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Microsoft Excel उपयोगकर्ता को कई, सशर्त रूप से, सुरक्षा के स्तर प्रदान करता है - व्यक्तिगत कोशिकाओं की सरल सुरक्षा से लेकर RC4 परिवार के क्रिप्टो-एल्गोरिदम के सिफर के साथ पूरी फ़ाइल के एन्क्रिप्शन तक। आइए एक-एक करके इनके बारे में जानें...
स्तर 0. सेल में गलत डेटा दर्ज करने से सुरक्षा
सबसे आसान तरीका। आपको यह जांचने की अनुमति देता है कि उपयोगकर्ता कुछ सेल में वास्तव में क्या दर्ज करता है और आपको अमान्य डेटा दर्ज करने की अनुमति नहीं देता है (उदाहरण के लिए, नकारात्मक मूल्य या लोगों की एक आंशिक संख्या या अक्टूबर क्रांति की तारीख के बजाय समापन की तारीख अनुबंध, आदि) ऐसी इनपुट जांच सेट करने के लिए, आपको कक्षों का चयन करने और टैब का चयन करने की आवश्यकता है जानकारी (तारीख) बटन डेटा मान्य (आंकड़ा मान्यीकरण). Excel 2003 और पुराने में, यह मेनू का उपयोग करके किया जा सकता है आंकड़ा मान्यीकरण (आंकड़ा मान्यीकरण)... टैब में पैरामीटर्स ड्रॉप-डाउन सूची से, आप इनपुट के लिए अनुमत डेटा के प्रकार का चयन कर सकते हैं:
इस विंडो के आसन्न टैब (यदि वांछित हो) उन संदेशों को सेट करने की अनुमति देते हैं जो प्रवेश करने से पहले दिखाई देंगे - टैब इनपुट संदेश (इनपुट संदेश), और गलत जानकारी दर्ज करने की स्थिति में - टैब त्रुटि संदेश (त्रुटि चेतावनी):
स्तर 1: शीट सेल को परिवर्तनों से बचाना
हम उपयोगकर्ता को किसी भी शीट के सेल की सामग्री को बदलने से पूरी तरह या चुनिंदा रूप से रोक सकते हैं। ऐसी सुरक्षा स्थापित करने के लिए, एक सरल एल्गोरिथम का पालन करें:
- उन कक्षों का चयन करें जो बचाव की कोई जरूरत नहीं (यदि कोई हो), उन पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से कमांड का चयन करें सेल प्रारूप (प्रारूप कोशिकाएं)... टैब में सुरक्षा (संरक्षण) बॉक्स को अनचेक करें संरक्षित सेल (बंद). शीट सुरक्षा सक्षम होने पर सभी सेल जिनके लिए यह चेक बॉक्स चयनित रहता है, सुरक्षित रहेंगे। सभी सेल जहां आप इस ध्वज को अनचेक करते हैं, सुरक्षा के बावजूद संपादन योग्य होंगे। यह देखने के लिए कि कौन से सेल सुरक्षित रहेंगे और कौन से नहीं, आप इस मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं।
- Excel 2003 और पुराने में वर्तमान शीट की सुरक्षा को सक्षम करने के लिए - मेनू से चयन करें सेवा - सुरक्षा - सुरक्षा पत्रक (उपकरण - सुरक्षा - कार्यपत्रक को सुरक्षित रखें), या एक्सेल 2007 और बाद में, क्लिक करें शीट को सुरक्षित रखें (प्रोटेक्ट शीट) टैब की समीक्षा (समीक्षा). खुलने वाले संवाद बॉक्स में, आप एक पासवर्ड सेट कर सकते हैं (इसकी आवश्यकता होगी ताकि कोई भी सुरक्षा को हटा न सके) और, चेकबॉक्स की सूची का उपयोग करके, यदि वांछित हो, तो कॉन्फ़िगर करें:
यही है, अगर हम उपयोगकर्ता को क्षमता छोड़ना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, संरक्षित और असुरक्षित कोशिकाओं को प्रारूपित करने के लिए, पहले तीन चेकबॉक्स चेक किए जाने चाहिए। आप उपयोगकर्ताओं को सॉर्टिंग, ऑटोफ़िल्टर और अन्य सुविधाजनक टेबल टूल का उपयोग करने की अनुमति भी दे सकते हैं।
स्तर 2. विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए श्रेणियों की चयनात्मक सुरक्षा
यदि यह माना जाता है कि कई उपयोगकर्ता फ़ाइल के साथ काम करेंगे, और उनमें से प्रत्येक के पास अपने स्वयं के शीट क्षेत्र तक पहुंच होनी चाहिए, तो आप विभिन्न श्रेणी के कक्षों के लिए अलग-अलग पासवर्ड के साथ शीट सुरक्षा सेट कर सकते हैं।
ऐसा करने के लिए, टैब पर चयन करें की समीक्षा (समीक्षा) बटन रेंज बदलने की अनुमति दें (उपयोगकर्ताओं को श्रेणियां संपादित करने दें). एक्सेल 2003 और बाद में, इसके लिए एक मेनू कमांड है सेवा - सुरक्षा - रेंज बदलने की अनुमति दें (उपकरण — सुरक्षा — उपयोगकर्ताओं को रेंज बदलने की अनुमति दें):
दिखाई देने वाली विंडो में, बटन पर क्लिक करें बनाएं (नया) और श्रेणी का नाम, इस श्रेणी में शामिल कक्षों के पते और इस श्रेणी तक पहुँचने के लिए पासवर्ड दर्ज करें:
अलग-अलग उपयोगकर्ता श्रेणियों में से प्रत्येक के लिए इन चरणों को तब तक दोहराएं जब तक कि वे सभी सूचीबद्ध न हो जाएं। अब आप बटन दबा सकते हैं शीट को सुरक्षित रखें (पिछला पैराग्राफ देखें) और पूरी शीट की सुरक्षा सक्षम करें।
अब, जब आप सूची से किसी भी संरक्षित श्रेणी तक पहुँचने का प्रयास करते हैं, तो एक्सेल को इस विशेष श्रेणी के लिए एक पासवर्ड की आवश्यकता होगी, अर्थात प्रत्येक उपयोगकर्ता "अपने बगीचे में" काम करेगा।
स्तर 3. पुस्तक की चादरों की रक्षा करना
अगर आपको खुद को इससे बचाने की जरूरत है:
- किसी कार्यपुस्तिका में चादरें हटाना, नाम बदलना, स्थानांतरित करना
- पिन किए गए क्षेत्रों में परिवर्तन ("हेडर", आदि)
- अवांछित संरचना परिवर्तन (प्लस/माइनस ग्रुपिंग बटन का उपयोग करके पंक्तियों/स्तंभों को ढहाना)
- एक्सेल विंडो के अंदर कार्यपुस्तिका विंडो को छोटा/स्थानांतरित/आकार बदलने की क्षमता
फिर आपको बटन का उपयोग करके पुस्तक की सभी शीटों को सुरक्षित रखने की आवश्यकता है पुस्तक की रक्षा करें (कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें) टैब की समीक्षा (समीक्षा) या - एक्सेल के पुराने संस्करणों में - मेनू के माध्यम से सेवा - सुरक्षा - पुस्तक की रक्षा करें (उपकरण - सुरक्षा - कार्यपुस्तिका को सुरक्षित रखें):
स्तर 4. फ़ाइल एन्क्रिप्शन
यदि आवश्यक हो, तो एक्सेल कई अलग-अलग RC4 परिवार एन्क्रिप्शन एल्गोरिदम का उपयोग करके संपूर्ण कार्यपुस्तिका फ़ाइल को एन्क्रिप्ट करने की क्षमता प्रदान करता है। कार्यपुस्तिका को सहेजते समय यह सुरक्षा सेट करना सबसे आसान है, अर्थात टीमों का चयन फ़ाइल - इस रूप में सहेजें (फ़ाइल - इस रूप में सहेजें), और फिर सहेजें विंडो में, ड्रॉप-डाउन सूची ढूंढें और विस्तृत करें सेवा – सामान्य विकल्प (उपकरण - सामान्य विकल्प). दिखाई देने वाली विंडो में, हम दो अलग-अलग पासवर्ड दर्ज कर सकते हैं - फ़ाइल खोलने के लिए (केवल पढ़ने के लिए) और बदलने के लिए:
- किसी पुस्तक की सभी शीटों को एक साथ कैसे सेट/असुरक्षित करें (PLEX ऐड-ऑन)
- असुरक्षित कोशिकाओं को रंग से हाइलाइट करें
- मैक्रो द्वारा चादरों की उचित सुरक्षा