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सुबह आपको कार्यों की एक सूची लिखने की जरूरत है, प्राथमिकता दें ... और बस इतना ही, हमें एक सफल दिन की गारंटी है? दुर्भाग्यवश नहीं। आखिरकार, हम हमेशा यह नहीं समझते हैं कि मुख्य को माध्यमिक से, महत्वपूर्ण को तत्काल से कैसे अलग किया जाए। हमें ध्यान केंद्रित करने में भी कठिनाई होती है। एक बिजनेस कोच बताता है कि इसे कैसे ठीक किया जाए।
"दुर्भाग्य से, जिन स्थितियों में मैं अपनी प्राथमिकताओं को सबसे आगे रखने का प्रबंधन करता हूं, वे अपवाद के बजाय आदर्श हैं। मैं मुख्य बात पर प्रकाश डालते हुए दिन के लिए अपने कार्यों की योजना बनाने की कोशिश करता हूं, लेकिन दिन के अंत में मैं पूरी तरह से थका हुआ महसूस करता हूं क्योंकि मैं कॉल, छोटे कारोबार और बैठकों से विचलित हो जाता हूं। सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को स्थगित करना जारी है, और वर्ष के लिए भव्य योजनाएं कागज के टुकड़ों पर लिखी जाती हैं। आप अपनी मदद के लिए क्या कर सकते हैं?» 27 साल की ओल्गा पूछती है।
मैं अक्सर प्रबंधकीय प्रभावशीलता पर प्रशिक्षण में इसी तरह के अनुरोध का सामना करता हूं। ग्राहकों का मानना है कि उनकी समस्या का मुख्य कारण प्राथमिकताओं की कमी है। लेकिन वास्तव में वे हैं, सिर्फ एक व्यक्ति उन पर बहुत केंद्रित नहीं है।
और इस समस्या को हल करने में पहला कदम अपनी एकाग्रता पर काम करने के लिए सही उपकरण चुनना है। यह आपकी व्यक्तिगत विशेषताओं के लिए बिल्कुल फिट होना चाहिए: आपको अपने काम की स्थितियों और निवास स्थान को ध्यान में रखना चाहिए।
आरंभ करने के लिए, आप कई लोकप्रिय विधियों का उपयोग कर सकते हैं जिन्हें लंबे समय से प्रभावी माना जाता है। मैं उन ग्राहकों को उनकी सिफारिश करने की कोशिश करता हूं जिनके साथ हम अभी काम करना शुरू कर रहे हैं।
पहला दृष्टिकोण: मूल्यांकन मानदंड को समझें
सबसे पहले, इस प्रश्न का उत्तर दें: प्राथमिकता देते समय आप किन मानदंडों का उपयोग करते हैं? सबसे आम उत्तर «तात्कालिकता» मानदंड है। इसके साथ, सभी मामले समय सीमा के आधार पर एक पंक्ति में पंक्तिबद्ध होते हैं। और उसके बाद ही हम परिणामी "वर्चुअल कंस्ट्रक्टर" में नए कार्यों का निर्माण करते हैं, जो बाद में पूरे किए जा सकने वाले कार्यों को बहुत पीछे ले जाते हैं।
इस दृष्टिकोण के नुकसान क्या हैं? आज की प्राथमिकताओं की सूची में न केवल वह शामिल होना चाहिए जो कल प्रासंगिकता खो देगा, जो कि तत्काल है, बल्कि वह भी है जिसे हम "महत्वपूर्ण" कहते हैं। यह वही है जो हमें लक्ष्य की प्राप्ति की ओर ले जाता है, या जो उसके रास्ते में आने वाली गंभीर बाधाओं को दूर करता है।
और यहाँ कई लोग मापदंड को प्रतिस्थापित करने की गलती करते हैं। संक्षेप में, इसे इस प्रकार व्यक्त किया जा सकता है: "यह बहुत जरूरी है, क्योंकि यह बहुत महत्वपूर्ण है!" "यह बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि समय सीमा कल है!" लेकिन अगर दिन के लिए आपकी प्राथमिकताओं की सूची में ऐसे कार्य शामिल नहीं हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण लक्ष्यों की प्राप्ति के लिए अग्रणी हैं, तो आपको अपनी टू-डू सूची का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करने की आवश्यकता है।
आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि कार्यों की "तात्कालिकता" और "महत्व" निर्धारित करने के लिए आप किन मानदंडों का उपयोग करते हैं और क्या आप इन दो अवधारणाओं को मिला रहे हैं।
दूसरा दृष्टिकोण: प्राथमिकताओं की तीन श्रेणियों की पहचान करें
जैसा कि आप जानते हैं, नियोजन क्षितिज भिन्न हैं। यदि हम एक दिन के नियोजन क्षितिज पर विचार कर रहे हैं, तो इस प्रकार आगे बढ़ना बेहतर है:
- दिन के लिए एक सर्वोच्च प्राथमिकता निर्धारित करें। यह वह कार्य है जिस पर आप आज अपना अधिकतम समय और ऊर्जा खर्च करेंगे;
- तीन या चार चीजों की पहचान करें जिन पर आप आज कम से कम समय और प्रयास खर्च करेंगे। यह बेहतर है कि आप यह लिख लें कि आप किसी विशेष मामले पर कितना समय (पांच मिनट, दस मिनट) खर्च करने की योजना बना रहे हैं। यह आपकी "अंतिम प्राथमिकता" सूची बन जाएगी।
- तीसरी श्रेणी में गिर जाएगा जिसे "अवशिष्ट सिद्धांत के मामले" कहा जा सकता है। उनके लिए खाली समय बचेगा तो उन्हें पूरा किया जाएगा। लेकिन अगर वे अवास्तविक बने रहें, तो इससे कुछ भी प्रभावित नहीं होगा।
यहां हमें इस सवाल का सामना करना पड़ रहा है: "आखिरी प्राथमिकता" पर अधिकतम ऊर्जा कैसे खर्च न करें, अनजाने में "मुख्य" को अलग कर दें? तीसरा दृष्टिकोण इसका उत्तर देने में मदद करेगा।
तीसरा तरीका: स्लो टाइम मोड का इस्तेमाल करें
हम अपना अधिकांश कार्य समय «त्वरित समय» मोड में बिताते हैं। हमें नियमित प्रक्रियाओं में भाग लेना है और बड़ी मात्रा में सूचनाओं को संसाधित करना है।
"धीमा समय" दिनचर्या "पहिया में दौड़ना" को रोकने का सबसे प्रभावी तरीका है। यह अपने आप में एक सचेत नज़र है और सवालों के जवाब खोजने के लिए शुरुआती बिंदु है: “मैं क्या कर रहा हूँ? किस लिए? मैं क्या नहीं कर रहा हूँ और क्यों?
इस पद्धति के सर्वोत्तम कार्य करने के लिए, इन तीन दिशानिर्देशों का पालन करें:
- अपनी दिनचर्या में एक निश्चित अनुष्ठान दर्ज करें। यह पूरे दिन एक आवर्ती गतिविधि होनी चाहिए जो आपको «धीमे समय» मोड में रखेगी। यह एक चाय का ब्रेक, और नियमित स्क्वाट हो सकता है। अनुष्ठान में 5 मिनट से अधिक नहीं लगना चाहिए और आपको अकेले रहने की अनुमति देनी चाहिए। और, निश्चित रूप से, आपको खुशी और आनंद मिलता है - फिर आप इसे कल तक नहीं टालेंगे।
- ध्यान रखें कि «धीमा समय» केवल आनंद लेने का समय नहीं है, बल्कि «फास्ट टाइम» मोड के साथ अपनी संतुष्टि बढ़ाने का अवसर भी है। और अपने आप से तीन प्रश्न पूछें: "आज मुझे क्या परिणाम प्राप्त करना चाहिए?", "इस परिणाम की दिशा में अगला छोटा कदम क्या है जो मुझे लेने की आवश्यकता है?", "मुझे इससे क्या विचलित करता है और कैसे विचलित न हो?" ये प्रश्न आपको अपने मुख्य लक्ष्यों को ध्यान में रखने में मदद करेंगे। और अगले छोटे कदमों की योजना बनाना शिथिलता की एक उत्कृष्ट रोकथाम होगी।
- स्लो टाइम मोड का इस्तेमाल दिन में दो से चार बार करें। जितनी अधिक बार और मजबूत आप बाहरी दुनिया के कारकों से प्रभावित होते हैं, उतनी ही बार आपको इस मोड पर स्विच करना चाहिए। प्रति सत्र तीन प्रश्न और कुछ मिनट पर्याप्त होंगे। मुख्य मानदंड यह है कि यह आपको आनंद दे। लेकिन याद रखें: दिन में एक बार से कम तकनीक का उपयोग करना इसका अभ्यास बिल्कुल नहीं करना है।