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माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल फंक्शन मैनेजर गणनाओं के साथ काम करना आसान बनाता है। यह एक समय में सूत्र में एक वर्ण दर्ज करने की आवश्यकता को समाप्त करता है, और फिर गणनाओं में त्रुटियों की तलाश करता है जो टाइपो के कारण उत्पन्न हुई हैं। एक्सेल फंक्शन मैनेजर की रिच लाइब्रेरी में विभिन्न उपयोगों के लिए टेम्प्लेट होते हैं, सिवाय इसके कि जब आपको नेस्टेड फॉर्मूला बनाने की आवश्यकता हो। तालिकाओं के साथ कम समय में काम करने के लिए, हम इस टूल के उपयोग का चरण दर चरण विश्लेषण करेंगे।
चरण # 1: फ़ंक्शन विज़ार्ड खोलें
टूल को एक्सेस करने से पहले, सूत्र लिखने के लिए सेल का चयन करें - माउस से क्लिक करें ताकि सेल के चारों ओर एक मोटा फ्रेम दिखाई दे। फ़ंक्शन विज़ार्ड लॉन्च करने के कई तरीके हैं:
- "Fx" बटन दबाएं, जो सूत्रों के साथ काम करने के लिए लाइन के बाईं ओर स्थित है। यह तरीका सबसे तेज़ है, इसलिए यह Microsoft Excel के मालिकों के बीच लोकप्रिय है।
- "सूत्र" टैब पर जाएं और पैनल के बाईं ओर समान पदनाम "Fx" के साथ बड़े बटन पर क्लिक करें।
- "लाइब्रेरी ऑफ फंक्शंस" में वांछित श्रेणी का चयन करें और लाइन के अंत में शिलालेख "इन्सर्ट फंक्शन" पर क्लिक करें।
- कुंजी संयोजन का प्रयोग करें Shift + F यह भी एक सुविधाजनक तरीका है, लेकिन वांछित संयोजन को भूलने का जोखिम है।
चरण # 2: एक सुविधा चुनें
फंक्शन मैनेजर में बड़ी संख्या में सूत्र होते हैं जिन्हें 15 श्रेणियों में विभाजित किया जाता है। खोज उपकरण आपको कई लोगों के बीच वांछित प्रविष्टि को शीघ्रता से खोजने की अनुमति देते हैं। खोज स्ट्रिंग या अलग-अलग श्रेणियों द्वारा की जाती है। इन तरीकों में से प्रत्येक का पता लगाने की जरूरत है। प्रबंधक विंडो के शीर्ष पर "फ़ंक्शन के लिए खोजें" पंक्ति है। यदि आप वांछित सूत्र का नाम जानते हैं, तो उसे दर्ज करें और "ढूंढें" पर क्लिक करें। दर्ज किए गए शब्द के समान नाम वाले सभी फ़ंक्शन नीचे दिखाई देंगे।
श्रेणी खोज तब मदद करती है जब एक्सेल लाइब्रेरी में सूत्र का नाम अज्ञात होता है। "श्रेणी" लाइन के दाहिने छोर पर तीर पर क्लिक करें और विषय के अनुसार कार्यों के वांछित समूह का चयन करें।
श्रेणी के नामों के बीच अन्य तार हैं। सभी पुस्तकालय कार्यों की सूची में "पूर्ण वर्णमाला सूची" का चयन करने का परिणाम है। "10 हाल ही में प्रयुक्त" विकल्प उन लोगों की मदद करता है जो अक्सर काम करने के लिए समान फ़ार्मुलों का चयन करते हैं। "संगतता" समूह कार्यक्रम के पुराने संस्करणों के सूत्रों की एक सूची है।
यदि श्रेणी में वांछित कार्य मिलता है, तो बाईं माउस बटन से उस पर क्लिक करें, रेखा नीली हो जाएगी। जांचें कि क्या विकल्प सही है और विंडो में "ओके" दबाएं या कीबोर्ड पर "एंटर" दबाएं।
चरण # 3: तर्क भरें
फ़ंक्शन तर्क लिखने के लिए एक विंडो स्क्रीन पर दिखाई देगी। रिक्त पंक्तियों की संख्या और प्रत्येक तर्क का प्रकार चुने हुए सूत्र की जटिलता पर निर्भर करता है। आइए एक उदाहरण के रूप में तार्किक फ़ंक्शन "IF" का उपयोग करके चरण का विश्लेषण करें। आप कीबोर्ड का उपयोग करके लिखित रूप में तर्क मान जोड़ सकते हैं। लाइन में वांछित संख्या या अन्य प्रकार की जानकारी टाइप करें। कार्यक्रम आपको उन कक्षों का चयन करने की भी अनुमति देता है जिनकी सामग्री एक तर्क बन जाएगी। इसे करने के दो तरीके यहां दिए गए हैं:
- स्ट्रिंग में सेल का नाम दर्ज करें। विकल्प दूसरे की तुलना में असुविधाजनक है।
- बाईं माउस बटन के साथ वांछित सेल पर क्लिक करें, किनारे पर एक बिंदीदार रूपरेखा दिखाई देगी। कोशिकाओं के नामों के बीच, आप गणितीय संकेत दर्ज कर सकते हैं, यह मैन्युअल रूप से किया जाता है।
सेल की रेंज निर्दिष्ट करने के लिए, आखिरी वाले को होल्ड करें और उसे साइड में ड्रैग करें। चलती बिंदीदार रूपरेखा सभी वांछित कोशिकाओं पर कब्जा कर लेना चाहिए। आप Tab कुंजी का उपयोग करके तर्क रेखाओं के बीच शीघ्रता से स्विच कर सकते हैं।
कभी-कभी तर्कों की संख्या अपने आप बढ़ जाती है। इससे डरने की जरूरत नहीं है, क्योंकि यह किसी खास फंक्शन के मतलब की वजह से होता है। प्रबंधक के गणितीय सूत्रों का उपयोग करते समय अक्सर ऐसा होता है। तर्क में अनिवार्य रूप से संख्याएँ नहीं होती हैं - ऐसे पाठ कार्य होते हैं जहाँ अभिव्यक्ति के कुछ हिस्सों को शब्दों या वाक्यों में व्यक्त किया जाता है।
चरण # 4: फ़ंक्शन निष्पादित करें
जब सभी मान सेट हो जाएं और सही होने के लिए सत्यापित हो जाएं, तो OK या Enter दबाएं। वांछित संख्या या शब्द उस कक्ष में दिखाई देगा जहां सूत्र जोड़ा गया था, यदि आपने सब कुछ ठीक किया।
त्रुटि के मामले में, आप हमेशा अशुद्धि को ठीक कर सकते हैं। एक फ़ंक्शन के साथ एक सेल का चयन करें और प्रबंधक में लॉग इन करें, जैसा कि चरण # 1 में दिखाया गया है। स्क्रीन पर फिर से एक विंडो दिखाई देगी जहां आपको पंक्तियों में तर्कों के मूल्यों को बदलने की आवश्यकता है।
यदि गलत फॉर्मूला चुना गया था, तो सेल की सामग्री को साफ करें और पिछले चरणों को दोहराएं। आइए जानें कि किसी तालिका से किसी फ़ंक्शन को कैसे हटाया जाए:
- वांछित सेल का चयन करें और कीबोर्ड पर हटाएं दबाएं;
- सूत्र के साथ सेल पर डबल-क्लिक करें - जब अंतिम मान के बजाय इसमें कोई अभिव्यक्ति दिखाई दे, तो उसे चुनें और बैकस्पेस कुंजी दबाएं;
- फंक्शन मैनेजर में आप जिस सेल पर काम कर रहे थे, उस पर एक बार क्लिक करें और फॉर्मूला बार से जानकारी हटा दें - यह टेबल के ठीक ऊपर स्थित है।
अब फ़ंक्शन अपने उद्देश्य को पूरा करता है - यह एक स्वचालित गणना करता है और आपको नीरस काम से थोड़ा मुक्त करता है।