क्या आपको कभी किसी संगठन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मैप करने के लिए फ़्लोचार्ट बनाने का कार्य दिया गया है। कुछ कंपनियां महंगे, अत्यधिक विशिष्ट सॉफ़्टवेयर के लिए भुगतान करती हैं जो कुछ ही चरणों और क्लिकों में फ़्लोचार्ट बनाता है। अन्य व्यवसाय मौजूदा टूल का उपयोग करना पसंद करते हैं जो आपके सीखने के बाद उतना ही आसान हो जाएगा। उनमें से एक एक्सेल है।
अपने कदमों की योजना बनाएं
चूंकि फ़्लोचार्ट का उद्देश्य घटनाओं के तार्किक क्रम, किए जा रहे निर्णयों और उन निर्णयों के परिणामों को चिह्नित करना है, इसलिए अधिकांश लोगों को फ़्लोचार्ट के रूप में इसका प्रतिनिधित्व करना सबसे अच्छा लगता है। और अगर वे अपने विचारों को व्यवस्थित करने में कुछ मिनट लगाते हैं तो उन्हें ऐसा करना बहुत आसान लगता है।
और वास्तव में यह है। यदि आपके विचारों को पर्याप्त रूप से नहीं सोचा गया है, तो फ़्लोचार्ट अच्छा नहीं होगा।
इसलिए, फ़्लोचार्ट के निर्माण के लिए सीधे आगे बढ़ने से पहले, कुछ नोट्स बनाने की सिफारिश की जाती है। जिस प्रारूप में उन्हें आयोजित किया जाएगा वह इतना महत्वपूर्ण नहीं है। मुख्य बात यह है कि प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को सूचीबद्ध करना, प्रत्येक निर्णय और उसके परिणामों को निर्धारित करना।
आइटम सेट करना
- "इन्सर्ट" टैब पर जाएं, जहां आपको "आकृतियाँ" तत्व मिलेगा।
- उसके बाद, समूहों द्वारा व्यवस्थित आकृतियों की एक सूची दिखाई देगी। इसके बाद, आपको "फ्लोचार्ट" समूह मिलने तक उन सभी को देखना होगा।
- आवश्यक तत्व का चयन करें।
- टेक्स्ट जोड़ने के लिए, तत्व पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से "टेक्स्ट बदलें" चुनें।
अंत में, फ़ॉर्मेटिंग रिबन पर, आपको फ़्लोचार्ट के लिए एक शैली और रंग योजना चुननी होगी।
वांछित तत्व का चयन करने के बाद, आपको एक विशिष्ट आइटम के लिए अगला जोड़ना होगा और प्रत्येक चरण प्रदर्शित होने तक जारी रखना होगा।
फिर फ़्लोचार्ट के प्रत्येक तत्व को प्रदर्शित करने वाली आकृति को लेबल किया जाना चाहिए। फिर जो इसे देखता है वह समझ जाएगा कि फ़्लोचार्ट का प्रत्येक तत्व इसमें क्या भूमिका निभाता है और यह दूसरों से कैसे संबंधित है।
प्रत्येक आकृति अपना मानक कार्य करती है। यदि आप आरेख के तत्वों का गलत उपयोग करते हैं, तो इसे देखने वाला कोई व्यक्ति आपको गलत समझ सकता है।
यहाँ कुछ सबसे आम तत्व हैं:
- फ़्लोचार्ट की शुरुआत या अंत।
- कार्य की प्रक्रिया।
- एक पूर्वनिर्धारित प्रक्रिया, जैसे आवर्ती दिनचर्या।
- डेटा स्रोत। यह या तो एक टेबल, या किसी प्रकार का दस्तावेज़, या एक वेबसाइट हो सकता है।
- निर्णय लिए गए। उदाहरण के लिए, यह पूर्व-निष्पादित प्रक्रिया की शुद्धता का नियंत्रण हो सकता है। समचतुर्भुज के प्रत्येक कोने से ऐसी रेखाएँ हो सकती हैं जो किए गए निर्णय के परिणामों को दर्शाती हैं।
आदेश देने वाले तत्व
एक बार तत्वों को सही स्थानों पर रखने के बाद, आप इन चरणों का पालन कर सकते हैं:
- एक कॉलम में तत्वों को व्यवस्थित करने के लिए, आपको SHIFT कुंजी दबाकर और फिर उनमें से प्रत्येक को दबाकर कई तत्वों का चयन करना होगा, और फिर फॉर्मेट टैब पर संरेखण केंद्र का चयन करना होगा।
- यदि आपको तत्वों के बीच समान रिक्त स्थान लंबवत बनाने की आवश्यकता है, तो आपको उन्हें चुनने की आवश्यकता है, और फिर उसी टैब पर "लंबवत वितरित करें" आइटम का चयन करें।
- इसके बाद, आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि चार्ट को और अधिक आकर्षक बनाने के लिए सभी तत्वों के आकार समान हैं।
लिंक लाइन सेटअप
"सम्मिलित करें" टैब पर एक आइटम "आकृतियाँ" है जहाँ आपको एक तीर का चयन करने की आवश्यकता होती है। यह या तो सीधा या कोण हो सकता है। प्रत्यक्ष अनुक्रम में तत्वों के लिए पहले का उपयोग किया जाता है। यदि आपको सभी क्रियाओं को पूरा करने के बाद एक निश्चित चरण पर लौटने की आवश्यकता है, तो एक घुमावदार रेखा का उपयोग किया जाता है।
आगे क्या होगा?
सामान्य तौर पर, एक्सेल चार्टिंग के लिए बड़ी संख्या में आकार प्रदान करता है। कभी-कभी आप मानकों की अनदेखी कर सकते हैं और रचनात्मकता को चालू कर सकते हैं। इससे ही फायदा होगा।