विषय-सूची
कई एक्सेल उपयोगकर्ता, जो अक्सर इस प्रोग्राम का उपयोग करते हैं, बहुत सारे डेटा के साथ काम करते हैं जिन्हें लगातार बड़ी संख्या में दर्ज करने की आवश्यकता होती है। एक ड्रॉप-डाउन सूची कार्य को सुविधाजनक बनाने में मदद करेगी, जिससे निरंतर डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता समाप्त हो जाएगी।
यह विधि सरल है और निर्देशों को पढ़ने के बाद यह एक शुरुआत करने वाले के लिए भी स्पष्ट हो जाएगी।
- सबसे पहले आपको शीट के uXNUMXbuXNUMXb के किसी भी क्षेत्र में एक अलग सूची बनानी होगी। या, यदि आप दस्तावेज़ को कूड़ेदान में नहीं डालना चाहते हैं ताकि आप इसे बाद में संपादित कर सकें, तो एक अलग शीट पर एक सूची बनाएं।
- अस्थायी तालिका की सीमाओं को निर्धारित करने के बाद, हम इसमें उत्पाद नामों की एक सूची दर्ज करते हैं। प्रत्येक सेल में केवल एक ही नाम होना चाहिए। नतीजतन, आपको एक कॉलम में निष्पादित एक सूची मिलनी चाहिए।
- सहायक तालिका का चयन करने के बाद, उस पर राइट-क्लिक करें। खुलने वाले संदर्भ मेनू में, नीचे जाएं, आइटम "एक नाम असाइन करें ..." ढूंढें और उस पर क्लिक करें।
- एक विंडो दिखाई देनी चाहिए, जहां "नाम" आइटम के विपरीत, आपको बनाई गई सूची का नाम दर्ज करना होगा। नाम दर्ज करने के बाद, "ओके" बटन पर क्लिक करें।
महत्वपूर्ण! सूची के लिए नाम बनाते समय, आपको कई आवश्यकताओं को ध्यान में रखना होगा: नाम एक अक्षर से शुरू होना चाहिए (स्थान, प्रतीक या संख्या की अनुमति नहीं है); यदि नाम में कई शब्दों का उपयोग किया जाता है, तो उनके बीच रिक्त स्थान नहीं होना चाहिए (एक नियम के रूप में, एक अंडरस्कोर का उपयोग किया जाता है)। कुछ मामलों में, आवश्यक सूची के लिए बाद में खोज की सुविधा के लिए, उपयोगकर्ता "नोट" आइटम में नोट्स छोड़ देते हैं।
- उस सूची का चयन करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं। "डेटा के साथ कार्य करें" अनुभाग में टूलबार के शीर्ष पर, "डेटा सत्यापन" आइटम पर क्लिक करें।
- खुलने वाले मेनू में, "डेटा प्रकार" आइटम में, "सूची" पर क्लिक करें। हम नीचे जाते हैं और "=" चिह्न और हमारी सहायक सूची ("उत्पाद") में पहले दिए गए नाम को दर्ज करते हैं। आप "ओके" बटन पर क्लिक करके सहमत हो सकते हैं।
- कार्य पूर्ण माना जा सकता है। प्रत्येक सेल पर क्लिक करने के बाद, बाईं ओर एक एम्बेडेड त्रिकोण के साथ एक विशेष आइकन दिखाई देना चाहिए, जिसका एक कोना नीचे दिखता है। यह एक इंटरेक्टिव बटन है, जिस पर क्लिक करने पर, पहले से संकलित वस्तुओं की एक सूची खुलती है। यह केवल सूची खोलने और सेल में एक नाम दर्ज करने के लिए क्लिक करने के लिए रहता है।
अनुभवी सलाह! इस पद्धति के लिए धन्यवाद, आप गोदाम में उपलब्ध सामानों की पूरी सूची बना सकते हैं और इसे सहेज सकते हैं। यदि आवश्यक हो, तो यह केवल एक नई तालिका बनाने के लिए बनी हुई है जिसमें आपको उन नामों को दर्ज करना होगा जिन्हें वर्तमान में लेखा या संपादित करने की आवश्यकता है।
डेवलपर टूल का उपयोग करके सूची बनाना
ऊपर वर्णित विधि ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की एकमात्र विधि से बहुत दूर है। आप इस कार्य को पूरा करने के लिए डेवलपर टूल की मदद भी ले सकते हैं। पिछले एक के विपरीत, यह विधि अधिक जटिल है, यही वजह है कि यह कम लोकप्रिय है, हालांकि कुछ मामलों में इसे एकाउंटेंट से एक अनिवार्य सहायता माना जाता है।
इस तरह से एक सूची बनाने के लिए, आपको उपकरणों के एक बड़े सेट का सामना करना होगा और कई ऑपरेशन करने होंगे। हालांकि अंतिम परिणाम अधिक प्रभावशाली है: उपस्थिति को संपादित करना, आवश्यक संख्या में कक्ष बनाना और अन्य उपयोगी सुविधाओं का उपयोग करना संभव है। आएँ शुरू करें:
- पहले आपको डेवलपर टूल को कनेक्ट करना होगा, क्योंकि वे डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय नहीं हो सकते हैं।
- ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" खोलें और "विकल्प" चुनें।
- एक विंडो खुलेगी, जहां बाईं ओर की सूची में हम "कस्टमाइज़ रिबन" की तलाश करते हैं। मेनू पर क्लिक करें और खोलें।
- दाहिने कॉलम में, आपको आइटम "डेवलपर" ढूंढना होगा और उसके सामने एक चेकमार्क लगाना होगा, अगर कोई नहीं था। उसके बाद, टूल को पैनल में स्वचालित रूप से जोड़ा जाना चाहिए।
- सेटिंग्स को बचाने के लिए, "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- एक्सेल में नए टैब के आगमन के साथ, कई नई सुविधाएँ हैं। इस टूल का उपयोग करके आगे के सभी कार्य किए जाएंगे।
- इसके बाद, हम उत्पाद नामों की एक सूची के साथ एक सूची बनाते हैं जो तब पॉप अप होगी जब आपको एक नई तालिका संपादित करने और उसमें डेटा दर्ज करने की आवश्यकता होगी।
- डेवलपर टूल को सक्रिय करें। "नियंत्रण" ढूंढें और "पेस्ट" पर क्लिक करें। आइकनों की एक सूची खुलेगी, उनके ऊपर मँडराते हुए उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों को प्रदर्शित किया जाएगा। हम "कॉम्बो बॉक्स" पाते हैं, यह "एक्टिवएक्स कंट्रोल्स" ब्लॉक में स्थित है, और आइकन पर क्लिक करें। "डिज़ाइनर मोड" चालू होना चाहिए।
- तैयार तालिका में शीर्ष सेल का चयन करने के बाद, जिसमें सूची रखी जाएगी, हम एलएमबी पर क्लिक करके इसे सक्रिय करते हैं। इसकी सीमाएँ निर्धारित करें।
- चयनित सूची "डिज़ाइन मोड" को सक्रिय करती है। आस-पास आप "गुण" बटन पा सकते हैं। सूची को अनुकूलित करना जारी रखने के लिए इसे सक्षम किया जाना चाहिए।
- विकल्प खुलेंगे। हम "ListFillRange" लाइन ढूंढते हैं और सहायक सूची का पता दर्ज करते हैं।
- आरएमबी सेल पर क्लिक करें, खुलने वाले मेनू में, "कॉम्बोबॉक्स ऑब्जेक्ट" पर जाएं और "एडिट" चुनें।
- मिशन पूरा हुआ।
ध्यान दें! सूची के लिए ड्रॉप-डाउन सूची के साथ कई सेल प्रदर्शित करने के लिए, यह आवश्यक है कि बाएं किनारे के पास का क्षेत्र, जहां चयन मार्कर स्थित है, खुला रहता है। केवल इस मामले में मार्कर को पकड़ना संभव है।
एक लिंक्ड सूची बनाना
आप एक्सेल में अपने काम को आसान बनाने के लिए लिंक्ड लिस्ट भी बना सकते हैं। आइए जानें कि यह क्या है और उन्हें सबसे सरल तरीके से कैसे बनाया जाए।
- हम उत्पाद नामों और उनकी माप की इकाइयों (दो विकल्प) की सूची के साथ एक तालिका बनाते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको कम से कम 3 कॉलम बनाने होंगे।
- इसके बाद, आपको उत्पादों के नाम के साथ सूची को सहेजना होगा और इसे एक नाम देना होगा। ऐसा करने के लिए, "नाम" कॉलम का चयन करने के बाद, राइट-क्लिक करें और "एक नाम असाइन करें" पर क्लिक करें। हमारे मामले में, यह "Food_Products" होगा।
- इसी तरह, आपको प्रत्येक उत्पाद के प्रत्येक नाम के लिए माप की इकाइयों की एक सूची तैयार करनी होगी। हम पूरी सूची को पूरा करते हैं।
- "नाम" कॉलम में भविष्य की सूची के शीर्ष सेल को सक्रिय करें।
- डेटा के साथ काम करके, डेटा सत्यापन पर क्लिक करें। ड्रॉप-डाउन विंडो में, "सूची" चुनें और नीचे हम "नाम" के लिए निर्दिष्ट नाम लिखते हैं।
- इसी तरह, माप की इकाइयों में शीर्ष सेल पर क्लिक करें और "इनपुट मान जांचें" खोलें। अनुच्छेद "स्रोत" में हम सूत्र लिखते हैं: = अप्रत्यक्ष (ए 2)।
- इसके बाद, आपको स्वत: पूर्ण टोकन लागू करने की आवश्यकता है।
- तैयार! आप तालिका भरना शुरू कर सकते हैं।
निष्कर्ष
एक्सेल में ड्रॉप-डाउन सूचियां डेटा के साथ काम करना आसान बनाने का एक शानदार तरीका है। ड्रॉप-डाउन सूचियां बनाने के तरीकों के साथ पहला परिचय प्रक्रिया की जटिलता का सुझाव दे सकता है, लेकिन ऐसा नहीं है। यह केवल एक भ्रम है जो उपरोक्त निर्देशों के अनुसार कुछ दिनों के अभ्यास के बाद आसानी से दूर हो जाता है।