विषय-सूची
एक्सेल स्प्रेडशीट के मुख्य लाभों में से एक किसी विशेष दस्तावेज़ की कार्यक्षमता को प्रोग्राम करने की क्षमता है। जैसा कि ज्यादातर लोग स्कूल के कंप्यूटर विज्ञान के पाठों से जानते हैं, मुख्य घटकों में से एक जो आपको इसे व्यवहार में लाने की अनुमति देता है, वह है तार्किक संचालक। उनमें से एक आईएफ ऑपरेटर है, जो कुछ शर्तों के पूरा होने पर कुछ कार्यों के निष्पादन के लिए प्रदान करता है।
उदाहरण के लिए, यदि मान किसी निश्चित से मेल खाता है, तो सेल में एक लेबल प्रदर्शित होता है। नहीं तो बात अलग है। आइए इस प्रभावी उपकरण को व्यवहार में और अधिक विस्तार से देखें।
एक्सेल में आईएफ फ़ंक्शन (सामान्य जानकारी)
कोई भी प्रोग्राम, भले ही वह छोटा हो, उसमें क्रियाओं का एक क्रम अवश्य होता है, जिसे एल्गोरिथम कहा जाता है। यह इस तरह दिख सकता है:
- सम संख्याओं के लिए संपूर्ण स्तंभ A की जाँच करें।
- यदि एक सम संख्या मिलती है, तो ऐसे और ऐसे मान जोड़ें।
- यदि कोई सम संख्या नहीं मिलती है, तो शिलालेख "नहीं मिला" प्रदर्शित करें।
- जांचें कि क्या परिणामी संख्या सम है।
- यदि हाँ, तो इसे पैराग्राफ 1 में चुनी गई सभी सम संख्याओं में जोड़ें।
और भले ही यह केवल एक काल्पनिक स्थिति है, जिसकी वास्तविक जीवन में आवश्यकता होने की संभावना नहीं है, किसी भी कार्य के निष्पादन का तात्पर्य एक समान एल्गोरिथ्म की उपस्थिति से है। फ़ंक्शन का उपयोग करने से पहले अगर, आपको अपने दिमाग में एक स्पष्ट विचार रखना होगा कि आप क्या परिणाम प्राप्त करना चाहते हैं।
एक शर्त के साथ IF फ़ंक्शन का सिंटैक्स
एक्सेल में कोई भी फंक्शन फॉर्मूला का उपयोग करके किया जाता है। वह पैटर्न जिसके द्वारा किसी फ़ंक्शन को डेटा पास किया जाना चाहिए, सिंटैक्स कहलाता है। ऑपरेटर के मामले में IF, सूत्र इस प्रारूप में होगा।
=IF (तार्किक_अभिव्यक्ति, value_if_true, value_if_false)
आइए सिंटैक्स को अधिक विस्तार से देखें:
- बूलियन अभिव्यक्ति। यह स्वयं वह शर्त है, जिसका अनुपालन या गैर-अनुपालन एक्सेल जाँच करता है। संख्यात्मक और पाठ्य जानकारी दोनों की जाँच की जा सकती है।
- Value_if_true. परिणाम जो सेल में प्रदर्शित किया जाएगा यदि जाँच किया जा रहा डेटा निर्दिष्ट मानदंडों को पूरा करता है।
- value_if_false. यदि डेटा की जाँच की जा रही है तो सेल में प्रदर्शित होने वाला परिणाम स्थिति से मेल नहीं खाता है।
स्पष्टता के लिए यहां एक उदाहरण दिया गया है।
यहां फ़ंक्शन सेल A1 की संख्या 20 से तुलना करता है। यह सिंटैक्स का पहला पैराग्राफ है। यदि सामग्री इस मान से अधिक है, तो "20 से अधिक" मान उस कक्ष में प्रदर्शित होता है जहां सूत्र लिखा गया था। यदि स्थिति इस शर्त के अनुरूप नहीं है - "20 से कम या बराबर"।
यदि आप किसी सेल में टेक्स्ट वैल्यू प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो आपको इसे उद्धरण चिह्नों में संलग्न करना होगा।
यहाँ एक और स्थिति है। परीक्षा सत्र लेने के योग्य होने के लिए, छात्रों को एक परीक्षा सत्र पास करना होगा। छात्र सभी विषयों में क्रेडिट जीतने में कामयाब रहे, और अब अंतिम शेष है, जो निर्णायक निकला। हमारा काम यह निर्धारित करना है कि कौन से छात्रों को परीक्षा में प्रवेश दिया गया है और कौन से नहीं।
चूंकि हम टेक्स्ट की जांच करना चाहते हैं न कि संख्या के लिए, पहला तर्क B2 = "विपक्ष" है।
एकाधिक शर्तों के साथ IF फ़ंक्शन सिंटैक्स
अक्सर, एक मानदंड के खिलाफ मूल्य की जांच करने के लिए पर्याप्त नहीं है। यदि आपको एक से अधिक विकल्पों पर विचार करने की आवश्यकता है, तो आप फ़ंक्शन को नेस्ट कर सकते हैं IF एक दूसरे में। कई नेस्टेड कार्य होंगे।
इसे स्पष्ट करने के लिए, यहाँ वाक्य रचना है।
=IF(लॉजिकल_एक्सप्रेशन, value_if_true, IF(logical_expression, value_if_true, value_if_false))
इस मामले में, फ़ंक्शन एक साथ दो मानदंडों की जांच करेगा। यदि पहली शर्त सत्य है, तो पहले तर्क में ऑपरेशन के परिणामस्वरूप प्राप्त मूल्य वापस कर दिया जाता है। यदि नहीं, तो अनुपालन के लिए दूसरे मानदंड की जाँच की जाती है।
यहाँ एक उदाहरण है
और इस तरह के फॉर्मूले की मदद से (नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है), आप प्रत्येक छात्र के प्रदर्शन का विश्लेषण कर सकते हैं।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यहां एक और शर्त जोड़ी गई थी, लेकिन सिद्धांत नहीं बदला है। तो आप एक साथ कई मापदंड की जांच कर सकते हैं।
AND और OR ऑपरेटरों का उपयोग करके IF कार्यक्षमता का विस्तार कैसे करें
समय-समय पर कई मानदंडों के अनुपालन के लिए तुरंत जांच करने की स्थिति होती है, और तार्किक नेस्टेड ऑपरेटरों का उपयोग नहीं किया जाता है, जैसा कि पिछले उदाहरण में है। ऐसा करने के लिए, या तो फ़ंक्शन का उपयोग करें И या समारोह OR इस पर निर्भर करता है कि आपको एक साथ कई मानदंडों को पूरा करने की आवश्यकता है या उनमें से कम से कम एक। आइए इन मानदंडों पर करीब से नज़र डालें।
IF AND कंडीशन के साथ काम करता है
कभी-कभी आपको एक साथ कई स्थितियों के लिए एक व्यंजक की जांच करने की आवश्यकता होती है। इसके लिए AND फ़ंक्शन का उपयोग किया जाता है, जो फ़ंक्शन के पहले तर्क में लिखा जाता है IF. यह इस तरह काम करता है: यदि a एक के बराबर है और a 2 के बराबर है, तो मान c होगा।
IF "OR" स्थिति के साथ कार्य करता है
OR फ़ंक्शन एक समान तरीके से कार्य करता है, लेकिन इस मामले में, केवल एक शर्त सत्य है। इस तरह से यथासंभव 30 स्थितियों की जाँच की जा सकती है।
कार्यों का उपयोग करने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं И и OR फ़ंक्शन तर्क के रूप में IF.
दो तालिकाओं में डेटा की तुलना करना
समय-समय पर दो समान तालिकाओं की तुलना करना संभव है। उदाहरण के लिए, एक व्यक्ति एकाउंटेंट के रूप में काम करता है और उसे दो रिपोर्टों की तुलना करने की आवश्यकता होती है। इसी तरह के अन्य कार्य भी हैं, जैसे विभिन्न बैचों के सामानों की लागत की तुलना करना, फिर विभिन्न अवधियों के लिए छात्रों का आकलन, और इसी तरह।
दो तालिकाओं की तुलना करने के लिए, फ़ंक्शन का उपयोग करें COUNTIF. आइए इसे और अधिक विस्तार से देखें।
मान लीजिए कि हमारे पास दो टेबल हैं जिनमें दो फूड प्रोसेसर के विनिर्देश हैं। और हमें उनकी तुलना करने और रंग के साथ अंतरों को उजागर करने की आवश्यकता है। यह सशर्त स्वरूपण और फ़ंक्शन का उपयोग करके किया जा सकता है COUNTIF.
हमारी तालिका इस तरह दिखती है।
हम पहले खाद्य प्रोसेसर की तकनीकी विशेषताओं के अनुरूप श्रेणी का चयन करते हैं।
उसके बाद, निम्न मेनू पर क्लिक करें: सशर्त स्वरूपण - एक नियम बनाएं - स्वरूपित कक्षों को निर्धारित करने के लिए एक सूत्र का उपयोग करें।
स्वरूपण के लिए एक सूत्र के रूप में, हम फ़ंक्शन लिखते हैं = काउंटिफ (तुलना करने के लिए श्रेणी; पहली तालिका की पहली सेल) = 0। दूसरे खाद्य प्रोसेसर की विशेषताओं वाली तालिका का उपयोग तुलना श्रेणी के रूप में किया जाता है।
आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि पते पूर्ण हैं (पंक्ति और कॉलम नामों के सामने डॉलर के चिह्न के साथ)। सूत्र के बाद =0 जोड़ें ताकि एक्सेल सटीक मानों की तलाश करे।
उसके बाद, आपको कक्षों के स्वरूपण को सेट करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, नमूने के बगल में, आपको "प्रारूप" बटन पर क्लिक करना होगा। हमारे मामले में, हम भरण का उपयोग करते हैं, क्योंकि यह इस उद्देश्य के लिए सबसे सुविधाजनक है। लेकिन आप अपनी इच्छानुसार कोई भी स्वरूपण चुन सकते हैं।
हमने एक कॉलम नाम को एक श्रेणी के रूप में निर्दिष्ट किया है। यह मैन्युअल रूप से सीमा में प्रवेश करने से कहीं अधिक सुविधाजनक है।
एक्सेल में SUMIF फ़ंक्शन
अब चलिए कार्यों पर चलते हैं IF, जो एल्गोरिथम के दो बिंदुओं को एक साथ बदलने में मदद करेगा। पहला है सममस्ले, जो एक निश्चित शर्त को पूरा करने वाली दो संख्याओं को जोड़ता है। उदाहरण के लिए, हमें यह निर्धारित करने के कार्य का सामना करना पड़ता है कि सभी विक्रेताओं को प्रति माह कितना पैसा दिया जाना चाहिए। इसके लिए जरूरी है।
- सभी विक्रेताओं की कुल आय के साथ एक पंक्ति जोड़ें और उस सेल पर क्लिक करें जिसमें सूत्र दर्ज करने के बाद परिणाम होगा।
- हमें fx बटन मिलता है, जो सूत्रों के लिए पंक्ति के बगल में स्थित है। अगला, एक विंडो दिखाई देगी जहां आप खोज के माध्यम से आवश्यक फ़ंक्शन पा सकते हैं। ऑपरेटर का चयन करने के बाद, आपको "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा। लेकिन मैन्युअल इनपुट हमेशा संभव है।
11 - इसके बाद, फ़ंक्शन तर्क दर्ज करने के लिए एक विंडो दिखाई देगी। सभी मानों को संबंधित क्षेत्रों में निर्दिष्ट किया जा सकता है, और सीमा को उनके बगल में स्थित बटन के माध्यम से दर्ज किया जा सकता है।
12 - पहला तर्क एक सीमा है। यहां आप उन कक्षों को दर्ज करते हैं जिन्हें आप मानदंडों के अनुपालन के लिए जांचना चाहते हैं। अगर हम अपनी बात करें तो ये कर्मचारियों के पद हैं। श्रेणी D4:D18 दर्ज करें। या बस ब्याज की कोशिकाओं का चयन करें।
- "मानदंड" फ़ील्ड में, स्थिति दर्ज करें। हमारे मामले में - "विक्रेता"। सारांश सीमा के रूप में, हम उन कक्षों को इंगित करते हैं जहां कर्मचारियों के वेतन सूचीबद्ध हैं (यह दोनों मैन्युअल रूप से किया जाता है और उन्हें माउस से चुनें)। "ओके" पर क्लिक करें, और हमें उन सभी कर्मचारियों की गणना की गई मजदूरी मिलती है जो विक्रेता हैं।
सहमत हूँ कि यह बहुत सुविधाजनक है। ऐसा नहीं है?
एक्सेल में SUMIFS फ़ंक्शन
यह फ़ंक्शन आपको कई शर्तों को पूरा करने वाले मानों का योग निर्धारित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, हमें कंपनी की दक्षिणी शाखा में कार्यरत सभी प्रबंधकों का कुल वेतन निर्धारित करने का कार्य दिया गया था।
एक पंक्ति जोड़ें जहां अंतिम परिणाम होगा, और वांछित सेल में सूत्र डालें। ऐसा करने के लिए, फ़ंक्शन आइकन पर क्लिक करें। एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आपको फ़ंक्शन खोजने की आवश्यकता है सारांश. इसके बाद, इसे सूची से चुनें और तर्कों वाली परिचित विंडो खुलती है। लेकिन इन तर्कों की संख्या अब अलग है। यह सूत्र अनंत संख्या में मापदंड का उपयोग करना संभव बनाता है, लेकिन तर्कों की न्यूनतम संख्या पाँच है।
तर्क इनपुट संवाद के माध्यम से केवल पाँच निर्दिष्ट किए जा सकते हैं। यदि आपको अधिक मानदंड की आवश्यकता है, तो उन्हें पहले दो के समान तर्क के अनुसार मैन्युअल रूप से दर्ज करना होगा।
आइए मुख्य तर्कों को अधिक विस्तार से देखें:
- सारांश रेंज। कोशिकाओं को सारांशित किया जाना है।
- शर्त श्रेणी 1 - वह सीमा जिसे एक निश्चित मानदंड के अनुपालन के लिए जाँचा जाएगा।
- कंडीशन 1 ही कंडीशन है।
- मानदंड श्रेणी 2 दूसरी श्रेणी है जिसे मानदंड के विरुद्ध जांचा जाएगा।
- शर्त 2 दूसरी शर्त है।
आगे तर्क समान है। नतीजतन, हमने दक्षिणी शाखा के सभी प्रबंधकों के वेतन का निर्धारण किया।
एक्सेल में COUNTIF फ़ंक्शन
यदि आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कितने सेल एक निश्चित मानदंड के अंतर्गत आते हैं, तो फ़ंक्शन का उपयोग करें काउंटिफ। मान लें कि हमें यह समझने की जरूरत है कि इस संगठन में कितने सेल्सपर्सन काम करते हैं:
- सबसे पहले, विक्रेताओं की संख्या वाली एक पंक्ति जोड़ें। उसके बाद, आपको उस सेल पर क्लिक करना होगा जहां परिणाम प्रदर्शित होगा।
- उसके बाद, आपको "इन्सर्ट फंक्शन" बटन पर क्लिक करना होगा, जो "फॉर्मूला" टैब में पाया जा सकता है। श्रेणियों की सूची के साथ एक विंडो दिखाई देगी। हमें आइटम "पूर्ण वर्णमाला सूची" का चयन करने की आवश्यकता है। सूची में, हम सूत्र में रुचि रखते हैं काउंटिफ। इसे चुनने के बाद, हमें "ओके" बटन पर क्लिक करना होगा।
14 - उसके बाद, हमारे पास इस संगठन में कार्यरत सेल्सपर्सन की संख्या है। यह उन कोशिकाओं की संख्या की गणना करके प्राप्त किया गया था जिनमें "विक्रेता" शब्द लिखा गया है। सब कुछ सरल है।
एक्सेल में COUNTSLIM फ़ंक्शन
सूत्र के समान सारांश, यह सूत्र अनेक स्थितियों से मेल खाने वाले कक्षों की संख्या की गणना करता है। वाक्य रचना समान है लेकिन सूत्र से थोड़ा अलग है सारांश:
- कंडीशन रेंज 1. यह वह रेंज है जिसका परीक्षण पहले मानदंड के खिलाफ किया जाएगा।
- शर्त 1. सीधे पहली कसौटी।
- कंडीशन रेंज 2. यह वह रेंज है जिसका परीक्षण दूसरे मानदंड के खिलाफ किया जाएगा।
- शर्त 2.
- रेंज की स्थिति 3.
और इतने पर.
तो समारोह IF एक्सेल में - केवल एक ही नहीं, इसकी कई और किस्में हैं जो स्वचालित रूप से सबसे सामान्य क्रियाएं करती हैं, जो किसी व्यक्ति के जीवन को बहुत सरल बनाती हैं।
मोटे तौर पर समारोह के कारण IF एक्सेल स्प्रेडशीट को प्रोग्राम करने योग्य माना जाता है। यह सिर्फ एक साधारण कैलकुलेटर से कहीं अधिक है। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो समारोह IF किसी भी प्रकार की प्रोग्रामिंग में आधारशिला है।
इसलिए यदि आप एक्सेल में बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना सीखते हैं, तो प्रोग्रामिंग सीखना बहुत आसान हो जाएगा। तार्किक ऑपरेटरों के लिए धन्यवाद, इन क्षेत्रों में वास्तव में बहुत कुछ है, हालांकि एक्सेल का उपयोग अक्सर लेखाकारों द्वारा किया जाता है। लेकिन डेटा के साथ काम करने का तंत्र काफी हद तक समान है।
दाहिने हाथों में कार्य IF और इसकी विविधताएं आपको एक एक्सेल शीट को एक पूर्ण प्रोग्राम में बदलने की अनुमति देती हैं जो जटिल एल्गोरिदम पर कार्य कर सकता है। यह समझना कि फ़ंक्शन कैसे काम करता है IF मैक्रोज़ सीखने की दिशा में पहला कदम है - स्प्रेडशीट के साथ अधिक लचीले काम में अगला कदम। लेकिन यह पहले से ही अधिक पेशेवर स्तर है।