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कुछ मूल्यों के साथ एक एक्सेल तालिका भरने के बाद (अक्सर जानकारी की एक सरणी जोड़ते समय), बहुत बार खाली स्थान होते हैं। वे स्वयं कार्यशील फ़ाइल के विचार में हस्तक्षेप नहीं करेंगे, हालांकि, वे सॉर्ट करने, डेटा की गणना करने, कुछ संख्याओं, सूत्रों और कार्यों को फ़िल्टर करने के कार्यों को जटिल बना देंगे। कार्यक्रम को बिना किसी कठिनाई के काम करने के लिए, यह सीखना आवश्यक है कि पड़ोसी कोशिकाओं के मूल्यों के साथ रिक्तियों को कैसे भरना है।
वर्कशीट में खाली सेल को हाइलाइट कैसे करें
इससे पहले कि आप किसी एक्सेल वर्कशीट में खाली सेल को भरने के तरीके पर विचार करना शुरू करें, आपको यह सीखना होगा कि उन्हें कैसे चुनना है। यह केवल तभी करना आसान है जब तालिका छोटी हो। हालाँकि, यदि दस्तावेज़ में बड़ी संख्या में सेल शामिल हैं, तो खाली स्थान मनमाने स्थानों पर स्थित हो सकते हैं। अलग-अलग कक्षों के मैन्युअल चयन में लंबा समय लगेगा, जबकि कुछ रिक्त स्थान छोड़े जा सकते हैं। समय बचाने के लिए, प्रोग्राम के अंतर्निहित टूल के माध्यम से इस प्रक्रिया को स्वचालित करने की अनुशंसा की जाती है:
- सबसे पहले, आपको कार्यपत्रक के सभी कक्षों को चिह्नित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आप केवल माउस का उपयोग कर सकते हैं या चयन के लिए SHIFT, CTRL कुंजियाँ जोड़ सकते हैं।
- उसके बाद, कीबोर्ड पर कुंजी संयोजन दबाएं CTRL + G (दूसरा तरीका F5 है)।
- गो टू नामक एक छोटी सी विंडो स्क्रीन पर दिखाई देनी चाहिए।
- "चयन करें" बटन पर क्लिक करें।
तालिका में कक्षों को चिह्नित करने के लिए, मुख्य टूलबार पर, आपको "ढूंढें और चुनें" फ़ंक्शन खोजने की आवश्यकता है। उसके बाद, एक संदर्भ मेनू दिखाई देगा, जिसमें से आपको कुछ मूल्यों के चयन का चयन करना होगा - सूत्र, कक्ष, स्थिरांक, नोट्स, मुक्त कक्ष। फ़ंक्शन का चयन करें "कोशिकाओं के एक समूह का चयन करें। इसके बाद, एक सेटिंग विंडो खुलेगी जिसमें आपको "खाली सेल" पैरामीटर के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा। सेटिंग्स को बचाने के लिए, आपको "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा।
खाली कोशिकाओं को मैन्युअल रूप से कैसे भरें
कार्यपत्रक में रिक्त कक्षों को शीर्ष कक्षों के मानों से भरने का सबसे आसान तरीका "खाली कक्षों को भरें" फ़ंक्शन के माध्यम से है, जो XLTools पैनल पर स्थित है। प्रक्रिया:
- "खाली कोशिकाओं को भरें" फ़ंक्शन को सक्रिय करने के लिए बटन दबाएं।
- एक सेटिंग विंडो खुलनी चाहिए। उसके बाद, उन कक्षों की श्रेणी को चिह्नित करना आवश्यक है जिनके बीच रिक्त स्थान भरना आवश्यक है।
- भरने की विधि पर निर्णय लें - उपलब्ध विकल्पों में से आपको चुनने की आवश्यकता है: बाएं, दाएं, ऊपर, नीचे।
- "अनमर्ज सेल" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
यह "ओके" बटन दबाने के लिए रहता है ताकि खाली सेल आवश्यक जानकारी से भर जाए।
महत्वपूर्ण! इस फ़ंक्शन की उपयोगी विशेषताओं में से एक सेट मानों की बचत है। इसके लिए धन्यवाद, फ़ंक्शन को पुन: कॉन्फ़िगर किए बिना कोशिकाओं की अगली श्रेणी के साथ कार्रवाई को दोहराना संभव होगा।
रिक्त कक्षों को भरने के लिए उपलब्ध मान
एक्सेल वर्कशीट में खाली सेल भरने के लिए कई विकल्प हैं:
- बाईं ओर भरें। इस फ़ंक्शन को सक्रिय करने के बाद, खाली सेल दाईं ओर की कोशिकाओं के डेटा से भर जाएंगे।
- दाईं ओर भरें। इस मान पर क्लिक करने के बाद, खाली सेल बाईं ओर के सेल से जानकारी से भर जाएंगे।
- भर ले। ऊपर की कोशिकाओं को नीचे की कोशिकाओं के डेटा से भर दिया जाएगा।
- नीचे भरना। खाली कोशिकाओं को भरने का सबसे लोकप्रिय विकल्प। ऊपर की कोशिकाओं से जानकारी नीचे दी गई तालिका के कक्षों में स्थानांतरित की जाती है।
"खाली कोशिकाओं को भरें" फ़ंक्शन बिल्कुल उन मानों (संख्यात्मक, वर्णमाला) की प्रतिलिपि बनाता है जो भरे हुए कक्षों में स्थित हैं। हालाँकि, यहाँ कुछ विशेषताएं हैं:
- भरे हुए सेल को छुपाने या ब्लॉक करने पर भी, इस फ़ंक्शन को सक्रिय करने के बाद इसकी जानकारी एक फ्री सेल में स्थानांतरित कर दी जाएगी।
- बहुत बार ऐसी स्थितियां होती हैं कि स्थानांतरण के लिए मान एक फ़ंक्शन, एक सूत्र, कार्यपत्रक में अन्य कक्षों के लिए एक लिंक होता है। इस स्थिति में, रिक्त सेल को बिना बदले चयनित मान से भर दिया जाएगा।
महत्वपूर्ण! "खाली कोशिकाओं को भरें" फ़ंक्शन को सक्रिय करने से पहले, आपको वर्कशीट सेटिंग्स पर जाना होगा, देखें कि सुरक्षा है या नहीं। यदि यह सक्षम है, तो जानकारी स्थानांतरित नहीं की जाएगी।
रिक्त कक्षों को सूत्र से भरना
एक विशेष सूत्र के उपयोग के माध्यम से पड़ोसी कोशिकाओं से डेटा तालिका में कोशिकाओं को भरने का एक आसान और तेज़ तरीका है। प्रक्रिया:
- सभी खाली कोशिकाओं को ऊपर वर्णित तरीके से चिह्नित करें।
- एलएमबी सूत्र दर्ज करने के लिए एक पंक्ति का चयन करें या एफ बटन दबाएं
- प्रतीक "=" दर्ज करें।
- उसके बाद, ऊपर स्थित सेल का चयन करें। सूत्र को उस सेल को इंगित करना चाहिए जिससे सूचना को एक मुक्त सेल में कॉपी किया जाएगा।
अंतिम क्रिया कुंजी संयोजन "CTRL + Enter" को दबाना है ताकि सूत्र सभी मुक्त कोशिकाओं के लिए काम करे।
महत्वपूर्ण! हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि इस पद्धति को लागू करने के बाद, पहले की सभी मुक्त कोशिकाओं को सूत्रों से भर दिया जाएगा। तालिका में क्रम को बनाए रखने के लिए, उन्हें संख्यात्मक मानों से बदलने की अनुशंसा की जाती है।
खाली सेल को मैक्रो से भरना
इस घटना में कि आपको नियमित रूप से कार्यपत्रकों में खाली कक्षों को भरना होता है, कार्यक्रम में एक मैक्रो जोड़ने की सिफारिश की जाती है, बाद में खाली कोशिकाओं को भरने, चयन करने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के लिए इसका उपयोग करें। मैक्रो के लिए कोड भरें:
सब फिल_ब्लैंक्स ()
चयन में प्रत्येक सेल के लिए
यदि खाली है (सेल) तो सेल। वैल्यू = सेल। ऑफसेट (-1, 0)। वैल्यू
अगला सेल
समाप्त उप
मैक्रो जोड़ने के लिए, आपको कई कार्य करने होंगे:
- कुंजी संयोजन दबाएं ALT+F
- यह VBA संपादक खोलेगा। उपरोक्त कोड को एक फ्री विंडो में पेस्ट करें।
यह सेटिंग्स विंडो को बंद करने के लिए बनी हुई है, त्वरित एक्सेस पैनल में मैक्रो आइकन प्रदर्शित करें।
निष्कर्ष
ऊपर वर्णित विधियों में से, आपको वह चुनना होगा जो किसी विशेष स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त हो। वर्कशीट के मुक्त स्थानों में डेटा जोड़ने की मैनुअल विधि सामान्य परिचित, एक बार उपयोग के लिए उपयुक्त है। भविष्य में, सूत्र में महारत हासिल करने या मैक्रो को पंजीकृत करने की सिफारिश की जाती है (यदि एक ही प्रक्रिया बहुत बार की जाती है)।