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एक्सेल दस्तावेज़ पर काम करने की प्रक्रिया में, कई लोगों के लिए एक बार में उससे जुड़ना अक्सर आवश्यक हो जाता है। और बहुत बार उनकी संख्या की गणना कई दर्जनों में की जा सकती है। इसलिए, सहयोग का मुद्दा केवल लोगों को जोड़ने तक सीमित नहीं है, क्योंकि वे अक्सर परस्पर विरोधी परिवर्तन कर सकते हैं जिन्हें सीखने की आवश्यकता है कि कैसे जल्दी और प्रभावी ढंग से संपादित किया जाए।
कौन कर सकता है? एक व्यक्ति जिसे मास्टर उपयोगकर्ता का दर्जा प्राप्त है। एक शब्द में, दस्तावेज़ के साथ संयुक्त कार्य को न केवल संभव बनाने के लिए, बल्कि प्रभावी बनाने के लिए क्या करने की आवश्यकता है?
एक्सेल में एक साझा फ़ाइल के साथ काम करने की अपनी विशेषताएं हैं। इसलिए, कुछ कार्रवाइयां उपयोगकर्ताओं के लिए उपलब्ध नहीं हैं:
- टेबल बनाना।
- परिदृश्य प्रबंधन, उन्हें देखने सहित।
- चादरें हटाना।
- उपयोगकर्ताओं के पास कई कक्षों को मर्ज करने या इसके विपरीत, पहले मर्ज किए गए कक्षों को विभाजित करने की क्षमता नहीं होती है।
- एक्सएमएल डेटा के साथ कोई भी संचालन।
इन प्रतिबंधों को कैसे दरकिनार किया जा सकता है? आपको बस सामान्य पहुंच को हटाने की जरूरत है, और फिर जरूरत पड़ने पर इसे वापस कर दें।
यहां कुछ कार्यों के साथ एक और स्प्रैडशीट है जो एक ही स्प्रैडशीट पर एक से अधिक लोगों के साथ काम करने पर संभव हो भी सकती है और नहीं भी।
सबसे पहले आपको यह समझने की जरूरत है कि कौन सी फाइल एक साथ कई लोगों द्वारा संपादन के लिए उपलब्ध कराई जानी चाहिए। यह या तो एक नई फ़ाइल या मौजूदा फ़ाइल हो सकती है।
सेटिंग
एक्सेल में फ़ाइल साझा करने के लिए आपको जो कुछ भी करना है वह बुक शेयरिंग सेक्शन में है, जिसे रिव्यू टैब पर जाकर पाया जा सकता है।
दो टैब के साथ एक विंडो खुलेगी। हम पहले वाले में रुचि रखते हैं, जो अपने आप खुल जाता है। हमें स्क्रीनशॉट में लाल आयत के साथ चिह्नित आइटम के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा। इसके साथ, हम एकाधिक उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ प्रबंधित करने में सक्षम बनाते हैं।
संपादन के लिए एक्सेस खोलने के बाद, हमें इसे कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, दूसरा टैब खोलें।
पैरामीटर दर्ज करने के बाद, हम अपने कार्यों की पुष्टि करते हैं। ऐसा करने के लिए, "ओके" बटन पर बायाँ-क्लिक करें। शेयरिंग नई और मौजूदा दोनों तरह की किसी भी किताब के लिए खुली हो सकती है। पहले मामले में, आपको उसके लिए एक नाम के साथ आना होगा।
उसके बाद, आपको फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर सहेजना होगा।
महत्वपूर्ण! प्रारूप ऐसा होना चाहिए कि फ़ाइल प्रत्येक उपयोगकर्ता द्वारा स्प्रैडशीट के अपने संस्करण के साथ खोली जा सके।
आपको फ़ाइल को किसी नेटवर्क शेयर या फ़ोल्डर में सहेजना होगा, जिसकी पहुँच उन प्रतिभागियों तक है जो फ़ाइल का उपयोग करना चाहते हैं। निर्देशिका का चयन करने के बाद, हमें बस "सहेजें" बटन पर क्लिक करना होगा।
हालांकि, साझा की गई फ़ाइल को सहेजने के लिए वेब सर्वर का उपयोग करने की अनुमति नहीं है।
ऊपर वर्णित सभी कार्यों को करने के बाद, आपको यह जांचना होगा कि क्या अन्य लोगों को जोड़ना संभव है। ऐसा करने के लिए, "डेटा" टैब खोलें और इसके ठीक नीचे "कनेक्शन" आइटम ढूंढें। यदि आप उस पर क्लिक करते हैं, तो आप लिंक या लिंक बदल सकेंगे। यदि कोई संबंधित बटन नहीं है, तो कोई संबद्ध फ़ाइलें नहीं हैं।
अगला, "स्थिति" टैब खुलता है, जिसकी सहायता से कनेक्शन की जांच करना संभव है। तथ्य यह है कि सब कुछ ठीक है, "ओके" बटन की उपस्थिति से पहचाना जा सकता है।
एक्सेल आपको एक साझा कार्यपुस्तिका खोलने की भी अनुमति देता है। ऐसा करने के लिए, आपको कार्यालय बटन पर क्लिक करना होगा। जब पॉप-अप पैनल दिखाई देता है, तो हमें "ओपन" आइटम का चयन करना होगा और उस पुस्तक का चयन करना होगा जिसे साझा करने के लिए उपयोग किया जाएगा। उसके बाद, फिर से कार्यालय बटन पर क्लिक करें, और "एक्सेल विकल्प" विंडो खोलें, जो नीचे पाया जा सकता है।
दिखाई देने वाली विंडो के बाईं ओर, आप सेटिंग्स की एक श्रेणी का चयन करने में सक्षम होंगे, लेकिन हम पहले वाले में रुचि रखते हैं, जिसमें सबसे सामान्य पैरामीटर शामिल हैं।
अगला, "व्यक्तिगत सेटिंग" आइटम पर जाएं, जहां आपको डेटा निर्दिष्ट करने की आवश्यकता होती है जो आपको उपयोगकर्ताओं को फ़िल्टर करने की अनुमति देता है - उपयोगकर्ता नाम, उपनाम।
इन कार्यों को करने के बाद, दस्तावेज़ में जानकारी को संपादित करना या कुछ डेटा जोड़ना संभव हो जाता है। अपने परिवर्तन करने के बाद उन्हें सहेजना न भूलें।
यह कभी-कभी बचत करते समय समस्याएँ पैदा कर सकता है। उदाहरण के लिए, साझाकरण केवल पहली बार खोलने के लिए उपलब्ध है, और जब आप दस्तावेज़ को दूसरी बार खोलने का प्रयास करते हैं, तो प्रोग्राम एक त्रुटि उत्पन्न करता है। ऐसा निम्न कारणों से हो सकता है:
- यदि एक ही सेल में कई प्रतिभागी एक साथ डेटा दर्ज करते हैं। या कोई अन्य भाग।
- एक चैंज बनाना जिससे कार्यपुस्तिका आकार में बढ़ती है। इससे समस्याएं होती हैं।
- उपयोगकर्ता को साझा करने से हटा दिया गया है। ऐसे में बदलावों को सेव करने से सिर्फ उसके कंप्यूटर पर काम नहीं होगा।
- नेटवर्क संसाधन अतिभारित है।
समस्या को ठीक करने के लिए, आपको निम्नलिखित कदम उठाने होंगे:
- चैंज को हटा दें या उसमें से अनावश्यक जानकारी मिटा दें।
- दस्तावेज़ के भीतर ही अनावश्यक जानकारी निकालें।
- साझा करना पुनरारंभ करें।
- किसी अन्य कार्यालय संपादक में एक एक्सेल दस्तावेज़ खोलें, और फिर इसे फिर से xls प्रारूप में सहेजें।
सच है, हाल के संस्करणों में यह त्रुटि उतनी बार नहीं होती जितनी बार पुराने में होती है।
सदस्य गतिविधि कैसे देखें
संयुक्त कार्य के दौरान, आपको लगातार निगरानी करने की आवश्यकता होती है ताकि प्रतिभागियों में से एक कुछ खराब न करे। इसलिए, आपको यह समझना सीखना होगा कि उनमें से एक ने क्या कार्रवाई की। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न चरणों का पालन करना होगा।
- "समीक्षा" टैब पर जाएं, और वहां आइटम "सुधार" ढूंढें। मेनू में, आइटम "सुधार का चयन करें" चुनें।
6 - इसके बाद, एक विंडो दिखाई देगी जिसमें आप पता लगा सकते हैं कि उपयोगकर्ताओं द्वारा क्या परिवर्तन किए गए थे। यह सूची स्वचालित रूप से उत्पन्न होती है। आप इस संवाद बॉक्स में संबंधित आइटम के बगल में स्थित चेकबॉक्स को देखकर सत्यापित कर सकते हैं कि वास्तव में ऐसा ही है।
7 इस स्थिति में, केवल वे परिवर्तन जो अंतिम सहेजे जाने के बाद से किए गए हैं, ऊपरी बाएँ कोने में सूची में प्रदर्शित होंगे। यह सुविधा के लिए किया जाता है, आप पत्रिका में हमेशा पहले के संपादन देख सकते हैं।
- प्रत्येक प्रतिभागी को एक विशिष्ट रंग दिया जाता है, जिससे आप समझ सकते हैं कि परिवर्तन किसने किया। लेबल ऊपरी बाएँ कोने में हैं। आप समय के अनुसार, किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता या किसी विशिष्ट श्रेणी में ट्रैकिंग परिवर्तन भी सेट कर सकते हैं, साथ ही उनके प्रदर्शन को अक्षम भी कर सकते हैं।
8 - जब आप किसी ऐसे सेल पर होवर करते हैं जिसमें ऐसा चिह्न होता है, तो एक छोटा ब्लॉक दिखाई देता है जिससे आप समझ सकते हैं कि परिवर्तन किसने किया।
9 - सुधार प्रदर्शित करने के नियमों में समायोजन करने के लिए, आपको सेटिंग विंडो पर वापस जाना होगा, और फिर "समय के अनुसार" फ़ील्ड ढूंढें, जहां आप परिवर्तन देखने के लिए प्रारंभिक बिंदु सेट कर सकते हैं। यानी जिस समय से सुधार प्रदर्शित किए जाएंगे। आप अंतिम बचत के बाद की अवधि निर्धारित कर सकते हैं, सभी परिवर्तनों को सभी समय के लिए प्रदर्शित करने के लिए सेट कर सकते हैं, विशेष रूप से नहीं देखे जा सकते हैं, या उस तिथि को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिससे वे प्रदर्शित होंगे।
10 - आप केवल एक विशिष्ट सदस्य द्वारा किए गए सुधारों के प्रदर्शन को भी नियंत्रित कर सकते हैं।
11 - संबंधित फ़ील्ड का उपयोग करके, आप उस शीट की सीमा निर्धारित कर सकते हैं जिसमें कमांड के कार्यों को लॉग किया जाएगा।
आप सही जगहों पर उपयुक्त चेकबॉक्स को चेक करके अन्य परिवर्तन भी कर सकते हैं।
परिवर्तनों की सूची मृत वजन नहीं है। मुख्य उपयोगकर्ता अन्य प्रतिभागियों के संपादन की समीक्षा कर सकता है, उनकी पुष्टि या अस्वीकार कर सकता है। यह कैसे करना है?
- "समीक्षा" टैब पर जाएं। एक "फिक्स" मेनू है जहां उपयोगकर्ता सुधारों का प्रबंधन कर सकता है। पॉप-अप पैनल में, आपको "स्वीकार / अस्वीकार सुधार" विकल्प का चयन करना होगा, जिसके बाद एक विंडो प्रदर्शित होगी जिसमें सुधार प्रदर्शित होते हैं।
13 14 - संपादनों का चयन उसी मानदंड के अनुसार किया जा सकता है जैसा कि पहले बताया गया है: समय के अनुसार, किसी विशिष्ट उपयोगकर्ता द्वारा, या एक निश्चित सीमा के भीतर। आवश्यक पैरामीटर सेट करने के बाद, ओके बटन दबाएं।
- इसके बाद, पिछले चरण में निर्धारित शर्तों को पूरा करने वाले सभी समायोजन प्रदर्शित किए जाएंगे। आप विंडो के नीचे उपयुक्त बटन पर क्लिक करके किसी विशेष संपादन के लिए सहमत या अस्वीकार कर सकते हैं। समायोजन को स्वीकार या अस्वीकार करना बैच करना भी संभव है।
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अब आवश्यक समायोजन छोड़ दिए गए हैं, और अतिरिक्त हटा दिए गए हैं।
एक्सेल फाइल से यूजर को कैसे हटाएं
समय-समय पर उपयोगकर्ताओं को सह-लेखन से हटाना आवश्यक हो जाता है। बड़ी संख्या में कारण हो सकते हैं: उन्हें एक और कार्य दिया गया था, प्रतिभागी ने दूसरे कंप्यूटर से संपादन करना शुरू किया, और इसी तरह। एक्सेल में इस कार्य को लागू करना बिल्कुल भी मुश्किल नहीं है।
सबसे पहले, "समीक्षा" टैब खोलें। एक समूह "परिवर्तन" है, जहां एक विकल्प "पुस्तक तक पहुंच" है।
उसके बाद, वही विंडो जो हमने पहले देखी थी, वह स्क्रीन पर दिखाई देगी। तालिका में परिवर्तन करने वाले सभी लोगों की सूची संपादन टैब पर पाई जा सकती है। उस उपयोगकर्ता को हटाने के लिए जिसकी हमें इस समय आवश्यकता नहीं है, आपको इसे इस सूची में खोजने की आवश्यकता है, इसे बाईं माउस बटन दबाकर चुनें और "हटाएं" बटन पर क्लिक करें, जो नीचे स्थित है।
इसके बाद, एक्सेल उपयोगकर्ता को चेतावनी देगा कि इस भागीदार द्वारा किए गए सुधार सहेजे नहीं जा सकते हैं यदि वह वर्तमान में कार्यपुस्तिका में परिवर्तन कर रहा है। यदि आप सहमत हैं, तो "ओके" पर क्लिक करें, और उपयोगकर्ता अब साझा नहीं किया जाएगा।
साझा लेज़र के उपयोग को सीमित करने का सबसे अच्छा तरीका उपयोगकर्ता को हटाना है। यदि यह उपयुक्त नहीं है, तो आप किसी विशिष्ट प्रतिभागी द्वारा पुस्तक को देखने या संपादित करने का अधिकार निर्धारित कर सकते हैं।
कहा जा रहा है, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि कुछ सीमाएं डिफ़ॉल्ट रूप से साझा करने में निर्मित होती हैं। उनका वर्णन ऊपर किया जा चुका है। आइए उन्हें याद रखें, क्योंकि दोहराव सीखने की जननी है।
- स्मार्ट टेबल बनाना प्रतिबंधित है जो स्वचालित रूप से डेटा अपडेट करते हैं और कई अन्य सुविधाएं हैं।
- आप स्क्रिप्ट का प्रबंधन नहीं कर सकते।
- शीट को हटाने, कोशिकाओं को जोड़ने या डिस्कनेक्ट करने पर एक अंतर्निहित प्रतिबंध है।
- XML डेटा पर सभी ऑपरेशन करें। सरल शब्दों में, बड़ी मात्रा में डेटा को संरचित करने पर प्रतिबंध हैं, जिसमें उनके सरणियों को संपादित करना भी शामिल है। XML शुरुआती लोगों के लिए सबसे अस्पष्ट फ़ाइल प्रकारों में से एक है, लेकिन यह वास्तव में काफी सरल है। इस प्रकार की फ़ाइल से आप दस्तावेज़ में बैच परिवर्तन करके डेटा स्थानांतरित कर सकते हैं।
सीधे शब्दों में कहें, सह-लेखन आपको किसी दस्तावेज़ पर मानक संचालन करने की अनुमति देता है, लेकिन अधिक पेशेवर विकल्प केवल एक व्यक्ति के लिए उपलब्ध हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि समान मैक्रोज़ या XML बैच परिवर्तनों को वापस रोल करना कुछ अधिक कठिन होता है।
साझाकरण को अक्षम करना और फिर इसे पुन: सक्षम करना Excel उपयोगकर्ताओं द्वारा किए जाने वाले कार्यों को सीमित करने का एक और तरीका है। आप स्वयं आवश्यक परिवर्तन कर सकते हैं, जिससे अस्थायी रूप से अन्य लोगों को कुछ संपादित करने के अवसर से वंचित किया जा सकता है।
ऐसा करने के लिए, आपको इन चरणों का पालन करना होगा।
- "समीक्षा" टैब खोलें, "सुधार" आइटम पर जाएं और पॉप-अप मेनू से "हाइलाइट संशोधन" आइटम का चयन करें।
- उसके बाद, एक विंडो दिखाई देती है जिसमें आपको "उपयोगकर्ता" और "इन द रेंज" आइटम के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करना होगा।
- उसके बाद, एक चेंजलॉग दिखाई देता है, जो डेटा बैकअप के लिए आवश्यक है।
उसके बाद, आप साझा करना बंद कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, रिबन पर एक ही टैब पर, "पुस्तक तक पहुंच" आइटम का चयन करें और "एकाधिक उपयोगकर्ताओं को फ़ाइल को संशोधित करने की अनुमति दें" को अनचेक करें।
बस, अब साझा करना अक्षम है।
इसलिए एक्सेल में को-ऑथरिंग सेट करना बहुत आसान है। बेशक, कुछ प्रतिबंध हैं जो आपको दस्तावेज़ को पूरी तरह से उपयोग करने की अनुमति नहीं देते हैं। लेकिन उन्हें काफी सरलता से हल किया जाता है, यह कुछ समय के लिए साझाकरण को बंद करने के लिए पर्याप्त है, और जब आवश्यक परिवर्तन किए गए हैं, तो इसे चालू करें।