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अक्सर ऐसा होता है कि Microsoft Excel में डेटा दर्ज करते समय, विशेष वर्ण, जैसे पाउंड संकेत, कुछ संख्याओं के बजाय प्रदर्शित होते हैं। यह परिस्थिति इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के सामान्य संचालन को रोकती है, इसलिए आपको यह जानना होगा कि इस समस्या को कैसे ठीक किया जाए। यह आलेख समस्या को शीघ्रता से हल करने के कई प्रभावी तरीके प्रस्तुत करता है।
जाली के प्रकट होने के कारण
जाली कोशिकाएँ तब प्रकट होती हैं जब उनमें दर्ज वर्णों की संख्या सीमा से अधिक हो जाती है। उसी समय, प्रोग्राम आपके द्वारा दर्ज किए गए डेटा को याद रखता है, लेकिन जब तक अतिरिक्त वर्णों को हटा नहीं दिया जाता है, तब तक यह उन्हें सही ढंग से प्रदर्शित नहीं करेगा। यदि सेल में नंबर दर्ज करते समय एक्सेल 2003 255 इकाइयों की संख्या को पार कर गया, यह संख्याओं के बजाय ऑक्टोथॉर्प प्रदर्शित करेगा। प्रोग्रामिंग भाषा में इसे जाली कहते हैं।
उसी तरह, यदि आप इसे अधिक हाल के संस्करण के सेल में दर्ज करते हैं तो टेक्स्ट स्वयं दिखाई देगा। Excel 2007 फ़ील्ड में अनुमत अक्षरों की अधिकतम संख्या 1024 है। यह 2010 से पहले के Excel उत्पादों के लिए विशिष्ट है। नए संस्करण अब एक सीमा प्रदान नहीं करते हैं। इसके अलावा, कारण हो सकते हैं:
- पाठ या अमान्य वर्णों में व्याकरण संबंधी त्रुटियों की उपस्थिति;
- गलत तरीके से गणना की गई राशि;
- सूत्रों का गलत अनुप्रयोग और कक्षों में गलत गणना;
- कार्यक्रम स्तर पर विफलताओं (यह निम्नलिखित तरीके से निर्धारित किया जाता है: यदि आप किसी सेल पर होवर करते हैं, तो सब कुछ सही ढंग से प्रदर्शित होता है, और जब आप "एंटर" दबाते हैं, तो मान एक ऑक्टोटॉर्प में बदल जाता है, फिर भी यह वर्णों की एक अतिरिक्त संख्या है )
ध्यान दो! एक्सेल फ़ील्ड में बार का दिखना गलत तरीके से सेट किए गए कीबोर्ड लेआउट का परिणाम हो सकता है।
साथ ही, डेटा को सारांशित करने के लिए गलत सेल नामों का चयन करने पर भी इसी तरह की समस्या सामने आ सकती है। आप कई प्रभावी तरीकों का उपयोग करके व्यक्तिगत डेटा प्रदर्शित करके समस्या का समाधान कर सकते हैं।
समाधान
केवल अतिरिक्त वर्णों को हटाना पर्याप्त नहीं है। आपको ऐसे तरीकों का उपयोग करना होगा जो गलत वर्णों को गायब कर देते हैं। आइए सरल से जटिल की ओर बढ़ते हैं।
विधि 1: सीमाओं का मैन्युअल रूप से विस्तार करना
Microsoft Excel में सीमाओं का विस्तार करने के लिए, उन्हें मैन्युअल रूप से फैलाने के लिए पर्याप्त है। यह एक विश्वसनीय और सरल तरीका है जो शुरुआती लोगों के लिए भी समस्या को हल करने में मदद करेगा जिन्होंने पहली बार कार्यालय आवेदन की कार्यक्षमता का उपयोग किया था।. निर्देशों का पालन करें:
- खुलने वाली Microsoft Excel विंडो में, उस सेल पर क्लिक करें जिसमें बार दिखाई देते हैं।
- कर्सर को दाएँ बॉर्डर पर ले जाएँ, जहाँ सेल का नाम सेट है। सेल बॉर्डर को बाईं ओर भी बढ़ाया जा सकता है, लेकिन इस दिशा में सामने की कोशिकाओं को स्थानांतरित कर दिया जाएगा।
- हम कर्सर के दो तरफा तीर का रूप लेने की प्रतीक्षा कर रहे हैं। फिर सीमा पर क्लिक करें और स्थिति तक खींचें जब तक कि सभी वर्ण दिखाई न दें।
- प्रक्रिया के अंत में, सभी जाली पहले दर्ज की गई संख्याओं के रूप में प्रदर्शित की जाएंगी।
यह विधि एक्सेल के सभी संस्करणों के लिए काम करती है।
विधि 2: फ़ॉन्ट घटाना
समस्या का पहला समाधान उन मामलों के लिए अधिक उपयुक्त है जब शीट पर केवल 2-3 कॉलम भरे होते हैं और अधिक डेटा नहीं होता है। लेकिन ई-बुक में विशेष वर्णों को बड़े पैमाने पर ठीक करने के लिए, आपको नीचे दिए गए निर्देशों का उपयोग करने की आवश्यकता है।
- हम एक सेल या सेल की एक श्रेणी का चयन करते हैं जिसमें हम संख्यात्मक डेटा की कल्पना करना चाहते हैं।
- हम सुनिश्चित करते हैं कि हम "होम" टैब में हैं, यदि नहीं, तो पृष्ठ के शीर्ष पर उस पर क्लिक करें। "फ़ॉन्ट" अनुभाग में, हम इसका आकार ढूंढते हैं और इसे तब तक कम करते हैं जब तक कि आवश्यक डिजिटल प्रारूप में कोशिकाओं में आवश्यक वर्णों की संख्या प्रदर्शित न हो जाए। फ़ॉन्ट बदलने के लिए, आप उपयुक्त फ़ील्ड में बस अनुमानित आकार दर्ज कर सकते हैं।
एक नोट पर! फ़ॉन्ट को संपादित करते समय और प्रारूप को बदलते समय, सेल उस चौड़ाई पर ले जाएगा जो उसके अंदर लिखे गए सबसे लंबे संख्यात्मक मान से मेल खाती है।
विधि 3: ऑटोविड्थ
सेल में फॉन्ट बदलना भी नीचे वर्णित तरीके से उपलब्ध है। इसमें माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के बिल्ट-इन टूल्स का उपयोग करके चौड़ाई का चयन करना शामिल है।
- आपको उन कक्षों की श्रेणी को हाइलाइट करने की आवश्यकता है जिन्हें स्वरूपण की आवश्यकता है (अर्थात, जिनमें संख्याओं के बजाय अमान्य वर्ण हैं)। इसके बाद, चयनित टुकड़े पर राइट-क्लिक करें और पॉप-अप विंडो में फॉर्मेट सेल टूल ढूंढें। एक्सेल के पुराने संस्करणों में, मेनू टूल का स्थान बदल सकता है।
- दिखाई देने वाली विंडो में, "संरेखण" अनुभाग चुनें। हम भविष्य में इसके साथ काम करेंगे, फिर "ऑटो-फिट चौड़ाई" प्रविष्टि के सामने एक टिक लगाएं। यह नीचे "डिस्प्ले" ब्लॉक में स्थित है। अंत में, "ओके" बटन पर क्लिक करें। की गई कार्रवाइयों के बाद, मान घटते हैं और ई-बुक में विंडो के आकार के अनुरूप प्रारूप प्राप्त करते हैं।
यह तकनीक बहुत सुविधाजनक है और इसकी दक्षता से अलग है। आप कुछ ही सेकंड में एक्सेल शीट को ठीक से डिजाइन कर सकते हैं।
ध्यान दो! सभी संपादन विधियां तभी मान्य हैं जब आप फ़ाइल के लेखक हैं या यह संपादन के लिए खुला है।
विधि 4: संख्या स्वरूप बदलना
यह विधि केवल उन लोगों के लिए उपयुक्त है जो Microsoft Excel के पुराने संस्करण का उपयोग करते हैं। तथ्य यह है कि संख्याओं के परिचय की एक सीमा है, जैसा कि लेख की शुरुआत में उल्लेख किया गया है। चरण दर चरण फिक्स प्रक्रिया पर विचार करें:
- उस सेल या सेल की श्रेणी का चयन करें जिसे स्वरूपित करने की आवश्यकता है। इसके बाद, उन पर राइट-क्लिक करें। दिखाई देने वाले कार्यों की सूची में, "प्रारूप कक्ष" उपकरण ढूंढें, उस पर क्लिक करें।
- "नंबर" टैब पर क्लिक करने के बाद, हम देखते हैं कि "टेक्स्ट" प्रारूप वहां सेट है। इसे "संख्या प्रारूप" उपधारा में "सामान्य" में बदलें। ऐसा करने के लिए, बाद वाले पर क्लिक करें और फ़ॉर्मेटिंग विंडो के नीचे "ओके" बटन पर क्लिक करके अपनी कार्रवाई की पुष्टि करें।
ध्यान दो! Excel के अद्यतन संस्करणों में, सामान्य स्वरूप डिफ़ॉल्ट रूप से सेट होता है।
इस प्रतिबंध को हटा दिए जाने के बाद, सभी नंबर वांछित प्रारूप में प्रदर्शित होंगे। किए गए हेरफेर के बाद, आप फ़ाइल को सहेज सकते हैं। फिर से खोलने के बाद, सभी सेल सही रूप में प्रदर्शित होंगे।
आप संख्या प्रारूप को दूसरे सुविधाजनक तरीके से बदल सकते हैं:
- ऐसा करने के लिए, एक्सेल स्प्रेडशीट फ़ाइल दर्ज करें, जहां संख्यात्मक मान गलत तरीके से इंगित किए गए हैं, "होम" टैब पर "नंबर" अनुभाग पर जाएं।
- ड्रॉप-डाउन सूची लाने के लिए तीर पर क्लिक करें और सेट मोड को "टेक्स्ट" से "सामान्य" में बदलें।
- आप संपूर्ण शीट के लिए प्रारूप चुनने का सहारा लिए बिना, एक ही क्रम में, एक सेल में कई ग्रिडों में से एक को प्रारूपित कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, वांछित विंडो पर क्लिक करें, राइट माउस बटन पर क्लिक करें।
- पॉप-अप विंडो में, Delimited Format टूल ढूंढें, उस पर क्लिक करें।
- इसके अलावा, सभी मापदंडों को पिछली पद्धति में वर्णित अनुसार बदला जाना चाहिए।
एक नोट पर! सेल प्रारूपों में जल्दी से स्विच करने के लिए, बस कुंजी संयोजन "CTRL + 1" का उपयोग करें। यहां एक विशिष्ट सेल और पूरी रेंज दोनों के लिए परिवर्तन करना आसान है।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि की गई कार्रवाइयां सही हैं, हम अनुशंसा करते हैं कि आप बड़ी संख्या में टेक्स्ट या संख्यात्मक वर्ण दर्ज करें। यदि, सीमा समाप्त होने के बाद, क्रमशः झंझरी प्रकट नहीं हुई, तो आपने सब कुछ ठीक किया।
विधि 5: सेल प्रारूप बदलें
Microsoft Excel स्प्रेडशीट में डिफ़ॉल्ट रूप से उपयोग किए जाने वाले कई टूल का उपयोग करके वर्णों के सही प्रदर्शन के लिए सेल प्रारूप को बदलना संभव है। आइए इस विधि को और अधिक विस्तार से देखें:
- सबसे पहले, समस्याग्रस्त सेल का चयन करें, फिर उस पर राइट-क्लिक करें। एक मेनू पॉप अप होता है जिसमें आपको "फॉर्मेट सेल" पर क्लिक करना होता है। यदि कार्यपुस्तिका में संख्याएँ हैं, तो कक्ष स्वरूपण केवल "संख्यात्मक" रूप में किया जाता है।
- खुलने वाले "नंबर" ब्लॉक में, सूची से, उस प्रारूप का चयन करें जो कोशिकाओं में दर्ज मूल्य के अनुरूप होगा। इस उदाहरण में, "धन" प्रारूप पर विचार किया जाता है। चयन के बाद, हम सेटिंग विंडो के नीचे "ओके" बटन पर क्लिक करके अपने कार्यों की पुष्टि करते हैं। यदि आप संख्याओं में अल्पविराम दिखाना चाहते हैं, तो आपको "वित्तीय" स्वरूपण विकल्प पर क्लिक करना होगा।
- यदि आपको सूची में उपयुक्त स्वरूपण विकल्प नहीं मिलता है, तो होम पेज पर लौटने का प्रयास करें और संख्या अनुभाग पर जाएं। यहां आपको प्रारूपों के साथ सूची खोलनी चाहिए, और सबसे नीचे "अन्य संख्या प्रारूप" पर क्लिक करें, जैसा कि स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है। इस विकल्प को लॉन्च करके, आप सेल प्रारूप को बदलने के लिए पहले से ही परिचित सेटिंग्स पर चले जाएंगे।
यदि किसी भी तरीके ने मदद नहीं की, तो आप सेल में नहीं, बल्कि Microsoft Excel ई-बुक के कंट्रोल पैनल के नीचे स्थित एक लाइन में मान दर्ज करने का प्रयास कर सकते हैं। बस उस पर क्लिक करें और आवश्यक डेटा दर्ज करना शुरू करें।
निष्कर्ष
ज्यादातर मामलों में, Microsoft Excel कक्षों में संख्यात्मक या वर्णानुक्रमिक अभिव्यक्तियों के बजाय ग्रिड प्रदर्शित करना कोई गलती नहीं है। मूल रूप से, वर्णों का ऐसा प्रदर्शन पूरी तरह से उपयोगकर्ता कार्यों पर निर्भर करता है, इसलिए स्प्रेडशीट के पुराने संस्करणों का उपयोग करते समय सीमा के अनुपालन पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।