समय प्रबंधन «मेरे पास जो काम है और मैं एक बेकार बैठक में फंस गया हूं»

समय प्रबंधन «मेरे पास जो काम है और मैं एक बेकार बैठक में फंस गया हूं»

अर्थशास्त्री पिलर लोरेट «30 मिनट की बैठकों» में बताते हैं कि इन कार्य नियुक्तियों को अधिकतम करने के लिए कैसे अनुकूलित किया जाए

यदि आपको काम पर एक नई बैठक के बारे में सूचित किया जाता है, तो आप लापरवाही और इस्तीफे के साथ खर्राटे लेते हैं, कुछ गलत है। ये कार्य नियुक्तियां हमारे पेशेवर कार्य को बेहतर बनाने के लिए उपकरण होनी चाहिए, और कई बार वे केवल समय की बर्बादी होती हैं।

यह स्थिति - जितना लगता है उससे कहीं अधिक सामान्य - जिसने अर्थशास्त्री को प्रेरित किया पिलर लोरेटा, व्यापार और जोखिम विश्लेषण में विशेषज्ञता, लिखने के लिए "30 मिनट की बैठक", एक पुस्तक जिसमें, स्पष्ट दिशा-निर्देशों और सलाह के माध्यम से, वह इन बैठकों की दक्षता बढ़ाने का एक तरीका प्रस्तावित करता है, इस प्रकार अपने उद्देश्य को पूरा करता है।

हमने लेखक के साथ बात की और उनसे समय बर्बाद करने से रोकने और उन बैठकों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए कहा, जिनमें हमें भाग लेने के लिए मजबूर किया जाता है:

बैठक की योजना बनाते समय संगठन इतना महत्वपूर्ण क्यों है?

यदि हमारे पास एक अच्छी योजना और संगठन नहीं है, तो उद्देश्य स्पष्ट नहीं होंगे, न ही चर्चा के लिए बिंदु, न ही उपलब्ध समय ... इसलिए, हम करेंगे अनियंत्रित अवधि और हम प्रतिभागियों की अपेक्षाओं पर खरे नहीं उतरेंगे। हम निराश हो सकते हैं और यह सभी के समय की बर्बादी होगी।

एक बैठक के क्या नकारात्मक प्रभाव हो सकते हैं जो खराब योजना बनाई गई है और जिसमें वांछित उद्देश्य प्राप्त नहीं हुआ है?

आर्थिक दृष्टि से लागत के अलावा, खराब नियोजित बैठकों में भाग लेना और जिसमें ९०, ६० या ३० मिनट के बाद कोई निष्कर्ष नहीं निकलता है, एक उत्पन्न करता है उपस्थित लोगों के बीच नकारात्मक धारणा और निराशा. और अगर यह स्थिति बनी रहती है, तो यह आसान है कि समय के साथ हम यह सोचकर तनाव में आ जाते हैं कि "मेरे पास जो काम है और मुझे एक बेकार बैठक में भाग लेना है।"

इसका आयोजक के प्रति प्रतिभागियों की राय पर भी नकारात्मक प्रभाव पड़ता है, जो ज्यादातर मामलों में आमतौर पर बॉस होता है।

मीटिंग की अवधि के लिए इष्टतम समय 30 मिनट क्यों है?

30 मिनट वह चुनौती है जिसे मैं उस काम की बैठकों के आयोजन में अपने स्वयं के अनुभव के आधार पर पुस्तक में प्रस्तुत करता हूं। ज़रूर ऐसी बैठकें हैं जिन्हें अधिक समय की आवश्यकता होगी, अन्य जिसमें आपका उद्देश्य कम में भी लिया जा सकता है, और निश्चित रूप से किसी अवसर पर बैठक के 30 या 60 मिनट के लिए ही कॉल या ई-मेल द्वारा प्रतिस्थापित किया जा सकता है, उदाहरण के लिए।

पुस्तक में आप जिस निर्णय निर्माता के बारे में बात करते हैं उसका आंकड़ा कैसे काम करता है?

जब हम 30 मिनट की बैठक के प्रतिभागियों के बारे में बात करते हैं, तो यह स्पष्ट होना चाहिए कि आदर्श संख्या अधिकतम पांच लोगों से अधिक नहीं होनी चाहिए. और आपकी पसंद सही होनी चाहिए। हम मॉडरेटर, समन्वयक, सचिव (वे एक ही व्यक्ति हो सकते हैं) और प्रतिभागियों के आंकड़ों को अलग कर सकते हैं। सिद्धांत रूप में, 30 मिनट और अधिकतम पांच लोगों की बैठक में निर्णय लेना सहमति से होता है और संघर्ष उत्पन्न नहीं करना चाहिए।

इसे यथासंभव कुशल बनाने के लिए हमें एक बैठक कैसे आयोजित करनी चाहिए?

बैठक को कैसे व्यवस्थित किया जाए, इसे हम पाँच बिंदुओं में संक्षेप में प्रस्तुत कर सकते हैं। पहला होगा उद्देश्य को परिभाषित करें और बैठक का वांछित परिणाम। दूसरा, सही प्रतिभागियों का चयन करें। तीसरा है बैठक की योजना बनाएं; अन्य बातों के अलावा, एजेंडा तैयार करें, स्थान चुनें, समय और अवधि शुरू करें और इसे बैठक के प्रमुख दस्तावेजों के साथ पर्याप्त समय में रुचि रखने वालों को भेजें ताकि वे इसे तैयार कर सकें।

चौथा, हमें ध्यान में रखना चाहिए संरचना डिजाइन बैठकों की संख्या, अर्थात्, संचालन के नियम और निश्चित रूप से कि बैठक के 30 मिनट तक कैसे सामग्री द्वारा संरचित किया जाता है। अंत में, एक बनाना महत्वपूर्ण है बैठक अनुवर्ती. सुनिश्चित करें कि सभी प्रतिभागियों को किए गए समझौतों के बारे में पता है और, इस घटना में कि कोई अनुवर्ती कार्रवाई की जानी है, प्रत्येक को सौंपे गए कार्य और निष्पादन समय क्या हैं