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जब आपको एक बड़ी तालिका में एक या अधिक पंक्तियों को खोजने की आवश्यकता होती है, तो आपको शीट के माध्यम से स्क्रॉल करने और अपनी आंखों से सही कोशिकाओं की तलाश करने में बहुत समय व्यतीत करना पड़ता है। अंतर्निहित Microsoft Excel फ़िल्टर कई कक्षों के बीच डेटा खोजना आसान बनाता है। आइए जानें कि स्वचालित फ़िल्टर को कैसे सक्षम और अक्षम किया जाए, और उन संभावनाओं का विश्लेषण करें जो यह उपयोगकर्ताओं को देता है।
एक्सेल में ऑटोफिल्टर कैसे इनेबल करें
इस विकल्प का उपयोग शुरू करने के कई तरीके हैं। आइए उनमें से प्रत्येक का स्पष्ट रूप से विश्लेषण करें। फ़िल्टर चालू करने का परिणाम तालिका शीर्षलेख में प्रत्येक कक्ष के आगे एक तीर के साथ एक वर्गाकार बटन का प्रकटन होगा।
- होम टैब में कई खंड होते हैं। उनमें से - "संपादन", और आपको इस पर ध्यान देने की आवश्यकता है।
- उस सेल का चयन करें जिसके लिए फ़िल्टर सेट किया जाएगा, फिर इस अनुभाग में "सॉर्ट और फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें।
- एक छोटा मेनू खुलेगा जहां आपको "फ़िल्टर" आइटम का चयन करना होगा।
- दूसरी विधि के लिए Microsoft Excel मेनू में एक और टैब की आवश्यकता होती है - इसे "डेटा" कहा जाता है। इसमें छँटाई और फिल्टर के लिए एक अलग सेक्शन आरक्षित है।
- फिर से, वांछित सेल पर क्लिक करें, "डेटा" खोलें और फ़नल की छवि के साथ "फ़िल्टर" बटन पर क्लिक करें।
महत्वपूर्ण! आप फ़िल्टर का उपयोग केवल तभी कर सकते हैं जब तालिका में हेडर हो। बिना शीर्षक वाली तालिका पर फ़िल्टर सेट करने से शीर्ष पंक्ति में डेटा का नुकसान होगा - वे दृश्य से गायब हो जाएंगे।
तालिका डेटा द्वारा फ़िल्टर सेट करना
फ़िल्टर का उपयोग अक्सर बड़ी तालिकाओं में किया जाता है। एक श्रेणी की पंक्तियों को शीघ्रता से देखने के लिए, अस्थायी रूप से उन्हें अन्य जानकारी से अलग करने के लिए इसकी आवश्यकता होती है।
- आप केवल कॉलम डेटा के आधार पर डेटा फ़िल्टर कर सकते हैं। चयनित कॉलम के शीर्षलेख में तीर पर क्लिक करके मेनू खोलें। विकल्पों की एक सूची दिखाई देगी जिसके साथ डेटा को सॉर्ट करना है।
- आरंभ करने के लिए, आइए सबसे सरल चीज़ का प्रयास करें - केवल एक को छोड़कर, कुछ चेकमार्क हटा दें।
- परिणामस्वरूप, तालिका में केवल चयनित मान वाली पंक्तियाँ होंगी।
- तीर के बगल में एक फ़नल आइकन दिखाई देगा, जो दर्शाता है कि फ़िल्टर सक्षम है।
छँटाई पाठ या संख्यात्मक फ़िल्टर द्वारा भी की जाती है। कार्यक्रम उस शीट पर लाइनें छोड़ देगा जो स्थापित आवश्यकताओं को पूरा करती है। उदाहरण के लिए, टेक्स्ट फ़िल्टर "बराबर" तालिका की पंक्तियों को निर्दिष्ट शब्द से अलग करता है, "बराबर नहीं" दूसरी तरफ काम करता है - यदि आप सेटिंग्स में कोई शब्द निर्दिष्ट करते हैं, तो इसके साथ कोई पंक्तियां नहीं होंगी। प्रारंभिक या अंतिम अक्षर के आधार पर टेक्स्ट फ़िल्टर होते हैं।
संख्याओं को "इससे बड़ा या बराबर", "इससे कम या बराबर", "बीच में" फ़िल्टर द्वारा क्रमबद्ध किया जा सकता है। कार्यक्रम पहले 10 नंबरों को उजागर करने में सक्षम है, औसत मूल्य से ऊपर या नीचे डेटा का चयन करें। टेक्स्ट और संख्यात्मक जानकारी के लिए फ़िल्टर की पूरी सूची:
यदि कोशिकाओं को छायांकित किया जाता है और एक रंग कोड सेट किया जाता है, तो रंग के आधार पर छाँटने की क्षमता खुल जाती है। चयनित रंग की कोशिकाएँ शीर्ष पर चली जाती हैं। रंग द्वारा फ़िल्टर आपको उन स्क्रीन पंक्तियों पर छोड़ने की अनुमति देता है जिनकी कोशिकाएँ सूची से चयनित छाया में रंगीन होती हैं।
महत्वपूर्ण! अलग-अलग, यह "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग में "उन्नत ..." फ़ंक्शन को ध्यान देने योग्य है। इसे फ़िल्टरिंग क्षमताओं का विस्तार करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करके, आप शर्तों को मैन्युअल रूप से फ़ंक्शन के रूप में सेट कर सकते हैं।
फ़िल्टर क्रिया को दो तरह से रीसेट किया जाता है। "पूर्ववत करें" फ़ंक्शन का उपयोग करने का सबसे आसान तरीका है या कुंजी संयोजन "Ctrl + Z" दबाएं। दूसरा तरीका यह है कि डेटा टैब खोलें, "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" अनुभाग ढूंढें और "साफ़ करें" बटन पर क्लिक करें।
कस्टम फ़िल्टर: मानदंड द्वारा अनुकूलित करें
तालिका में डेटा फ़िल्टरिंग को इस तरह से कॉन्फ़िगर किया जा सकता है जो किसी विशेष उपयोगकर्ता के लिए सुविधाजनक हो। ऐसा करने के लिए, ऑटोफिल्टर मेनू में "कस्टम फ़िल्टर" विकल्प सक्षम है। आइए जानें कि यह कैसे उपयोगी है और यह सिस्टम द्वारा निर्दिष्ट फ़िल्टरिंग मोड से कैसे भिन्न है।
- किसी एक कॉलम के लिए सॉर्ट मेनू खोलें और टेक्स्ट/नंबर फ़िल्टर मेनू से "कस्टम फ़िल्टर..." घटक चुनें।
- सेटिंग्स विंडो खुल जाएगी। बाईं ओर फ़िल्टर चयन फ़ील्ड है, दाईं ओर डेटा है जिसके आधार पर सॉर्टिंग काम करेगी। आप एक ही बार में दो मानदंडों के आधार पर फ़िल्टर कर सकते हैं - इसलिए विंडो में दो जोड़ी फ़ील्ड हैं।
- उदाहरण के लिए, आइए दोनों पंक्तियों पर "बराबर" फ़िल्टर का चयन करें और अलग-अलग मान सेट करें - उदाहरण के लिए, एक पंक्ति पर 39 और दूसरी पर 79।
- मानों की सूची उस सूची में है जो तीर पर क्लिक करने के बाद खुलती है, और उस कॉलम की सामग्री से मेल खाती है जहां फ़िल्टर मेनू खोला गया था। आपको शर्तों को पूरा करने के विकल्प को "और" से "या" में बदलने की आवश्यकता है ताकि फ़िल्टर काम करे, और तालिका की सभी पंक्तियों को न निकाले।
- "ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, तालिका एक नया रूप लेगी। केवल वे पंक्तियाँ हैं जहाँ कीमत 39 या 79 पर सेट है। परिणाम इस तरह दिखता है:
आइए टेक्स्ट फिल्टर के काम को देखें:
- ऐसा करने के लिए, टेक्स्ट डेटा वाले कॉलम में फ़िल्टर मेनू खोलें और किसी भी प्रकार के फ़िल्टर का चयन करें - उदाहरण के लिए, "से शुरू होता है ..."।
- उदाहरण एक ऑटोफिल्टर लाइन का उपयोग करता है, लेकिन आप दो का उपयोग कर सकते हैं।
एक मान चुनें और "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- नतीजतन, चयनित अक्षर से शुरू होने वाली दो लाइनें स्क्रीन पर बनी रहती हैं।
एक्सेल मेनू के माध्यम से ऑटोफिल्टर को अक्षम करना
टेबल पर फिल्टर को बंद करने के लिए, आपको फिर से टूल्स के साथ मेन्यू में जाना होगा। इसे करने के दो तरीके हैं।
- आइए "डेटा" टैब खोलें, मेनू के केंद्र में एक बड़ा "फ़िल्टर" बटन है, जो "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग का हिस्सा है।
- यदि आप इस बटन पर क्लिक करते हैं, तो शीर्षलेख से तीर चिह्न गायब हो जाएंगे, और पंक्तियों को क्रमबद्ध करना असंभव होगा। यदि आवश्यक हो तो आप फ़िल्टर को वापस चालू कर सकते हैं।
दूसरे तरीके से टैब के माध्यम से आगे बढ़ने की आवश्यकता नहीं है - वांछित उपकरण "होम" पर स्थित है। दाईं ओर "सॉर्ट और फ़िल्टर" अनुभाग खोलें और "फ़िल्टर" आइटम पर फिर से क्लिक करें।
सलाह! यह निर्धारित करने के लिए कि छँटाई चालू है या बंद है, आप न केवल तालिका शीर्षलेख को देख सकते हैं, बल्कि मेनू पर भी देख सकते हैं। "फ़िल्टर" आइटम चालू होने पर नारंगी रंग में हाइलाइट किया जाता है।
निष्कर्ष
यदि ऑटोफिल्टर सही तरीके से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो यह आपको हेडर वाली तालिका में जानकारी खोजने में मदद करेगा। फिल्टर संख्यात्मक और पाठ्य डेटा के साथ काम करते हैं, जो उपयोगकर्ता को एक्सेल स्प्रेडशीट के साथ काम को बहुत आसान बनाने में मदद करता है।