एक्सेल में बनाए गए फॉर्मूले की दोबारा जांच करें

एक्सेल में सबसे शक्तिशाली उपकरणों में से एक सूत्र बनाने की क्षमता है। आप नए मानों की गणना करने, डेटा का विश्लेषण करने आदि के लिए सूत्रों का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन फ़ार्मुलों के साथ काम करने के अपने नकारात्मक पहलू हैं - ग़लत परिणाम देने के लिए फॉर्मूला के लिए थोड़ी सी गलती ही काफी है।

सबसे बुरी बात यह है कि एक्सेल हमेशा फॉर्मूला में किसी एरर की रिपोर्ट नहीं करता है। एक नियम के रूप में, ऐसा सूत्र गलत परिणाम देते हुए काम करना और गणना करना जारी रखता है। इस तथ्य की जिम्मेदारी कि आप एक बार फिर से सूत्र की जांच करने के लिए बहुत आलसी हैं, पूरी तरह से आप पर है।

हमने दिशानिर्देशों की एक सूची तैयार की है जिसका उपयोग आप बनाए गए फ़ार्मुलों की शुद्धता की जांच के लिए कर सकते हैं। ये संकेत आपके सामने आने वाली हर समस्या का समाधान नहीं करेंगे, लेकिन कई सामान्य त्रुटियों की पहचान करने के लिए एक उपकरण प्रदान करेंगे।

लिंक जांचें

अधिकांश सूत्र कम से कम एक सेल संदर्भ का उपयोग करते हैं। यदि आप किसी सूत्र पर डबल-क्लिक करते हैं, तो संदर्भित सभी कक्षों के बॉर्डर हाइलाइट हो जाएंगे। आप यह सुनिश्चित करने के लिए प्रत्येक लिंक को दोबारा जांच सकते हैं कि वे सही हैं।

क्रमपरिवर्तन की तलाश करें

सही सेल संदर्भों का उपयोग करना एक सामान्य गलती है लेकिन गलत क्रम में। उदाहरण के लिए, यदि आप घटाना चाहते हैं C2 of C3, सूत्र होना चाहिए: =C3-C2, ऐसे नहीं: =C2-C3.

इसे साथ ले जाओ

यदि सूत्र परीक्षण के लिए बहुत जटिल है, तो इसे कई सरल सूत्रों में विभाजित करने का प्रयास करें। इस प्रकार, आप प्रत्येक सूत्र की सटीकता की जांच कर सकते हैं, और यदि समस्याएं आती हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि वास्तव में कहां है।

सोचें कि परिणाम क्या होना चाहिए

परिणाम क्या होना चाहिए, यह निर्धारित करने के लिए आप अपने स्वयं के अनुभव, आलोचनात्मक सोच और अंतर्ज्ञान का उपयोग कर सकते हैं। यदि एक्सेल में परिणाम अपेक्षा से बहुत बड़ा या छोटा है, तो सूत्र में त्रुटियां हो सकती हैं (या कोशिकाओं में गलत डेटा)।

उदाहरण के लिए, यदि आप कुल लागत की गणना करते हैं 8 माल की इकाइयाँ 98 प्रत्येक के लिए सेंट, परिणाम थोड़ा कम होना चाहिए $8. नीचे दिए गए उदाहरण में, सूत्र गलत परिणाम देता है। $ 784,00. इसका कारण यह है कि सेल A2 में कीमत इस प्रकार दर्ज की जाती है 98, और होना चाहिए 0,98. जैसा कि आप देख सकते हैं, छोटे विवरण एक बड़ा बदलाव ला सकते हैं।

ध्यान रखें कि यह ट्रिक हमेशा काम नहीं करती। कुछ मामलों में, गलत उत्तर उल्लेखनीय रूप से सही के करीब हो सकता है। हालाँकि, कई स्थितियों में, इस तरह के त्वरित मूल्यांकन से सूत्र में त्रुटि का पता चलता है।

तर्कों की जाँच करें

यदि आप किसी फ़ंक्शन के साथ काम कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सभी आवश्यक तर्क दिए गए हैं। किसी फ़ंक्शन में प्रवेश करते समय, आवश्यक तर्कों के साथ एक छोटा टूलटिप प्रदर्शित किया जाना चाहिए।

टूलटिप विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आप किसी ऐसी सुविधा को ठीक करने का प्रयास कर रहे हों जो ठीक से काम नहीं कर रही हो। उदाहरण के लिए, नीचे दिए गए फ़ंक्शन को देखें:

ऊपर की आकृति में उदाहरण में, फ़ंक्शन NETWORKDAYS (नेटवर्कडे) एक त्रुटि देता है। यदि हम एक फ़ंक्शन पेश करते हैं NETWORKDAYS (नेटवर्कडे) दूसरे सेल में जाने का कारण स्पष्ट हो जाता है:

समारोह NETWORKDAYS (नेटवर्कडे) के लिए कम से कम दो तर्कों की आवश्यकता होती है - आरंभ करने की तिथि (start_date) और अंतिम तिथि (अंतिम तिथि)। पिछले उदाहरण में, केवल एक तर्क दिया गया था, तो चलिए लापता तर्क जोड़कर फ़ंक्शन को ठीक करते हैं:

अब हमारा सूत्र सही ढंग से काम करता है!

संचालन की पूरी श्रृंखला (अनुक्रम) की जाँच करें

स्कूली गणित से याद रखें कि गणितीय संक्रियाओं का क्रम क्या है? यदि नहीं (या यदि आप अपनी याददाश्त को ताज़ा करना चाहते हैं), तो आप जटिल फ़ार्मुलों के निर्माण पर पाठ का अध्ययन कर सकते हैं। एक्सेल हमेशा इस क्रम का उपयोग करता है, अर्थात, संचालन केवल बाएं से दाएं बारी-बारी से नहीं किया जाता है। निम्नलिखित उदाहरण में, पहला चरण गुणन है, जो ठीक वैसा नहीं है जैसा हम चाहते थे। आइए हम निष्कर्ष निकालकर इस सूत्र को ठीक करें डी2+डी3 कोष्ठक के भीतर:

सूत्र प्रदर्शन चालू करें

यदि एक्सेल शीट पर बहुत सारे सूत्र और कार्य हैं, तो एक ही समय में सभी सूत्रों को देखने के लिए सूत्र प्रदर्शन मोड पर स्विच करना आपके लिए अधिक सुविधाजनक हो सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको कमांड का उपयोग करने की आवश्यकता है सूत्र दृश्य (सूत्र दिखाएं), जो टैब पर है सूत्र (सूत्र) खंड फॉर्मूला ऑडिटिंग (सूत्र निर्भरता)।

परिचित दृश्य पर वापस जाने के लिए, इस आदेश पर फिर से क्लिक करें।

याद रखें, निरंतर अभ्यास से सूत्रों में महारत हासिल होती है। यहां तक ​​​​कि सबसे अनुभवी एक्सेल उपयोगकर्ता भी फ़ार्मुलों में गलतियाँ करते हैं। अगर आपका फॉर्मूला काम नहीं करता है या आपको गलत वैल्यू देता है, तो घबराएं नहीं! ज्यादातर मामलों में, एक सरल व्याख्या है कि सूत्र विफल क्यों होता है। एक बार जब आपको यह त्रुटि मिल जाए, तो आप सूत्र को सही ढंग से काम कर सकते हैं।