विषय-सूची
एक्सेल के कई नौसिखिए उपयोगकर्ता इस समस्या से परिचित हैं कि कोशिकाओं में बड़ी मात्रा में जानकारी रखना बेहद असुविधाजनक है, भविष्य में अपने लिए एक नोट छोड़ने के लिए कहीं नहीं है। वास्तव में, तालिका के सामान्य स्वरूप का उल्लंघन किए बिना ऐसा करना काफी सरल है। यही नोट के लिए हैं।
नोट्स के साथ काम करना
नोट्स चयनित कक्षों के लिए अतिरिक्त नुस्खे हैं। अक्सर वे पाठ्य होते हैं और तालिका के लेखकों में से एक द्वारा एक विशिष्ट टिप्पणी होती है। टेक्स्ट के अतिरिक्त, आप दिखाई देने वाली फ़ील्ड में एक छवि जोड़ सकते हैं। हालांकि, किसी सेल में वांछित टिप्पणी या चित्र संलग्न करने के लिए, आपको यह सीखना होगा कि सरल टेक्स्ट चिह्न कैसे बनाएं, उन्हें देखें और संपादित करें।. उसके बाद, आप उन्नत सेटिंग्स पर आगे बढ़ सकते हैं।
निर्माण
नोट्स बनाने की प्रक्रिया काफी सरल है और इसमें कई चरण होते हैं:
- माउस के साथ तालिका से एक सेल का चयन करें। उस पर राइट क्लिक करें।
- दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू से, "नोट डालें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- उसके बाद, चयनित सेल के किनारे एक मुक्त क्षेत्र पॉप अप होगा। शीर्ष पंक्ति पर डिफ़ॉल्ट उपयोगकर्ता नाम का कब्जा होगा।
आप फ्री फील्ड में कोई भी टेक्स्ट जानकारी दर्ज कर सकते हैं। एक टिप्पणी छिपाने के लिए, आपको सेल पर राइट-क्लिक करना होगा, "टिप्पणी छुपाएं" फ़ंक्शन का चयन करें। उसके बाद, यह रेड कॉर्नर द्वारा बताए गए लिंक पर पढ़ने के लिए उपलब्ध होगा।
समीक्षा
आप माउस कर्सर के साथ उनमें से प्रत्येक पर होवर करके विभिन्न कोशिकाओं के लिए टिप्पणियों को देख सकते हैं। उसके बाद, नोट वाला टेक्स्ट अपने आप पॉप अप हो जाता है। टिप्पणी फ़ील्ड को गायब करने के लिए, आपको कर्सर को दूसरी जगह ले जाना होगा।
अनुभवी सलाह! यदि तालिका बड़ी है, और इसमें विभिन्न कोशिकाओं से जुड़े बहुत सारे नोट हैं, तो आप "समीक्षा" टैब के माध्यम से उनके बीच स्विच कर सकते हैं। इसके लिए, "पिछला" और "अगला" बटन का इरादा है।
संपादन
अक्सर ऐसी स्थितियां होती हैं जब अतिरिक्त टिप्पणियों के लिए विंडो की सामग्री को बदलना आवश्यक होता है। आप कुछ चरणों का पालन करके ऐसा कर सकते हैं:
- प्रारंभ में दाएं माउस बटन के साथ छिपे हुए पाठ वाले सेल पर क्लिक करें।
- दिखाई देने वाली सूची में, "नोट संपादित करें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- एक विंडो खुलनी चाहिए जिसके माध्यम से आप टेक्स्ट को संपादित कर सकते हैं, उसमें चित्र जोड़ सकते हैं, टिप्पणी फ़ील्ड को बढ़ा या घटा सकते हैं।
आप अतिरिक्त टेक्स्ट के लिए फ़ील्ड के बाहर तालिका में कहीं भी क्लिक करके सेटिंग को पूरा कर सकते हैं।
सेल टिप्पणियों को संपादित करने का एक अन्य विकल्प समीक्षा टैब के माध्यम से है। यहां आपको नोट्स के लिए टूल का एक सेट ढूंढना होगा और "एडिट" बटन पर क्लिक करना होगा।
एक छवि जोड़ना
एक्सेल में नोट्स की दिलचस्प विशेषताओं में से एक है चित्रों का जोड़ जो आपके द्वारा चयनित सेल पर होवर करने पर पॉप अप होगा। एक छवि जोड़ने के लिए, आपको कई क्रियाएं करने की आवश्यकता है:
- प्रारंभ में, आपको चयनित सेल में एक अतिरिक्त हस्ताक्षर जोड़ने की आवश्यकता है।
- नोट संपादन प्रक्रिया पर जाएं, माउस कर्सर को सेल बॉर्डर में से किसी एक पर निर्देशित करें। इसे उस स्थान पर निर्देशित करना महत्वपूर्ण है जहां चार तीरों वाला आइकन दिखाई देगा, जो अलग-अलग दिशाओं में विचलन करता है।
- आपको इस आइकन पर राइट-क्लिक करने की आवश्यकता है, दिखाई देने वाले मेनू से "नोट प्रारूप" फ़ंक्शन का चयन करें।
- उपयोगकर्ता के सामने जानकारी संपादित करने के लिए एक विंडो दिखाई देनी चाहिए। आपको "कलर्स एंड लाइन्स" टैब ढूंढना चाहिए और उस पर स्विच करना चाहिए।
- दिखाई देने वाली सूची में सबसे नीचे "रंग" नामक ड्रॉप-डाउन सूची पर क्लिक करें, "विधि भरें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- एक नई विंडो दिखाई देनी चाहिए जिसमें आपको "ड्राइंग" टैब पर जाना होगा। इस टैब के अंदर इसी नाम के बटन पर क्लिक करें।
- "इन्सर्ट इमेज" विंडो दिखाई देगी, जिसमें आपको तीन विकल्पों में से एक को चुनना होगा: वनड्राइव से एक इमेज अपलोड करें, बिंग का उपयोग करके एक इमेज की खोज करें, एक कंप्यूटर से एक इमेज अपलोड करें। सबसे आसान तरीका उस कंप्यूटर से अपलोड करना है जहां दस्तावेज़ स्थित है।
- जब एक छवि का चयन किया जाता है, तो यह स्वचालित रूप से पिछली विंडो पर स्विच हो जाएगी जिसमें चयनित छवि दिखाई जाएगी। यहां आपको "चित्र के अनुपात को बनाए रखें" फ़ंक्शन के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करने की आवश्यकता है।
- "ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, प्रारंभिक नोट स्वरूपण विंडो खुल जाएगी। इस स्तर पर, आपको चित्र के साथ नोट को शुरू में चयनित सेल में बाँधना होगा। ऐसा करने के लिए, आपको "सुरक्षा" टैब पर जाने की आवश्यकता है, "संरक्षित वस्तु" के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें।
- अगला, आपको "गुण" टैब पर जाने की आवश्यकता है, वस्तुओं के बगल में स्थित बॉक्स को कोशिकाओं के साथ स्थानांतरित करने और बदलने के लिए चेक करें। ठीक बटन पर क्लिक करें।
तस्वीर को बड़ा करने के लिए, सामान्य नोट फ़ील्ड को अलग-अलग दिशाओं में फैलाना आवश्यक है।
नोट हटाना
एक नया हस्ताक्षर स्थापित करने या उसे संपादित करने की तुलना में एक जोड़े गए हस्ताक्षर को हटाना आसान है। ऐसा करने के लिए, अतिरिक्त विवरण वाले सेल पर राइट-क्लिक करें। पॉप-अप मेनू से, "डिलीट नोट" कमांड को सक्रिय करें।
चयनित सेल में एक अतिरिक्त लेबल को हटाने का दूसरा तरीका "समीक्षा" फ़ंक्शन के माध्यम से है। इस विकल्प को चुनने से पहले, आपको माउस से सेल को चिह्नित करना होगा। अंत में, अतिरिक्त जानकारी हटाएं बटन पर क्लिक करें।
एक्सेल में एक नोट पर हस्ताक्षर कैसे करें
यदि एक साझा एक्सेल दस्तावेज़ में सभी अतिरिक्त संपादन अलग-अलग उपयोगकर्ताओं द्वारा व्यक्तिगत हस्ताक्षर के बिना लिखे गए हैं, तो कुछ प्रविष्टियों के लेखक को ढूंढना बेहद मुश्किल होगा। नोट का कैप्शन आपको डेटा व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। इसे एक सेल में एक निश्चित संपादन से ऊपर छोड़ने के लिए, आपको कई क्रियाएं करने की आवश्यकता है:
- मुख्य मेनू आइटम "फ़ाइल" में से एक का चयन करें।
- सेटिंग्स में जाओ"।
- "सामान्य" टैब पर जाएं।
- पृष्ठ के निचले भाग में एक निःशुल्क फ़ील्ड दिखाई देगी, जिसमें आपको उस उपयोगकर्ता का नाम दर्ज करना होगा जिसने सेल पर कोई टिप्पणी छोड़ी है।
एक्सेल में नोट कैसे खोजें
यदि दस्तावेज़ बहुत बड़ा है, तो ऐसी स्थिति हो सकती है जहां आपको तुरंत एक विशिष्ट टिप्पणी खोजने की आवश्यकता हो। इसे संभव बनाएं। आवश्यक विवरण या लेबल खोजने के लिए निर्देश:
- "होम" टैब पर जाएं।
- "ढूंढें और चुनें" अनुभाग पर जाएं।
- "सेटिंग" बटन पर क्लिक करें।
- "खोज दायरा" चुनने का विकल्प खोजें।
- नोट पर मान सेट करें।
- "सभी खोजें" बटन पर क्लिक करें।
उसके बाद, उपयोगकर्ता के सामने सेट पैरामीटर के अनुसार कोशिकाओं के साथ एक सूची दिखाई देगी।
नोट दिखाना और छिपाना
यदि आप चाहें, तो आप नोट्स को पूरी तरह से छिपा सकते हैं ताकि वे मुख्य दस्तावेज़ को पढ़ते समय स्पष्ट न हों, या यदि यह पहले सक्रिय किया गया था तो छिपाने के कार्य को अक्षम कर दें। ऐसा करने के लिए, आपको कुछ सरल चरणों का पालन करने की आवश्यकता है:
- "फ़ाइल" टैब पर सामान्य सेटिंग्स पर जाएं, फिर "विकल्प", "उन्नत" अनुभाग पर जाएं।
- "स्क्रीन" अनुभाग खोजें।
- "नोट्स और संकेतक" फ़ंक्शन के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
- ठीक बटन पर क्लिक करें। उसके बाद, छिपे हुए नोट हमेशा प्रदर्शित होंगे। उन्हें पूरी तरह से छिपाने के लिए, आपको "नो नोट्स, नो इंडिकेटर्स" फ़ंक्शन के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा।
अनुभवी सलाह! एक्सेल के पास केवल व्यक्तिगत टिप्पणियों को प्रदर्शित करने का विकल्प है। इस सुविधा को सक्षम करने के लिए, आपको अतिरिक्त विवरण के साथ सेल पर राइट-क्लिक करना होगा, "नोट्स दिखाएं" बटन पर क्लिक करें। इसलिए वे केवल चयनित सेल पर स्थायी रूप से प्रदर्शित होंगे। उसी संदर्भ मेनू के माध्यम से, आप आवश्यक स्थानों में संक्षिप्त विवरण को पूरी तरह छुपा सकते हैं।
नोट को अन्य सेल में कॉपी करना
यदि कोई नोट पहले ही बनाया जा चुका है, तो आप इसे किसी अन्य सेल में कॉपी कर सकते हैं ताकि टेक्स्ट फिर से न लिखें। ऐसा करने के लिए, एक सरल निर्देश का पालन करें:
- दस्तावेज़ में उस कक्ष का चयन करने के लिए राइट-क्लिक करें जिसमें एक संक्षिप्त विवरण या संशोधन संलग्न है।
- पॉप-अप मेनू से, "कॉपी करें" फ़ंक्शन का चयन करें।
- वह सेल ढूंढें जिसमें आप कॉपी किए गए नोट को बांधना चाहते हैं, बाईं माउस बटन पर क्लिक करके इसे चुनें।
- "होम" टैब पर जाएं, फिर "क्लिपबोर्ड" चुनें, "पेस्ट" बटन पर क्लिक करें।
- उपयोगकर्ता के सामने आदेशों की एक सूची दिखाई देगी। रुचि का बिंदु "पेस्ट स्पेशल" है। उस पर क्लिक करने के बाद, सेटिंग्स के लिए एक अलग विंडो खुल जाएगी, जहां आपको नोट्स के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा। यह "ओके" पर क्लिक करके परिवर्तनों को सहेजना रहता है।
नोट शीट कैसे प्रिंट करें
यदि आप कुछ समायोजन नहीं करते हैं, तो डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल दस्तावेज़ बिना नोट्स के मुद्रित होते हैं। उन्हें प्रिंटआउट में जोड़ने के लिए, आपको प्रोग्राम को कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है:
- "पेज लेआउट" अनुभाग पर जाएं।
- "पेज सेटअप" टैब पर जाएं, फिर "हेडर प्रिंट करें" पर क्लिक करें।
- प्रिंटिंग के लिए अलग-अलग आइटम वाली एक विंडो खुलेगी। "नोट्स" शब्द के विपरीत, आप उन्हें प्रिंटआउट में जोड़ सकते हैं या इस क्रिया को रद्द कर सकते हैं।
अनुभवी सलाह! प्रिंट में नोट्स जोड़ते समय, उन्हें मुद्रित दस्तावेज़ पर प्रदर्शित करने के लिए दो विकल्प होते हैं। यदि आप "शीट के अंत में" चुनते हैं - वे पृष्ठ के बिल्कुल नीचे दिखाई देंगे। आप “ऐज़ ऑन अ शीट” विकल्प का चयन कर सकते हैं - नोट वैसे ही प्रिंट हो जाएंगे जैसे वे दस्तावेज़ के इलेक्ट्रॉनिक संस्करण में दिखाई देंगे।
नोट्स बनाते समय उपयोगकर्ता नाम बदलना
शेयरिंग ऑन के साथ एक्सेल में काम करते समय, जब आप नोट्स बनाते हैं, तो उन्हें उस उपयोगकर्ता का नाम नहीं दिया जाता है जो उन्हें छोड़ देता है। इसे अपने उपनाम में बदलने के लिए, आपको कुछ चरणों का पालन करना होगा:
- ऊपरी बाएँ कोने में, "फ़ाइल" टैब पर क्लिक करें।
- "सेटिंग", "सामान्य" अनुभाग पर जाएं।
- दिखाई देने वाले मेनू से "उपयोगकर्ता नाम" चुनें।
- यूजर के सामने एक फ्री फील्ड खुलेगी, जिसमें मनचाहा नाम लिखना जरूरी है।
एक्सेल में नोट्स का उपयोग करने के उदाहरण
यह समझने के लिए कि एक्सेल स्प्रेडशीट में अतिरिक्त सेल टिप्पणियाँ कितनी उपयोगी हो सकती हैं, अन्य उपयोगकर्ताओं के अनुभव से कुछ व्यावहारिक उदाहरणों पर विचार करने की अनुशंसा की जाती है:
- जब एक कंपनी के कर्मचारियों के पास एक्सेल दस्तावेज़ में एक सामान्य कार्य आधार दर्ज होता है, तो उसी पृष्ठ पर पाली में काम करने वाले सहयोगी शिफ्टर्स के रूप में टिप्पणियां छोड़ सकते हैं, निर्देश दे सकते हैं, कुछ सूचनाओं का आदान-प्रदान कर सकते हैं।
- तस्वीरों का स्थान - यदि तालिका में कुछ लोगों के बारे में डेटा है, तो किसी आइटम की तस्वीरें, यदि यह उनके भंडारण, बिक्री से संबंधित है।
- फ़ार्मुलों की व्याख्या जो आगे की गणनाओं, गणनाओं को सरल बनाएगी।
यदि आप सही तरीके से टिप्पणियां छोड़ते हैं - ताकि वे सही समय पर दिखाई दें और अन्य उपयोगकर्ताओं के काम में हस्तक्षेप न करें, तो आप एक्सेल में तालिकाओं से संबंधित कार्य की उत्पादकता में उल्लेखनीय वृद्धि कर सकते हैं।
एक्सेल में नोट्स पर वीडियो ट्यूटोरियल
उपरोक्त निर्देश आपको एक्सेल स्प्रेडशीट में सेल में टिप्पणियों को बनाने, संपादित करने, देखने, उन्नत सेटिंग की मूल बातें समझने में मदद करेंगे। हालांकि, यदि आप नोट्स के संबंध में कुछ कार्यों के साथ किसी भी कठिनाइयों, कठिनाइयों का सामना करते हैं, तो प्रशिक्षण वीडियो देखने की सिफारिश की जाती है। उनमें सेल टिप्पणियों के साथ विभिन्न संचालन करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश होते हैं।
निष्कर्ष
एक्सेल में विभिन्न सेल पर टिप्पणियां बनाना, संपादित करना और देखना उतना मुश्किल नहीं है जितना पहली नज़र में लग सकता है। ऐसे कौशल न केवल बड़े संगठनों में काम करने वाले लोगों के लिए उपयोगी होंगे, जो तालिकाओं का उपयोग करके किसी चीज़ का ट्रैक रखते हैं, बल्कि उन एकल उपयोगकर्ताओं के लिए भी जो स्वयं के लिए एक्सेल में काम करते हैं। हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि नोट फ़ील्ड में आप न केवल टेक्स्ट, बल्कि चित्र भी जोड़ सकते हैं, जिससे काम में उनकी उपयोगिता बहुत बढ़ जाती है।