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इस लेख को पढ़ने में आपको लगभग 10 मिनट का समय लगेगा। अगले 5 मिनट में, आप आसानी से एक्सेल में दो कॉलम की तुलना कर सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि क्या उनमें डुप्लिकेट हैं, उन्हें हटा दें या उन्हें रंग में हाइलाइट करें। तो, समय आ गया है!
बड़ी मात्रा में डेटा बनाने और संसाधित करने के लिए एक्सेल एक बहुत ही शक्तिशाली और वास्तव में अच्छा अनुप्रयोग है। यदि आपके पास डेटा के साथ कई कार्यपुस्तिकाएं हैं (या केवल एक विशाल तालिका), तो आप शायद 2 कॉलम की तुलना करना चाहते हैं, डुप्लिकेट मान ढूंढ सकते हैं, और फिर उनके साथ कुछ करना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, सामग्री को हटाएं, हाइलाइट करें या साफ़ करें। कॉलम एक ही टेबल में हो सकते हैं, आसन्न हो सकते हैं या आसन्न नहीं हो सकते हैं, 2 अलग-अलग शीट पर या अलग-अलग किताबों में भी स्थित हो सकते हैं।
कल्पना कीजिए कि हमारे पास लोगों के नाम के साथ 2 कॉलम हैं - प्रति कॉलम 5 नाम A और एक कॉलम में 3 नाम B. आपको इन दो कॉलमों में नामों की तुलना करने और डुप्लीकेट खोजने की जरूरत है। जैसा कि आप समझते हैं, यह काल्पनिक डेटा है, केवल उदाहरण के लिए लिया गया है। वास्तविक तालिकाओं में, हम हजारों या यहां तक कि हजारों रिकॉर्ड के साथ काम कर रहे हैं।
विकल्प ए: दोनों कॉलम एक ही शीट पर हैं। उदाहरण के लिए, एक कॉलम A और स्तंभ B.
विकल्प बी: कॉलम अलग-अलग शीट पर हैं। उदाहरण के लिए, एक कॉलम A शीट पर Sheet2 और स्तंभ A शीट पर Sheet3.
एक्सेल 2013, 2010 और 2007 में एक बिल्ट-इन टूल है डुप्लिकेट निकालें (डुप्लीकेट हटाएं) लेकिन इस स्थिति में यह शक्तिहीन है क्योंकि यह 2 कॉलम में डेटा की तुलना नहीं कर सकता है। इसके अलावा, यह केवल डुप्लिकेट को हटा सकता है। कोई अन्य विकल्प नहीं हैं जैसे कि हाइलाइट करना या रंग बदलना। और बिंदु!
इसके बाद, मैं आपको एक्सेल में दो कॉलम की तुलना करने के संभावित तरीके दिखाऊंगा, जो आपको डुप्लिकेट रिकॉर्ड खोजने और निकालने की अनुमति देगा।
एक्सेल में 2 कॉलम की तुलना करें और फ़ार्मुलों का उपयोग करके डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ खोजें
विकल्प ए: दोनों कॉलम एक ही शीट पर हैं
- पहले खाली सेल में (हमारे उदाहरण में, यह सेल C1 है), हम निम्नलिखित सूत्र लिखते हैं:
=IF(ISERROR(MATCH(A1,$B$1:$B$10000,0)),"Unique","Duplicate")=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(A1;$B$1:$B$10000;0));"Unique";"Duplicate")
हमारे सूत्र में A1 यह पहले कॉलम की पहली सेल है जिसकी हम तुलना करने जा रहे हैं। $बी$1 и $बी$10000 ये दूसरे कॉलम के पहले और आखिरी सेल के पते हैं, जिनसे हम तुलना करेंगे। निरपेक्ष संदर्भों पर ध्यान दें - स्तंभ अक्षर और पंक्ति संख्या एक डॉलर चिह्न ($) से पहले होती है। मैं निरपेक्ष संदर्भों का उपयोग करता हूं ताकि फ़ार्मुलों की प्रतिलिपि बनाते समय सेल पते समान रहें।
यदि आप किसी कॉलम में डुप्लीकेट ढूंढना चाहते हैं B, संदर्भ बदलें ताकि सूत्र इस तरह दिखे:
=IF(ISERROR(MATCH(B1,$A$1:$A$10000,0)),"Unique","Duplicate")=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(B1;$A$1:$A$10000;0));"Unique";"Duplicate")बजाय "केवल" तथा "नकल» आप अपने खुद के लेबल लिख सकते हैं, उदाहरण के लिए, «नहीं मिला" तथा "मिला", या केवल छोड़ दो"नकल' और दूसरे मान के बजाय एक स्पेस कैरेक्टर दर्ज करें। बाद के मामले में, जिन कोशिकाओं के लिए कोई डुप्लिकेट नहीं मिला है, वे खाली रहेंगे, और, मेरा मानना है कि डेटा का यह प्रतिनिधित्व आगे के विश्लेषण के लिए सबसे सुविधाजनक है।
- अब अपने फॉर्मूले को कॉलम के सभी सेल में कॉपी करते हैं C, सभी तरह से नीचे की पंक्ति तक, जिसमें कॉलम में डेटा होता है A. ऐसा करने के लिए, माउस पॉइंटर को सेल के निचले दाएं कोने में ले जाएं C1, सूचक एक काले क्रॉसहेयर का रूप लेगा, जैसा कि नीचे दी गई तस्वीर में दिखाया गया है:बाईं माउस बटन को क्लिक करें और दबाए रखें और फ्रेम की सीमा को नीचे खींचें, उन सभी कक्षों को हाइलाइट करें जहां आप सूत्र सम्मिलित करना चाहते हैं। जब सभी आवश्यक सेल चुने जाते हैं, तो माउस बटन को छोड़ दें:
बाईं माउस बटन को क्लिक करें और दबाए रखें और फ्रेम की सीमा को नीचे खींचें, उन सभी कक्षों को हाइलाइट करें जहां आप सूत्र सम्मिलित करना चाहते हैं। जब सभी आवश्यक सेल चुने जाते हैं, तो माउस बटन को छोड़ दें:
सुझाव: बड़ी तालिकाओं में, यदि आप कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करते हैं, तो सूत्र की प्रतिलिपि बनाना तेज़ हो जाएगा। सेल हाइलाइट करें C1 और प्रेस Ctrl + सी (सूत्र को क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए), फिर क्लिक करें Ctrl + Shift + End (स्तंभ C में सभी गैर-रिक्त कक्षों का चयन करने के लिए) और अंत में दबाएं Ctrl + V का (सभी चयनित कक्षों में सूत्र सम्मिलित करने के लिए)।
- बढ़िया, अब सभी डुप्लीकेट मानों को "के रूप में चिह्नित किया गया हैनकल":
विकल्प बी: दो कॉलम अलग-अलग शीट पर हैं (अलग-अलग वर्कबुक में)
- वर्कशीट पर पहले खाली कॉलम के पहले सेल में Sheet2 (हमारे मामले में यह कॉलम बी है) निम्नलिखित सूत्र दर्ज करें:
=IF(ISERROR(MATCH(A1,Sheet3!$A$1:$A$10000,0)),"","Duplicate")=ЕСЛИ(ЕОШИБКА(ПОИСКПОЗ(A1;Лист3!$A$1:$A$10000;0));"";"Duplicate")यहाँ Sheet3 उस शीट का नाम है जिस पर दूसरा कॉलम स्थित है, और $ए$1:$ए$10000 इस दूसरे कॉलम में 1 से अंतिम तक के सेल पते हैं।
- एक कॉलम में सभी कक्षों में सूत्र की प्रतिलिपि बनाएँ B (विकल्प ए के समान)।
- हमें यह परिणाम मिलता है:
पाए गए डुप्लिकेट का प्रसंस्करण
बढ़िया, हमें पहले कॉलम में ऐसी प्रविष्टियाँ मिली हैं जो दूसरे कॉलम में भी मौजूद हैं। अब हमें उनके साथ कुछ करने की जरूरत है। तालिका में सभी डुप्लिकेट रिकॉर्ड को मैन्युअल रूप से देखना काफी अक्षम है और इसमें बहुत अधिक समय लगता है। बेहतर तरीके हैं।
कॉलम ए में केवल डुप्लिकेट पंक्तियां दिखाएं
यदि आपके कॉलम में हेडर नहीं हैं, तो आपको उन्हें जोड़ना होगा। ऐसा करने के लिए, कर्सर को उस नंबर पर रखें जो पहली पंक्ति का प्रतिनिधित्व करता है, और यह एक काले तीर में बदल जाएगा, जैसा कि नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है:
संदर्भ मेनू से राइट-क्लिक करें और चुनें निवेशन (डालना):
कॉलम को नाम दें, उदाहरण के लिए, "नाम" तथा "डुप्लीकेट?» फिर टैब खोलें जानकारी (डेटा) और दबाएं फ़िल्टर (फ़िल्टर):
उसके बाद “के आगे छोटे भूरे रंग के तीर पर क्लिक करें”डुप्लीकेट?« फ़िल्टर मेनू खोलने के लिए; इस सूची में सभी वस्तुओं को अनचेक करें नकल, और प्रेस OK.
बस इतना ही, अब आप केवल कॉलम के उन तत्वों को देखें А, जो कॉलम में डुप्लीकेट हैं В. हमारी प्रशिक्षण तालिका में ऐसे केवल दो कक्ष हैं, लेकिन, जैसा कि आप समझते हैं, व्यवहार में उनमें से कई और भी होंगे।
किसी कॉलम की सभी पंक्तियों को फिर से प्रदर्शित करने के लिए А, कॉलम में फ़िल्टर प्रतीक पर क्लिक करें В, जो अब एक छोटे तीर के साथ फ़नल जैसा दिखता है, और चुनें सभी का चयन करें (सभी का चयन करे)। या आप रिबन के माध्यम से क्लिक करके ऐसा कर सकते हैं जानकारी (डेटा)> चुनें और फ़िल्टर करें (क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें) > स्पष्ट (साफ़ करें) जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:
रंग बदलें या डुप्लिकेट पाए गए हाइलाइट करें
यदि नोट "नकल"आपके उद्देश्यों के लिए पर्याप्त नहीं है और आप डुप्लिकेट कोशिकाओं को एक अलग फ़ॉन्ट रंग, रंग भरने या किसी अन्य विधि से चिह्नित करना चाहते हैं ...
इस मामले में, ऊपर दिखाए गए अनुसार डुप्लिकेट को फ़िल्टर करें, सभी फ़िल्टर किए गए सेल का चयन करें और क्लिक करें Ctrl + 1संवाद खोलने के लिए प्रारूप प्रकोष्ठों (सेल प्रारूप)। उदाहरण के तौर पर, आइए डुप्लिकेट वाली पंक्तियों में सेल के भरण रंग को चमकीले पीले रंग में बदलें। बेशक, आप टूल से भरण रंग बदल सकते हैं भरना (रंग भरें) टैब होम (होम) लेकिन डायलॉग बॉक्स का फायदा प्रारूप प्रकोष्ठों (सेल फॉर्मेट) जिसमें आप एक ही समय में सभी फॉर्मेटिंग विकल्पों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।
अब आप निश्चित रूप से डुप्लिकेट वाले किसी भी सेल को मिस नहीं करेंगे:
पहले कॉलम से डुप्लिकेट मान हटाना
तालिका को फ़िल्टर करें ताकि केवल डुप्लिकेट मान वाले कक्ष दिखाए जाएं, और उन कक्षों का चयन करें।
यदि आप जिन 2 कॉलमों की तुलना कर रहे हैं, वे अलग-अलग शीट पर हैं, यानी विभिन्न तालिकाओं में, चयनित श्रेणी पर राइट-क्लिक करें और चुनें पंक्ति को हटाएं (लाइन हटाएं):
दबाएँ OKजब एक्सेल आपसे पुष्टि करने के लिए कहता है कि आप वास्तव में पूरी शीट पंक्ति को हटाना चाहते हैं और फिर फ़िल्टर को साफ़ करना चाहते हैं। जैसा कि आप देख सकते हैं, केवल अद्वितीय मान वाली पंक्तियाँ ही रहती हैं:
यदि 2 कॉलम एक ही शीट पर हैं, एक दूसरे के करीब (आसन्न) या एक दूसरे के करीब नहीं (आसन्न नहीं), तो डुप्लिकेट को हटाने की प्रक्रिया थोड़ी अधिक जटिल होगी। हम डुप्लिकेट मानों के साथ पूरी पंक्ति को नहीं हटा सकते, क्योंकि इससे दूसरे कॉलम से भी सेल निकल जाएंगे। तो एक कॉलम में केवल अनन्य प्रविष्टियाँ छोड़ने के लिए А, इसे करें:
- केवल डुप्लिकेट मान दिखाने के लिए तालिका को फ़िल्टर करें और उन कक्षों का चयन करें। उन पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से चुनें सामान हटाना (सामान हटाना)।
- फिल्टर को साफ करें।
- एक कॉलम में सभी सेल चुनें А, सेल से शुरू A1 सभी तरह से नीचे तक डेटा युक्त।
- दबाएं जानकारी (डेटा) और दबाएं A से Z तक क्रमबद्ध करें (ए से जेड तक क्रमबद्ध करें)। खुलने वाले डायलॉग बॉक्स में, चुनें वर्तमान चयन के साथ जारी रखें (निर्दिष्ट चयन के भीतर क्रमबद्ध करें) और बटन पर क्लिक करें काली (छँटाई):
- सूत्र के साथ कॉलम हटाएं, अब आपको इसकी आवश्यकता नहीं होगी, अब से आपके पास केवल अद्वितीय मान हैं।
- बस, अब कॉलम А केवल अद्वितीय डेटा है जो कॉलम में नहीं है В:
जैसा कि आप देख सकते हैं, फ़ार्मुलों का उपयोग करके एक्सेल में दो कॉलम से डुप्लिकेट निकालना इतना मुश्किल नहीं है।