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कई नौसिखिए एक्सेल उपयोगकर्ताओं के पास अक्सर एक प्रश्न होता है: एक्सेल फॉर्मूला क्या है और इसे सेल में कैसे दर्ज किया जाए। कई लोग यह भी सोचते हैं कि इसकी आवश्यकता क्यों है। उनके लिए एक्सेल एक स्प्रेडशीट है। लेकिन वास्तव में, यह एक बड़ा बहु-कार्यात्मक कैलकुलेटर है और कुछ हद तक, एक प्रोग्रामिंग वातावरण है।
सूत्र और कार्य की अवधारणा
और एक्सेल में सारा काम फ़ार्मुलों पर आधारित होता है, जिनमें बड़ी संख्या होती है। किसी भी सूत्र के मूल में एक कार्य होता है। यह एक बुनियादी कम्प्यूटेशनल उपकरण है जो पूर्व-संसाधित होने के बाद प्रेषित डेटा के आधार पर एक मूल्य देता है।
एक सूत्र तार्किक ऑपरेटरों, अंकगणितीय संचालन और कार्यों का एक समूह है। इसमें हमेशा ये सभी तत्व नहीं होते हैं। गणना में शामिल हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, केवल गणितीय संचालन।
रोजमर्रा के भाषण में, एक्सेल उपयोगकर्ता अक्सर इन अवधारणाओं को भ्रमित करते हैं। वास्तव में, उनके बीच की रेखा बल्कि मनमानी है, और दोनों शब्दों का अक्सर उपयोग किया जाता है। हालांकि, एक्सेल के साथ काम करने की बेहतर समझ के लिए, सही मूल्यों को जानना आवश्यक है।
वास्तव में, शब्दावली तंत्र बहुत व्यापक है और इसमें कई अन्य अवधारणाएं शामिल हैं जिन पर अधिक विस्तार से विचार करने की आवश्यकता है।
- नियत। यह एक ऐसा मान है जो वही रहता है और बदला नहीं जा सकता। यह हो सकता है, उदाहरण के लिए, संख्या पाई।
- संचालिका। यह कुछ कार्यों को करने के लिए आवश्यक एक मॉड्यूल है। एक्सेल तीन प्रकार के ऑपरेटर प्रदान करता है:
- अंकगणित। कई संख्याओं को जोड़ने, घटाने, विभाजित करने और गुणा करने की आवश्यकता है।
- तुलना ऑपरेटर। यह जांचने की आवश्यकता है कि क्या डेटा एक निश्चित शर्त को पूरा करता है। यह एक मान लौटा सकता है: या तो सही या गलत।
- टेक्स्ट ऑपरेटर। यह केवल एक है, और डेटा को संयोजित करने के लिए आवश्यक है - &।
- संपर्क। यह उस सेल का पता है जिससे डेटा लिया जाएगा, सूत्र के अंदर। लिंक दो प्रकार के होते हैं: निरपेक्ष और सापेक्ष। यदि सूत्र को किसी अन्य स्थान पर ले जाया जाता है तो पहला परिवर्तन नहीं होता है। रिश्तेदार, क्रमशः, सेल को आसन्न या संबंधित एक में बदलते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी सेल में सेल B2 के लिए एक लिंक निर्दिष्ट करते हैं, और फिर इस सूत्र को दाईं ओर आसन्न एक में कॉपी करते हैं, तो पता स्वचालित रूप से C2 में बदल जाएगा। लिंक आंतरिक या बाहरी हो सकता है। पहले मामले में, एक्सेल उसी कार्यपुस्तिका में स्थित एक सेल तक पहुँचता है। दूसरे में - दूसरे में। यानी एक्सेल किसी अन्य दस्तावेज़ में स्थित डेटा को सूत्रों में उपयोग कर सकता है।
सेल में डेटा कैसे दर्ज करें
किसी फ़ंक्शन वाले सूत्र को सम्मिलित करने का सबसे आसान तरीका फ़ंक्शन विज़ार्ड का उपयोग करना है। इसे कॉल करने के लिए, आपको फॉर्मूला बार के बाईं ओर एफएक्स आइकन पर क्लिक करना होगा (यह तालिका के ऊपर स्थित है, और इसमें कोई सूत्र नहीं होने पर सेल की सामग्री को डुप्लिकेट किया जाता है या सूत्र है अगर यह है तो दिखाया गया है। ऐसा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
वहां आप फ़ंक्शन श्रेणी का चयन कर सकते हैं और सीधे उस सूची में से जिसे आप किसी विशेष सेल में उपयोग करना चाहते हैं। वहां आप न केवल सूची देख सकते हैं, बल्कि यह भी देख सकते हैं कि प्रत्येक कार्य क्या करता है।
सूत्रों को दर्ज करने का दूसरा तरीका एक्सेल रिबन पर संबंधित टैब का उपयोग करना है।
यहां इंटरफ़ेस अलग है, लेकिन यांत्रिकी समान हैं। सभी कार्यों को श्रेणियों में विभाजित किया गया है, और उपयोगकर्ता वह चुन सकता है जो उसके लिए सबसे उपयुक्त हो। यह देखने के लिए कि प्रत्येक फ़ंक्शन क्या करता है, आपको उस पर माउस कर्सर से मंडराना होगा और 2 सेकंड प्रतीक्षा करनी होगी।
आप किसी फ़ंक्शन को सीधे सेल में भी दर्ज कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको इसमें सूत्र इनपुट प्रतीक (= =) लिखना शुरू करना होगा और मैन्युअल रूप से फ़ंक्शन का नाम दर्ज करना होगा। यह विधि अधिक अनुभवी उपयोगकर्ताओं के लिए उपयुक्त है जो इसे दिल से जानते हैं। आपको बहुत समय बचाने की अनुमति देता है।
पहले अक्षर दर्ज करने के बाद, एक सूची प्रदर्शित की जाएगी, जिसमें आप वांछित फ़ंक्शन का चयन भी कर सकते हैं और इसे सम्मिलित कर सकते हैं। यदि माउस का उपयोग करना संभव नहीं है, तो आप TAB कुंजी का उपयोग करके इस सूची में नेविगेट कर सकते हैं। यदि ऐसा है, तो बस संबंधित सूत्र पर डबल-क्लिक करना पर्याप्त है। एक बार फ़ंक्शन का चयन करने के बाद, एक संकेत दिखाई देगा जो आपको सही क्रम में डेटा दर्ज करने की अनुमति देगा। इस डेटा को फ़ंक्शन के तर्क कहा जाता है।
यदि आप अभी भी एक्सेल 2003 संस्करण का उपयोग कर रहे हैं, तो यह एक ड्रॉप-डाउन सूची प्रदान नहीं करता है, इसलिए आपको फ़ंक्शन का सटीक नाम याद रखना होगा और मेमोरी से डेटा दर्ज करना होगा। वही सभी फ़ंक्शन तर्कों के लिए जाता है। सौभाग्य से, एक अनुभवी उपयोगकर्ता के लिए, यह कोई समस्या नहीं है।
सूत्र को हमेशा समान चिह्न के साथ प्रारंभ करना महत्वपूर्ण है, अन्यथा एक्सेल यह सोचेगा कि सेल में टेक्स्ट है।
इस मामले में, धन या ऋण चिह्न से शुरू होने वाले डेटा को भी एक सूत्र माना जाएगा। यदि उसके बाद सेल में टेक्स्ट है, तो एक्सेल एक एरर देगा #NAME?. यदि अंक या अंक दिए गए हैं, तो एक्सेल उपयुक्त गणितीय संक्रियाओं (जोड़, घटाव, गुणा, भाग) को करने का प्रयास करेगा। किसी भी मामले में, यह अनुशंसा की जाती है कि सूत्र में = चिह्न के साथ प्रवेश करना शुरू करें, क्योंकि यह प्रथागत है।
इसी तरह, आप @ चिह्न के साथ एक फ़ंक्शन लिखना शुरू कर सकते हैं, जो स्वचालित रूप से बदल जाएगा। इस इनपुट पद्धति को अप्रचलित माना जाता है और यह आवश्यक है ताकि दस्तावेजों के पुराने संस्करण कुछ कार्यक्षमता न खोएं।
फ़ंक्शन तर्कों की अवधारणा
लगभग सभी फ़ंक्शन में तर्क होते हैं, जो एक सेल संदर्भ, पाठ, संख्या और यहां तक कि अन्य फ़ंक्शन भी हो सकते हैं। इसलिए, यदि आप फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं एनीचेट, आपको उन नंबरों को निर्दिष्ट करना होगा जिनकी जाँच की जाएगी। एक बूलियन मान वापस कर दिया जाएगा। यदि यह एक विषम संख्या है, तो TRUE लौटा दी जाएगी। तदनुसार, यदि भी, तो "गलत"। तर्क, जैसा कि आप ऊपर स्क्रीनशॉट से देख सकते हैं, कोष्ठक में दर्ज किए गए हैं, और अर्धविराम द्वारा अलग किए गए हैं। इस मामले में, यदि प्रोग्राम के अंग्रेजी संस्करण का उपयोग किया जाता है, तो सामान्य अल्पविराम विभाजक के रूप में कार्य करता है।
इनपुट तर्क को पैरामीटर कहा जाता है। कुछ कार्यों में वे बिल्कुल नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, किसी सेल में वर्तमान समय और दिनांक प्राप्त करने के लिए, आपको सूत्र लिखना होगा =टाटा (). जैसा कि आप देख सकते हैं, यदि फ़ंक्शन को तर्कों के इनपुट की आवश्यकता नहीं है, तो कोष्ठक को अभी भी निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है।
सूत्रों और कार्यों की कुछ विशेषताएं
यदि सूत्र द्वारा संदर्भित सेल में डेटा संपादित किया जाता है, तो यह स्वचालित रूप से तदनुसार डेटा की पुनर्गणना करेगा। मान लीजिए कि हमारे पास सेल A1 है, जो एक साधारण सूत्र में लिखा गया है जिसमें एक नियमित सेल संदर्भ है = डी1. यदि आप इसमें जानकारी बदलते हैं, तो सेल A1 में वही मान प्रदर्शित होगा। इसी तरह, अधिक जटिल फ़ार्मुलों के लिए जो विशिष्ट कक्षों से डेटा लेते हैं।
यह समझना महत्वपूर्ण है कि मानक एक्सेल विधियाँ किसी सेल को उसके मान को किसी अन्य सेल में वापस करने के लिए नहीं बना सकती हैं। साथ ही, यह कार्य मैक्रोज़ - सबरूटीन्स का उपयोग करके प्राप्त किया जा सकता है जो एक्सेल दस्तावेज़ में कुछ क्रियाएं करते हैं। लेकिन यह एक पूरी तरह से अलग विषय है, जो स्पष्ट रूप से शुरुआती लोगों के लिए नहीं है, क्योंकि इसके लिए प्रोग्रामिंग कौशल की आवश्यकता होती है।
एक सरणी सूत्र की अवधारणा
यह सूत्र के रूपों में से एक है, जिसे थोड़े अलग तरीके से दर्ज किया गया है। लेकिन बहुत से लोग नहीं जानते कि यह क्या है। तो आइए पहले इस शब्द का अर्थ समझते हैं। इसे एक उदाहरण से समझना बहुत आसान है।
मान लीजिए हमारे पास एक सूत्र है जोड़, जो एक निश्चित सीमा में मानों का योग लौटाता है।
आइए सेल A1:A5 में एक से पांच तक की संख्या लिखकर इतनी सरल श्रेणी बनाएं। फिर हम फ़ंक्शन निर्दिष्ट करते हैं = SUM (A1: A5) सेल बी1 में नतीजतन, 15 नंबर वहां दिखाई देगा।
क्या यह पहले से ही एक सरणी सूत्र है? नहीं, हालांकि यह डेटासेट के साथ काम करता है और इसे एक कहा जा सकता है। आइए कुछ बदलाव करें। मान लीजिए कि हमें प्रत्येक तर्क में एक जोड़ना है। ऐसा करने के लिए, आपको इस तरह एक फ़ंक्शन बनाने की आवश्यकता है:
= एसयूएम (ए 1: ए 5 + 1)। यह पता चला है कि हम उनके योग की गणना करने से पहले मूल्यों की श्रेणी में एक जोड़ना चाहते हैं। लेकिन इस फॉर्म में भी एक्सेल ऐसा नहीं करना चाहेगा। उसे इसे Ctrl + Shift + Enter सूत्र का उपयोग करके दिखाना होगा। सरणी सूत्र दिखने में भिन्न होता है और इस तरह दिखता है:
{=SUM(A1:A5+1)}
उसके बाद, हमारे मामले में, परिणाम 20 दर्ज किया जाएगा।
घुंघराले ब्रेसिज़ को मैन्युअल रूप से दर्ज करने का कोई मतलब नहीं है। यह कुछ नहीं करेगा। इसके विपरीत, एक्सेल यह भी नहीं सोचेगा कि यह एक सूत्र के बजाय एक फ़ंक्शन और सिर्फ टेक्स्ट है।
इस समारोह के अंदर, इस बीच, निम्नलिखित क्रियाएं की गईं। सबसे पहले, प्रोग्राम इस श्रेणी को घटकों में विघटित करता है। हमारे मामले में, यह 1,2,3,4,5 है। इसके बाद, एक्सेल स्वचालित रूप से उनमें से प्रत्येक को एक-एक करके बढ़ाता है। फिर परिणामी संख्याओं को जोड़ा जाता है।
एक और मामला है जहां एक सरणी सूत्र कुछ ऐसा कर सकता है जो मानक सूत्र नहीं कर सकता। उदाहरण के लिए, हमारे पास A1:A10 श्रेणी में सूचीबद्ध डेटा सेट है। मानक मामले में, शून्य वापस कर दिया जाएगा। लेकिन मान लीजिए हमारे पास ऐसी स्थिति है कि शून्य को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है।
आइए एक सूत्र दर्ज करें जो यह देखने के लिए सीमा की जांच करता है कि क्या यह इस मान के बराबर नहीं है।
=МИН(ЕСЛИ(A1:A10<>0;A1:A10))
यहां एक झूठी भावना है कि वांछित परिणाम प्राप्त होगा। लेकिन ऐसा नहीं है, क्योंकि यहां आपको एक सरणी सूत्र का उपयोग करने की आवश्यकता है। उपरोक्त सूत्र में, केवल पहले तत्व की जाँच की जाएगी, जो निश्चित रूप से हमें शोभा नहीं देता है।
लेकिन अगर आप इसे एक सरणी सूत्र में बदल देते हैं, तो संरेखण जल्दी से बदल सकता है। अब सबसे छोटा मान 1 होगा।
एक सरणी सूत्र का यह भी लाभ है कि यह कई मान लौटा सकता है। उदाहरण के लिए, आप किसी तालिका को स्थानांतरित कर सकते हैं।
इस प्रकार, कई प्रकार के सूत्र हैं। उनमें से कुछ को सरल इनपुट की आवश्यकता होती है, अन्य को अधिक जटिल। शुरुआती लोगों के लिए ऐरे फ़ार्मुलों को समझना विशेष रूप से कठिन हो सकता है, लेकिन वे बहुत उपयोगी हैं।