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डेटा समेकन एक्सेल में एक विशेषता है, जिसके लिए उपयोगकर्ताओं को कई तालिकाओं से डेटा को एक में संयोजित करने का अवसर मिलता है, साथ ही एक ही या अलग-अलग फाइलों में एक में शीट गठबंधन करने का अवसर मिलता है।
तालिकाओं के लिए आधिकारिक आवश्यकताएं जो समेकन को पूरा करने के लिए आवश्यक हैं
यदि तालिकाएँ आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती हैं, तो "समेकित" नामक विकल्प काम नहीं करेगा। डेटा मर्जिंग प्रक्रिया को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए, आपको यह करना होगा:
- खाली पंक्तियों/स्तंभों के लिए तालिका की जाँच करें और यदि कोई हो तो उन्हें हटा दें;
- समान टेम्पलेट्स का उपयोग करें;
- कॉलम के नामों का पालन करें, वे भिन्न नहीं होने चाहिए।
एक्सेल में मूल समेकन के तरीके
विभिन्न रिपोर्ट, तालिकाओं, एक ही प्रकार की श्रेणियों के डेटा को एक सामान्य फ़ाइल में एक साथ लाते समय, आप कई अलग-अलग विधियों का उपयोग कर सकते हैं। डेटा को सारांशित करने के दो मुख्य तरीकों पर नीचे चर्चा की जाएगी: स्थिति और श्रेणी के अनुसार।
- पहले संस्करण में, मूल क्षेत्रों में डेटा उसी क्रम में होता है जिसमें समान लेबल लागू होते हैं। एक ही टेम्पलेट पर आधारित 3-4 शीट से डेटा को संयोजित करने के लिए स्थिति के अनुसार रोल अप करें, उदाहरण के लिए, वित्तीय विवरण इस पद्धति की जाँच के लिए उपयुक्त हैं।
- दूसरे विकल्प में: डेटा यादृच्छिक क्रम में हैं, लेकिन समान लेबल हैं। अलग-अलग लेआउट लेकिन समान डेटा लेबल के साथ कई कार्यपत्रकों के डेटा को संयोजित करने के लिए श्रेणी के आधार पर समेकित करें।
महत्वपूर्ण! पिवट टेबल के निर्माण के साथ इस पद्धति में काफी समानता है। हालाँकि, आप PivotTable में श्रेणियों को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं।
- डेटा को संयोजित करने का एक तीसरा तरीका भी है - यह सूत्रों का उपयोग करके समेकन है। सच है, यह शायद ही कभी व्यवहार में उपयोग किया जाता है, इस तथ्य के कारण कि इसमें उपयोगकर्ता से बहुत समय लगता है।
एक्सेल में समेकन करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश
अगला, हम समेकित करने के सबसे आसान और तेज़ तरीके पर विचार करेंगे।
तो, एकाधिक तालिकाओं में कैसे शामिल हों:
- सबसे पहले आपको एक नई शीट बनानी होगी, जिसके बाद सॉफ्टवेयर अपने आप इसे दाईं ओर जोड़ देगा। यदि आवश्यक हो, तो आप बाईं माउस बटन का उपयोग करके शीट को किसी अन्य स्थान पर (उदाहरण के लिए, सूची के अंत तक) खींच सकते हैं।
- जोड़ी गई शीट, उस सेल में खड़े हों जिसके साथ आप काम करने जा रहे हैं। फिर "डेटा" टैब पर जाएं, "डेटा के साथ काम करना" अनुभाग ढूंढें, "समेकन" नामक आइटम पर क्लिक करें।
- मॉनिटर पर एक छोटी सेटिंग्स विंडो दिखाई देगी।
- इसके बाद, आपको डेटा को संयोजित करने के लिए उपयुक्त फ़ंक्शन का चयन करना होगा।
- किसी फ़ंक्शन का चयन करने के बाद, उसके अंदर क्लिक करके "लिंक" फ़ील्ड पर जाएं। यहां आपको एक-एक करके सेल की रेंज को सेलेक्ट करना होगा। ऐसा करने के लिए, पहले पहली प्लेट के साथ शीट पर स्विच करें।
- फिर हैडर के साथ प्लेट को सेलेक्ट करें। सुनिश्चित करें कि सब कुछ सही ढंग से किया गया है, फिर "जोड़ें" आइकन पर क्लिक करें। वैसे, आप कीबोर्ड का उपयोग करके निर्देशांक को स्वयं अपडेट / बदल सकते हैं, लेकिन यह असुविधाजनक है।
- किसी नए दस्तावेज़ से किसी श्रेणी का चयन करने के लिए, पहले उसे एक्सेल में खोलें। उसके बाद, पहली पुस्तक में विलय की प्रक्रिया शुरू करें और दूसरी पर स्विच करें, उसमें उपयुक्त शीट का चयन करें, और फिर कोशिकाओं के एक निश्चित भाग का चयन करें।
- नतीजतन, पहली प्रविष्टि "रेंज की सूची" में बनाई जाएगी।
- "लिंक" फ़ील्ड पर लौटें, इसमें शामिल सभी जानकारी को हटा दें, फिर शेष प्लेटों के निर्देशांक को श्रेणियों की सूची में जोड़ें।
- निम्नलिखित कार्यों के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें: "शीर्ष पंक्ति लेबल", "बाएं कॉलम मान", "स्रोत डेटा के लिए लिंक जेनरेट करें"।
- फिर "ओके" पर क्लिक करें।
- एक्सेल प्रक्रिया को निष्पादित करेगा और निर्धारित मापदंडों और चयनित कार्यों के अनुसार एक नया दस्तावेज़ बनाएगा।
उदाहरण में, लिंकिंग को चुना गया था, इसलिए आउटपुट को विवरण दिखाने/छिपाने में मदद करने के लिए समूहीकृत किया गया था।
श्रेणियों का उपयोग करने, लिंक जोड़ने और निकालने के बारे में अधिक जानकारी
- डेटा समेकन के लिए नई श्रेणी का उपयोग करने के लिए, आपको "समेकित" विकल्प का चयन करना होगा, "लिंक" फ़ील्ड पर क्लिक करना होगा और श्रेणी का चयन करना होगा या एक लिंक सम्मिलित करना होगा। “जोड़ें” बटन पर क्लिक करने के बाद, लिंक श्रेणियों की सूची में दिखाई देगा।
- किसी लिंक को हटाने के लिए, उसे चुनें और "निकालें" पर क्लिक करें।
- लिंक बदलने के लिए, इसे श्रेणियों की सूची में चुनें। यह "लिंक" फ़ील्ड में दिखाई देगा, जहां इसे अपडेट किया जा सकता है। किए गए जोड़तोड़ के बाद, "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। फिर संशोधित लिंक के पुराने संस्करण को हटा दें।
डेटा समेकन आवश्यक जानकारी को संयोजित करने में मदद करता है जो न केवल विभिन्न तालिकाओं और शीटों में, बल्कि अन्य फाइलों (पुस्तकों) में भी मौजूद है। मिश्रण प्रक्रिया में अधिक समय नहीं लगता है और चरण-दर-चरण निर्देशों का उपयोग करना शुरू करना आसान है।