विषय-सूची
अक्सर, एक्सेल में एक टेबल के साथ काम करने के बाद, आपको तैयार परिणाम को प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। जब आपको संपूर्ण दस्तावेज़ की आवश्यकता होती है, तो सभी डेटा को प्रिंटर पर भेजना आसान होता है। हालांकि, कभी-कभी ऐसी स्थितियां होती हैं जब पूरी फाइल से छपाई के लिए केवल कुछ हिस्सों का चयन करना आवश्यक होता है। इस मामले में, आपको प्रोग्राम की अंतर्निहित सुविधाओं का उपयोग करने, दस्तावेज़ों को प्रिंट करने के लिए अस्थायी या स्थायी सेटिंग्स सेट करने की आवश्यकता है।
एक्सेल में प्रिंट क्षेत्र को अनुकूलित करने के तरीके
Excel स्प्रेडशीट के मुद्रण योग्य क्षेत्र को बनाने और अनुकूलित करने के दो तरीके हैं:
- दस्तावेज़ को प्रिंट करने के लिए भेजने से पहले एकल प्रोग्राम सेटिंग। इस मामले में, दर्ज किए गए पैरामीटर फ़ाइल मुद्रित होने के तुरंत बाद प्रारंभिक वाले पर वापस आ जाएंगे। आपको अगले प्रिंट से पहले प्रक्रिया को दोहराना होगा।
- एक निरंतर प्रिंट करने योग्य क्षेत्र को ठीक करना, ताकि आपको भविष्य में फिर से समायोजित करने की आवश्यकता न हो। हालांकि, अगर आप अलग-अलग क्षेत्रों के साथ अलग-अलग टेबल प्रिंट करना चाहते हैं, तो आपको प्रोग्राम को फिर से कॉन्फ़िगर करना होगा।
प्रत्येक विधि पर नीचे और अधिक विस्तार से चर्चा की जाएगी।
प्रिंट क्षेत्रों का नियमित समायोजन
यह विधि प्रासंगिक होगी यदि आप जिन तालिकाओं के साथ काम करते हैं उन्हें लगातार मुद्रण के लिए ज़ोन बदलने की आवश्यकता होती है।
ध्यान दो! हमें यह नहीं भूलना चाहिए कि यदि भविष्य में आपको प्रारंभिक दस्तावेज़ को फिर से प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो सभी सेटिंग्स को फिर से दर्ज करना होगा।
प्रक्रिया:
- उन सभी सेल का चयन करें जिनकी जानकारी आप प्रिंट करना चाहते हैं। यह कीबोर्ड कीज़ (नेविगेशन बटन) के साथ या एलएमबी को पकड़कर और धीरे-धीरे माउस को वांछित स्थान पर ले जाकर किया जा सकता है।
- जब कोशिकाओं की आवश्यक श्रेणी को चिह्नित किया जाता है, तो आपको "फ़ाइल" टैब पर जाने की आवश्यकता होती है।
- खुलने वाले मेनू में, "प्रिंट" फ़ंक्शन का चयन करें।
- इसके बाद, आपको सेल की चयनित श्रेणी के लिए प्रिंट विकल्प सेट करने की आवश्यकता है। तीन विकल्प हैं: संपूर्ण कार्यपुस्तिका मुद्रित करें, केवल सक्रिय पत्रक मुद्रित करें, या चयन मुद्रित करें। आपको अंतिम विकल्प का चयन करना होगा।
- उसके बाद, दस्तावेज़ के मुद्रित संस्करण का पूर्वावलोकन क्षेत्र प्रदर्शित किया जाएगा।
यदि प्रदर्शित जानकारी उस जानकारी से मेल खाती है जिसे मुद्रित करने की आवश्यकता है, तो यह "प्रिंट" बटन पर क्लिक करने और प्रिंटर के माध्यम से समाप्त प्रिंटआउट की प्रतीक्षा करने के लिए बनी हुई है। जब मुद्रण समाप्त हो जाता है, तो सेटिंग्स डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स पर वापस आ जाएंगी।
सभी दस्तावेज़ों के लिए एक समान पैरामीटर फिक्स करना
जब आपको तालिका के एक ही क्षेत्र को मुद्रित करने की आवश्यकता होती है (अलग-अलग समय अंतराल पर कई प्रतियां या चयनित कोशिकाओं में जानकारी बदलती हैं), तो निश्चित प्रिंट सेटिंग्स सेट करना बेहतर होता है ताकि सेटिंग्स को बार-बार न बदला जा सके। प्रक्रिया:
- सामान्य तालिका (किसी भी सुविधाजनक तरीके का उपयोग करके) से कोशिकाओं की आवश्यक श्रेणी का चयन करें।
- मुख्य टूलबार पर "पेज लेआउट" टैब पर जाएं।
- "प्रिंट एरिया" विकल्प पर क्लिक करें।
- आगे की कार्रवाइयों के लिए दो विकल्प होंगे - "पूछें" और "निकालें"। आपको पहले वाले का चयन करना होगा।
- प्रोग्राम स्वचालित रूप से चयनित क्षेत्र को ठीक कर देगा। यह तब प्रदर्शित होगा जब उपयोगकर्ता प्रिंट अनुभाग में नेविगेट करेगा।
डेटा की शुद्धता की जांच करने के लिए, आप प्रिंट सेटिंग्स के माध्यम से पूर्वावलोकन कर सकते हैं। आप ऊपरी बाएँ कोने में फ़्लॉपी डिस्क आइकन पर क्लिक करके या "फ़ाइल" मेनू के माध्यम से सेट मापदंडों को सहेज सकते हैं।
एकाधिक प्रिंट क्षेत्र सेट करना
कभी-कभी आपको एक्सेल में एक ही स्प्रेडशीट से कई क्लिपिंग प्रिंट करने की आवश्यकता होती है। ऐसा करने के लिए, आपको एक मध्यवर्ती चरण जोड़कर क्रियाओं के क्रम को थोड़ा बदलना होगा:
- माउस बटन या कीबोर्ड पर नेविगेशन कुंजियों के साथ मुद्रण के लिए पहले क्षेत्र का चयन करें। इस मामले में, "CTRL" बटन को दबाए रखना महत्वपूर्ण है।
- "CTRL" बटन जारी किए बिना, उन शेष क्षेत्रों का चयन करें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं।
- "पेज लेआउट" टैब पर जाएं।
- पेज सेटअप समूह से, प्रिंट एरिया टूल चुनें।
- जैसा कि ऊपर वर्णित है, यह पहले से चिह्नित श्रेणियों को जोड़ने के लिए बनी हुई है।
महत्वपूर्ण! इससे पहले कि आप तालिका के कई क्षेत्रों को प्रिंट करना शुरू करें, आपको यह विचार करना होगा कि उनमें से प्रत्येक को एक अलग शीट पर मुद्रित किया जाएगा। यह इस तथ्य के कारण है कि एक शीट पर संयुक्त मुद्रण के लिए, सीमाएं आसन्न होनी चाहिए।
एक सेट क्षेत्र में एक सेल जोड़ना
एक अन्य संभावित स्थिति आसन्न सेल को पहले से चयनित क्षेत्र में जोड़ना है। ऐसा करने के लिए, सेटिंग्स को रीसेट करने और उन्हें नए में बदलने की कोई आवश्यकता नहीं है।. आप पहले से निर्धारित सीमा को बनाए रखते हुए एक नया सेल जोड़ सकते हैं। प्रक्रिया:
- मौजूदा श्रेणी में जोड़े जाने के लिए आसन्न कक्षों का चयन करें।
- "पेज लेआउट" टैब पर जाएं।
- "पृष्ठ विकल्प" अनुभाग से, "प्रिंट क्षेत्र" फ़ंक्शन का चयन करें।
मानक विकल्पों के अलावा, उपयोगकर्ता को एक नई क्रिया "प्रिंट करने योग्य क्षेत्र में जोड़ें" की पेशकश की जाएगी। यह पूर्वावलोकन विंडो के माध्यम से तैयार परिणाम की जांच करने के लिए बनी हुई है।
रीसेट
जब आवश्यक सीमा वाले सभी दस्तावेज़ मुद्रित हो गए हों या आपको सेटिंग्स बदलने की आवश्यकता हो, तो आपको सेटिंग्स को रीसेट करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, बस "पेज लेआउट" टैब पर जाएं, "प्रिंट एरिया" टूल चुनें, "निकालें" बटन पर क्लिक करें। उसके बाद, आप ऊपर वर्णित निर्देशों के अनुसार नई श्रेणियां निर्धारित कर सकते हैं।
निष्कर्ष
ऊपर वर्णित प्रक्रियाओं को सीखकर, आप आवश्यक दस्तावेजों या उनके कुछ हिस्सों को एक्सेल से कम समय में प्रिंट कर सकते हैं। यदि तालिका स्थिर है, तो इसमें बड़ी संख्या में नए सेल नहीं जोड़े जाते हैं, यह अनुशंसा की जाती है कि मुद्रण के लिए आवश्यक श्रेणियों को तुरंत सेट किया जाए ताकि आप भविष्य में पुन: कॉन्फ़िगर किए बिना चयनित सेल में जानकारी को बदल सकें। यदि दस्तावेज़ लगातार बदल रहा है, तो प्रत्येक नए प्रिंटआउट के लिए सेटिंग को दोहराना होगा।