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अक्सर, स्प्रेडशीट संपादक के उपयोगकर्ताओं को आवश्यक जानकारी दर्ज करने के लिए एक विशेष प्रपत्र बनाने जैसे कार्य का सामना करना पड़ता है। प्रपत्र एक ऐसा प्रपत्र है जो एक स्प्रेडशीट दस्तावेज़ को भरने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने में मदद करता है। संपादक के पास एक एकीकृत उपकरण है जो आपको इस तरह से कार्यपत्रक भरने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रोग्राम का उपयोगकर्ता, मैक्रो का उपयोग करके, विभिन्न कार्यों के लिए अनुकूलित फॉर्म का अपना संस्करण बना सकता है। लेख में, हम उन विभिन्न विधियों पर विस्तार से विचार करेंगे जो आपको स्प्रेडशीट दस्तावेज़ में फ़ॉर्म बनाने की अनुमति देती हैं।
स्प्रैडशीट संपादक में भरण टूल का उपयोग करना
फिलिंग फॉर्म एक विशेष तत्व है जिसमें फ़ील्ड्स होते हैं जिनके नाम भरे जा रहे प्लेट के कॉलम के नाम से मेल खाते हैं। जानकारी को फ़ील्ड में ड्राइव करना आवश्यक है, जिसे तुरंत चयनित क्षेत्र में एक नई लाइन के रूप में डाला जाएगा। इस विशेष आकार का उपयोग स्टैंड-अलोन एकीकृत स्प्रेडशीट टूल के रूप में किया जा सकता है या वर्कशीट पर ही एक श्रेणी के रूप में पाया जा सकता है। आइए प्रत्येक भिन्नता का अधिक विस्तार से विश्लेषण करें।
पहली विधि: सूचना दर्ज करने के लिए एकीकृत तत्व
आइए सबसे पहले यह समझें कि किसी संपादक के स्प्रेडशीट दस्तावेज़ में जानकारी जोड़ने के लिए एक एकीकृत फ़ॉर्म का उपयोग कैसे करें। विस्तृत निर्देश इस तरह दिखते हैं:
- ध्यान दें कि प्रारंभ में, इस प्रपत्र को शामिल करने वाला आइकन छिपा हुआ है। हमें उपकरण के लिए सक्रियण प्रक्रिया करने की आवश्यकता है। हम स्प्रैडशीट संपादक इंटरफ़ेस के ऊपरी बाएँ भाग में स्थित “फ़ाइल” सबमेनू में जाते हैं। हम यहां एक तत्व ढूंढते हैं जिसका नाम "पैरामीटर" है, और बाईं माउस बटन के साथ उस पर क्लिक करें।
- डिस्प्ले पर "एक्सेल ऑप्शंस" नामक एक विंडो दिखाई दी। हम उपधारा "क्विक एक्सेस पैनल" पर जाते हैं। यहां सेटिंग्स की एक विस्तृत विविधता है। बाईं ओर विशेष उपकरण हैं जिन्हें टूलबार में सक्रिय किया जा सकता है, और दाईं ओर पहले से ही उपकरण शामिल हैं। शिलालेख के बगल में सूची का विस्तार करें "से कमांड चुनें:" और बाईं माउस बटन के साथ "रिबन पर कमांड" तत्व का चयन करें। वर्णानुक्रम में प्रदर्शित आदेशों की सूची में, हम आइटम "फॉर्म ..." की तलाश कर रहे हैं और इसे चुनें। "जोड़ें" पर क्लिक करें।
- हम "ओके" बटन पर क्लिक करते हैं।
- हमने इस टूल को एक विशेष रिबन पर सक्रिय किया है।
- अब हमें प्लेट के हेडर को डिजाइन करना शुरू करना होगा, और फिर उसमें कुछ संकेतक दर्ज करना होगा। हमारी तालिका में 4 कॉलम होंगे। हम नाम से गाड़ी चलाते हैं।
- हम कुछ मूल्य में अपनी प्लेट की पहली पंक्ति में भी ड्राइव करते हैं।
- हम तैयार प्लेट के किसी भी क्षेत्र का चयन करते हैं और टूल रिबन पर स्थित "फॉर्म ..." तत्व पर क्लिक करते हैं।
- टूल सेटिंग्स विंडो खुलती है। यहाँ प्लेट के स्तंभों के नाम के अनुरूप रेखाएँ हैं।
यह ध्यान देने योग्य है कि पहली पंक्ति पहले से ही डेटा से भरी हुई है, क्योंकि हमने पहले उन्हें स्वयं कार्यपत्रक पर दर्ज किया था।
- हम उन संकेतकों में ड्राइव करते हैं जिन्हें हम शेष पंक्तियों में आवश्यक समझते हैं। जोड़ें बटन पर क्लिक करें।
- दर्ज किए गए संकेतक स्वचालित रूप से तालिका की पहली पंक्ति में स्थानांतरित हो गए थे, और फॉर्म में ही, तालिका की दूसरी पंक्ति के अनुरूप फ़ील्ड के दूसरे ब्लॉक में एक संक्रमण किया गया था।
- हम टूल विंडो को उन संकेतकों से भरते हैं जिन्हें हम प्लेट की दूसरी पंक्ति में देखना चाहते हैं। हम "जोड़ें" पर क्लिक करते हैं।
- दर्ज किए गए संकेतक स्वचालित रूप से प्लेट की दूसरी पंक्ति में स्थानांतरित हो गए थे, और फॉर्म में ही, प्लेट की तीसरी पंक्ति के अनुरूप फ़ील्ड के दूसरे ब्लॉक में एक संक्रमण किया गया था।
- इसी तरह, हम सभी आवश्यक संकेतकों के साथ प्लेट में भरते हैं।
- "अगला" और "वापस" बटन का उपयोग करके, आप पहले से दर्ज संकेतकों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं। विकल्प स्क्रॉल बार है।
- यदि वांछित है, तो आप तालिका में किसी भी संकेतक को प्रपत्र में ही समायोजित करके संपादित कर सकते हैं। अपने परिवर्तनों को सहेजने के लिए, "जोड़ें" पर क्लिक करें।
- हमने देखा कि सभी संपादित मान प्लेट में ही प्रदर्शित किए गए थे।
- "हटाएं" बटन का उपयोग करके, आप एक विशिष्ट लाइन को हटाने को लागू कर सकते हैं।
- क्लिक करने के बाद, एक विशेष चेतावनी विंडो दिखाई देगी, जो इंगित करती है कि चयनित लाइन हटा दी जाएगी। आपको "ओके" पर क्लिक करना होगा।
- तालिका से रेखा हटा दी गई है। सभी प्रक्रियाओं को पूरा करने के बाद, "बंद करें" तत्व पर क्लिक करें।
- इसके अतिरिक्त, आप इसे प्रारूपित कर सकते हैं ताकि प्लेट एक सुंदर रूप प्राप्त करे।
दूसरी विधि: टैबलेट से जानकारी के साथ फॉर्म भरना
उदाहरण के लिए, हमारे पास एक प्लेट है जिसमें भुगतान की जानकारी है।
उद्देश्य: इन डेटा के साथ फॉर्म को भरना ताकि इसे आसानी से और सही ढंग से प्रिंट किया जा सके। विस्तृत निर्देश इस तरह दिखते हैं:
- दस्तावेज़ की एक अलग वर्कशीट पर, हम एक खाली फॉर्म बनाते हैं।
यह ध्यान देने योग्य है कि फॉर्म की उपस्थिति स्वयं स्वतंत्र रूप से बनाई जा सकती है या आप विभिन्न स्रोतों से तैयार फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं।
- इससे पहले कि आप प्लेट से जानकारी लें, आपको इसे थोड़ा बदलना होगा। हमें मूल तालिका के बाईं ओर एक खाली कॉलम जोड़ना होगा। यहां उस लाइन के बगल में एक निशान लगाया जाएगा जिसे हम फॉर्म में ही जोड़ने की योजना बना रहे हैं।
- अब हमें प्लेट और फॉर्म के बंधन को लागू करने की जरूरत है। ऐसा करने के लिए, हमें VLOOKUP ऑपरेटर की आवश्यकता है। हम इस सूत्र का उपयोग करते हैं: =VLOOKUP ("x", डेटा! A2: G16)।
- यदि आप कई पंक्तियों के आगे एक निशान लगाते हैं, तो VLOOKUP ऑपरेटर केवल पाया गया पहला संकेतक लेगा। इस समस्या को हल करने के लिए, आपको स्रोत प्लेट के साथ शीट के आइकन पर राइट-क्लिक करना होगा और "स्रोत टेक्स्ट" तत्व पर क्लिक करना होगा। दिखाई देने वाली विंडो में, निम्न कोड दर्ज करें:
निजी उप वर्कशीट_चेंज (ByVal लक्ष्य सीमा के रूप में)
डिम आर अस लॉन्ग
स्ट्रिंग के रूप में मंद str
यदि लक्ष्य। गणना> 1 फिर उप से बाहर निकलें
यदि लक्ष्य। कॉलम = 1 तो
str = लक्ष्य। मान
आवेदन.सक्षम ईवेंट = गलत
आर = सेल (पंक्तियाँ। गणना, 2)। अंत (xlUp)। पंक्ति
रेंज ("ए 2: ए" और आर)। ClearContents
लक्ष्य। मूल्य = str
अगर अंत
आवेदन.सक्षम ईवेंट = सत्य
अंत उप
- यह मैक्रो आपको पहले कॉलम में एक से अधिक लेबल दर्ज करने की अनुमति नहीं देता है।
फॉर्म के निर्माण के बारे में निष्कर्ष और निष्कर्ष।
हमने पाया कि स्प्रेडशीट संपादक में फ़ॉर्म बनाने के कई प्रकार होते हैं। आप टूल टेप पर स्थित विशेष प्रपत्रों का उपयोग कर सकते हैं, या आप प्लेट से प्रपत्र में जानकारी स्थानांतरित करने के लिए VLOOKUP ऑपरेटर का उपयोग कर सकते हैं। इसके अतिरिक्त, विशेष मैक्रोज़ का उपयोग किया जाता है।