एक्सेल में पेरेटो चार्ट बनाना

परेतो सिद्धांत, जिसका नाम इतालवी अर्थशास्त्री विलफ्रेडो पारेतो के नाम पर रखा गया है, में कहा गया है कि 80% समस्याएं 20% कारणों से हो सकती हैं. सिद्धांत बहुत उपयोगी या जीवन रक्षक जानकारी भी हो सकता है जब आपको यह चुनना होता है कि पहले कौन सी समस्याओं को हल करना है, या यदि बाहरी परिस्थितियों से समस्याओं का उन्मूलन जटिल है।

उदाहरण के लिए, आपको अभी-अभी एक टीम का नेतृत्व करने के लिए कहा गया है जिसे किसी प्रोजेक्ट पर काम करने में कठिनाई हो रही है ताकि उन्हें सही दिशा में इंगित किया जा सके। आप टीम के सदस्यों से पूछते हैं कि उनके लक्ष्यों और लक्ष्यों को प्राप्त करने में उनकी मुख्य बाधाएं क्या थीं। वे एक सूची बनाते हैं जिसका आप विश्लेषण करते हैं और पता लगाते हैं कि टीम द्वारा सामना की जाने वाली प्रत्येक समस्या के मुख्य कारण क्या थे, जो समानताओं को देखने की कोशिश कर रहे थे।

समस्याओं के सभी ज्ञात कारणों को उनकी घटना की आवृत्ति के अनुसार व्यवस्थित किया जाता है। संख्याओं को देखते हुए, आप पाते हैं कि परियोजना कार्यान्वयनकर्ताओं और परियोजना हितधारकों के बीच संचार की कमी टीम के सामने आने वाली शीर्ष 23 समस्याओं का मूल कारण है, जबकि दूसरी सबसे बड़ी समस्या आवश्यक संसाधनों (कंप्यूटर सिस्टम, उपकरण, आदि) तक पहुंच है। ।) ।) के परिणामस्वरूप केवल 11 संबद्ध जटिलताएँ हुईं। अन्य समस्याएं अलग हैं। यह स्पष्ट है कि संचार समस्या को हल करके, समस्याओं का एक बड़ा प्रतिशत समाप्त किया जा सकता है, और संसाधनों तक पहुंच की समस्या को हल करके, टीम के रास्ते में आने वाली लगभग 90% बाधाओं को हल किया जा सकता है। आपने न केवल यह पता लगाया है कि टीम की मदद कैसे की जाती है, आपने अभी-अभी एक पारेतो विश्लेषण किया है।

कागज पर यह सब काम करने में शायद एक निश्चित समय लगेगा। Microsoft Excel में परेटो चार्ट का उपयोग करके प्रक्रिया को बहुत तेज किया जा सकता है।

परेटो चार्ट एक लाइन चार्ट और एक हिस्टोग्राम का एक संयोजन है। वे इस मायने में अद्वितीय हैं कि उनके पास आमतौर पर एक क्षैतिज अक्ष (श्रेणी अक्ष) और दो ऊर्ध्वाधर अक्ष होते हैं। चार्ट डेटा को प्राथमिकता देने और क्रमबद्ध करने के लिए उपयोगी है।

मेरा काम पैरेटो चार्ट के लिए डेटा तैयार करने में आपकी मदद करना है और फिर चार्ट को स्वयं बनाना है। यदि आपका डेटा परेटो चार्ट के लिए पहले से ही तैयार है, तो आप दूसरे भाग पर आगे बढ़ सकते हैं।

आज हम एक कंपनी में एक समस्याग्रस्त स्थिति का विश्लेषण करेंगे जो नियमित रूप से कर्मचारियों को खर्चों की प्रतिपूर्ति करती है। हमारा काम यह पता लगाना है कि हम किस पर सबसे अधिक खर्च करते हैं और समझते हैं कि कैसे हम त्वरित पारेतो विश्लेषण का उपयोग करके इन लागतों को 80% तक कम कर सकते हैं। हम यह पता लगा सकते हैं कि थोक मूल्यों का उपयोग करने और कर्मचारी लागतों पर चर्चा करने के लिए नीति को बदलकर 80% रिफंड के लिए कौन सी लागतें होती हैं और भविष्य में उच्च लागतों को रोका जा सकता है।

भाग एक: परेटो चार्ट के लिए डेटा तैयार करें

1. अपना डेटा व्यवस्थित करें। हमारी तालिका में, कर्मचारियों द्वारा दावा किए गए नकद मुआवजे और राशि की 6 श्रेणियां हैं।
2. डेटा को अवरोही क्रम में क्रमबद्ध करें। जांचें कि कॉलम चुने गए हैं А и Вसही ढंग से छाँटने के लिए।
3. कॉलम योग मूल्य (खर्चों की संख्या) की गणना फ़ंक्शन का उपयोग करके की जाती है SUM (जोड़)। हमारे उदाहरण में, कुल राशि प्राप्त करने के लिए, आपको से कोशिकाओं को जोड़ना होगा V3 सेवा मेरे V8.

हॉटकी: मानों की श्रेणी का योग करने के लिए, एक सेल चुनें B9 और प्रेस Alt + =. कुल राशि $12250 होगी।

3. 
4. एक कॉलम बनाएं संचयी राशि (संचयी राशि)। आइए पहले मान से शुरू करें $ 3750 सेल में B3. प्रत्येक मान पिछले सेल के मान पर आधारित होता है। एक सेल में C4 टाइप =सी3+बी4 और प्रेस दर्ज.
5. किसी कॉलम में शेष कक्षों को स्वचालित रूप से भरने के लिए, स्वत: भरण हैंडल पर डबल-क्लिक करें।
6. इसके बाद, एक कॉलम बनाएं संचयी % (संचयी प्रतिशत)। इस कॉलम को भरने के लिए, आप श्रेणी के योग का उपयोग कर सकते हैं मूल्य और कॉलम से मान संचयी राशि. सेल के लिए फॉर्मूला बार में D3 में प्रवेश =सी3/$बी$9 और प्रेस दर्ज. प्रतीक $ एक पूर्ण संदर्भ बनाता है जैसे कि योग मूल्य (सेल संदर्भ B9) जब आप सूत्र को नीचे कॉपी करते हैं तो नहीं बदलता है।
7. कॉलम को सूत्र से भरने के लिए ऑटोफिल मार्कर पर डबल-क्लिक करें, या मार्कर पर क्लिक करें और इसे डेटा कॉलम में खींचें।
8. अब पारेतो चार्ट का निर्माण शुरू करने के लिए सब कुछ तैयार है!

भाग दो: एक्सेल में परेटो चार्ट बनाना

1. डेटा का चयन करें (हमारे उदाहरण में, से सेल A2 by D8).
2. दबाएँ ऑल्ट + F1 चयनित डेटा से स्वचालित रूप से चार्ट बनाने के लिए कीबोर्ड पर।
3. चार्ट क्षेत्र में राइट-क्लिक करें और दिखाई देने वाले मेनू से, क्लिक करें डेटा का चयन करें (डेटा चुनें)। एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा डेटा स्रोत का चयन (डेटा स्रोत का चयन करें)। लाइन का चयन करें संचयी राशि और प्रेस हटाना (हटाना)। फिर OK.
4. ग्राफ़ पर क्लिक करें और उसके तत्वों के बीच जाने के लिए अपने कीबोर्ड पर तीर कुंजियों का उपयोग करें। जब डेटा की एक पंक्ति का चयन किया जाता है संचयी %, जो अब श्रेणी अक्ष (क्षैतिज अक्ष) के साथ मेल खाता है, उस पर राइट-क्लिक करें और चुनें श्रृंखला के लिए चार्ट प्रकार बदलें (चार्ट श्रृंखला प्रकार बदलें)। अब डेटा की इस श्रृंखला को देखना मुश्किल है, लेकिन संभव है।
5. एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा चार्ट प्रकार बदलें (चार्ट प्रकार बदलें), लाइन चार्ट चुनें।
6. तो, हमें क्षैतिज अक्ष के साथ एक हिस्टोग्राम और एक सपाट रेखा ग्राफ मिला। एक रेखा ग्राफ़ की राहत दिखाने के लिए, हमें एक और ऊर्ध्वाधर अक्ष की आवश्यकता होती है।
7. एक पंक्ति पर राइट क्लिक करें संचयी % और दिखाई देने वाले मेनू में, क्लिक करें डेटा श्रृंखला प्रारूप (प्रारूप डेटा श्रृंखला)। उसी नाम का डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
8. अनुभाग में पंक्ति विकल्प (श्रृंखला विकल्प) चुनें लघु अक्ष (सेकेंडरी एक्सिस) और बटन दबाएं समापन (बंद करना)।
9. प्रतिशत अक्ष दिखाई देगा, और चार्ट एक पूर्ण पारेतो चार्ट में बदल जाएगा! अब हम निष्कर्ष निकाल सकते हैं: अधिकांश लागत ट्यूशन फीस (प्रशिक्षण शुल्क), उपकरण (हार्डवेयर) और स्टेशनरी (कार्यालय की आपूर्ति) हैं।

एक्सेल में पैरेटो चार्ट को स्थापित करने और बनाने के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों के साथ, इसे अभ्यास में आज़माएं। परेटो विश्लेषण को लागू करके, आप सबसे महत्वपूर्ण समस्याओं की पहचान कर सकते हैं और उन्हें हल करने की दिशा में एक महत्वपूर्ण कदम उठा सकते हैं।