अंतर के लिए एक्सेल में 2 फाइलों की तुलना करना

प्रत्येक उपयोगकर्ता को ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ सकता है जहां उन्हें दो तालिकाओं की तुलना करने की आवश्यकता होती है। खैर, अंतिम उपाय के रूप में, सभी को दो स्तंभों की तुलना करनी होगी। हां, निश्चित रूप से, एक्सेल फाइलों के साथ काम करना बेहद सुविधाजनक और आरामदायक है। क्षमा करें, यह तुलना नहीं है। बेशक, एक छोटी तालिका की दृश्य छँटाई संभव है, लेकिन जब कोशिकाओं की संख्या हजारों में जाती है, तो आपको अतिरिक्त विश्लेषणात्मक उपकरणों का उपयोग करना होगा।

दुर्भाग्य से, एक जादू की छड़ी अभी तक नहीं खोली गई है जो आपको एक क्लिक में सभी सूचनाओं की एक दूसरे के साथ स्वचालित रूप से तुलना करने की अनुमति देती है। इसलिए, आपको काम करना होगा, अर्थात्, डेटा एकत्र करना, आवश्यक सूत्र निर्दिष्ट करना और अन्य क्रियाएं करना जो आपको कम से कम तुलनाओं को स्वचालित करने की अनुमति देती हैं।

ऐसी कई क्रियाएं हैं। आइए उनमें से कुछ को देखें।

एक्सेल फाइलों की तुलना करने का उद्देश्य क्या है?

कई एक्सेल फाइलों की तुलना करने के कई कारण हो सकते हैं। जल्दी या बाद में, प्रत्येक उपयोगकर्ता को ऐसी आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, और उसके पास ऐसे प्रश्न नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, आप यह देखने के लिए अलग-अलग तिमाहियों के लिए दो रिपोर्टों के डेटा की तुलना करना चाह सकते हैं कि वित्तीय ऊपर या नीचे गया है या नहीं।

या, वैकल्पिक रूप से, शिक्षक को यह देखना होगा कि पिछले वर्ष और इस वर्ष छात्र समूह की संरचना की तुलना करके किन छात्रों को विश्वविद्यालय से बाहर निकाला गया था।

बड़ी संख्या में ऐसी स्थितियां हो सकती हैं। लेकिन चलिए अभ्यास की ओर बढ़ते हैं, क्योंकि विषय काफी जटिल है।

एक्सेल में 2 टेबल्स की तुलना करने के सभी तरीके

हालांकि विषय जटिल है, यह आसान है। हाँ, चौंकिए मत। यह जटिल है क्योंकि यह कई भागों से बना है। लेकिन इन भागों को स्वयं समझना और प्रदर्शन करना आसान है। आइए देखें कि आप सीधे व्यवहार में दो एक्सेल स्प्रेडशीट की तुलना कैसे कर सकते हैं।

समानता सूत्र और झूठी-सच्ची परीक्षा

आइए, निश्चित रूप से, सबसे सरल विधि से शुरू करें। दस्तावेजों की तुलना करने का यह तरीका संभव है, और काफी विस्तृत सीमा के भीतर। आप न केवल टेक्स्ट मानों की तुलना कर सकते हैं, बल्कि संख्यात्मक भी कर सकते हैं। और चलिए एक छोटा सा उदाहरण लेते हैं। मान लें कि हमारे पास संख्या प्रारूप कक्षों के साथ दो श्रेणियां हैं। ऐसा करने के लिए, बस समानता सूत्र =C2=E2 लिखें। यदि यह पता चलता है कि वे समान हैं, तो सेल में "TRUE" लिखा जाएगा। यदि वे भिन्न हैं, तो FALSE। उसके बाद, आपको स्वतः पूर्ण मार्कर का उपयोग करके इस सूत्र को संपूर्ण श्रेणी में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।

अब अंतर नग्न आंखों को दिखाई दे रहा है।

विशिष्ट मूल्यों को हाइलाइट करना

आप एक विशेष रंग में हाइलाइट किए गए मान भी बना सकते हैं जो एक दूसरे से भिन्न होते हैं। यह भी काफी सरल कार्य है। यदि आपके लिए मूल्यों की दो श्रेणियों या संपूर्ण तालिकाओं के बीच अंतर खोजने के लिए पर्याप्त है, तो आपको "होम" टैब पर जाने की आवश्यकता है, और वहां "ढूंढें और हाइलाइट करें" आइटम का चयन करें। इससे पहले कि आप इसे क्लिक करें, तुलना के लिए जानकारी संग्रहीत करने वाले कक्षों के सेट को हाइलाइट करना सुनिश्चित करें। 

दिखाई देने वाले मेनू में, "कोशिकाओं के समूह का चयन करें ..." मेनू पर क्लिक करें। इसके बाद, एक विंडो खुलेगी जिसमें हमें एक मानदंड के रूप में लाइनों द्वारा अंतरों का चयन करना होगा।

सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके 2 तालिकाओं की तुलना करना

सशर्त स्वरूपण एक बहुत ही सुविधाजनक और, महत्वपूर्ण रूप से, कार्यात्मक विधि है जो आपको एक ऐसा रंग चुनने की अनुमति देती है जो एक अलग या समान मान को उजागर करेगा। आप इस विकल्प को होम टैब पर पा सकते हैं। वहां आप उपयुक्त नाम के साथ एक बटन पा सकते हैं और दिखाई देने वाली सूची में, "नियम प्रबंधित करें" का चयन करें। एक नियम प्रबंधक दिखाई देगा, जिसमें हमें "नियम बनाएं" मेनू का चयन करना होगा।

अगला, मानदंड की सूची से, हमें उस एक का चयन करने की आवश्यकता है जहां यह कहता है कि हमें उन कोशिकाओं को निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करने की आवश्यकता है जो एक विशेष तरीके से स्वरूपित होंगी। नियम के विवरण में, आपको एक सूत्र निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। हमारे मामले में, यह =$C2<>$E2 है, जिसके बाद हम "प्रारूप" बटन दबाकर अपने कार्यों की पुष्टि करते हैं। उसके बाद, हम सेल की उपस्थिति निर्धारित करते हैं और देखते हैं कि क्या हम इसे नमूने के साथ एक विशेष मिनी-विंडो के माध्यम से पसंद करते हैं। 

यदि सब कुछ सूट करता है, तो "ओके" बटन पर क्लिक करें और कार्यों की पुष्टि करें।

सशर्त स्वरूपण नियम प्रबंधक में, उपयोगकर्ता सभी स्वरूपण नियम पा सकता है जो इस दस्तावेज़ में प्रभावी हैं। 

COUNTIF फ़ंक्शन + तालिका तुलना नियम

पहले वर्णित सभी विधियां उन प्रारूपों के लिए सुविधाजनक हैं जिनका प्रारूप समान है। यदि तालिकाओं को पहले ऑर्डर नहीं किया गया था, तो फ़ंक्शन का उपयोग करके दो तालिकाओं की तुलना करना सबसे अच्छा तरीका है COUNTIF और नियम। 

आइए कल्पना करें कि हमारे पास थोड़ी भिन्न जानकारी वाली दो श्रेणियां हैं। हमें उनकी तुलना करने और यह समझने के कार्य का सामना करना पड़ता है कि कौन सा मूल्य अलग है। सबसे पहले आपको इसे पहली श्रेणी में चुनना होगा और "होम" टैब पर जाना होगा। वहां हमें पहले से परिचित आइटम "सशर्त स्वरूपण" मिलता है। हम एक नियम बनाते हैं और एक सूत्र का उपयोग करने के लिए नियम सेट करते हैं। 

इस उदाहरण में, सूत्र इस स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है।

उसके बाद, हम ऊपर बताए अनुसार फॉर्मेट सेट करते हैं। यह फ़ंक्शन सेल C1 में निहित मान को पार्स करता है और सूत्र में निर्दिष्ट श्रेणी को देखता है। यह दूसरे कॉलम से मेल खाती है। हमें इस नियम को लेने की जरूरत है और इसे पूरी रेंज में कॉपी करने की जरूरत है। हुर्रे, गैर-दोहराए जाने वाले मूल्यों वाले सभी कक्षों पर प्रकाश डाला गया है।

2 टेबल की तुलना करने के लिए VLOOKUP फ़ंक्शन

इस विधि में हम फलन पर विचार करेंगे VPR, जो जांचता है कि दो तालिकाओं में कोई मिलान है या नहीं। ऐसा करने के लिए, आपको नीचे दी गई तस्वीर में दिखाए गए सूत्र को दर्ज करना होगा और इसे तुलना के लिए उपयोग की जाने वाली संपूर्ण श्रेणी में स्थानांतरित करना होगा।

यह फ़ंक्शन प्रत्येक मान पर पुनरावृति करता है और देखता है कि क्या पहले कॉलम से दूसरे तक कोई डुप्लिकेट हैं। खैर, सभी ऑपरेशन करने के बाद, यह मान सेल में लिखा जाता है। यदि यह नहीं है, तो हमें #N/A त्रुटि मिलती है, जो स्वचालित रूप से यह समझने के लिए पर्याप्त है कि कौन सा मान मेल नहीं खाएगा।

यदि कार्य

तर्क समारोह यदि - यह दो श्रेणियों की तुलना करने का एक और अच्छा तरीका है। इस पद्धति की मुख्य विशेषता यह है कि आप केवल उस सरणी के भाग का उपयोग कर सकते हैं जिसकी तुलना की जा रही है, न कि संपूर्ण तालिका। यह कंप्यूटर और उपयोगकर्ता दोनों के लिए संसाधनों की बचत करता है।

आइए एक छोटा सा उदाहरण लेते हैं। हमारे पास दो कॉलम हैं - ए और बी। हमें उनमें से कुछ सूचनाओं की एक दूसरे के साथ तुलना करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, हमें एक और सेवा कॉलम सी तैयार करना होगा, जिसमें निम्न सूत्र लिखा है।

फ़ंक्शन का उपयोग करने वाले सूत्र का उपयोग करना IF, IFERROR и अधिक उजागर आप कॉलम ए के सभी वांछित तत्वों पर और फिर कॉलम बी में पुनरावृति कर सकते हैं। यदि यह कॉलम बी और ए में पाया जाता है, तो इसे संबंधित सेल में वापस कर दिया जाता है।

वीबीए मैक्रो

मैक्रो सबसे जटिल है, लेकिन दो तालिकाओं की तुलना करने का सबसे उन्नत तरीका भी है। कुछ तुलना विकल्प आमतौर पर वीबीए स्क्रिप्ट के बिना संभव नहीं हैं। वे आपको प्रक्रिया को स्वचालित करने और समय बचाने की अनुमति देते हैं। डेटा तैयार करने के लिए सभी आवश्यक संचालन, यदि एक बार प्रोग्राम किए गए, तो किए जाते रहेंगे।

हल की जाने वाली समस्या के आधार पर, आप कोई भी प्रोग्राम लिख सकते हैं जो बिना किसी उपयोगकर्ता हस्तक्षेप के डेटा की तुलना करता है।

एक्सेल में फाइलों की तुलना कैसे करें

यदि उपयोगकर्ता ने दो फाइलों की तुलना करने के लिए खुद को कार्य (ठीक है, या उसे एक दिया गया है) निर्धारित किया है, तो यह एक ही बार में दो तरीकों से किया जा सकता है। पहला एक विशेष फ़ंक्शन का उपयोग कर रहा है। इस पद्धति को लागू करने के लिए, निर्देशों का पालन करें:

1. उन फ़ाइलों को खोलें जिनकी आप तुलना करना चाहते हैं।
2. टैब खोलें "देखें" - "विंडो" - "एक साथ देखें"।

उसके बाद, एक एक्सेल दस्तावेज़ में दो फाइलें खोली जाएंगी।

वही सामान्य विंडोज टूल्स के साथ किया जा सकता है। सबसे पहले आपको अलग-अलग विंडो में दो फाइलें खोलनी होंगी। उसके बाद, एक विंडो लें और उसे स्क्रीन के बिल्कुल बाईं ओर खींचें। उसके बाद, दूसरी विंडो खोलें और उसे दाईं ओर खींचें। उसके बाद, दोनों विंडो अगल-बगल होंगी। 

2 एक्सेल फाइलों की तुलना करने के लिए सशर्त स्वरूपण

अक्सर दस्तावेजों की तुलना करने का अर्थ है उन्हें एक दूसरे के बगल में प्रदर्शित करना। लेकिन कुछ मामलों में, सशर्त स्वरूपण का उपयोग करके इस प्रक्रिया को स्वचालित करना संभव है। इसके साथ, आप जांच सकते हैं कि चादरों के बीच मतभेद हैं या नहीं। यह आपको समय बचाने की अनुमति देता है जिसका उपयोग अन्य उद्देश्यों के लिए किया जा सकता है।

सबसे पहले, हमें तुलना की गई शीट को एक दस्तावेज़ में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। 

ऐसा करने के लिए, आपको उपयुक्त शीट पर राइट-क्लिक करना होगा, और फिर पॉप-अप मेनू में "मूव या कॉपी" बटन पर क्लिक करना होगा। इसके बाद, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें उपयोगकर्ता उस दस्तावेज़ का चयन कर सकता है जिसमें यह शीट डाली जानी चाहिए।

इसके बाद, आपको सभी अंतरों को प्रदर्शित करने के लिए सभी वांछित कक्षों का चयन करने की आवश्यकता है। ऐसा करने का सबसे आसान तरीका ऊपरी बाएँ सेल पर क्लिक करना है, और फिर कुंजी संयोजन Ctrl + Shift + End को दबाना है।

उसके बाद, सशर्त स्वरूपण विंडो पर जाएं और एक नया नियम बनाएं। एक मानदंड के रूप में, हम किसी विशेष मामले में उपयुक्त सूत्र का उपयोग करते हैं, फिर हम प्रारूप निर्धारित करते हैं।

ध्यान: कक्षों के पतों को इंगित किया जाना चाहिए जो किसी अन्य शीट पर हैं। यह सूत्र इनपुट मेनू के माध्यम से किया जा सकता है।

विभिन्न शीटों पर एक्सेल में डेटा की तुलना करना

मान लीजिए हमारे पास कर्मचारियों की एक सूची है जो उनके वेतन को भी सूचीबद्ध करती है। यह सूची हर महीने अपडेट की जाती है। यह सूची एक नई शीट में कॉपी की गई है।

मान लीजिए हमें वेतन की तुलना करने की आवश्यकता है। इस मामले में, आप डेटा के रूप में विभिन्न शीट से तालिकाओं का उपयोग कर सकते हैं। हम अंतरों को उजागर करने के लिए सशर्त स्वरूपण का उपयोग करेंगे। सब कुछ सरल है।

सशर्त स्वरूपण के साथ, आप प्रभावी तुलना कर सकते हैं, भले ही कर्मचारियों के नाम एक अलग क्रम में हों।

एक्सेल स्प्रेडशीट में 2 शीट की तुलना कैसे करें

फ़ंक्शन का उपयोग करके दो शीट पर स्थित जानकारी की तुलना की जाती है अधिक उजागर. इसके पहले पैरामीटर के रूप में, मूल्यों की एक जोड़ी है जिसे आपको उस शीट पर देखने की आवश्यकता है जो अगले महीने के लिए जिम्मेदार है। सीधे शब्दों में कहें, मार्च। हम देखे गए रेंज को उन कक्षों के संग्रह के रूप में नामित कर सकते हैं जो नामित श्रेणियों का हिस्सा हैं, जोड़े में संयुक्त हैं।

तो आप दो मानदंडों के अनुसार स्ट्रिंग्स की तुलना कर सकते हैं - उपनाम और वेतन। खैर, या कोई अन्य, उपयोगकर्ता द्वारा परिभाषित। उन सभी मिलानों के लिए, जो उस सेल में लिखे गए हैं, जिसमें सूत्र दर्ज किया गया है। एक्सेल के लिए, यह मान हमेशा सत्य रहेगा। इसलिए, स्वरूपण को उन कक्षों पर लागू करने के लिए जो भिन्न थे, आपको इस मान को प्रतिस्थापित करने की आवश्यकता है लेटा हुआ, फ़ंक्शन का उपयोग करना = नहीं ().

स्प्रेडशीट तुलना टूल

एक्सेल में एक विशेष उपकरण है जो आपको स्प्रेडशीट की तुलना करने और परिवर्तनों को स्वचालित रूप से हाइलाइट करने की अनुमति देता है। 

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि यह टूल केवल उन उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध है जिन्होंने प्रोफेशनल प्लस ऑफिस सुइट खरीदे हैं।

आप "फ़ाइलों की तुलना करें" आइटम का चयन करके इसे सीधे "होम" टैब से खोल सकते हैं।

उसके बाद, एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा जिसमें आपको पुस्तक के दूसरे संस्करण का चयन करना होगा। आप वह इंटरनेट पता भी दर्ज कर सकते हैं जहां यह पुस्तक स्थित है।

दस्तावेज़ के दो संस्करणों का चयन करने के बाद, हमें ओके कुंजी के साथ अपने कार्यों की पुष्टि करने की आवश्यकता है।

कुछ मामलों में, त्रुटि उत्पन्न हो सकती है। यदि ऐसा प्रतीत होता है, तो यह संकेत दे सकता है कि फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित है। ओके पर क्लिक करने के बाद, आपको इसे दर्ज करने के लिए कहा जाएगा। 

तुलना टूल एक ही विंडो में एक दूसरे के बगल में दो एक्सेल स्प्रेडशीट जैसा दिखता है। इस पर निर्भर करते हुए कि जानकारी जोड़ी गई है, हटाई गई है, या सूत्र में कोई परिवर्तन हुआ है (साथ ही अन्य प्रकार की कार्रवाइयां), परिवर्तनों को अलग-अलग रंगों में हाइलाइट किया गया है। 

तुलना परिणामों की व्याख्या कैसे करें

यह बहुत सरल है: विभिन्न प्रकार के अंतर विभिन्न रंगों द्वारा दर्शाए जाते हैं। फ़ॉर्मेटिंग को सेल फिल और टेक्स्ट दोनों तक बढ़ाया जा सकता है। इसलिए, यदि डेटा सेल में दर्ज किया गया था, तो भरण हरा है। अगर कुछ अस्पष्ट हो जाता है, तो सेवा में ही प्रतीक होते हैं जो दिखाते हैं कि किस रंग में किस प्रकार का परिवर्तन हाइलाइट किया गया है।