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कई Microsoft Excel उपयोगकर्ताओं के लिए समान मान वाली तालिका एक गंभीर समस्या है। कार्यक्रम में निर्मित उपकरणों का उपयोग करके दोहराई जाने वाली जानकारी को हटाया जा सकता है, तालिका को एक अद्वितीय रूप में लाया जा सकता है। इसे सही तरीके से कैसे करें इस लेख में चर्चा की जाएगी।
विधि 1 डुप्लिकेट के लिए तालिका की जाँच कैसे करें और सशर्त स्वरूपण उपकरण का उपयोग करके उन्हें कैसे निकालें
ताकि एक ही जानकारी को कई बार दोहराया न जाए, इसे केवल एक विकल्प छोड़कर, टेबल एरे से ढूंढा और हटाया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, आपको निम्न चरणों को करने की आवश्यकता है:
- उन कक्षों की श्रेणी का चयन करने के लिए बाईं माउस बटन का उपयोग करें जिन्हें आप डुप्लिकेट जानकारी के लिए जांचना चाहते हैं। यदि आवश्यक हो, तो आप संपूर्ण तालिका का चयन कर सकते हैं।
- स्क्रीन के शीर्ष पर, "होम" टैब पर क्लिक करें। अब, टूलबार के नीचे, इस अनुभाग के कार्यों वाला एक क्षेत्र प्रदर्शित किया जाना चाहिए।
- "शैलियाँ" उपधारा में, इस फ़ंक्शन की संभावनाओं को देखने के लिए "सशर्त स्वरूपण" बटन पर बायाँ-क्लिक करें।
- दिखाई देने वाले संदर्भ मेनू में, "एक नियम बनाएं ..." लाइन ढूंढें और उस पर एलएमबी के साथ क्लिक करें।
- अगले मेनू में, "नियम के प्रकार का चयन करें" अनुभाग में, आपको "स्वरूपित कक्षों को निर्धारित करने के लिए सूत्र का उपयोग करें" पंक्ति का चयन करना होगा।
- अब, इस उपधारा के नीचे इनपुट लाइन में, आपको कीबोर्ड से मैन्युअल रूप से सूत्र दर्ज करना होगा "=COUNTIF($B$2:$B$9; B2)>1"। कोष्ठक में अक्षर उन कक्षों की श्रेणी को इंगित करते हैं जिनके बीच स्वरूपण और डुप्लिकेट की खोज की जाएगी। कोष्ठक में, तालिका तत्वों की एक विशिष्ट श्रेणी को निर्धारित करना और कोशिकाओं पर डॉलर के संकेतों को लटकाना आवश्यक है ताकि प्रारूपण प्रक्रिया के दौरान सूत्र "बाहर" न जाए।
- यदि वांछित है, तो "एक स्वरूपण नियम बनाएं" मेनू में, उपयोगकर्ता उस रंग को निर्दिष्ट करने के लिए "प्रारूप" बटन पर क्लिक कर सकता है जिसका उपयोग अगली विंडो में डुप्लिकेट को हाइलाइट करने के लिए किया जाएगा। यह सुविधाजनक है, क्योंकि बार-बार मूल्य तुरंत आंख को पकड़ लेते हैं।
ध्यान दो! आप प्रत्येक सेल की जाँच करके, आँख से, मैन्युअल रूप से एक्सेल स्प्रेडशीट में डुप्लिकेट पा सकते हैं। हालाँकि, इसमें उपयोगकर्ता को बहुत समय लगेगा, खासकर यदि एक बड़ी तालिका की जाँच की जा रही हो।
Microsoft Office Excel में एक विशेष सुविधा है जो आपको तालिका से डुप्लिकेट जानकारी वाले कक्षों को तुरंत अनइंस्टॉल करने की अनुमति देती है। यह विकल्प निम्नानुसार सक्रिय है:
- इसी तरह, एक्सेल वर्कशीट में एक टेबल या सेल की एक विशिष्ट श्रेणी को हाइलाइट करें।
- कार्यक्रम के मुख्य मेनू के शीर्ष पर उपकरणों की सूची में, बाईं माउस बटन के साथ एक बार "डेटा" शब्द पर क्लिक करें।
- "डेटा के साथ काम करना" उपधारा में, "डुप्लिकेट हटाएं" बटन पर क्लिक करें।
- उपरोक्त जोड़तोड़ करने के बाद दिखाई देने वाले मेनू में, "मेरा डेटा" में हेडर शामिल हैं, के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें। "कॉलम" अनुभाग में, प्लेट के सभी स्तंभों के नाम लिखे जाएंगे, आपको उनके बगल में स्थित बॉक्स को भी चेक करना होगा, और फिर विंडो के नीचे "ओके" पर क्लिक करना होगा।
- पाए गए डुप्लिकेट के बारे में एक सूचना स्क्रीन पर दिखाई देगी। वे स्वचालित रूप से हटा दिए जाएंगे।
महत्वपूर्ण! डुप्लिकेट मानों को अनइंस्टॉल करने के बाद, प्लेट को मैन्युअल रूप से या फ़ॉर्मेटिंग विकल्प का उपयोग करके "उचित" रूप में लाना होगा, क्योंकि कुछ कॉलम और पंक्तियाँ बाहर निकल सकती हैं।
विधि 3: उन्नत फ़िल्टर का उपयोग करना
डुप्लिकेट को हटाने की इस पद्धति का एक सरल कार्यान्वयन है। इसे पूरा करने के लिए, आपको आवश्यकता होगी:
- "डेटा" अनुभाग में, "फ़िल्टर" बटन के बगल में, "उन्नत" शब्द पर क्लिक करें। उन्नत फ़िल्टर विंडो खुलती है।
- टॉगल स्विच को "दूसरे स्थान पर परिणाम कॉपी करें" लाइन के बगल में रखें और "प्रारंभिक श्रेणी" फ़ील्ड के बगल में स्थित आइकन पर क्लिक करें।
- माउस से उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जहाँ आप डुप्लिकेट ढूँढना चाहते हैं। चयन विंडो अपने आप बंद हो जाएगी।
- इसके बाद, "रिजल्ट इन रेंज" लाइन में, आपको अंत में आइकन पर एलएमबी पर क्लिक करना होगा और टेबल के बाहर किसी भी सेल का चयन करना होगा। यह प्रारंभिक तत्व होगा जहां संपादित लेबल डाला जाएगा।
- "केवल अद्वितीय रिकॉर्ड" बॉक्स को चेक करें और "ओके" पर क्लिक करें। परिणामस्वरूप, बिना डुप्लीकेट के एक संपादित तालिका मूल सरणी के बगल में दिखाई देगी।
अतिरिक्त जानकारी! कोशिकाओं की पुरानी श्रेणी को केवल सही किए गए लेबल को छोड़कर हटाया जा सकता है।
विधि 4: PivotTables का उपयोग करें
यह विधि निम्नलिखित चरण-दर-चरण एल्गोरिथम का अनुपालन मानती है:
- मूल तालिका में एक सहायक कॉलम जोड़ें और इसे 1 से एन तक संख्या दें। एन सरणी में अंतिम पंक्ति की संख्या है।
- "सम्मिलित करें" अनुभाग पर जाएं और "पिवट टेबल" बटन पर क्लिक करें।
- अगली विंडो में, टॉगल स्विच को "मौजूदा शीट में" लाइन में रखें, "टेबल या रेंज" फ़ील्ड में, सेल की एक विशिष्ट श्रेणी निर्दिष्ट करें।
- "रेंज" लाइन में, प्रारंभिक सेल निर्दिष्ट करें जिसमें सही तालिका सरणी जोड़ी जाएगी और "ओके" पर क्लिक करें।
- वर्कशीट के बाईं ओर विंडो में, टेबल कॉलम के नाम के आगे स्थित बॉक्स चेक करें।
- परिणाम की जाँच करें।
निष्कर्ष
इस प्रकार, एक्सेल में डुप्लिकेट को हटाने के कई तरीके हैं। उनकी प्रत्येक विधि को सरल और प्रभावी कहा जा सकता है। विषय को समझने के लिए, आपको उपरोक्त जानकारी को ध्यान से पढ़ना चाहिए।