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एक्सेल सबसे अच्छे डेटा एनालिटिक्स सॉफ्टवेयर में से एक है। और जीवन के किसी न किसी चरण में लगभग हर व्यक्ति को संख्याओं और टेक्स्ट डेटा से निपटना पड़ता है और उन्हें तंग समय सीमा के तहत संसाधित करना पड़ता है। यदि आपको अभी भी ऐसा करने की आवश्यकता है, तो हम उन तकनीकों का वर्णन करेंगे जो आपके जीवन को बेहतर बनाने में मदद करेंगी। और इसे और अधिक दृश्यमान बनाने के लिए, हम दिखाएंगे कि एनिमेशन का उपयोग करके उन्हें कैसे कार्यान्वित किया जाए।
एक्सेल PivotTables के माध्यम से डेटा विश्लेषण
सूचना प्रसंस्करण को स्वचालित करने के लिए पिवट टेबल सबसे आसान तरीकों में से एक है। यह आपको डेटा की एक विशाल सरणी को ढेर करने की अनुमति देता है जो बिल्कुल संरचित नहीं है। यदि आप इसका उपयोग करते हैं, तो आप लगभग हमेशा के लिए भूल सकते हैं कि फ़िल्टर और मैन्युअल सॉर्टिंग क्या हैं। और उन्हें बनाने के लिए, बस कुछ बटन दबाएं और कुछ साधारण पैरामीटर दर्ज करें, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आपको किसी विशेष स्थिति में विशेष रूप से किस तरह के परिणाम पेश करने की आवश्यकता है।
एक्सेल में डेटा विश्लेषण को स्वचालित करने के कई तरीके हैं। ये बिल्ट-इन टूल और ऐड-ऑन दोनों हैं जिन्हें इंटरनेट पर डाउनलोड किया जा सकता है। एक ऐड-ऑन "विश्लेषण टूलकिट" भी है, जिसे माइक्रोसॉफ्ट द्वारा विकसित किया गया था। इसमें सभी आवश्यक विशेषताएं हैं ताकि आप एक एक्सेल फ़ाइल में सभी आवश्यक परिणाम प्राप्त कर सकें।
Microsoft द्वारा विकसित डेटा विश्लेषण पैकेज का उपयोग केवल एक कार्यपत्रक पर एक इकाई समय में किया जा सकता है। यदि यह कई पर स्थित सूचनाओं को संसाधित करेगा, तो परिणामी जानकारी विशेष रूप से एक पर प्रदर्शित की जाएगी। अन्य में, श्रेणियों को बिना किसी मान के दिखाया जाएगा, जिसमें केवल प्रारूप होते हैं। एकाधिक शीट पर जानकारी का विश्लेषण करने के लिए, आपको इस टूल का अलग से उपयोग करने की आवश्यकता है। यह एक बहुत बड़ा मॉड्यूल है जो बड़ी संख्या में सुविधाओं का समर्थन करता है, विशेष रूप से, यह आपको निम्न प्रकार के प्रसंस्करण करने की अनुमति देता है:
- फैलाव विश्लेषण।
- सहसंबंध विश्लेषण।
- सहप्रसरण।
- चलती औसत गणना। सांख्यिकी और व्यापार में एक बहुत लोकप्रिय तरीका।
- यादृच्छिक संख्या प्राप्त करें।
- चयन संचालन करें।
यह ऐड-ऑन डिफ़ॉल्ट रूप से सक्रिय नहीं है, लेकिन मानक पैकेज में शामिल है। इसका उपयोग करने के लिए, आपको इसे सक्षम करना होगा। ऐसा करने के लिए, निम्नलिखित कदम उठाएं:
- "फ़ाइल" मेनू पर जाएं, और वहां "विकल्प" बटन ढूंढें। उसके बाद, "ऐड-ऑन" पर जाएं। यदि आपने एक्सेल का 2007 संस्करण स्थापित किया है, तो आपको "एक्सेल विकल्प" बटन पर क्लिक करना होगा, जो कार्यालय मेनू में स्थित है।
- इसके बाद, एक पॉप-अप मेनू प्रकट होता है, जिसका शीर्षक "प्रबंधन" है। वहां हमें "एक्सेल ऐड-इन्स" आइटम मिलता है, उस पर क्लिक करें, और फिर - "गो" बटन पर। यदि आप एक Apple कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं, तो बस मेनू में "टूल्स" टैब खोलें, और फिर ड्रॉप-डाउन सूची में "एक्सेल के लिए ऐड-इन्स" आइटम ढूंढें।
- उसके बाद दिखाई देने वाले संवाद में, आपको "विश्लेषण पैकेज" आइटम के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा, और फिर "ओके" बटन पर क्लिक करके अपने कार्यों की पुष्टि करनी होगी।
कुछ स्थितियों में, यह पता चल सकता है कि यह ऐड-ऑन नहीं मिला। इस मामले में, यह ऐडऑन की सूची में नहीं होगा। ऐसा करने के लिए, "ब्राउज़ करें" बटन पर क्लिक करें। आपको यह जानकारी भी मिल सकती है कि इस कंप्यूटर से पैकेज पूरी तरह से गायब है। इस मामले में, आपको इसे स्थापित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, "हां" बटन पर क्लिक करें।
विश्लेषण पैक को सक्षम करने से पहले, आपको पहले VBA को सक्रिय करना होगा। ऐसा करने के लिए, आपको इसे ऐड-ऑन की तरह ही डाउनलोड करना होगा।
पिवट टेबल के साथ कैसे काम करें
प्रारंभिक जानकारी कुछ भी हो सकती है। यह बिक्री, वितरण, उत्पादों के शिपमेंट आदि के बारे में जानकारी हो सकती है। इसके बावजूद, चरणों का क्रम हमेशा समान रहेगा:
- तालिका वाली फ़ाइल खोलें।
- उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिनका विश्लेषण हम पिवट तालिका का उपयोग करके करेंगे।
- "सम्मिलित करें" टैब खोलें, और वहां आपको "टेबल्स" समूह खोजने की आवश्यकता है, जहां "पिवट टेबल" बटन है। यदि आप मैक ओएस ऑपरेटिंग सिस्टम के तहत कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, तो आपको "डेटा" टैब खोलना होगा, और यह बटन "विश्लेषण" टैब में स्थित होगा।
- यह "क्रिएट पिवोटटेबल" शीर्षक वाला एक डायलॉग खोलेगा।
- फिर डेटा डिस्प्ले को चयनित रेंज से मिलान करने के लिए सेट करें।
हमने एक टेबल खोली है, जिसकी जानकारी किसी भी तरह से संरचित नहीं है। ऐसा करने के लिए, आप स्क्रीन के दाईं ओर पिवट तालिका के फ़ील्ड के लिए सेटिंग्स का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, "मान" फ़ील्ड में "आदेशों की मात्रा" और तालिका की पंक्तियों में विक्रेताओं और बिक्री की तारीख के बारे में जानकारी भेजें। इस तालिका में निहित आंकड़ों के आधार पर, राशियों का निर्धारण स्वचालित रूप से किया गया था। यदि आवश्यक हो, तो आप प्रत्येक वर्ष, तिमाही या महीने के लिए जानकारी खोल सकते हैं। यह आपको विस्तृत जानकारी प्राप्त करने की अनुमति देगा जिसकी आपको किसी विशेष क्षण में आवश्यकता है।
उपलब्ध मापदंडों का सेट कितने कॉलम से भिन्न होगा। उदाहरण के लिए, कॉलम की कुल संख्या 5 है। और हमें बस उन्हें सही तरीके से रखने और चुनने की जरूरत है, और योग दिखाना है। इस मामले में, हम इस एनीमेशन में दिखाए गए कार्यों को करते हैं।
उदाहरण के लिए, एक देश निर्दिष्ट करके आप पिवट तालिका निर्दिष्ट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हम "देश" आइटम शामिल करते हैं।
आप विक्रेताओं के बारे में जानकारी भी देख सकते हैं। ऐसा करने के लिए, हम "देश" कॉलम को "विक्रेता" से बदल देते हैं। परिणाम निम्नलिखित होगा।
3D मानचित्रों के साथ डेटा विश्लेषण
यह भू-संदर्भित विज़ुअलाइज़ेशन विधि क्षेत्रों से जुड़े पैटर्न को देखने के साथ-साथ इस प्रकार की जानकारी का विश्लेषण करना संभव बनाती है।
इस पद्धति का लाभ यह है कि निर्देशांक को अलग से पंजीकृत करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आपको बस तालिका में भौगोलिक स्थिति को सही ढंग से लिखने की आवश्यकता है।
एक्सेल में 3डी मैप्स के साथ कैसे काम करें
3D मानचित्रों के साथ काम करने के लिए आपको जिन क्रियाओं का पालन करना होगा, उनका क्रम इस प्रकार है:
- एक फ़ाइल खोलें जिसमें रुचि की डेटा श्रेणी हो। उदाहरण के लिए, एक तालिका जहां "देश" या "शहर" कॉलम है।
- मानचित्र पर दिखाई जाने वाली जानकारी को पहले तालिका के रूप में स्वरूपित किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको "होम" टैब पर संबंधित आइटम ढूंढना होगा।
- विश्लेषण करने के लिए कक्षों का चयन करें ।
- उसके बाद, "इन्सर्ट" टैब पर जाएं, और वहां हमें "3 डी मैप" बटन मिलता है।
फिर हमारा नक्शा दिखाया गया है, जहां तालिका में शहरों को डॉट्स के रूप में दर्शाया गया है। लेकिन हमें वास्तव में मानचित्र पर बस्तियों के बारे में जानकारी की उपस्थिति की आवश्यकता नहीं है। उनसे जुड़ी जानकारी को देखना हमारे लिए कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, वे राशियाँ जिन्हें स्तंभ की ऊँचाई के रूप में दिखाया जा सकता है। इस एनिमेशन में दर्शाई गई क्रियाओं को करने के बाद, जब आप संबंधित कॉलम पर होवर करते हैं, तो इससे जुड़ा डेटा प्रदर्शित होगा।
आप पाई चार्ट का भी उपयोग कर सकते हैं, जो कुछ मामलों में बहुत अधिक जानकारीपूर्ण है। सर्कल का आकार इस बात पर निर्भर करता है कि कुल राशि क्या है।
एक्सेल में पूर्वानुमान पत्रक
अक्सर व्यावसायिक प्रक्रियाएं मौसमी विशेषताओं पर निर्भर करती हैं। और ऐसे कारकों को नियोजन स्तर पर ध्यान में रखा जाना चाहिए। इसके लिए एक विशेष एक्सेल टूल है, जो आपको इसकी उच्च सटीकता के साथ पसंद आएगा। यह ऊपर वर्णित सभी विधियों की तुलना में काफी अधिक कार्यात्मक है, चाहे वे कितने भी उत्कृष्ट क्यों न हों। उसी तरह, इसके उपयोग का दायरा बहुत व्यापक है - वाणिज्यिक, वित्तीय, विपणन और यहां तक कि सरकारी संरचनाएं।
महत्वपूर्ण: पूर्वानुमान की गणना करने के लिए, आपको पिछली बार की जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता है। पूर्वानुमान की गुणवत्ता इस बात पर निर्भर करती है कि डेटा कितनी लंबी अवधि का है। डेटा को नियमित अंतरालों (उदाहरण के लिए, त्रैमासिक या मासिक) में विभाजित करने की अनुशंसा की जाती है।
पूर्वानुमान पत्रक के साथ कैसे काम करें
पूर्वानुमान पत्रक के साथ काम करने के लिए, आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:
- फ़ाइल खोलें, जिसमें उन संकेतकों पर बड़ी मात्रा में जानकारी है जिनका हमें विश्लेषण करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, पिछले वर्ष के दौरान (हालांकि अधिक बेहतर)।
- सूचना की दो पंक्तियों को हाइलाइट करें।
- "डेटा" मेनू पर जाएं, और वहां "पूर्वानुमान पत्रक" बटन पर क्लिक करें।
- उसके बाद, एक संवाद खुलेगा जिसमें आप पूर्वानुमान के दृश्य प्रतिनिधित्व के प्रकार का चयन कर सकते हैं: एक ग्राफ या एक हिस्टोग्राम। वह चुनें जो आपकी स्थिति के अनुकूल हो।
- वह तिथि निर्धारित करें जब पूर्वानुमान समाप्त होना चाहिए।
नीचे दिए गए उदाहरण में, हम तीन साल - 2011-2013 के लिए जानकारी प्रदान करते हैं। इस मामले में, समय अंतराल को इंगित करने की सिफारिश की जाती है, न कि विशिष्ट संख्याओं को। यही है, मार्च 2013 लिखना बेहतर है, न कि 7 मार्च, 2013 की तरह एक विशिष्ट संख्या। इन आंकड़ों के आधार पर 2014 के लिए पूर्वानुमान प्राप्त करने के लिए, तारीख और संकेतक के साथ पंक्तियों में व्यवस्थित डेटा प्राप्त करना आवश्यक है। उस क्षण थे। इन पंक्तियों को हाइलाइट करें।
फिर "डेटा" टैब पर जाएं और "पूर्वानुमान" समूह देखें। उसके बाद, "पूर्वानुमान पत्रक" मेनू पर जाएं। उसके बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें हम फिर से पूर्वानुमान प्रस्तुत करने की विधि का चयन करते हैं, और फिर वह तिथि निर्धारित करते हैं जिसके द्वारा पूर्वानुमान पूरा किया जाना चाहिए। उसके बाद, "बनाएँ" पर क्लिक करें, जिसके बाद हमें तीन पूर्वानुमान विकल्प मिलते हैं (एक नारंगी रेखा द्वारा दिखाया गया है)।
एक्सेल में त्वरित विश्लेषण
पिछली विधि वास्तव में अच्छी है क्योंकि यह आपको सांख्यिकीय संकेतकों के आधार पर वास्तविक भविष्यवाणियां करने की अनुमति देती है। लेकिन यह विधि आपको वास्तव में एक पूर्ण व्यावसायिक बुद्धि का संचालन करने की अनुमति देती है। यह बहुत अच्छा है कि यह सुविधा यथासंभव एर्गोनोमिक रूप से बनाई गई है, क्योंकि वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए, आपको सचमुच कुछ क्रियाएं करने की आवश्यकता है। कोई मैनुअल गणना नहीं, कोई सूत्र नहीं लिखना। बस विश्लेषण की जाने वाली श्रेणी का चयन करें और अंतिम लक्ष्य निर्धारित करें।
सेल में ही विभिन्न प्रकार के चार्ट और माइक्रोग्राफ बनाना संभव है।
कैसे काम करना
इसलिए, काम करने के लिए, हमें एक फ़ाइल खोलने की आवश्यकता है जिसमें डेटा सेट होता है जिसका विश्लेषण करने की आवश्यकता होती है और उपयुक्त श्रेणी का चयन करना होता है। इसे चुनने के बाद, हमारे पास स्वचालित रूप से एक बटन होगा जो सारांश तैयार करना या अन्य क्रियाओं का एक सेट करना संभव बनाता है। इसे तेजी से विश्लेषण कहा जाता है। हम उन राशियों को भी परिभाषित कर सकते हैं जो नीचे स्वचालित रूप से दर्ज की जाएंगी। आप इस एनीमेशन में अधिक स्पष्ट रूप से देख सकते हैं कि यह कैसे काम करता है।
त्वरित विश्लेषण सुविधा आपको परिणामी डेटा को विभिन्न तरीकों से प्रारूपित करने की भी अनुमति देती है। और आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि इस उपकरण को कॉन्फ़िगर करने के बाद दिखाई देने वाले हिस्टोग्राम की कोशिकाओं में कौन से मान कम या ज्यादा हैं।
साथ ही, उपयोगकर्ता विभिन्न प्रकार के मार्कर लगा सकता है जो नमूने के सापेक्ष बड़े और छोटे मूल्यों को इंगित करता है। इस प्रकार, सबसे बड़े मान हरे रंग में और सबसे छोटे मान लाल रंग में दिखाए जाएंगे।
मैं वास्तव में विश्वास करना चाहता हूं कि ये तकनीकें आपको स्प्रैडशीट के साथ अपने काम की दक्षता में उल्लेखनीय वृद्धि करने और जितनी जल्दी हो सके वह सब कुछ हासिल करने की अनुमति देंगी। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह स्प्रेडशीट प्रोग्राम मानक कार्यक्षमता में भी बहुत व्यापक संभावनाएं प्रदान करता है। और हम ऐड-ऑन के बारे में क्या कह सकते हैं, जो इंटरनेट पर बहुत अधिक हैं। केवल यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि सभी ऐडऑन को वायरस के लिए सावधानीपूर्वक जांचा जाना चाहिए, क्योंकि अन्य लोगों द्वारा लिखे गए मॉड्यूल में दुर्भावनापूर्ण कोड हो सकते हैं। यदि ऐड-ऑन Microsoft द्वारा विकसित किए गए हैं, तो इसे सुरक्षित रूप से उपयोग किया जा सकता है।
Microsoft का विश्लेषण पैक एक बहुत ही कार्यात्मक ऐड-ऑन है जो उपयोगकर्ता को एक सच्चा पेशेवर बनाता है। यह आपको मात्रात्मक डेटा के लगभग किसी भी प्रसंस्करण को करने की अनुमति देता है, लेकिन नौसिखिए उपयोगकर्ता के लिए यह काफी जटिल है। आधिकारिक Microsoft सहायता साइट में इस पैकेज के साथ विभिन्न प्रकार के विश्लेषण का उपयोग करने के बारे में विस्तृत निर्देश हैं।