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एक्सेल एक अद्भुत प्रोग्राम है जो आपको न केवल संख्यात्मक डेटा को संसाधित करने की अनुमति देता है। इसकी मदद से, आप जटिलता की अलग-अलग डिग्री के आरेख बनाकर किसी भी जानकारी को नेत्रहीन रूप से प्रस्तुत कर सकते हैं। यह केवल कोशिकाओं में डेटा निर्दिष्ट करने के लिए पर्याप्त है, और प्रोग्राम स्वचालित रूप से उनके आधार पर एक चार्ट तैयार करेगा। कहो यह अद्भुत है!
इस मामले में, उपयोगकर्ता उस चार्ट की उपस्थिति को अनुकूलित कर सकता है जिसे वह पसंद करता है। आज हम एक्सेल और इसी तरह के अन्य कार्यक्रमों में उपलब्ध चार्टिंग टूल का विस्तार से विश्लेषण करेंगे। आखिरकार, मूल सिद्धांत केवल Microsoft के ऑफिस सुइट तक ही सीमित नहीं है, है ना? इसलिए, लिब्रे ऑफिस, डब्ल्यूपीएस ऑफिस, या गूगल शीट्स जैसे अन्य स्प्रेडशीट कार्यक्रमों के साथ काम करते समय यहां वर्णित सिद्धांतों का अच्छी तरह से उपयोग किया जा सकता है।
एक्सेल स्प्रेडशीट डेटा के आधार पर चार्ट बनाना
एक्सेल चार्ट बनाने के लिए सीधे आगे बढ़ने से पहले, आपको यह समझने की जरूरत है कि यह क्या है और वे किस लिए हैं। जानकारी प्रस्तुत करने के कई तरीके हैं:
- श्रवण।
- पाठ।
- दृश्य।
- इंटरएक्टिव।
औसत व्यक्ति के लिए सबसे परिचित सूचना प्रसारित करने का श्रवण और पाठ्य तरीका है। पहले कुछ डेटा, तथ्यों और आंकड़ों को प्रस्तुत करने के लिए आवाज का उपयोग शामिल है। एक बहुत ही अविश्वसनीय तरीका जो पूरी तरह से जानकारी देने में सक्षम नहीं है। प्रस्तुतियों के दौरान इसका उपयोग केवल एक चीज के लिए किया जा सकता है जो दर्शकों में कुछ भावनाओं को जगाता है। पाठ पाठ को संप्रेषित कर सकता है, लेकिन इसमें कुछ भावनाओं को जगाने की क्षमता बहुत कम होती है। संवादात्मक पद्धति में दर्शकों की भागीदारी शामिल है (उदाहरण के लिए, निवेशक)। लेकिन अगर हम बिजनेस डेटा की बात करें तो आप यहां ज्यादा नहीं खेल सकते हैं।
जानकारी प्रस्तुत करने का दृश्य तरीका बड़ी संख्या में फायदे खोलता है। यह शेष विधियों के सभी लाभों को संयोजित करने में मदद करता है। यह सूचना को बहुत सटीक रूप से प्रसारित करता है, क्योंकि इसमें सभी संख्याएँ होती हैं, और एक व्यक्ति ग्राफ़ के आधार पर डेटा का विश्लेषण कर सकता है। वह भावनाओं को जगाने में सक्षम है। उदाहरण के लिए, हाल के दिनों में कोरोनावायरस संक्रमण के प्रसार के ग्राफ को देखें, और यह तुरंत स्पष्ट हो जाता है कि यह ग्राफ मस्तिष्क के भावनात्मक हिस्से को कैसे आसानी से प्रभावित कर सकता है।
और जो महत्वपूर्ण है, वह एक ऐसे व्यक्ति को शामिल करने में सक्षम है जो चार्ट के एक या दूसरे भाग को चुनिंदा रूप से देख सकता है और उस जानकारी का विश्लेषण कर सकता है जिसकी उसे वास्तव में आवश्यकता है। यही कारण है कि चार्ट दुनिया भर में इतने व्यापक हो गए हैं। उनका उपयोग मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों में किया जाता है:
- विभिन्न स्तरों पर शोध के परिणामों की प्रस्तुति के दौरान। शोध प्रबंध का बचाव करने वाले छात्रों और वैज्ञानिकों दोनों के लिए यह एक सार्वभौमिक बिंदु है। जानकारी की इस प्रकार की प्रस्तुति, एक आरेख की तरह, बड़ी मात्रा में जानकारी को बहुत सुविधाजनक रूप में पैक करना और यह सारा डेटा व्यापक दर्शकों के लिए प्रस्तुत करना संभव बनाता है ताकि यह तुरंत स्पष्ट हो जाए। आरेख आपको एक मास्टर या डॉक्टरेट की डिग्री के लिए एक आवेदक क्या कहता है, इस पर विश्वास को प्रेरित करने की अनुमति देता है।
- व्यावसायिक प्रस्तुतियों के दौरान। विशेष रूप से आरेखों का निर्माण आवश्यक है यदि परियोजना को निवेशक को प्रस्तुत करना या उसके काम की प्रगति पर रिपोर्ट करना आवश्यक है।
इससे यह स्पष्ट होगा कि परियोजना के लेखक स्वयं इसे गंभीरता से लेते हैं। अन्य बातों के अलावा, निवेशक सभी आवश्यक सूचनाओं का विश्लेषण स्वयं कर सकेंगे। खैर, इस तथ्य के बारे में कि आरेखों की उपस्थिति अपने आप में आत्मविश्वास को प्रेरित करती है, क्योंकि यह सूचना की प्रस्तुति की सटीकता के साथ जुड़ा हुआ है, इस क्षेत्र और निम्नलिखित सभी के लिए बनी हुई है।
- वरिष्ठों को रिपोर्ट करने के लिए। प्रबंधन को संख्याओं की भाषा पसंद है। इसके अलावा, यह रैंक में जितना अधिक होगा, उसके लिए उतना ही महत्वपूर्ण होगा। किसी भी व्यवसाय के मालिक को यह समझने की जरूरत है कि यह या वह निवेश कितना भुगतान करता है, उत्पादन के कौन से क्षेत्र लाभहीन हैं और कौन से लाभदायक हैं, और कई अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं को समझते हैं।
ऐसे कई अन्य क्षेत्र हैं जिनमें चार्ट का उपयोग किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, शिक्षण में। लेकिन इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे किस विशिष्ट उद्देश्यों के लिए संकलित हैं, यदि वे एक्सेल में किए जाते हैं, तो वास्तव में लगभग कुछ भी करने की आवश्यकता नहीं है। कार्यक्रम स्वयं व्यक्ति के लिए सब कुछ करेगा। वास्तव में, एक्सेल में चार्ट बनाना नियमित टेबल बनाने से मौलिक रूप से अलग नहीं है। इसलिए, कोई भी उन्हें बहुत ही सरलता से बना सकता है। लेकिन स्पष्टता के लिए, आइए निर्देशों के रूप में मूल सिद्धांत का वर्णन करें। इन कदमों का अनुसरण करें:
- ग्राफ़ या चार्ट बनाने से पहले, आपको पहले उस जानकारी के साथ एक तालिका बनानी होगी जिसका उपयोग इसके लिए किया जाएगा। आइए ऐसी तालिका भी बनाते हैं।
- तालिका बनाने के बाद, आपको उस क्षेत्र को ढूंढना होगा जो चार्ट के आधार पर उपयोग किया जाएगा, और फिर बाईं माउस बटन के साथ "सम्मिलित करें" टैब पर एक बार क्लिक करें। उसके बाद, उपयोगकर्ता उस चार्ट का प्रकार चुन सकेगा जो उसे पसंद है। यह एक ग्राफ, और एक पाई चार्ट, और एक हिस्टोग्राम है। विस्तार की गुंजाइश है।
सावधान! बनाए जा सकने वाले आरेखों की संख्या में प्रोग्राम आपस में भिन्न होते हैं।
- आप कई अन्य प्रकार के चार्ट का उपयोग कर सकते हैं। वे बस इतने लोकप्रिय नहीं हैं। उपलब्ध प्रकारों की पूरी सूची देखने के लिए, "आरेख" मेनू पर जाएं और वहां एक विशिष्ट प्रकार का चयन करें। हम देखते हैं कि यहां थोड़ा अलग मेनू है। इसमें कुछ भी अजीब नहीं है, क्योंकि बटन स्वयं न केवल ऑफिस सूट के संस्करण के आधार पर भिन्न हो सकते हैं, बल्कि प्रोग्राम और ऑपरेटिंग सिस्टम की विविधता पर भी भिन्न हो सकते हैं। यहां पहले तर्क को समझना महत्वपूर्ण है, और बाकी सब कुछ सहज हो जाना चाहिए।
- उपयुक्त चार्ट प्रकार का चयन करने के बाद, उस पर क्लिक करें। फिर आपको उपप्रकारों की एक सूची के साथ प्रस्तुत किया जाएगा, और आपको वह चुनना होगा जो आपकी स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त हो। उदाहरण के लिए, यदि एक हिस्टोग्राम चुना गया था, तो आप नियमित, बार, वॉल्यूम आदि का चयन कर सकते हैं। चित्रों के साथ प्रकारों की सूची, जिसके द्वारा आप समझ सकते हैं कि अंतिम आरेख कैसा दिखेगा, सीधे इस मेनू में स्थित है।
- हम उस उपप्रकार पर क्लिक करते हैं जिसमें हम रुचि रखते हैं, जिसके बाद प्रोग्राम स्वचालित रूप से सब कुछ करेगा। परिणामी चार्ट स्क्रीन पर दिखाई देगा।
- हमारे मामले में, चित्र इस प्रकार निकला।
- यदि हमने “चार्ट” प्रकार चुना है, तो हमारा चार्ट इस तरह दिखेगा।
- पाई चार्ट का निम्न रूप है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, निर्देश बिल्कुल भी जटिल नहीं हैं। यह थोड़ा डेटा दर्ज करने के लिए पर्याप्त है, और कंप्यूटर आपके लिए बाकी काम करेगा।
एक्सेल में चार्ट के साथ कैसे काम करें
चार्ट बनाने के बाद, हम इसे पहले से ही कस्टमाइज़ कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको प्रोग्राम के शीर्ष पर "डिज़ाइनर" टैब ढूंढना होगा। यह पैनल हमारे द्वारा पहले बनाए गए चार्ट के विभिन्न गुणों को सेट करने की क्षमता रखता है। उदाहरण के लिए, उपयोगकर्ता कॉलम का रंग बदल सकता है, साथ ही अधिक मौलिक परिवर्तन भी कर सकता है। उदाहरण के लिए, प्रकार या उपप्रकार बदलें। तो, ऐसा करने के लिए, आपको "चार्ट प्रकार बदलें" आइटम पर जाने की आवश्यकता है, और दिखाई देने वाली सूची में, आप वांछित प्रकार का चयन कर सकते हैं। यहां आप सभी उपलब्ध प्रकार और उपप्रकार भी देख सकते हैं।
हम बनाए गए चार्ट में कुछ तत्व भी जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, उपयुक्त बटन पर क्लिक करें, जो तुरंत पैनल के बाईं ओर स्थित है।
आप एक त्वरित सेटअप भी कर सकते हैं। इसके लिए एक विशेष उपकरण है। इसके अनुरूप बटन "चार्ट तत्व जोड़ें" मेनू के दाईं ओर पाया जा सकता है। यहां आप लगभग कोई भी डिज़ाइन विकल्प चुन सकते हैं जो वर्तमान कार्य के अनुकूल हो।
कॉलम के पास उनमें से प्रत्येक का पदनाम होने पर भी यह काफी उपयोगी होता है। ऐसा करने के लिए, आपको "चार्ट तत्व जोड़ें" मेनू के माध्यम से कैप्शन जोड़ना होगा। इस बटन पर क्लिक करने के बाद, एक सूची खुलेगी जिसमें हम संबंधित आइटम में रुचि रखते हैं। फिर हम चुनते हैं कि कैप्शन कैसे प्रदर्शित किया जाएगा। हमारे उदाहरण में - स्क्रीनशॉट में दर्शाया गया है।
अब यह चार्ट न केवल स्पष्ट रूप से जानकारी दिखाता है, बल्कि इसका उपयोग यह समझने के लिए भी किया जा सकता है कि वास्तव में प्रत्येक कॉलम का क्या अर्थ है।
प्रतिशत के साथ चार्ट कैसे सेट करें?
अब आइए विशिष्ट उदाहरणों पर चलते हैं। यदि हमें एक चार्ट बनाने की आवश्यकता है जिसमें हम प्रतिशत के साथ काम करते हैं, तो हमें एक गोलाकार प्रकार का चयन करना होगा। निर्देश स्वयं इस प्रकार है:
- ऊपर वर्णित तंत्र के अनुसार, डेटा के साथ एक तालिका बनाना और डेटा के साथ एक श्रेणी का चयन करना आवश्यक है जिसका उपयोग चार्ट बनाने के लिए किया जाएगा। उसके बाद, "सम्मिलित करें" टैब पर जाएं और उपयुक्त प्रकार का चयन करें।
- पिछले चरण के पूरा होने के बाद, प्रोग्राम "कन्स्ट्रक्टर" टैब को स्वचालित रूप से खोलेगा। इसके बाद, उपयोगकर्ता को उपलब्ध विकल्पों का विश्लेषण करने और प्रतिशत आइकन प्रदर्शित करने वाले को खोजने की आवश्यकता है।
- पाई चार्ट के साथ आगे का काम इसी तरह से किया जाएगा।
एक्सेल चार्ट में फॉन्ट साइज कैसे बदलें
चार्ट फोंट को अनुकूलित करने से आप इसे अधिक लचीला और सूचनात्मक बना सकते हैं। यह तब भी उपयोगी है जब इसे बड़े पर्दे पर दिखाने की आवश्यकता हो। अक्सर मानक आकार पिछली पंक्ति के लोगों को दिखाई देने के लिए पर्याप्त नहीं होता है। चार्ट फ़ॉन्ट आकार सेट करने के लिए, आपको उपयुक्त लेबल पर राइट-क्लिक करना होगा और दिखाई देने वाली सूची में फ़ॉन्ट आइटम पर क्लिक करना होगा।
उसके बाद, आपको सभी आवश्यक समायोजन करने होंगे और उन्हें बचाने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा।
परेटो चार्ट - एक्सेल में परिभाषा और निर्माण सिद्धांत
बहुत से लोग पारेतो सिद्धांत को जानते हैं, जो कहता है कि 20% प्रयास 80% परिणाम देता है और इसके विपरीत। इस सिद्धांत का उपयोग करते हुए, आप एक आरेख बना सकते हैं जो आपको सबसे अधिक प्रभावी क्रियाओं को खोजने की अनुमति देगा जिससे परिणाम सबसे बड़ा था। और इस प्रकार का चार्ट बनाने के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के बिल्ट-इन टूल्स काफी हैं। ऐसा इन्फोग्राफिक बनाने के लिए, आपको "हिस्टोग्राम" प्रकार का चयन करना होगा। हमारे कार्यों का क्रम इस प्रकार है:
- आइए एक तालिका तैयार करें जो उत्पादों के नामों का वर्णन करती है। हमारे पास कई कॉलम होंगे। पहला कॉलम पैसे में सामान की खरीद की कुल राशि का वर्णन करेगा। दूसरा कॉलम इन सामानों की बिक्री से होने वाले लाभ को रिकॉर्ड करता है।
- हम सबसे साधारण हिस्टोग्राम बनाते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको "सम्मिलित करें" टैब ढूंढना होगा, और फिर उपयुक्त चार्ट प्रकार का चयन करना होगा।
- अब हमारे पास एक चार्ट तैयार है, जिसमें विभिन्न रंगों के 2 कॉलम हैं, जिनमें से प्रत्येक एक विशिष्ट कॉलम का प्रतिनिधित्व करता है। नीचे आप चार्ट की लेजेंड देख सकते हैं, जिसके अनुसार हम समझते हैं कि कौन सा कॉलम है।
- अगला चरण जो हमें करने की आवश्यकता है वह उस कॉलम को संपादित करना है जो लाभ के लिए जिम्मेदार है। गतिकी में इसके परिवर्तन को देखने के कार्य का हम सामना कर रहे हैं। इसलिए, हमें "ग्राफ" चार्ट प्रकार की आवश्यकता है। इसलिए, "डिज़ाइनर" टैब में, हमें "चार्ट प्रकार बदलें" बटन ढूंढना होगा और उस पर क्लिक करना होगा। फिर सूची से एक शेड्यूल चुनें। यह महत्वपूर्ण है कि ऐसा करने से पहले उपयुक्त कॉलम का चयन करना न भूलें।
अब पारेतो चार्ट तैयार है। आप प्रभावशीलता का विश्लेषण कर सकते हैं और यह निर्धारित कर सकते हैं कि बिना किसी डर के क्या त्याग किया जा सकता है। इस चार्ट का संपादन ठीक पहले की तरह ही किया जाता है। उदाहरण के लिए, आप चार्ट पर बार और बिंदुओं में लेबल जोड़ सकते हैं, रेखाओं, स्तंभों का रंग बदल सकते हैं, इत्यादि।
इस प्रकार, चार्ट बनाने और उन्हें अनुकूलित करने के लिए एक्सेल के पास एक विशाल टूलकिट है। यदि आप स्वयं सेटिंग्स के साथ प्रयोग करते हैं, तो बहुत कुछ स्पष्ट हो जाता है और आप किसी भी जटिलता के ग्राफ बनाने और उन्हें पढ़ने योग्य बनाने में सक्षम होंगे। और यह वही है जो किसी भी निवेशक, बॉस या ग्राहक को चाहिए। डायग्राम गतिविधि के सभी संभावित क्षेत्रों में अपना आवेदन पाते हैं। इसलिए, पैसा बनाने के लिए एक्सेल को मुख्य कार्यक्रम माना जाता है। अब आप उनके और भी करीब आ गए हैं। आपको कामयाबी मिले।