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एक्सेल प्रोग्राम में कार्यों का सेट, निश्चित रूप से, वास्तव में बहुत बड़ा है। विशेष रूप से, कुछ हद तक डेटा प्रोसेसिंग को प्रोग्राम करना संभव है। इसके लिए जिम्मेदार, अन्य बातों के अलावा, समारोह IF. यह लगभग किसी भी कार्य को लागू करना संभव बनाता है। यही कारण है कि इस ऑपरेटर का उपयोग दूसरों की तुलना में बहुत अधिक बार किया जाता है। आज हम यह समझाने की कोशिश करेंगे कि यह क्या करता है और इसका उपयोग कैसे किया जा सकता है।
आईएफ फ़ंक्शन - परिभाषा और दायरा
फ़ंक्शन का उपयोग करना IF उपयोगकर्ता प्रोग्राम को यह जांचने का निर्देश दे सकता है कि कोई विशेष सेल किसी दिए गए मानदंड से मेल खाता है या नहीं। यदि हमारे पास एक शर्त है जिसके तहत हमें केवल कार्य करने की आवश्यकता है, तो एक्सेल पहले जांचता है, जिसके बाद यह उस सेल में गणना परिणाम प्रदर्शित करता है जिसमें यह फ़ंक्शन लिखा गया है। लेकिन यह केवल तभी होता है जब इस फ़ंक्शन का उपयोग किसी अन्य फ़ंक्शन के संयोजन में किया जाता है। संचालिका स्व IF दो परिणाम उत्पन्न करता है:
- सच। ऐसा तब होता है जब कोई व्यंजक या सेल एक निश्चित मानदंड से मेल खाता हो।
- असत्य। यदि कोई मेल नहीं है तो यह ऑपरेटर दिखाया जाता है।
सूत्र का सिंटैक्स इस प्रकार है (सार्वभौमिक रूप में): = IF (शर्त; [मान अगर शर्त पूरी होती है]; [मान अगर शर्त पूरी नहीं होती है])। फ़ंक्शन को दूसरों के साथ जोड़ा जा सकता है। इस मामले में, अन्य ऑपरेटरों को संबंधित तर्कों में लिखा जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप इसे इस तरह से बना सकते हैं कि यह जांचता है कि क्या संख्या सकारात्मक है, और यदि ऐसा है, तो अंकगणितीय माध्य ज्ञात करें। बेशक, एक फ़ंक्शन है जो वही करता है, लेकिन यह उदाहरण स्पष्ट रूप से दर्शाता है कि फ़ंक्शन कैसे काम करता है। IF. उन अनुप्रयोगों के लिए जिनमें फ़ंक्शन का उपयोग किया जा सकता है IF, तो उनमें से एक बड़ी संख्या है:
- जलवायु विज्ञान।
- बिक्री और व्यापार।
- मार्केटिंग।
- लेखांकन।
और इसी तरह। आप जिस भी क्षेत्र का नाम लें, और इस समारोह के लिए एक आवेदन होगा।
एक्सेल में आईएफ फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें - उदाहरण
आइए एक और उदाहरण लें कि हम फ़ंक्शन का उपयोग कैसे कर सकते हैं IF एक्सेल में। मान लीजिए हमारे पास स्नीकर्स के नाम वाली एक टेबल है। मान लें कि महिलाओं के जूतों पर एक बड़ी बिक्री हुई है जिसमें सभी वस्तुओं पर 25 प्रतिशत की छूट की मांग की गई है। इस जांच को करने के लिए, एक विशेष कॉलम है जो उस लिंग को दर्शाता है जिसके लिए स्नीकर का इरादा है।
तदनुसार, इस कार्य की शर्त महिला के लिए लिंग की समानता होगी। यदि, चेक के परिणामस्वरूप, यह पाया जाता है कि यह मानदंड सत्य है, तो उस स्थान पर जहां यह सूत्र प्रदर्शित होता है, आपको छूट की राशि – 25% लिखनी होगी। यदि यह गलत है, तो मान 0 निर्दिष्ट करें, क्योंकि इस मामले में छूट प्रदान नहीं की गई है।
बेशक, आप आवश्यक कक्षों को मैन्युअल रूप से भर सकते हैं। लेकिन इसमें काफी समय लग सकता है। इसके अलावा, मानवीय कारक, जिसके कारण गलत जानकारी और जानकारी की विकृति हो सकती है, को भी रद्द नहीं किया गया है। कंप्यूटर गलती नहीं करता है। इसलिए, यदि जानकारी की मात्रा बहुत बड़ी है, तो फ़ंक्शन का उपयोग करना बेहतर है IF.
पहले चरण में निर्धारित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, उस सेल का चयन करना आवश्यक है जहां परिणामी मूल्य प्रदर्शित किया जाएगा और निम्नलिखित सूत्र लिखें: =आईएफ (बी 2 = "महिला", 25%, 0)। आइए इस फ़ंक्शन को डीकोड करें:
- IF सीधे एक ऑपरेटर है।
- B2 = "स्त्री" मिलने की कसौटी है।
- इसके बाद वह मान होता है जो महिलाओं के लिए स्नीकर्स बनाए जाने पर प्रदर्शित किया जाएगा और यदि यह पाया जाता है कि स्नीकर्स पुरुषों, बच्चों या किसी अन्य के हैं जो पहले तर्क में निर्दिष्ट शर्त को पूरा नहीं करते हैं तो दिखाया गया मान।
इस सूत्र को लिखने के लिए सबसे अच्छी जगह कहाँ है? सामान्य तौर पर, जगह को मनमाने ढंग से चुना जा सकता है, लेकिन हमारे मामले में, ये "डिस्काउंट" कॉलम के शीर्षक के तहत सेल हैं।
यह महत्वपूर्ण है कि सूत्र के आगे = चिह्न लगाना न भूलें। अन्यथा, एक्सेल इसे सादे पाठ के रूप में पढ़ेगा।
सूत्र दर्ज करने के बाद, आपको एंटर कुंजी दबानी होगी, जिसके बाद तालिका स्वचालित रूप से सही मान से भर जाएगी। नीचे दी गई तालिका में, हम देख सकते हैं कि पहला चेक सही निकला। कार्यक्रम ने स्वचालित रूप से इन स्नीकर्स के लिंग का निर्धारण किया और उन्हें कीमत के एक चौथाई की छूट दी। परिणाम हासिल किया गया है।
अब यह शेष पंक्तियों को भरना बाकी है। ऐसा करने के लिए, आपको प्रत्येक कक्ष में व्यक्तिगत रूप से सूत्र की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता नहीं है। यह निचले दाएं कोने में वर्ग को खोजने के लिए पर्याप्त है, इसके ऊपर माउस कर्सर ले जाएँ, सुनिश्चित करें कि यह एक क्रॉस आइकन में बदल गया है और मार्कर को तालिका की सबसे निचली पंक्ति में खींचें। तब एक्सेल आपके लिए सब कुछ करेगा।
एकाधिक शर्तों के साथ IF फ़ंक्शन का उपयोग करना
पहले, फ़ंक्शन का उपयोग करने का सबसे सरल मामला माना जाता था IF, जिसमें केवल एक तार्किक अभिव्यक्ति है। लेकिन क्या होगा अगर आपको कई स्थितियों के खिलाफ एक सेल की जांच करने की आवश्यकता है? यह एक्सेल की अंतर्निहित कार्यक्षमता का उपयोग करके भी किया जा सकता है।
कई शर्तों के लिए जाँच के विशेष मामलों में से एक यह है कि पहले के अनुपालन की जाँच की जाए और यदि यह गलत निकला, तो दूसरी, तीसरी, इत्यादि की जाँच करें। या, यदि मान सत्य है, तो किसी अन्य मानदंड की जाँच करें। यहां, जैसा कि उपयोगकर्ता चाहता है, क्रियाओं का तर्क लगभग समान होगा। यदि आपने ऊपर जो लिखा है उसे सोच समझ कर पढ़ लिया है, तो आप पहले से ही अनुमान लगा चुके होंगे कि इसे कैसे करना है। लेकिन आइए अधिक दृश्यता जोड़ें।
ऐसा करने के लिए, आइए कार्य को और कठिन बनाते हैं। अब हमें विशेष रूप से महिलाओं के स्नीकर्स पर छूट प्रदान करने की आवश्यकता है, लेकिन जिस खेल के लिए उनका इरादा है, उसके आधार पर छूट का आकार अलग होना चाहिए। पहली नज़र में सूत्र कुछ अधिक जटिल होगा, लेकिन सामान्य तौर पर, यह पिछले तर्क के समान ही होगा: =ЕСЛИ(B2=”мужской”;0; ЕСЛИ(C2=”бег”;20%;10%)).
अगला, हम पिछले मामले की तरह ही कार्रवाई करते हैं: एंटर दबाएं और निम्नलिखित सभी पंक्तियों को भरें। हमें ऐसा परिणाम मिलता है।
कैसे काम करता है यह फॉर्मूला? पहला कार्य पहले IF जाँचता है कि क्या जूते पुरुष हैं। यदि नहीं, तो दूसरा कार्य निष्पादित किया जाता है। IF, जो पहले जांचता है कि जूते चलने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं या नहीं। यदि हाँ, तो 20% की छूट दी जाती है। यदि नहीं, तो छूट 10% है। जैसा कि आप देख सकते हैं, अन्य कार्यों का उपयोग फ़ंक्शन तर्कों के रूप में किया जा सकता है, और यह अतिरिक्त संभावनाएं देता है।
2 शर्तों को एक साथ पूरा करने के लिए IF फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें
इसके अलावा, एक्सेल का उपयोग करके, आप एक साथ दो शर्तों के अनुपालन की जांच कर सकते हैं। इसके लिए एक अन्य फंक्शन का प्रयोग किया जाता है, जिसे कहते हैं И. यह लॉजिकल ऑपरेटर दो स्थितियों को जोड़ता है और न केवल एक फ़ंक्शन में करता है IF. इसका उपयोग कई अन्य कार्यों में भी किया जा सकता है।
चलिए वापस अपनी टेबल पर चलते हैं। अब छूट बड़ी होनी चाहिए, लेकिन केवल महिलाओं के चलने वाले जूतों पर लागू होती है। यदि, जाँच के बाद, यह पता चलता है कि दोनों शर्तें पूरी हो गई हैं, तो 30% की छूट राशि "छूट" फ़ील्ड में दर्ज की जाएगी। यदि यह पाया जाता है कि कम से कम एक शर्त काम नहीं करती है, तो ऐसे उत्पाद पर छूट लागू नहीं होती है। इस मामले में सूत्र होगा: =आईएफ (और (बी 2 = "महिला"; सी 2 = "चल रहा है"); 30%; 0)।
इसके अलावा, किए गए सभी कार्य पिछले दो उदाहरणों को दोहराते हैं। सबसे पहले, हम एंटर कुंजी दबाते हैं, और फिर हम इस तालिका में मौजूद अन्य सभी कक्षों के लिए मान खींचते हैं।
जैसा कि हम देखते हैं, AND फ़ंक्शन के सिंटैक्स में कई तर्क होते हैं। पहली पहली शर्त है, दूसरी दूसरी है, और इसी तरह। आप दो से अधिक तर्कों का उपयोग कर सकते हैं और एक साथ कई शर्तों की जांच कर सकते हैं। लेकिन व्यवहार में ऐसी स्थितियां कम ही आती हैं। एक ही समय में तीन से अधिक स्थितियां - लगभग कभी नहीं होती हैं। इस फ़ंक्शन द्वारा किए गए कार्यों का क्रम इस प्रकार है:
- सबसे पहले, सूत्र पहली शर्त की जाँच करता है - क्या जूते महिलाओं के हैं।
- एक्सेल फिर दूसरे मानदंड का विश्लेषण करता है - क्या जूते चलने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं।
- यदि, परीक्षण के परिणामस्वरूप, यह पता चलता है कि दोनों मानदंड एक मान लौटाते हैं जब सही है, फिर फ़ंक्शन का परिणाम IF सच हो जाता है। इसलिए, संबंधित तर्क में क्रमादेशित क्रिया की जाती है।
- यदि यह पता चलता है कि कम से कम एक चेक परिणाम देता है लेटा हुआ, यह और एक समारोह И इस परिणाम को वापस कर देगा। इसलिए, फ़ंक्शन के तीसरे तर्क में लिखा गया परिणाम प्रदर्शित किया जाएगा IF.
जैसा कि आप देख सकते हैं, क्रियाओं का तर्क सहज स्तर पर बहुत सरल और समझने में आसान है।
या एक्सेल में ऑपरेटर
OR ऑपरेटर एक समान तरीके से काम करता है और उसका सिंटैक्स समान होता है। लेकिन सत्यापन का प्रकार थोड़ा अलग है। यह फ़ंक्शन एक मान देता है जब सही है यदि कम से कम एक चेक परिणाम देता है जब सही है. यदि सभी चेक गलत परिणाम देते हैं, तो, तदनुसार, फ़ंक्शन OR मान लौटाता है लेटा हुआ.
तदनुसार, यदि समारोह OR परिणाम देता है जब सही है कम से कम एक मान के लिए, फिर फ़ंक्शन IF वह मान लिखेंगे जो दूसरे तर्क में निर्दिष्ट किया गया था। और केवल अगर मान सभी मानदंडों को पूरा नहीं करता है, तो इस फ़ंक्शन के तीसरे तर्क में निर्दिष्ट पाठ या संख्या वापस कर दी जाती है।
इस सिद्धांत को व्यवहार में प्रदर्शित करने के लिए, आइए फिर से एक उदाहरण का उपयोग करें। समस्या अब निम्नलिखित है: छूट या तो पुरुषों के जूते या टेनिस जूते पर दी जाती है। इस मामले में, छूट 35% होगी। यदि जूते महिलाओं के हैं या दौड़ने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं, तो इस तरह के शीर्षक के लिए कोई छूट नहीं होगी।
इस तरह के लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, आपको सेल में निम्नलिखित सूत्र लिखना होगा, जो सीधे शिलालेख "छूट" के नीचे स्थित है: =आईएफ (या (बी 2 = "महिला"; सी 2 = "चल रहा है"); 0; 35%)। जब हम एंटर की दबाते हैं और इस फॉर्मूले को बाकी सेल्स तक खींचते हैं, तो हमें निम्नलिखित परिणाम मिलते हैं।
फॉर्मूला बिल्डर का उपयोग करके आईएफ फ़ंक्शन को कैसे परिभाषित करें
बेशक, कुछ हद तक, हाथ से एक सूत्र लिखना अन्य उपकरणों का उपयोग करने से भी अधिक सुविधाजनक है। लेकिन अगर आप एक नौसिखिया हैं, तो स्थिति नाटकीय रूप से बदल जाती है। तर्कों को दर्ज करने में भ्रमित न होने के लिए, साथ ही साथ प्रत्येक फ़ंक्शन के सही नाम को इंगित करने के लिए, एक विशेष उपकरण है जिसे फ़ंक्शन एंट्री विज़ार्ड या फॉर्मूला बिल्डर कहा जाता है। आइए इसके काम के विस्तृत तंत्र पर एक नज़र डालें। मान लीजिए कि हमें प्रबंधन द्वारा उत्पादों की उपलब्ध श्रृंखला का विश्लेषण करने और सभी महिलाओं के स्नीकर्स पर 25% छूट प्रदान करने का कार्य दिया गया था। इस मामले में क्रियाओं का क्रम इस प्रकार होगा:
- हम फॉर्मूला टैब पर संबंधित बटन पर क्लिक करके फंक्शन एंट्री विजार्ड खोलते हैं (इसे स्क्रीनशॉट में लाल आयत के साथ हाइलाइट किया गया है)।
- अगला, एक छोटा फॉर्मूला बिल्डर पैनल खुलता है, जिसमें हम उस फ़ंक्शन का चयन करते हैं जिसकी हमें आवश्यकता होती है। इसे सीधे सूची से चुना जा सकता है या खोज क्षेत्र के माध्यम से खोजा जा सकता है। हमारे पास पहले से ही उन 10 की सूची में है जिनका हाल ही में उपयोग किया गया है, इसलिए हम उस पर क्लिक करते हैं और "फ़ंक्शन सम्मिलित करें" बटन पर क्लिक करते हैं।
- उसके बाद, हमारी आंखों के सामने फ़ंक्शन तर्क सेट करने के लिए एक विंडो खुल जाएगी। इस पैनल के निचले भाग में, आप यह भी देख सकते हैं कि चयनित फ़ंक्शन क्या करता है। प्रत्येक तर्क पर हस्ताक्षर किए गए हैं, इसलिए आपको अनुक्रम याद रखने की आवश्यकता नहीं है। हम पहले एक तार्किक व्यंजक दर्ज करते हैं जिसमें एक संख्या या सेल, साथ ही साथ अनुपालन के लिए जाँच करने के लिए एक मान शामिल होता है। अगला, यदि सही है तो मान दर्ज किए जाते हैं और यदि गलत है तो मान दर्ज किया जाता है।
- सभी चरणों को पूरा करने के बाद, "समाप्त करें" बटन पर क्लिक करें।
अब हमें परिणाम मिलता है। इसके साथ, हम पिछले मामले की तरह ही कार्य करते हैं, अर्थात्, हम निचले दाएं कोने में वर्ग पर माउस को इंगित करते हैं और सूत्र को शेष सभी कक्षों में खींचते हैं। तो समारोह IF वास्तव में मौजूद सभी के बीच सबसे लोकप्रिय और महत्वपूर्ण ऑपरेटर है। यह कुछ मानदंडों के खिलाफ डेटा की जांच करता है और यदि चेक परिणाम देता है तो उचित कार्रवाई करता है। जब सही है or लेटा हुआ। यह आपको बड़े डेटा के प्रसंस्करण को बहुत सरल बनाने और बड़ी संख्या में कार्यों को नहीं करने की अनुमति देता है, इस गंदे काम को कंप्यूटर को सौंपता है।