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CSV एक लोकप्रिय फ़ाइल एक्सटेंशन है जिसका उपयोग मुख्य रूप से विभिन्न कंप्यूटर प्रोग्रामों के बीच डेटा का आदान-प्रदान करने के लिए किया जाता है। अक्सर, ऐसे दस्तावेज़ों को खोलने और संपादित करने की कोई आवश्यकता नहीं होती है। हालाँकि, कुछ मामलों में, उपयोगकर्ताओं को इस तरह के कार्य का सामना करना पड़ सकता है। एक्सेल आपको ऐसा करने की अनुमति देता है, लेकिन प्रारूप में मानक फाइलों के विपरीत XLS и XLSX, केवल माउस को डबल-क्लिक करके किसी दस्तावेज़ को खोलना हमेशा उच्च-गुणवत्ता वाला परिणाम नहीं देता है, जिसके परिणामस्वरूप जानकारी का गलत प्रदर्शन हो सकता है। आइए देखें कि आप एक्सेल में सीएसवी फाइलें कैसे खोल सकते हैं।
CSV फ़ाइलें खोलना
आरंभ करने के लिए, आइए जानें कि इस प्रारूप में कौन से दस्तावेज़ हैं।
CSV एक संक्षिप्त नाम है जिसका अर्थ है "अल्पविराम से अलग किये गए मान" (मतलब में "अल्पविराम द्वारा अलग किए गए मान").
जैसा कि नाम से पता चलता है, ये दस्तावेज़ सीमांकक का उपयोग करते हैं:
- अल्पविराम - अंग्रेजी संस्करणों में;
- अर्धविराम - प्रोग्राम के संस्करणों में।
एक्सेल में दस्तावेज़ खोलते समय, मुख्य कार्य (समस्या) फ़ाइल को सहेजते समय उपयोग की जाने वाली एन्कोडिंग विधि को चुनना है। यदि गलत एन्कोडिंग चुनी जाती है, तो उपयोगकर्ता को बहुत सारे अपठनीय अक्षर दिखाई देंगे, और जानकारी की उपयोगिता कम हो जाएगी। इसके अलावा, उपयोग किया गया सीमांकक महत्वपूर्ण महत्व रखता है। उदाहरण के लिए, यदि कोई दस्तावेज़ अंग्रेजी संस्करण में सहेजा गया था और फिर आप उसे संस्करण में खोलने का प्रयास करते हैं, तो प्रदर्शित जानकारी की गुणवत्ता प्रभावित होने की संभावना है। जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, इसका कारण यह है कि विभिन्न संस्करण अलग-अलग सीमांकक का उपयोग करते हैं। आइए देखें कि इन समस्याओं से कैसे बचें और CSV फ़ाइलों को सही तरीके से कैसे खोलें।
अधिक जटिल तरीकों पर आगे बढ़ने से पहले, आइए सबसे सरल तरीकों को देखें। यह केवल उन मामलों में लागू होता है जहां फ़ाइल को प्रोग्राम के एक ही संस्करण में बनाया / सहेजा और खोला गया था, जिसका अर्थ है कि एन्कोडिंग और डिलीमीटर के साथ कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। दो संभावित विकल्प हैं, हम उनका वर्णन नीचे करेंगे।
सीएसवी फाइलों को खोलने के लिए एक्सेल को डिफ़ॉल्ट प्रोग्राम के रूप में सेट किया गया है
यदि ऐसा है, तो आप दस्तावेज़ को किसी अन्य फ़ाइल की तरह खोल सकते हैं - बस उस पर डबल-क्लिक करें।
सीएसवी फाइलें खोलने के लिए एक और प्रोग्राम असाइन किया गया है या बिल्कुल असाइन नहीं किया गया है
ऐसी स्थितियों में कार्रवाई का एल्गोरिथ्म इस प्रकार है (उदाहरण के रूप में विंडोज 10 का उपयोग करना):
- हम फ़ाइल पर राइट-क्लिक करते हैं और खुलने वाले संदर्भ मेनू में, हम कमांड पर रुकते हैं "के साथ खोलने के लिए".
- सहायक मेनू में, सिस्टम तुरंत एक्सेल प्रोग्राम पेश कर सकता है। इस स्थिति में, उस पर क्लिक करें, जिसके परिणामस्वरूप फ़ाइल खुल जाएगी (जैसा कि उस पर डबल-क्लिक करने पर)। यदि हमें जिस प्रोग्राम की आवश्यकता है वह सूची में नहीं है, तो आइटम पर क्लिक करें "दूसरा ऐप चुनें".
- एक विंडो दिखाई देगी जिसमें हम एक प्रोग्राम का चयन कर सकते हैं (उपलब्ध विकल्पों की सूची का विस्तार करने के लिए, आपको बटन दबाने की जरूरत है "और ऐप") जिसके साथ आप दस्तावेज़ खोलना चाहते हैं। हमें जो चाहिए उसे ढूंढ रहे हैं और क्लिक करें OK. इस फ़ाइल प्रकार के लिए एक्सेल को डिफ़ॉल्ट एप्लिकेशन बनाने के लिए, पहले उपयुक्त बॉक्स को चेक करें।
- कुछ मामलों में, जब इस विंडो में एक्सेल नहीं मिल सकता है, तो बटन पर क्लिक करें "इस कंप्यूटर पर कोई दूसरा ऐप्लिकेशन ढूंढें" सूची के अंत में।
- स्क्रीन पर एक विंडो दिखाई देगी जिसमें हम पीसी पर प्रोग्राम के स्थान पर जाते हैं, निष्पादन योग्य फ़ाइल को एक्सटेंशन के साथ चिह्नित करते हैं EXE और बटन दबाएं "खुला हुआ".
ऊपर वर्णित विधियों में से कोई भी चुना गया हो, परिणाम एक CSV फ़ाइल का उद्घाटन होगा। जैसा कि हमने ऊपर उल्लेख किया है, सामग्री तभी सही ढंग से प्रदर्शित होगी जब एन्कोडिंग और विभाजक मेल खाते हों।
अन्य मामलों में, ऐसा कुछ दिखाई दे सकता है:
इसलिए, वर्णित विधि हमेशा उपयुक्त नहीं होती है, और हम अगले पर आगे बढ़ते हैं।
विधि 2: टेक्स्ट विज़ार्ड लागू करें
आइए प्रोग्राम में एकीकृत टूल का उपयोग करें - टेक्स्ट मास्टर:
- कार्यक्रम को खोलने और एक नई शीट बनाने के बाद, काम के माहौल के सभी कार्यों और उपकरणों तक पहुंचने के लिए, टैब पर स्विच करें "डेटा"जहां हम बटन पर क्लिक करते हैं "बाहरी डेटा प्राप्त करना". पॉप अप करने वाले विकल्पों में से चुनें "पाठ से".
- एक विंडो खुलेगी जिसमें हमें उस फ़ाइल के स्थान पर नेविगेट करना होगा जिसे हम आयात करना चाहते हैं। इसे चिह्नित करने के बाद, बटन दबाएं "आयात".
- RSI टेक्स्ट मास्टर. जांचें कि क्या विकल्प चुना गया है "विभाजक के साथ" पैरामीटर के लिए "डेटा स्वरूप". प्रारूप का चुनाव उस एन्कोडिंग पर निर्भर करता है जिसका उपयोग इसे सहेजते समय किया गया था। सबसे लोकप्रिय प्रारूपों में से हैं "सिरिलिक (डॉस)" и "यूनिकोड (UTF-8)". आप समझ सकते हैं कि विंडो के नीचे सामग्री के पूर्वावलोकन पर ध्यान केंद्रित करके सही चुनाव किया गया है। हमारे मामले में उपयुक्त "यूनिकोड (UTF-8)". शेष मापदंडों को अक्सर कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए बटन पर क्लिक करें "डेली".
- अगला कदम उस चरित्र को परिभाषित करना है जो सीमांकक के रूप में कार्य करता है। चूँकि हमारा दस्तावेज़ प्रोग्राम के संस्करण में बनाया/सहेजा गया था, हम चयन करते हैं "अर्धविराम". यहां, जैसा कि एक एन्कोडिंग चुनने के मामले में, हमारे पास पूर्वावलोकन क्षेत्र में परिणाम का मूल्यांकन करते हुए विभिन्न विकल्पों को आज़माने का अवसर है (आप अन्य बातों के अलावा, विकल्प का चयन करके अपना स्वयं का चरित्र निर्दिष्ट कर सकते हैं) "एक और") आवश्यक सेटिंग्स सेट करने के बाद, फिर से बटन दबाएं। "डेली".
- आखिरी विंडो में, अक्सर, आपको मानक सेटिंग्स में कोई बदलाव करने की आवश्यकता नहीं होती है। लेकिन अगर आप किसी कॉलम का फॉर्मेट बदलना चाहते हैं, तो सबसे पहले विंडो के नीचे उस पर क्लिक करें (फ़ील्ड "नमूना"), और उसके बाद उपयुक्त विकल्प का चयन करें। तैयार होने पर दबाएं "तैयार".
- एक विंडो दिखाई देगी जिसमें हम डेटा आयात करने की विधि का चयन करते हैं (मौजूदा या नई शीट पर) और क्लिक करें OK.
- पहले मामले में, आपको सेल का पता निर्दिष्ट करना चाहिए (या डिफ़ॉल्ट मान छोड़ दें) जो आयातित सामग्री का ऊपरी बायां तत्व होगा। आप इसे कीबोर्ड का उपयोग करके निर्देशांक दर्ज करके या शीट पर वांछित सेल पर क्लिक करके मैन्युअल रूप से कर सकते हैं (सूचना दर्ज करने के लिए कर्सर उपयुक्त क्षेत्र में होना चाहिए)।
- जब आप एक नई शीट पर आयात विकल्प चुनते हैं, तो आपको निर्देशांक निर्दिष्ट करने की आवश्यकता नहीं होती है।
- पहले मामले में, आपको सेल का पता निर्दिष्ट करना चाहिए (या डिफ़ॉल्ट मान छोड़ दें) जो आयातित सामग्री का ऊपरी बायां तत्व होगा। आप इसे कीबोर्ड का उपयोग करके निर्देशांक दर्ज करके या शीट पर वांछित सेल पर क्लिक करके मैन्युअल रूप से कर सकते हैं (सूचना दर्ज करने के लिए कर्सर उपयुक्त क्षेत्र में होना चाहिए)।
- सब कुछ तैयार है, हम CSV फ़ाइल का डेटा आयात करने में कामयाब रहे। पहली विधि के विपरीत, हम देख सकते हैं कि कॉलम की चौड़ाई का सम्मान किया गया है, कोशिकाओं की सामग्री को ध्यान में रखते हुए।
और आखिरी विधि जिसका आप उपयोग कर सकते हैं वह निम्नलिखित है:
- कार्यक्रम शुरू करने के बाद, आइटम का चयन करें "खुला हुआ".यदि कार्यक्रम पहले ही खोला जा चुका है और एक विशिष्ट शीट पर काम किया जा रहा है, तो मेनू पर जाएँ "फाइल".कमांड पर क्लिक करें "खुला हुआ" आदेश सूची के लिए।
- बटन दबाएँ "समीक्षा"खिड़की पर जाने के लिए कंडक्टर.
- एक प्रारूप चुनें "सारे दस्तावेज", उस स्थान पर जाएँ जहाँ हमारा दस्तावेज़ संग्रहीत है, उसे चिह्नित करें और बटन पर क्लिक करें "खुला हुआ".
- हमारे लिए परिचित स्क्रीन पर दिखाई देंगे। पाठ आयात विज़ार्ड. हम तब में उल्लिखित चरणों का पालन करते हैं विधि 2.
यदि कार्यक्रम पहले ही खोला जा चुका है और एक विशिष्ट शीट पर काम किया जा रहा है, तो मेनू पर जाएँ "फाइल".
कमांड पर क्लिक करें "खुला हुआ" आदेश सूची के लिए।
निष्कर्ष
इस प्रकार, स्पष्ट जटिलता के बावजूद, एक्सेल प्रोग्राम आपको पूरी तरह से सीएसवी प्रारूप में फाइलों को खोलने और काम करने की अनुमति देता है। मुख्य बात कार्यान्वयन की विधि पर निर्णय लेना है। यदि, सामान्य रूप से दस्तावेज़ खोलते समय (डबल-क्लिक या संदर्भ मेनू के माध्यम से), इसकी सामग्री में समझ से बाहर वर्ण होते हैं, तो आप टेक्स्ट विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं, जो आपको उपयुक्त एन्कोडिंग और विभाजक वर्ण का चयन करने की अनुमति देता है, जो सीधे की शुद्धता को प्रभावित करता है प्रदर्शित जानकारी।