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कुछ मामलों में, एक्सेल दस्तावेज़ की कोशिकाओं में जानकारी को बदलने से बचाने के लिए आवश्यक हो जाता है। निर्धारित फ़ार्मुलों वाले सेल या डेटा वाले सेल जिनके आधार पर गणना की जाती है, ऐसी सुरक्षा के अधीन हैं। यदि ऐसी कोशिकाओं की सामग्री को बदल दिया जाता है, तो तालिकाओं में गणना का उल्लंघन हो सकता है। साथ ही, किसी फ़ाइल को तृतीय पक्षों को स्थानांतरित करते समय कोशिकाओं में डेटा सुरक्षा प्रासंगिक होती है। आइए सेल को एक्सेल में होने वाले परिवर्तनों से बचाने के कुछ सबसे सामान्य तरीकों को देखें।
सेल सुरक्षा चालू करें
Excel में कक्षों की सामग्री की सुरक्षा के लिए एक अलग फ़ंक्शनदुर्भाग्य से एक्सेल डेवलपर्स पूर्वाभास नहीं किया। हालाँकि, आप उन विधियों का उपयोग कर सकते हैं जो आपको संपूर्ण कार्यपत्रक को परिवर्तनों से बचाने की अनुमति देती हैं। ऐसी सुरक्षा को लागू करने के कई तरीके हैं, जिनसे हम अब परिचित होंगे।
विधि 1: फ़ाइल मेनू का उपयोग करना
पहली विधि के रूप में, फ़ाइल मेनू के माध्यम से एक्सेल शीट की सुरक्षा को सक्षम करने पर विचार करें।
- सबसे पहले, वर्कशीट की सामग्री का चयन करें। इस प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए, ऊपरी बाएँ कोने में निर्देशांक पट्टियों के प्रतिच्छेदन पर बस त्रिभुज पर क्लिक करें। जो लोग हॉट की का उपयोग करना पसंद करते हैं, उनके लिए एक सुविधाजनक त्वरित संयोजन "Ctrl + A" है। जब आप तालिका के अंदर एक सक्रिय सेल के साथ संयोजन को एक बार दबाते हैं, तो केवल तालिका का चयन किया जाता है, और जब आप इसे फिर से दबाते हैं, तो संपूर्ण कार्यपत्रक का चयन किया जाता है।
- अगला, हम सही माउस बटन दबाकर पॉप-अप मेनू को कॉल करते हैं, और "फॉर्मेट सेल" पैरामीटर को सक्रिय करते हैं।
- "फॉर्मेट सेल" विंडो में, "प्रोटेक्शन" टैब चुनें और "प्रोटेक्टेड सेल" पैरामीटर के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें, "ओके" बटन पर क्लिक करें।
- अब हम कोशिकाओं के आवश्यक क्षेत्र का चयन करते हैं जिन्हें अवांछित संपादन से संरक्षित करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए, सूत्रों वाला एक कॉलम। फिर से, "फॉर्मेट सेल" चुनें और "प्रोटेक्शन" टैब में, "प्रोटेक्टेड सेल" लाइन में चेकमार्क लौटाएं। ओके पर क्लिक करके विंडो से बाहर निकलें।
- अब कार्यपत्रक की सुरक्षा के लिए आगे बढ़ते हैं। ऐसा करने के लिए, "फ़ाइल" टैब पर जाएं।
- "विवरण" पैरामीटर में, "कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें" पर क्लिक करें। एक पॉप-अप मेनू दिखाई देगा जिसमें हम "वर्तमान शीट को सुरक्षित रखें" श्रेणी में जाते हैं।
- एक छोटी सी विंडो दिखाई देगी, जहां "प्रोटेक्ट शीट और प्रोटेक्टेड सेल्स की सामग्री" पैरामीटर के सामने, यदि उपलब्ध नहीं है तो बॉक्स को चेक करें। नीचे विभिन्न मानदंडों की एक सूची है जिसे उपयोगकर्ता अपने विवेक से भरता है।
- सुरक्षा को सक्रिय करने के लिए, आपको एक पासवर्ड दर्ज करना होगा जिसका उपयोग एक्सेल वर्कशीट को अनलॉक करने के लिए किया जाएगा।
- पासवर्ड दर्ज करने के बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको पासवर्ड दोहराना होगा और "ओके" पर क्लिक करना होगा।
इन जोड़तोड़ों के बाद, आप फ़ाइल खोल सकते हैं, लेकिन आप संरक्षित कक्षों में परिवर्तन नहीं कर पाएंगे, जबकि असुरक्षित कक्षों में डेटा को बदला जा सकता है।
विधि 2: टैब टूल की समीक्षा करें
एक्सेल दस्तावेज़ की कोशिकाओं में डेटा की सुरक्षा करने का दूसरा तरीका समीक्षा श्रेणी में टूल का उपयोग करना है। क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:
- पहले आपको सुरक्षा सेटिंग की पिछली विधि से पहले 5 बिंदुओं को दोहराने की आवश्यकता है, अर्थात, पहले हम सभी डेटा से सुरक्षा हटाते हैं, और फिर हम उन कक्षों पर सुरक्षा सेट करते हैं जिन्हें बदला नहीं जा सकता।
- उसके बाद, "समीक्षा" टैब पर जाएं और "प्रोटेक्ट" श्रेणी में "प्रोटेक्ट शीट" विकल्प खोजें।
- जब आप "प्रोटेक्ट शीट" बटन पर क्लिक करते हैं, तो पासवर्ड दर्ज करने के लिए एक विंडो दिखाई देगी, जैसा कि पिछली विधि में था।
नतीजतन, हमें एक एक्सेल शीट मिलती है, जिसमें कई सेल होते हैं जो परिवर्तनों से सुरक्षित होते हैं।
ध्यान दो! यदि आप एक्सेल में क्षैतिज रूप से संपीड़ित रूप में काम करते हैं, तो जब आप "प्रोटेक्शन" नामक टूल के ब्लॉक पर क्लिक करते हैं, तो कमांड की एक सूची खुल जाती है, जिसमें उपलब्ध कमांड होते हैं
सुरक्षा हटाना
अब आइए जानें कि उन कोशिकाओं के साथ कैसे काम किया जाए जिन्हें परिवर्तनों से संरक्षित किया गया है।
- यदि आप किसी संरक्षित सेल में नया डेटा दर्ज करने का प्रयास करते हैं, तो आपको चेतावनी दी जाएगी कि सेल सुरक्षित है और आपको सुरक्षा को हटाने की आवश्यकता है।
- सुरक्षा हटाने के लिए, "समीक्षा" टैब पर जाएं और "सुरक्षा" ब्लॉक में हमें "असुरक्षित शीट" बटन मिलता है।
- जब आप इस विकल्प पर क्लिक करते हैं, तो पासवर्ड दर्ज करने के लिए एक फ़ील्ड के साथ एक छोटी विंडो दिखाई देती है।
- इस विंडो में, पासवर्ड दर्ज करें जिसका उपयोग कोशिकाओं की सुरक्षा के लिए किया गया था और "ओके" पर क्लिक करें।
अब आप दस्तावेज़ में किसी भी कक्ष में आवश्यक परिवर्तन करना प्रारंभ कर सकते हैं।
महत्वपूर्ण! ऐसा पासवर्ड चुनें जो याद रखने में आसान हो लेकिन अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए अनुमान लगाना मुश्किल हो।
निष्कर्ष
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, चयनित कोशिकाओं को अवांछित परिवर्तनों से बचाने के लिए एक्सेल में कोई विशेष कार्य नहीं है। हालांकि, कई काफी विश्वसनीय तरीके हैं जो आपको फ़ाइल में निहित डेटा तक पहुंच को प्रतिबंधित करने की अनुमति देते हैं, या कम से कम दस्तावेज़ को सुधार से बचाते हैं, जो उस काम को बर्बाद कर सकता है जिस पर बहुत समय और प्रयास खर्च किया गया है।