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स्प्रेडशीट संपादक एक्सेल को विभिन्न मूल्यों की तालिकाओं के रूप में प्रस्तुत सूचनाओं की सरणियों को संसाधित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इस तरह के प्रसंस्करण के सबसे सामान्य प्रकारों में से एक नकल है। उदाहरण के लिए, यदि कुछ प्रारंभिक डेटा सरणी है, और आपको कुछ गणना करने की आवश्यकता है जिसके लिए अतिरिक्त कॉलम या पंक्तियों की आवश्यकता होती है, तो उन्हें सीधे मूल तालिका में जोड़ना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। अन्य उद्देश्यों के लिए भी इसकी आवश्यकता हो सकती है। इसलिए, एक उचित समाधान यह होगा कि सभी या डेटा के हिस्से को एक नई शीट या दस्तावेज़ में कॉपी किया जाए, और कॉपी के साथ सभी परिवर्तन किए जाएं। इस तरह, मूल दस्तावेज़ अछूता रहेगा। यह किन तरीकों से किया जा सकता है?
बिना बदलाव के साधारण कॉपी
यह विधि उपयोग करने में सबसे आसान है, यह सुविधाजनक है यदि स्रोत तालिका में सूत्रों और लिंक के बिना सरल डेटा है।
ध्यान दो! साधारण कॉपी करने से मूल जानकारी में कुछ भी नहीं बदलता है।
यदि स्रोत जानकारी में सूत्र हैं, तो उन्हें शेष डेटा के साथ कॉपी किया जाएगा, और आपको यहां सावधान रहना चाहिए - सापेक्ष लिंक की प्रतिलिपि बनाते समय, वे पूरी तरह से अलग कोशिकाओं को संदर्भित करना शुरू कर देते हैं जहां गलत डेटा स्थित हो सकता है। इसलिए, केवल सूत्रों के साथ डेटा की प्रतिलिपि बनाना केवल तभी बेहतर होता है जब सभी सूत्र संदर्भ स्रोतों को एक ही समय में कॉपी किया जाता है। इस विधि में निम्नलिखित चरण शामिल हैं।
- सेल चयन। एक नियम के रूप में, या तो बाईं माउस बटन के साथ कक्षों की श्रेणी निर्दिष्ट करते हुए, या कीबोर्ड शॉर्टकट "Shift + तीर" का उपयोग किया जाता है। नतीजतन, शीट की कुछ कोशिकाओं को एक काले फ्रेम के साथ रेखांकित किया जाता है, और उन्हें अतिरिक्त रूप से एक गहरे रंग के साथ हाइलाइट किया जाता है।
- क्लिपबोर्ड पर कॉपी करें। क्लिपबोर्ड कंप्यूटर की मेमोरी में एक विशेष क्षेत्र है जिसे किसी एप्लिकेशन के भीतर या एप्लिकेशन के बीच डेटा स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इसकी प्रतिलिपि बनाना या तो "Ctrl+C" या "Ctrl+Insert" कुंजियों को दबाकर चलाया जाता है (ये संयोजन समतुल्य हैं)। संदर्भ मेनू के संबंधित आइटम के माध्यम से या प्रोग्राम रिबन का उपयोग करके इसे लागू करना भी संभव है।
- डालने के लिए जगह निर्दिष्ट करना। हम उस स्थान पर जाते हैं जहां हम डेटा की प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, और कर्सर के साथ उस सेल को इंगित करते हैं जो चिपकाए जाने वाले डेटा का शीर्ष बायां सेल होगा। सावधान रहें यदि सम्मिलन बिंदु में पहले से ही कुछ डेटा है। उन्हें मिटाया जा सकता है।
- क्लिपबोर्ड की सामग्री को निर्दिष्ट क्षेत्र में चिपकाता है। यह "Ctrl + V" या "Shift + Insert" या संदर्भ मेनू या प्रोग्राम रिबन के संबंधित आइटम के साथ किया जाता है।
यदि केवल मूल्यों की आवश्यकता है
बहुत बार, कोशिकाओं में जानकारी उन गणनाओं का परिणाम होती है जो आसन्न कोशिकाओं के संदर्भों का उपयोग करती हैं। ऐसे कक्षों की प्रतिलिपि बनाते समय, यह सूत्रों के साथ किया जाएगा, और यह वांछित मानों को बदल देगा।
इस मामले में, केवल सेल मानों की प्रतिलिपि बनाई जानी चाहिए। पिछले संस्करण की तरह, पहले आवश्यक श्रेणी का चयन किया जाता है, लेकिन क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के लिए, हम "पेस्ट विकल्प" संदर्भ मेनू आइटम, "केवल मान" उप-आइटम का उपयोग करते हैं। आप प्रोग्राम रिबन में संबंधित समूह का भी उपयोग कर सकते हैं। कॉपी किए गए डेटा को चिपकाने के बाकी चरण समान रहते हैं। नतीजतन, नए स्थान में केवल आवश्यक कोशिकाओं के मान दिखाई देंगे।
महत्वपूर्ण! सूत्र और प्रारूप इस तरह से सहेजे नहीं जाते हैं।
स्थिति के आधार पर यह सुविधा और बाधा दोनों हो सकती है। अक्सर, स्वरूपण (विशेष रूप से जटिल) को छोड़ने की आवश्यकता होती है। इस मामले में, आप निम्न विधि का उपयोग कर सकते हैं।
जब आपको मान और प्रारूप दोनों की आवश्यकता हो
इस प्रतिलिपि विधि के लिए कोशिकाओं का चयन वही रहता है, लेकिन इसे या तो संदर्भ मेनू (विशेष आइटम चिपकाएं) या प्रोग्राम रिबन का उपयोग करके किया जाता है। पेस्ट स्पेशल आइकन पर ही क्लिक करके, आप एक संपूर्ण डायलॉग बॉक्स खोल सकते हैं जो अधिक कॉपी विकल्प प्रदान करता है, और आप संचालन का उपयोग करके डेटा को भी जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप न केवल निर्दिष्ट सेल में स्थानांतरित डेटा सम्मिलित कर सकते हैं, बल्कि शीट पर पहले से मौजूद डेटा को जोड़ सकते हैं। कभी-कभी यह बहुत सुविधाजनक होता है।
ऐसा भी होता है कि तालिका में विभिन्न चौड़ाई के स्तंभों की एक बड़ी संख्या होती है, और मूल्यों की प्रतिलिपि बनाने के बाद, वांछित चौड़ाई निर्धारित करने के लिए बहुत अधिक श्रमसाध्य कार्य की आवश्यकता होती है। इस मामले में, "पेस्ट स्पेशल" डायलॉग में एक विशेष आइटम "कॉलम चौड़ाई" है। सम्मिलन दो चरणों में किया जाता है। "स्पेस तैयार करने" के लिए पहले केवल "कॉलम की चौड़ाई" चिपकाएँ और फिर मानों की प्रतिलिपि बनाएँ। तालिका बिल्कुल मूल के समान है, लेकिन सूत्रों के बजाय इसमें मान शामिल हैं। कभी-कभी केवल स्तंभों की चौड़ाई की प्रतिलिपि बनाना सुविधाजनक होता है ताकि तालिका मूल की तरह दिखे, और मानों को मैन्युअल रूप से कक्षों में दर्ज करें। इसके अलावा, आप संदर्भ मेनू में "कॉलम की चौड़ाई बनाए रखते हुए कॉपी करें" आइटम का चयन कर सकते हैं। नतीजतन, सम्मिलन एक चरण में किया जाएगा।
एक पैटर्न के रूप में नकल करना
कभी-कभी, तालिका के एक भाग की प्रतिलिपि बनाने की आवश्यकता होती है ताकि बाद में इसे बिना किसी परिवर्तन के घुमाया और बढ़ाया जा सके, शेष तालिका में अन्य स्थानों को प्रभावित किए बिना। इस मामले में, डेटा को नियमित चित्र के रूप में कॉपी करना उचित है।
क्लिपबोर्ड पर कॉपी करने के चरण पिछले विकल्पों के समान हैं, लेकिन चिपकाने के लिए, "पेस्ट स्पेशल" मेनू में "पिक्चर" आइटम का उपयोग किया जाता है। इस पद्धति का उपयोग शायद ही कभी किया जाता है क्योंकि इस तरह से कॉपी की गई कोशिकाओं में डेटा को केवल मान दर्ज करके बदला नहीं जा सकता है।
पूरी शीट की पूरी कॉपी
कभी-कभी आपको एक पूरी शीट की प्रतिलिपि बनाने और उसे उसी दस्तावेज़ में या किसी अन्य में पेस्ट करने की आवश्यकता होती है। इस मामले में, आपको प्रोग्राम के निचले बाएँ भाग में शीट के नाम पर संदर्भ मेनू को कॉल करने और "मूव या कॉपी" आइटम का चयन करने की आवश्यकता है।
एक पैनल खुलता है जिसमें कॉपी विधि सेट होती है। विशेष रूप से, आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आप किस पुस्तक में एक नई शीट सम्मिलित करना चाहते हैं, उसे स्थानांतरित करना या उसकी प्रतिलिपि बनाना चाहते हैं, और मौजूदा शीटों में से उस स्थान को निर्दिष्ट कर सकते हैं जिसमें स्थानांतरण किया जाएगा। "ओके" बटन पर क्लिक करने के बाद, निर्दिष्ट पुस्तक में कॉपी की गई शीट की सभी सामग्री के साथ एक नई शीट दिखाई देगी।
निष्कर्ष
कॉपी करना एक्सेल में सबसे अधिक अनुरोधित क्रियाओं में से एक है। सूत्रों के बिना सरल तालिकाओं के लिए, पहली विधि सबसे सुविधाजनक है, और कई सूत्रों और लिंक वाली तालिकाओं के लिए, आमतौर पर दूसरी विधि का उपयोग करना बेहतर होता है - केवल मानों की प्रतिलिपि बनाना। अन्य विधियों का उपयोग कम बार किया जाता है।