हैं।

सिद्धांत रूप में, ज्यादातर मामलों में कुछ भी बदलने की जरूरत नहीं है। "ओके" बटन दबाकर कार्रवाई की पुष्टि होने के बाद, पहले से चयनित रेंज तुरंत एक टेबल बन जाएगी।

इसके गुणों को सीधे सेट करने से पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि प्रोग्राम स्वयं तालिका को कैसे देखता है। इसके बाद बहुत कुछ साफ हो जाएगा।

एक्सेल टेबल स्ट्रक्चर को समझना

सभी तालिकाओं का एक विशिष्ट नाम एक विशेष डिज़ाइन टैब पर प्रदर्शित होता है। यह किसी भी सेल के चयन के ठीक बाद दिखाया जाता है। डिफ़ॉल्ट रूप से, नाम "तालिका 1" या "तालिका 2" और क्रमशः रूप लेता है।

यदि आपको एक दस्तावेज़ में कई तालिकाएँ रखने की आवश्यकता है, तो उन्हें ऐसे नाम देने की अनुशंसा की जाती है ताकि बाद में आप समझ सकें कि कौन सी जानकारी कहाँ निहित है। भविष्य में, आपके लिए और आपके दस्तावेज़ को देखने वाले लोगों के लिए, उनके साथ बातचीत करना बहुत आसान हो जाएगा।

इसके अतिरिक्त, नामित तालिकाओं का उपयोग Power Query या कई अन्य ऐड-इन्स में किया जा सकता है।

आइए हमारी तालिका को "रिपोर्ट" कहते हैं। नाम प्रबंधक नामक विंडो में नाम देखा जा सकता है। इसे खोलने के लिए, आपको निम्न पथ पर जाना होगा: सूत्र - परिभाषित नाम - नाम प्रबंधक।

मैन्युअल रूप से सूत्र दर्ज करना भी संभव है, जहाँ आप तालिका का नाम भी देख सकते हैं।

लेकिन सबसे मनोरंजक बात यह है कि एक्सेल एक साथ कई खंडों में तालिका को देखने में सक्षम है: इसकी संपूर्णता में, साथ ही व्यक्तिगत कॉलम, शीर्षकों, योगों में भी। फिर लिंक इस तरह दिखेगा।

सामान्य तौर पर, ऐसे निर्माण केवल अधिक सटीक अभिविन्यास के उद्देश्य से दिए जाते हैं। लेकिन उन्हें याद करने की जरूरत नहीं है। वे टूलटिप्स में स्वचालित रूप से प्रदर्शित होते हैं जो तालिका का चयन करने के बाद दिखाई देते हैं और वर्ग कोष्ठक कैसे खोले जाएंगे। उन्हें सम्मिलित करने के लिए, आपको पहले अंग्रेजी लेआउट को सक्षम करना होगा।

टैब कुंजी का उपयोग करके वांछित विकल्प पाया जा सकता है। उन सभी कोष्ठकों को बंद करना न भूलें जो सूत्र में हैं। वर्ग यहां कोई अपवाद नहीं हैं। 

यदि आप पूरे कॉलम की सामग्री को बिक्री के साथ जोड़ना चाहते हैं, तो आपको निम्न सूत्र लिखना होगा:

= एसयूएम (डी 2: डी 8)

उसके बाद, यह स्वचालित रूप से बदल जाएगा = एसयूएम (रिपोर्ट [बिक्री])। सरल शब्दों में, लिंक एक विशिष्ट कॉलम की ओर ले जाएगा। सुविधाजनक, सहमत?

इस प्रकार, कोई भी चार्ट, फॉर्मूला, रेंज, जहां से डेटा लेने के लिए एक स्मार्ट टेबल का उपयोग किया जाएगा, स्वचालित रूप से अप-टू-डेट जानकारी का उपयोग करेगा।

आइए अब विस्तार से बात करते हैं कि किन तालिकाओं में गुण हो सकते हैं।

एक्सेल टेबल्स: गुण

प्रत्येक बनाई गई तालिका में एकाधिक कॉलम शीर्षक हो सकते हैं। श्रेणी की पहली पंक्ति तब डेटा स्रोत के रूप में कार्य करती है।

इसके अलावा, यदि तालिका का आकार बहुत बड़ा है, तो नीचे स्क्रॉल करते समय, संबंधित कॉलम को इंगित करने वाले अक्षरों के बजाय, कॉलम के नाम प्रदर्शित होते हैं। यह उपयोगकर्ता को पसंद आएगा, क्योंकि क्षेत्रों को मैन्युअल रूप से ठीक करना आवश्यक नहीं होगा।

इसमें एक ऑटोफिल्टर भी शामिल है। लेकिन अगर आपको इसकी आवश्यकता नहीं है, तो आप इसे हमेशा सेटिंग में बंद कर सकते हैं।

साथ ही, टेबल कॉलम के अंतिम सेल के ठीक नीचे लिखे गए सभी मान स्वयं इससे जुड़े होते हैं। इसलिए, वे सीधे किसी भी ऑब्जेक्ट में पाए जा सकते हैं जो अपने काम में तालिका के पहले कॉलम से डेटा का उपयोग करता है।

उसी समय, तालिका के डिज़ाइन के लिए नए कक्षों को स्वरूपित किया जाता है, और इस कॉलम के लिए विशिष्ट सभी सूत्र स्वचालित रूप से उनमें लिखे जाते हैं। सरल शब्दों में, तालिका का आकार बढ़ाने और उसका विस्तार करने के लिए, बस सही डेटा दर्ज करें। बाकी सब कुछ कार्यक्रम द्वारा जोड़ा जाएगा। वही नए कॉलम के लिए जाता है।

यदि किसी सूत्र को कम से कम एक सेल में दर्ज किया जाता है, तो यह स्वतः ही पूरे कॉलम में फैल जाता है। यही है, आपको कोशिकाओं को मैन्युअल रूप से भरने की आवश्यकता नहीं है, सब कुछ अपने आप हो जाएगा, जैसा कि इस एनिमेटेड स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

ये सभी फीचर अच्छे हैं। लेकिन आप तालिका को स्वयं अनुकूलित कर सकते हैं और इसकी कार्यक्षमता का विस्तार कर सकते हैं।

टेबल सेटअप

सबसे पहले आपको "डिज़ाइनर" टैब खोलने की आवश्यकता है, जहां तालिका पैरामीटर स्थित हैं। आप “तालिका शैली विकल्प” समूह में स्थित विशिष्ट चेकबॉक्सों को जोड़कर या साफ़ करके उन्हें अनुकूलित कर सकते हैं।

निम्नलिखित विकल्प दिए गए हैं:

1. शीर्ष लेख पंक्ति जोड़ें या निकालें.
2. योग के साथ एक पंक्ति जोड़ें या निकालें।
3. बारी-बारी से लाइनें बनाएं।
4. चरम स्तंभों को बोल्ड में हाइलाइट करें।
5. स्ट्राइप्ड लाइन फिल को सक्षम या अक्षम करता है।
6. ऑटोफिल्टर अक्षम करें।

आप एक अलग प्रारूप भी सेट कर सकते हैं। यह तालिका शैलियाँ समूह में स्थित विकल्पों का उपयोग करके किया जा सकता है। प्रारंभ में, प्रारूप ऊपर वाले से अलग है, लेकिन इस मामले में आप हमेशा अपने इच्छित रूप को अनुकूलित कर सकते हैं।

आप "टूल्स" समूह भी ढूंढ सकते हैं, जहां आप एक पिवट टेबल बना सकते हैं, प्रतियां हटा सकते हैं, और टेबल को एक मानक श्रेणी में बदल सकते हैं।

लेकिन सबसे मनोरंजक विशेषता स्लाइस का निर्माण है।

एक टुकड़ा एक प्रकार का फिल्टर है जो एक अलग ग्राफिक तत्व में प्रदर्शित होता है। इसे सम्मिलित करने के लिए, आपको उसी नाम के "इन्सर्ट स्लाइसर" बटन पर क्लिक करना होगा, और फिर उन कॉलमों का चयन करना होगा जिन्हें आप छोड़ना चाहते हैं।

बस इतना ही, अब एक पैनल दिखाई देता है, जो इस कॉलम की कोशिकाओं में निहित सभी अद्वितीय मूल्यों को सूचीबद्ध करता है।

तालिका को फ़िल्टर करने के लिए, आपको उस श्रेणी का चयन करना होगा जो इस समय सबसे दिलचस्प है।

एक स्लाइसर का उपयोग करके कई श्रेणियों का चयन किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको Ctrl कुंजी को दबाना होगा या चयन शुरू करने से पहले फ़िल्टर को हटाने के लिए ऊपरी दाएं कोने में स्थित बटन पर क्लिक करना होगा।

सीधे रिबन पर पैरामीटर सेट करने के लिए, आप उसी नाम के टैब का उपयोग कर सकते हैं। इसकी मदद से, स्लाइस के विभिन्न गुणों को संपादित करना संभव है: उपस्थिति, बटन का आकार, मात्रा, और इसी तरह।

स्मार्ट टेबल्स की मुख्य सीमाएं

इस तथ्य के बावजूद कि एक्सेल स्प्रेडशीट के कई फायदे हैं, उपयोगकर्ता को अभी भी कुछ नुकसान उठाने होंगे:

1. विचार काम नहीं करते। सरल शब्दों में, कुछ शीट मापदंडों को याद रखने का कोई तरीका नहीं है।
2. आप पुस्तक को किसी अन्य व्यक्ति के साथ साझा नहीं कर सकते।
3. उप-योग सम्मिलित करना संभव नहीं है।
4. आप सरणी सूत्रों का उपयोग नहीं कर सकते।
5. कोशिकाओं को मर्ज करने का कोई तरीका नहीं है। लेकिन ऐसा करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

हालांकि, नुकसान की तुलना में बहुत अधिक फायदे हैं, इसलिए ये नुकसान बहुत ध्यान देने योग्य नहीं होंगे।

स्मार्ट टेबल उदाहरण

अब उन परिस्थितियों के बारे में बात करने का समय है जिनमें स्मार्ट एक्सेल स्प्रेडशीट की आवश्यकता होती है और ऐसी कौन सी कार्रवाइयां की जा सकती हैं जो मानक श्रेणी के साथ संभव नहीं हैं।

मान लीजिए हमारे पास एक टेबल है जो टी-शर्ट की खरीद से नकद प्राप्तियों को दिखाती है। पहले कॉलम में समूह के सदस्यों के नाम हैं, और अन्य में - कितने टी-शर्ट बेचे गए, और वे किस आकार के हैं। आइए इस तालिका को एक उदाहरण के रूप में देखें कि कौन सी संभावित कार्रवाइयां की जा सकती हैं, जो नियमित सीमा के मामले में असंभव हैं।

एक्सेल कार्यक्षमता के साथ सारांशित करना

ऊपर के स्क्रीनशॉट में आप हमारी टेबल देख सकते हैं। आइए पहले व्यक्तिगत रूप से टी-शर्ट के सभी आकारों को संक्षेप में प्रस्तुत करें। यदि आप इस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए डेटा श्रेणी का उपयोग करते हैं, तो आपको सभी फ़ार्मुलों को मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा। यदि आप एक टेबल बनाते हैं, तो यह बोझिल बोझ अब नहीं रहेगा। यह केवल एक आइटम को शामिल करने के लिए पर्याप्त है, और उसके बाद योग के साथ लाइन अपने आप उत्पन्न हो जाएगी।

इसके बाद किसी भी जगह पर राइट क्लिक करें। "टेबल" आइटम के साथ एक पॉप-अप मेनू दिखाई देता है। इसमें एक विकल्प "कुल पंक्ति" है, जिसे आपको सक्षम करने की आवश्यकता है। इसे कंस्ट्रक्टर के माध्यम से भी जोड़ा जा सकता है।

इसके अलावा, योग के साथ एक पंक्ति तालिका के निचले भाग में दिखाई देती है। यदि आप ड्रॉप-डाउन मेनू खोलते हैं, तो आप वहां निम्न सेटिंग्स देख सकते हैं:

1. औसत।
2. रकम।
3. ज्यादा से ज्यादा।
4. ऑफसेट विचलन।

और भी बहुत कुछ। उपरोक्त सूची में शामिल नहीं किए गए कार्यों तक पहुंचने के लिए, आपको "अन्य फ़ंक्शन" आइटम पर क्लिक करना होगा। यहां यह सुविधाजनक है कि सीमा स्वचालित रूप से निर्धारित की जाती है। हमने फ़ंक्शन चुना है SUM, क्योंकि हमारे मामले में हमें यह जानने की जरूरत है कि कुल कितनी टी-शर्ट बेची गईं।

सूत्रों का स्वचालित सम्मिलन

एक्सेल वास्तव में एक स्मार्ट प्रोग्राम है। उपयोगकर्ता को यह भी नहीं पता होगा कि वह अपने अगले कार्यों की भविष्यवाणी करने की कोशिश कर रही है। हमने प्रत्येक खरीदार के लिए बिक्री परिणामों का विश्लेषण करने के लिए तालिका के अंत में एक कॉलम जोड़ा है। पहली पंक्ति में सूत्र डालने के बाद, इसे तुरंत अन्य सभी कोशिकाओं में कॉपी किया जाता है, और फिर पूरा कॉलम हमारे लिए आवश्यक मूल्यों से भर जाता है। आरामदेह?

सॉर्ट फ़ंक्शन

बहुत से लोग इस या उस फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए संदर्भ मेनू का उपयोग करते हैं। लगभग सभी क्रियाएं हैं जिन्हें ज्यादातर मामलों में करने की आवश्यकता होती है। यदि आप स्मार्ट टेबल का उपयोग करते हैं, तो कार्यक्षमता और भी अधिक विस्तारित होती है।

उदाहरण के लिए, हमें यह जांचना होगा कि पूर्व भुगतान को किसने पहले ही स्थानांतरित कर दिया है। ऐसा करने के लिए, आपको पहले कॉलम द्वारा डेटा को सॉर्ट करना होगा। आइए पाठ को इस तरह से प्रारूपित करें कि यह समझना संभव हो कि किसने पहले ही भुगतान किया है, किसने नहीं किया है और किसने इसके लिए आवश्यक दस्तावेज उपलब्ध नहीं कराए हैं। पहले को हरे रंग से, दूसरे को लाल रंग से और तीसरे को नीले रंग से चिह्नित किया जाएगा। और मान लीजिए कि हमें उन्हें एक साथ समूहित करने के कार्य का सामना करना पड़ रहा है। 

इसके अलावा, एक्सेल आपके लिए सब कुछ कर सकता है। 

सबसे पहले आपको "नाम" कॉलम के शीर्षक के पास स्थित ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करना होगा और "रंग द्वारा क्रमबद्ध करें" आइटम पर क्लिक करना होगा और लाल फ़ॉन्ट रंग का चयन करना होगा।

सब कुछ, अब भुगतान किसने किया इसकी जानकारी स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की गई है। 

छानने का काम

कुछ तालिका जानकारी के प्रदर्शन और छिपाने को अनुकूलित करना भी संभव है। उदाहरण के लिए, यदि आप केवल उन लोगों को प्रदर्शित करना चाहते हैं जिन्होंने भुगतान नहीं किया है, तो आप डेटा को इस रंग से फ़िल्टर कर सकते हैं। अन्य मापदंडों द्वारा फ़िल्टर करना भी संभव है।

निष्कर्ष

इस प्रकार, एक्सेल में स्मार्ट स्प्रेडशीट किसी भी समस्या को हल करने के लिए महान सहायक के रूप में काम करेगी जिसका आपको अभी सामना करना है।