एक्सेल में डेटा को ग्रुप करना और अनग्रुप करना। फोटो के साथ चरण-दर-चरण निर्देश

अब सूचना युग है। लोगों को प्रतिदिन संसाधित किए जाने वाले डेटा की मात्रा अधिक से अधिक बढ़ रही है। यह काम सहित जीवन के सभी संभावित क्षेत्रों पर लागू होता है। अब मानव गतिविधि के अधिक से अधिक क्षेत्र हैं जिनमें बड़ी मात्रा में सूचनाओं को त्वरित रूप से संसाधित करने की क्षमता की तीव्र आवश्यकता है।

एक्सेल सुविधाओं में से एक जो आपको ऐसा करने की अनुमति देता है वह है समूह बनाना। तथ्य यह है कि संरचनात्मक जानकारी सभी उपलब्ध डेटा के साथ नहीं, बल्कि केवल छोटे भागों के साथ काम करने में मदद करती है। यदि आप एक ही प्रकार की जानकारी को एक ब्लॉक में पैक करते हैं, तो यह कंप्यूटर के लिए और स्वयं व्यक्ति के लिए आसान है। लगभग ऐसा कोई क्षेत्र नहीं है जिसमें सूचना की संरचना की मांग न हो:

1. बिक्री डेटा प्रसंस्करण। गोदामों को नियमित रूप से अलग-अलग लागत, वजन, आपूर्तिकर्ता, नाम आदि के साथ विभिन्न प्रकार के सामानों के विशाल बैच प्राप्त होते हैं। डेटा को संरचित करने से इस सभी प्रकार की सूचनाओं में नेविगेट करना आसान हो जाता है।
2. में पढ़ता है। शिक्षा की गुणवत्ता और स्व-शिक्षा का इस बात से गहरा संबंध है कि सूचना कितनी अच्छी तरह संरचित है। इसलिए, यदि आप एक ही प्रकार के डेटा को एक साथ सही ढंग से समूहित करते हैं, तो न केवल आंकड़ों से संबंधित व्यावहारिक कार्यों को करना आसान होगा, उदाहरण के लिए, बल्कि सैद्धांतिक कार्य भी, होमवर्क व्यवस्थित करना, और इसी तरह।
3. लेखा रिपोर्ट। लेखाकारों को नियमित रूप से संख्याओं से निपटना पड़ता है, जिनमें से प्रत्येक का अन्य संख्याओं के साथ संबंध होता है। और बड़ी संख्या में मूल्यों के साथ काम करना अधिक सुविधाजनक बनाने के लिए uXNUMXbuXNUMXएक दूसरे से संबंधित और एक अलग प्रकार की जानकारी, डेटा ग्रुपिंग का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है।

साथ ही, डेटा ग्रुपिंग फ़ंक्शन आपको पुरानी जानकारी को छिपाने की अनुमति देता है। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है और आप इसका उपयोग कैसे कर सकते हैं।

फ़ंक्शन पैरामीटर कैसे सेट करें

डेटा ग्रुपिंग के साथ काम करने के लिए, आपको पहले इसे कॉन्फ़िगर करना होगा। ऐसा करने के लिए, "डेटा" टैब पर जाएं और वहां "संरचना" विकल्प ढूंढें। इसके बाद, एक पॉप-अप पैनल दिखाई देगा जिसमें आपको निचले दाएं कोने में एक बटन ढूंढना होगा।

उसके बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको उपयुक्त चेकबॉक्स का चयन करना होगा और ओके की दबाएं। ये सेटिंग्स नियंत्रित करती हैं कि डेटा कैसे प्रदर्शित होगा।

महत्वपूर्ण: व्यवहार में, बहुत से लोगों को डेटा के अंतर्गत योग प्रदर्शित करना असुविधाजनक लगता है। इसलिए, आप इस बॉक्स को अनियंत्रित छोड़ सकते हैं। "स्वचालित शैलियाँ" बॉक्स को चेक करने की भी सिफारिश की जाती है।

इन चरणों को पूरा करने के बाद, आप तुरंत सूचनाओं का समूह बनाना शुरू कर सकते हैं।

पंक्तियों द्वारा डेटा कैसे समूहित करें

अब आइए जानें कि व्यवहार में समूह पंक्तियों के लिए क्या करने की आवश्यकता है।

1. जिन पंक्तियों को हम समूहबद्ध करना चाहते हैं, उनके ऊपर या नीचे एक नई पंक्ति बनाएँ। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि पिछले चरण में परिणाम प्रदर्शित करने का कौन सा तरीका चुना गया था।
2. अगला चरण जोड़ी गई पंक्ति के ऊपरी बाएँ कक्ष में तालिका शीर्षक बनाना है। यह उस समूह का नाम होगा जिसमें एक निश्चित आधार पर सामान्य कोशिकाओं को जोड़ा जाएगा।
3. नई बनाई गई पंक्ति के नीचे या उसके ऊपर के क्षेत्र में सभी कक्षों का चयन करें (इस पर निर्भर करता है कि हमने पहले चरण में क्या किया था)। उसके बाद, हम डेटा टैब पर "स्ट्रक्चर" बटन की तलाश करते हैं और वहां हमें "ग्रुप" विकल्प मिलता है। यह महत्वपूर्ण है कि पॉप-अप पैनल में तीर या कमांड के नाम पर क्लिक न करें, बल्कि आइकन पर।

यदि आप अभी भी डाउन एरो पर क्लिक करते हैं, तो एक अतिरिक्त मेनू दिखाई देगा जिसमें आप ग्रुपिंग फ़ंक्शन का चयन कर सकते हैं या एक संरचना बना सकते हैं। हम मुख्य रूप से इस स्तर पर समूह बनाने में रुचि रखते हैं।

उसके बाद, हम मुख्य विशेषता का चयन करते हैं जिसके द्वारा समूहीकरण किया जाएगा। यह पंक्तियाँ या स्तंभ हो सकते हैं। यदि आप कुछ भी नहीं बदलते हैं, तो पहला आइटम डिफ़ॉल्ट रूप से चुना जाता है। यह सुनिश्चित करने के बाद कि सेटिंग्स हमारी आवश्यकता के अनुसार सेट हैं, हमें ओके बटन दबाकर अपने कार्यों की पुष्टि करने की आवश्यकता है। चूंकि हम पंक्ति के अनुसार समूह बना रहे हैं, हमें कुछ भी बदलने की आवश्यकता नहीं है, हमें बस दोबारा जांच करने की आवश्यकता है।

महत्वपूर्ण: यदि, वस्तुओं को समूहबद्ध करना शुरू करने से पहले, आप समन्वय पैनल पर एक सेल नहीं, बल्कि संपूर्ण कॉलम या पंक्तियों का चयन करते हैं, तो यह डायलॉग बॉक्स दिखाई नहीं देगा। कार्यक्रम यह पता लगाएगा कि अपने आप क्या करना है।

तथ्य यह है कि रेखाओं को समूहीकृत किया गया था, हम समन्वय पैनल पर ऋण चिह्न द्वारा समझ सकते हैं। यह हमें बताता है कि डेटा का खुलासा किया गया था। अब हम उन्हें इस आइकन पर क्लिक करके या 1 बटन को थोड़ा ऊपर क्लिक करके छिपा सकते हैं (यह समूहीकरण की डिग्री को इंगित करता है)।

हम देखते हैं कि रेखाएँ छिपी हुई हैं, और ऋण चिह्न प्लस में बदल गया है। वांछित लाइन खोलने के लिए, आप उस पर क्लिक कर सकते हैं, और फिर प्रोग्राम इसे स्वयं करेगा। यदि आपको सभी पंक्तियों का विस्तार करने की आवश्यकता है, तो आपको "2" बटन पर क्लिक करना होगा, जो इस मामले में समन्वय पैनल के शीर्ष पर स्थित है।

कॉलम कैसे ग्रुप करें

स्तंभों को समूहित करने के लिए, क्रियाओं का एल्गोरिथ्म लगभग समान है:

1. सेटिंग्स में हमने किन विकल्पों का चयन किया है, इसके आधार पर, हमें उस क्षेत्र के बाईं या दाईं ओर एक नया कॉलम डालने की आवश्यकता है जिसे समूहीकृत किया जाएगा।
2. हम दिखाई देने वाले कॉलम के सबसे ऊपरी सेल में समूह का नाम लिखते हैं।
3. हम उन सभी स्तंभों का चयन करते हैं जिन्हें हमें समूहित करने की आवश्यकता है (बस एक को छोड़ दें जिसे हमने पहले चरण में जोड़ा था), और फिर "समूह" बटन पर उसी तरह क्लिक करें जैसे ऊपर वर्णित एल्गोरिथ्म।
4. अब हमें छोटी विंडो में "कॉलम" आइटम पर क्लिक करना होगा और "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा।
5. शुभकामनाएं!

नोट्स। ठीक उसी तरह जैसे पंक्तियों को समूहीकृत करते समय, यदि हम क्षैतिज निर्देशांक पट्टी में संपूर्ण स्तंभों का चयन करते हैं, तो हमें एक छोटा संवाद बॉक्स नहीं मिलता है।

मल्टीलेवल ग्रुपिंग कैसे करें

एक्सेल एक कार्यात्मक कार्यक्रम है, लेकिन इसकी संभावनाएं एकल-स्तरीय समूहीकरण के साथ समाप्त नहीं होती हैं, जैसा कि ऊपर के उदाहरणों में वर्णित है। कोशिकाओं को कई स्तरों से समूहित करने की क्षमता भी है। यह निम्नलिखित तरीके से किया जाता है:

1. आरंभ करने के लिए, मुख्य समूह ऊपर वर्णित तरीके से बनाया गया है। इसके बाद उपसमूहों को इसमें जोड़ा जाएगा।
2. उसके बाद, हम सुनिश्चित करते हैं कि मुख्य समूह खोला गया है। इसमें हम ऊपर वर्णित क्रियाओं को भी करते हैं। विशिष्ट चरण इस बात पर निर्भर करते हैं कि व्यक्ति पंक्तियों या स्तंभों के साथ काम कर रहा है या नहीं।
3. नतीजतन, कई स्तरों के समूह बनाए जा सकते हैं।

डेटा को अनग्रुप करने के निर्देश

ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब पहले बनाए गए समूह या उपसमूह की अब आवश्यकता नहीं है। इसके लिए एक अलग कार्य है - "अनग्रुप"। इसे लागू करने के लिए, आपको निम्नलिखित चरणों का पालन करना होगा:

1. उन तत्वों का चयन करें जो समूह का हिस्सा हैं।
2. "डेटा" टैब खोलें।
3. हमें वहां "स्ट्रक्चर" समूह मिलता है, इसे नीचे तीर से खोलें।
4. वहां, "अनग्रुप" बटन पर क्लिक करें। आइकन पर क्लिक करना बहुत जरूरी है, शिलालेख पर नहीं।

इसके बाद, हम चुनते हैं कि हम वास्तव में क्या असमूहीकृत करना चाहते हैं। हम उस आइटम का चयन करते हैं जो हमारे द्वारा पहले समूहबद्ध किए जाने के आधार पर उपयुक्त है। कार्रवाई पूरी करने के बाद, OK बटन दबाएं।

सावधान! यदि उससे पहले एक बहु-स्तरीय समूह बनाया गया था या कई अलग-अलग समूह बनाए गए थे, तो उन्हें अलग से सुधार किया जाना चाहिए।

यहां हमें ऐसा परिणाम भी मिलता है।

यह कोशिकाओं को असमूहीकृत करने के लिए एक सामान्य एल्गोरिथम है, लेकिन किसी भी व्यवसाय की तरह, कई बारीकियां हैं। आइए उन्हें और अधिक विस्तार से देखें।

शीट्स को अनग्रुप कैसे करें

समय-समय पर शीट्स को अनग्रुप करना आवश्यक हो सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको क्रियाओं का निम्नलिखित क्रम करना होगा:

1. आरंभ करने के लिए, हम उन शीटों को ढूंढते हैं जिन्हें समूहीकृत किया गया है। यदि शीट्स को पहले से समूहीकृत किया गया है, तो उन्हें उसी रंग में प्रदर्शित किया जाएगा या शीर्षक बोल्ड में होगा।
2. उसके बाद, आपको समूह से किसी एक शीट पर राइट-क्लिक करना होगा, और फिर संदर्भ मेनू में "अनग्रुप शीट्स" बटन पर क्लिक करना होगा। अब वे असमूहीकृत हो जाएंगे, और उनमें सभी परिवर्तन दूसरों से स्वतंत्र रूप से किए जाएंगे।

शीट्स को अनग्रुप करने का दूसरा तरीका है शिफ्ट की का उपयोग करना और फिर उस ग्रुप में एक्टिव शीट पर क्लिक करना जिसे आप अनग्रुप करना चाहते हैं। यही है, आपको उस समूह को परिभाषित करने की आवश्यकता है जिसका समूहीकरण आवश्यक है, फिर किसी एक टैब पर क्लिक करें, और फिर Shift कुंजी दबाए रखते हुए उस पर क्लिक करें।

परिवर्तन किए जाने के बाद, अब आप कुछ शीटों को समूहीकृत कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, Ctrl या Cmd कुंजी दबाएं (पहला विंडोज़ चलाने वाले कंप्यूटरों के लिए है, और दूसरा ऐप्पल तकनीक के लिए है), और बटन दबाए रखते हुए, वैकल्पिक रूप से उन शीट्स पर क्लिक करें जिन्हें आप समूह में जोड़ना चाहते हैं। उसके बाद, प्रोग्राम उपयोगकर्ता के लिए सब कुछ करेगा।

मैन्युअल रूप से समूहीकृत डेटा को कैसे अनग्रुप करें

कोशिकाओं को असमूहीकृत करने से पहले, आपको पहले यह समझना होगा कि उन्हें कैसे समूहीकृत किया गया था: मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से। मैनुअल ग्रुपिंग को ऊपर वर्णित विधि माना जाता है। समूहों की स्वचालित पीढ़ी तब होती है जब वे कुछ कार्यों का उपयोग करके बनाए जाते हैं। उदाहरण के लिए, उप-योग उत्पन्न करने के बाद। तथ्य यह है कि इस अवसर का उपयोग किया गया था, इसे "मध्यवर्ती परिणाम" की पंक्ति से समझा जा सकता है।

यदि डेटा को उसी नाम के फ़ंक्शन के माध्यम से समूहीकृत किया गया था एक्सेल, फिर इसे भंग करने के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि समूह तैनात है। यदि नहीं, तो आपको बाईं ओर साइडबार पर + बटन पर क्लिक करना होगा। तथ्य यह है कि समूह तैनात है, हम बटन द्वारा न्याय कर सकते हैं - उसी स्थान पर। जब हम किसी समूह का विस्तार करते हैं, तो हमें छिपी हुई पंक्तियाँ और समूह दोनों दिखाई देने लगते हैं। उसके बाद, कीबोर्ड या बाईं माउस बटन का उपयोग करके, समूह में सभी कक्षों का चयन करें, और फिर - ऊपर वर्णित एल्गोरिथम के अनुसार।

कुछ लोगों को पता है कि मैन्युअल रूप से समूहीकृत कोशिकाओं को अनग्रुप करने का एक और तरीका है - हॉटकी का उपयोग करना.

ऐसा करने के लिए, आपको पहले उन स्तंभों का चयन करना होगा जिन्हें समूहीकृत किया गया है, और फिर Alt + Shift + बायां तीर कुंजी दबाएं। यदि मैक ओएस के तहत नियंत्रित कंप्यूटर पर काम किया जाता है, तो आपको कुंजी संयोजन कमांड + शिफ्ट + जे का उपयोग करने की आवश्यकता है।

डेटा को स्वचालित रूप से समूहीकृत कैसे करें

यदि, पिछले पैराग्राफ में किए गए चेक के परिणामस्वरूप, यह पता चला कि डेटा को स्वचालित रूप से समूहीकृत किया गया था, तो सब कुछ कुछ अधिक जटिल है, क्योंकि इस मामले में मानक अनग्रुप फ़ंक्शन काम नहीं करेगा। कार्रवाइयां इस बात पर निर्भर करती हैं कि डेटा के समूहीकरण को वास्तव में क्या किया गया है। यदि यह "उपयोग" फ़ंक्शन है, तो क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:

1. हम मुख्य पैनल (या रिबन, जैसा कि इसे अक्सर कहा जाता है) पर डेटा के साथ एक ही टैब खोलते हैं।
2. जब हम "उप-योग" बटन पर क्लिक करते हैं (जो वास्तव में हमें दूसरे चरण के रूप में करने की आवश्यकता है), हमारे पास एक विंडो होगी। बटन ही उसी खंड में स्थित है - संरचना। उसके बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें हमें "सभी हटाएं" बटन पर क्लिक करना होगा। यह विंडो के निचले बाएँ कोने में या कहीं और पाया जा सकता है (कार्यालय के संस्करण और विशिष्ट स्प्रेडशीट प्रोग्राम के आधार पर)।

सावधान! यह विधि न केवल समूह को हटाती है, बल्कि उप-योग भी हटाती है। इसलिए, यदि आपको उन्हें रखने की आवश्यकता है, तो समूह तत्वों को दूसरी शीट पर कॉपी करना और उन्हें असमूहीकृत के रूप में उपयोग करना बेहतर है।

तालिका से समूह या असमूहीकृत डेटा के साथ किसी भी संचालन के लिए एक मजबूत अनुशंसा। ऐसा करने से पहले, आपको मूल तालिका की एक प्रति बनानी होगी। इस मामले में, यदि योजना के अनुसार कुछ नहीं होता है, तो आप दस्तावेज़ के मूल दृश्य को पुनर्स्थापित कर सकते हैं।

इस प्रकार, डेटा की संरचना के लिए एक्सेल में बहुत व्यापक कार्यक्षमता है। बेशक, यह एक व्यक्ति के लिए सब कुछ करने में सक्षम नहीं होगा, लेकिन यह आपको संरचित डेटा के साथ काम को अधिक आसानी से व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। बाकी व्यक्ति को करना होगा। हालांकि, यह एक बहुत ही कार्यात्मक उपकरण है जो उन लोगों के लिए बहुत उपयोगी होगा जिन्हें भारी मात्रा में संख्यात्मक और पाठ्य जानकारी के साथ काम करना है।