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एक्सेल एक सार्वभौमिक कार्यक्रम है और इसमें सैकड़ों विभिन्न कार्य हैं जो दस्तावेज़ के साथ काम करना आसान बनाते हैं, सूचना प्रसंस्करण में तेजी लाते हैं, और यहां तक कि डेटा पेज के डिजाइन पर भी काम करते हैं। सच है, विभिन्न कार्यों की प्रचुरता के कारण, कई उपयोगकर्ताओं को दस्तावेज़ में उन्मुखीकरण की समस्या का सामना करना पड़ता है, और कभी-कभी अलग-अलग स्थितियां केवल एक मूर्खता का कारण बन सकती हैं। यह सामग्री उस स्थिति का विश्लेषण करेगी, जब कोई दस्तावेज़ खोलते समय, एक साथ कई पृष्ठ दिखाई देते हैं या पृष्ठभूमि प्रविष्टि "पृष्ठ 1" हस्तक्षेप करती है।
किसी विशेष दस्तावेज़ के प्रारूप की विशेषताएं क्या हैं?
समस्या से निपटने से पहले, आपको इसका ध्यानपूर्वक अध्ययन करना चाहिए। यह कोई रहस्य नहीं है कि एक्सेल एक्सटेंशन वाली फाइलों को विभिन्न प्रारूपों में सहेजा जा सकता है। उदाहरण के लिए, मानक "नियमित प्रारूप" है, जो जानकारी और इसे स्वतंत्र रूप से संपादित करने की क्षमता के साथ एक पूर्ण तालिका प्रदान करता है।
इसके बाद "पेज लेआउट" आता है, यह वही प्रारूप है जिस पर चर्चा की जाएगी। यह अक्सर उस उपयोगकर्ता द्वारा सहेजा जाता है जिसने सामग्री को संपादित किया है और बाद में छपाई के लिए तालिका की उपस्थिति को समायोजित किया है। सिद्धांत रूप में, चिंता की कोई बात नहीं है, क्योंकि ऐसा बचत प्रारूप दृश्य धारणा के लिए आवश्यक दस्तावेज़ को अनुकूलित करने के प्रयास का परिणाम है।
एक "पेज मोड" भी है, जिसका उद्देश्य केवल "लक्ष्य" पूर्णता के रूप में जानकारी का अध्ययन करना है। यानी इस मोड में टेबल में अनावश्यक विवरण और खाली सेल गायब हो जाते हैं, केवल पूरी तरह से भरा हुआ क्षेत्र ही रहता है।
ये सभी मोड विशेष रूप से उस उपयोगकर्ता के लिए बनाए गए हैं जो सब कुछ नियंत्रित करना चाहता है और उपलब्ध कार्यक्षमता का पूरी तरह से उपयोग करना चाहता है। यदि आपको अक्सर तालिकाओं के साथ काम करना पड़ता है, तो इनमें से कम से कम प्रत्येक प्रारूप का सक्रिय रूप से उपयोग न केवल सभी सूचनाओं के सावधानीपूर्वक अध्ययन के लिए किया जाएगा, बल्कि बाद की छपाई के लिए तालिकाओं को तैयार करने के लिए भी किया जाएगा।
दस्तावेज़ प्रारूप बदलने का पहला तरीका
अब आइए दस्तावेज़ प्रारूप को बदलने का पहला तरीका देखें, जो जितना संभव हो उतना सरल और सीधा है। यह आपको सेकंड के मामले में तालिका प्रारूप को बदलने की अनुमति देगा ताकि अन्य कार्यों से विचलित न हों और तुरंत डेटा के साथ काम करना शुरू कर दें। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न कार्य करने होंगे:
- एक्सेल लॉन्च करें और एक ऐसी फाइल खोलें जिसमें एक असामान्य टेबल फॉर्मेट हो।
- दस्तावेज़ खोलने के बाद, पैनल के निचले दाहिने हिस्से पर ध्यान दें, जहां आमतौर पर पठनीय फ़ॉन्ट आकार नियंत्रण स्थित होता है। अब, ज़ूम चेंज फंक्शन के अलावा, तीन और आइकन हैं: टेबल, पेज और यूनिवर्सल मार्कअप।
- यदि आप एक फ़ाइल प्रारूप का सामना करते हैं जिसमें कई पृष्ठ हैं या "पृष्ठ 1" पृष्ठभूमि प्रविष्टि है, तो "पृष्ठ लेआउट" प्रारूप सक्रिय है और इसे बाईं ओर से दूसरे आइकन के रूप में दर्शाया गया है।
- पहले "नियमित प्रारूप" आइकन पर बायाँ-क्लिक करें, और आप देखेंगे कि तालिका का स्वरूप बदल गया है।
- आप उपलब्ध जानकारी को संपादित कर सकते हैं या तालिका को पूरी तरह से बदल सकते हैं।
इस तरह, आप दस्तावेज़ के प्रारूप को जल्दी से बदल सकते हैं और वह रूप प्राप्त कर सकते हैं जिसका अधिकांश उपयोगकर्ता उपयोग करते हैं। यह सबसे सरल और तेज़ तरीका है जो एक्सेल के नए संस्करणों में उपलब्ध हो गया है।
दस्तावेज़ प्रारूप बदलने का दूसरा तरीका
अब दस्तावेज़ के प्रारूप को बदलने के दूसरे तरीके पर विचार करें, जो आपको बाद में उपयोग या संपादन के लिए वांछित प्रकार का डेटा प्राप्त करने की अनुमति देगा। आपको निम्न कार्य करने होंगे:
- एक्सेल प्रोग्राम लॉन्च करें।
- गलत प्रारूप वाला दस्तावेज़ खोलें।
- शीर्ष फ़ंक्शन बार पर जाएं।
- देखें टैब चुनें.
- दस्तावेज़ के प्रारूप का चयन करना आवश्यक है।
इस विधि में थोड़ा अधिक समय लगता है, लेकिन यह सार्वभौमिक और प्रभावी है, आखिरकार, कार्यक्रम के संस्करण की परवाह किए बिना, आप इसे नेविगेट कर सकते हैं और वांछित दस्तावेज़ प्रारूप को सक्रिय कर सकते हैं.
निष्कर्ष
हम किसी भी उपलब्ध तरीके का उपयोग करने की सलाह देते हैं, क्योंकि उनमें से प्रत्येक प्रभावी और सस्ती है। इन कार्रवाइयों के लिए धन्यवाद, आप जानकारी के आगे उपयोग के लिए दस्तावेज़ प्रारूप को जल्दी से बदल सकते हैं। संकेतों का उपयोग करें और एक उन्नत एक्सेल उपयोगकर्ता के रूप में अपने कौशल में सुधार करें।