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कुछ Microsoft Excel स्प्रैडशीट्स को चुभती आँखों से सुरक्षित किया जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, यह बजट डेटा वाले दस्तावेज़ों के लिए उपयोगी है। कई लोगों द्वारा प्रबंधित तालिकाओं में आकस्मिक डेटा हानि का जोखिम होता है, और ऐसा होने से रोकने के लिए, आप अंतर्निहित सुरक्षा का उपयोग कर सकते हैं। आइए दस्तावेजों तक पहुंच को अवरुद्ध करने की सभी संभावनाओं का विश्लेषण करें।
शीट और किताबों के लिए पासवर्ड सेट करना
संपूर्ण दस्तावेज़ या उसके भागों - शीट को सुरक्षित रखने के कई तरीके हैं। आइए उनमें से प्रत्येक पर चरण दर चरण विचार करें। यदि आप इसे बनाना चाहते हैं ताकि आपके द्वारा कोई दस्तावेज़ खोलते समय पासवर्ड संकेत दिखाई दे, तो फ़ाइल को सहेजते समय आपको कोड सेट करना होगा।
- "फ़ाइल" मेनू टैब खोलें और "इस रूप में सहेजें" अनुभाग ढूंढें। इसमें "ब्राउज़ करें" विकल्प है, और इसे पासवर्ड सेट करने की आवश्यकता होगी। पुराने संस्करणों में, "इस रूप में सहेजें" पर क्लिक करने से तुरंत ब्राउज़ विंडो खुल जाती है।
- जब स्क्रीन पर सेव विंडो दिखाई देती है, तो आपको सबसे नीचे "टूल्स" सेक्शन ढूंढना होगा। इसे खोलें और "सामान्य विकल्प" विकल्प चुनें।
- सामान्य विकल्प विंडो आपको दस्तावेज़ तक पहुंच प्रतिबंधित करने की अनुमति देती है। आप दो पासवर्ड सेट कर सकते हैं - फ़ाइल देखने के लिए और उसकी सामग्री बदलने के लिए। रीड ओनली एक्सेस को उसी विंडो के माध्यम से पसंदीदा एक्सेस के रूप में सेट किया गया है। पासवर्ड प्रविष्टि फ़ील्ड भरें और परिवर्तनों को सहेजने के लिए "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- इसके बाद, आपको पासवर्ड की पुष्टि करनी होगी - एक बार फिर उन्हें उपयुक्त रूप में बारी-बारी से दर्ज करें। अंतिम विंडो में "ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, दस्तावेज़ सुरक्षित हो जाएगा।
- यह केवल फ़ाइल को सहेजने के लिए रहता है, पासवर्ड सेट करने के बाद प्रोग्राम उपयोगकर्ता को सेव विंडो में लौटाता है।
अगली बार जब आप एक्सेल वर्कबुक खोलेंगे, तो एक पासवर्ड एंट्री विंडो दिखाई देगी। यदि दो कोड सेट हैं - देखने और बदलने के लिए - प्रवेश दो चरणों में होता है। यदि आप केवल दस्तावेज़ पढ़ना चाहते हैं तो दूसरा पासवर्ड दर्ज करना आवश्यक नहीं है।
अपने दस्तावेज़ को सुरक्षित रखने का दूसरा तरीका जानकारी अनुभाग में सुविधाओं का उपयोग करना है।
- "फ़ाइल" टैब खोलें और उसमें "विवरण" अनुभाग ढूंढें। अनुभाग विकल्पों में से एक "अनुमतियाँ" है।
- अनुमति मेनू "प्रोटेक्ट बुक" बटन पर क्लिक करके खोला जाता है। सूची में दूसरा आइटम आवश्यक है - "पासवर्ड से एन्क्रिप्ट करें"। एक्सेस कोड सेट करने के लिए इसे चुनें।
- एन्क्रिप्शन बॉक्स में एक नया पासवर्ड दर्ज करें। इसके बाद, आपको उसी विंडो में इसकी पुष्टि करनी होगी। अंत में, "ओके" बटन दबाएं।
ध्यान दो! आप समझ सकते हैं कि विकल्प "अनुमतियाँ" अनुभाग के चारों ओर नारंगी फ्रेम द्वारा सक्षम किया गया है।
अलग-अलग सेल के लिए पासवर्ड सेट करना
यदि आपको कुछ कोशिकाओं को जानकारी बदलने या हटाने से बचाने की आवश्यकता है, तो पासवर्ड एन्क्रिप्शन मदद करेगा। "प्रोटेक्ट शीट" फ़ंक्शन का उपयोग करके सुरक्षा सेट करें। यह डिफ़ॉल्ट रूप से पूरी शीट पर कार्य करता है, लेकिन सेटिंग्स में छोटे बदलावों के बाद यह केवल वांछित श्रेणी की कोशिकाओं पर ध्यान केंद्रित करेगा।
- शीट का चयन करें और उस पर राइट-क्लिक करें। एक मेनू दिखाई देगा जिसमें आपको "फॉर्मेट सेल" फ़ंक्शन ढूंढना होगा और उसे चुनना होगा। सेटिंग्स विंडो खुल जाएगी।
- खुलने वाली विंडो में "प्रोटेक्शन" टैब चुनें, दो चेकबॉक्स हैं। शीर्ष विंडो को अचयनित करना आवश्यक है - "संरक्षित सेल"। सेल वर्तमान में असुरक्षित है, लेकिन पासवर्ड सेट हो जाने के बाद इसे बदला नहीं जा सकता है। अगला, "ओके" पर क्लिक करें।
- हम उन कोशिकाओं का चयन करते हैं जिन्हें संरक्षित करने की आवश्यकता होती है, और रिवर्स एक्शन करते हैं। आपको "फॉर्मेट सेल" को फिर से खोलना होगा और "प्रोटेक्टेड सेल" बॉक्स को चेक करना होगा।
- "रिव्यू" टैब में "प्रोटेक्ट शीट" बटन है - उस पर क्लिक करें। पासवर्ड स्ट्रिंग और अनुमतियों की सूची के साथ एक विंडो खुलेगी। हम उपयुक्त अनुमतियों का चयन करते हैं - आपको उनके बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा। अगला, आपको सुरक्षा को अक्षम करने के लिए एक पासवर्ड के साथ आने की आवश्यकता है। जब सब कुछ हो जाए, तो "ओके" पर क्लिक करें।
सेल की सामग्री को बदलने का प्रयास करते समय, उपयोगकर्ता को एक सुरक्षा चेतावनी और सुरक्षा हटाने के निर्देश दिखाई देंगे। बिना पासवर्ड वाले लोग बदलाव नहीं कर पाएंगे।
सावधान! आप "फाइल" टैब में "प्रोटेक्ट शीट" फ़ंक्शन भी पा सकते हैं। आपको सूचना अनुभाग में जाना होगा और एक कुंजी और लॉक के साथ "अनुमतियां" बटन ढूंढना होगा।
पुस्तक संरचना पर पासवर्ड सेट करना
यदि संरचना सुरक्षा सेट है, तो दस्तावेज़ के साथ काम करने पर कई प्रतिबंध हैं। आप किसी पुस्तक के साथ निम्न कार्य नहीं कर सकते:
- कॉपी करें, नाम बदलें, किताब के अंदर की शीट हटाएं;
- चादरें बनाना;
- छिपी हुई चादरें खोलें;
- शीट को अन्य कार्यपुस्तिकाओं में कॉपी या स्थानांतरित करें।
आइए संरचना परिवर्तनों को अवरुद्ध करने के लिए कुछ कदम उठाएं।
- "समीक्षा" टैब खोलें और "पुस्तक की रक्षा करें" विकल्प खोजें। यह विकल्प "फ़ाइल" टैब - "विवरण" अनुभाग, "अनुमति" फ़ंक्शन में भी पाया जा सकता है।
- सुरक्षा विकल्प के विकल्प के साथ एक विंडो खुलेगी और पासवर्ड दर्ज करने के लिए एक फ़ील्ड खुलेगी। "स्ट्रक्चर" शब्द के आगे एक टिक लगाएं और एक पासवर्ड के साथ आएं। उसके बाद, आपको "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा।
- हम पासवर्ड की पुष्टि करते हैं, और पुस्तक की संरचना सुरक्षित हो जाती है।
एक्सेल दस्तावेज़ में पासवर्ड कैसे निकालें
आप किसी दस्तावेज़, सेल या कार्यपुस्तिका की सुरक्षा को उसी स्थान पर रद्द कर सकते हैं जहाँ इसे स्थापित किया गया था। उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ से पासवर्ड हटाने और परिवर्तनों के प्रतिबंध को रद्द करने के लिए, सेव या एन्क्रिप्शन विंडो खोलें और निर्दिष्ट पासवर्ड के साथ लाइनों को साफ़ करें। शीट और पुस्तकों से पासवर्ड हटाने के लिए, आपको "समीक्षा" टैब खोलना होगा और उपयुक्त बटन पर क्लिक करना होगा। "सुरक्षा हटाएं" शीर्षक वाली एक विंडो दिखाई देगी, जिसमें आपको पासवर्ड दर्ज करने की आवश्यकता होगी। यदि कोड सही है, तो सुरक्षा कम हो जाएगी और सेल और शीट वाली क्रियाएं खुल जाएंगी।
महत्वपूर्ण! यदि पासवर्ड खो गया है, तो इसे पुनर्प्राप्त नहीं किया जा सकता है। कोड इंस्टॉल करते समय प्रोग्राम हमेशा इस बारे में चेतावनी देता है। इस मामले में, तृतीय-पक्ष सेवाएँ मदद करेंगी, लेकिन उनका उपयोग हमेशा सुरक्षित नहीं होता है।
निष्कर्ष
संपादन से एक्सेल दस्तावेज़ की अंतर्निहित सुरक्षा काफी विश्वसनीय है - पासवर्ड को पुनर्प्राप्त करना असंभव है, इसे विश्वसनीय लोगों को स्थानांतरित किया जाता है या टेबल निर्माता के पास रहता है। सुरक्षात्मक कार्यों की सुविधा यह है कि उपयोगकर्ता न केवल पूरी तालिका तक पहुंच को प्रतिबंधित कर सकता है, बल्कि व्यक्तिगत कोशिकाओं तक या पुस्तक की संरचना को संपादित करने के लिए भी प्रतिबंधित कर सकता है।