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समय-समय पर, एक एक्सेल उपयोगकर्ता के पास डेटा की एक श्रेणी को बदलने का कार्य हो सकता है जिसमें एक क्षैतिज संरचना होती है जो एक ऊर्ध्वाधर में होती है। इस प्रक्रिया को ट्रांसपोज़िशन कहा जाता है। यह शब्द ज्यादातर लोगों के लिए नया है, क्योंकि सामान्य पीसी के काम में आपको इस ऑपरेशन का इस्तेमाल नहीं करना पड़ता है। हालांकि, जिन्हें बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करना है, उन्हें यह जानने की जरूरत है कि यह कैसे करना है। आज हम इस बारे में और अधिक विस्तार से बात करेंगे कि इसे कैसे करना है, किस कार्य के साथ, और कुछ अन्य तरीकों को भी विस्तार से देखना है।
ट्रांसपोज़ फ़ंक्शन - एक्सेल में सेल श्रेणियों को स्थानांतरित करें
एक्सेल में सबसे दिलचस्प और कार्यात्मक टेबल ट्रांसपोजिशन विधियों में से एक है फंक्शन ट्रांसपी. इसकी मदद से, आप क्षैतिज डेटा श्रेणी को लंबवत में बदल सकते हैं, या रिवर्स ऑपरेशन कर सकते हैं। आइए देखें कि इसके साथ कैसे काम करना है।
फ़ंक्शन सिंटैक्स
इस फ़ंक्शन का सिंटैक्स अविश्वसनीय रूप से सरल है: स्थानांतरण (सरणी)। यही है, हमें केवल एक तर्क का उपयोग करने की आवश्यकता है, जो एक डेटा सेट है जिसे मूल रूप से जो था, उसके आधार पर क्षैतिज या लंबवत दृश्य में परिवर्तित करने की आवश्यकता होती है।
कोशिकाओं की लंबवत श्रेणियों को स्थानांतरित करना (स्तंभ)
मान लीजिए कि हमारे पास B2:B6 श्रेणी वाला एक स्तंभ है। उनमें तैयार किए गए मान और सूत्र दोनों हो सकते हैं जो इन कोशिकाओं को परिणाम लौटाते हैं। यह हमारे लिए इतना महत्वपूर्ण नहीं है, दोनों ही स्थितियों में स्थानान्तरण संभव है। इस फ़ंक्शन को लागू करने के बाद, पंक्ति की लंबाई मूल श्रेणी स्तंभ लंबाई के समान होगी।
इस सूत्र का उपयोग करने के चरणों का क्रम इस प्रकार है:
- एक पंक्ति का चयन करें। हमारे मामले में, इसकी लंबाई पांच कोशिकाओं की है।
- उसके बाद, कर्सर को सूत्र पट्टी पर ले जाएँ, और वहाँ सूत्र दर्ज करें = ट्रांसप (बी 2: बी 6)।
- कुंजी संयोजन Ctrl + Shift + Enter दबाएं।
स्वाभाविक रूप से, आपके मामले में, आपको अपनी तालिका के लिए विशिष्ट श्रेणी निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है।
क्षैतिज सेल श्रेणियों को स्थानांतरित करना (पंक्तियाँ)
सिद्धांत रूप में, क्रिया का तंत्र लगभग पिछले पैराग्राफ के समान ही है। मान लीजिए कि हमारे पास प्रारंभ और अंत निर्देशांक B10:F10 के साथ एक स्ट्रिंग है। इसमें सीधे मान और सूत्र दोनों शामिल हो सकते हैं। आइए इसका एक कॉलम बनाते हैं, जिसमें मूल पंक्ति के समान आयाम होंगे। क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:
- माउस से इस कॉलम को चुनें। इस कॉलम के सबसे ऊपरी सेल पर क्लिक करने के बाद आप कीबोर्ड Ctrl और डाउन एरो की कुंजियों का भी उपयोग कर सकते हैं।
- उसके बाद हम सूत्र लिखते हैं = ट्रांसप (बी 10: एफ 10) सूत्र पट्टी में।
- हम इसे कुंजी संयोजन Ctrl + Shift + Enter का उपयोग करके एक सरणी सूत्र के रूप में लिखते हैं।
पेस्ट स्पेशल के साथ ट्रांसपोज़िंग
एक अन्य संभावित स्थानान्तरण विकल्प पेस्ट स्पेशल फ़ंक्शन का उपयोग करना है। यह अब फ़ार्मुलों में उपयोग होने वाला एक ऑपरेटर नहीं है, बल्कि यह स्तंभों को पंक्तियों में बदलने और इसके विपरीत करने के लोकप्रिय तरीकों में से एक है।
यह विकल्प होम टैब पर है। इसे एक्सेस करने के लिए, आपको "क्लिपबोर्ड" समूह ढूंढना होगा, और वहां "पेस्ट" बटन ढूंढना होगा। उसके बाद, इस विकल्प के अंतर्गत स्थित मेनू खोलें और "स्थानांतरित करें" आइटम का चयन करें। इससे पहले, आपको उस श्रेणी का चयन करना होगा जिसे आप चुनना चाहते हैं। नतीजतन, हमें एक ही रेंज मिलेगी, केवल विपरीत प्रतिबिंबित होता है।
एक्सेल में टेबल ट्रांसफर करने के 3 तरीके
लेकिन वास्तव में, स्तंभों को पंक्तियों में बदलने के और भी तरीके हैं और इसके विपरीत। आइए 3 विधियों का वर्णन करें जिनके द्वारा हम Excel में किसी तालिका को स्थानांतरित कर सकते हैं। हमने ऊपर उनमें से दो पर चर्चा की, लेकिन हम कुछ और उदाहरण देंगे ताकि आपको इस प्रक्रिया को करने के लिए uXNUMXbuXNUMXb का बेहतर विचार मिल सके।
विधि 1: विशेष चिपकाएँ
यह विधि सबसे सरल है। यह कुछ बटन दबाने के लिए पर्याप्त है, और उपयोगकर्ता को तालिका का एक ट्रांसपोज़्ड संस्करण प्राप्त होता है। आइए अधिक स्पष्टता के लिए एक छोटा सा उदाहरण दें। मान लीजिए कि हमारे पास एक तालिका है जिसमें इस बात की जानकारी है कि वर्तमान में कितने उत्पाद स्टॉक में हैं, साथ ही उनकी कुल लागत कितनी है। तालिका स्वयं इस तरह दिखती है।
हम देखते हैं कि हमारे पास उत्पाद संख्याओं के साथ एक शीर्षलेख और एक स्तंभ है। हमारे उदाहरण में, हेडर में यह जानकारी होती है कि कौन सा उत्पाद, इसकी लागत कितनी है, यह कितना स्टॉक में है, और इस आइटम से संबंधित सभी उत्पादों की कुल लागत क्या है जो स्टॉक में हैं। हम लागत को उस सूत्र के अनुसार प्राप्त करते हैं जहाँ लागत को मात्रा से गुणा किया जाता है। उदाहरण को और अधिक दृश्यमान बनाने के लिए, आइए हेडर को हरा बनाते हैं।
हमारा कार्य यह सुनिश्चित करना है कि तालिका में निहित जानकारी क्षैतिज रूप से स्थित है। यानी कॉलम पंक्तियाँ बन जाते हैं। हमारे मामले में क्रियाओं का क्रम इस प्रकार होगा:
- डेटा की उस श्रेणी का चयन करें जिसे हमें घुमाने की आवश्यकता है। उसके बाद, हम इस डेटा को कॉपी करते हैं।
- कर्सर को शीट पर कहीं भी रखें। फिर दाहिने माउस बटन पर क्लिक करें और संदर्भ मेनू खोलें।
- फिर "पेस्ट स्पेशल" बटन पर क्लिक करें।
इन चरणों को पूरा करने के बाद, आपको "ट्रांसपोज़" बटन पर क्लिक करना होगा। बल्कि, इस आइटम के आगे वाले बॉक्स को चेक करें। हम अन्य सेटिंग्स नहीं बदलते हैं, और फिर "ओके" बटन पर क्लिक करते हैं।
इन चरणों को करने के बाद, हमारे पास एक ही तालिका रह जाती है, केवल इसकी पंक्तियों और स्तंभों को अलग तरह से व्यवस्थित किया जाता है। यह भी ध्यान दें कि समान जानकारी वाले सेल हरे रंग में हाइलाइट किए गए हैं। प्रश्न: उन सूत्रों का क्या हुआ जो मूल श्रेणी में थे? उनका स्थान बदल गया है, लेकिन वे स्वयं बने हुए हैं। कोशिकाओं के पते केवल उन लोगों में बदल गए जो ट्रांसपोज़िशन के बाद बने थे।
मूल्यों को स्थानांतरित करने के लिए लगभग समान क्रियाओं को करने की आवश्यकता होती है, सूत्रों की नहीं। इस मामले में, आपको पेस्ट स्पेशल मेनू का भी उपयोग करने की आवश्यकता है, लेकिन इससे पहले, मान वाले डेटा की श्रेणी का चयन करें। हम देखते हैं कि पेस्ट स्पेशल विंडो को दो तरह से बुलाया जा सकता है: रिबन या संदर्भ मेनू पर एक विशेष मेनू के माध्यम से।
विधि 2. एक्सेल में ट्रांसप फ़ंक्शन
वास्तव में, इस पद्धति का अब उतना सक्रिय रूप से उपयोग नहीं किया जाता है जितना कि यह इस स्प्रेडशीट प्रोग्राम के प्रकट होने की शुरुआत में था। ऐसा इसलिए है क्योंकि पेस्ट स्पेशल का उपयोग करने की तुलना में यह विधि बहुत अधिक जटिल है। हालाँकि, यह टेबल ट्रांसपोज़िशन को स्वचालित करने में इसका उपयोग पाता है।
साथ ही, यह फ़ंक्शन एक्सेल में है, इसलिए इसके बारे में जानना अनिवार्य है, भले ही अब इसका लगभग उपयोग नहीं किया जाता है। पहले हमने प्रक्रिया पर विचार किया कि इसके साथ कैसे काम किया जाए। अब हम इस ज्ञान को एक अतिरिक्त उदाहरण के साथ पूरक करेंगे।
- सबसे पहले, हमें उस डेटा श्रेणी का चयन करना होगा जिसका उपयोग तालिका को स्थानांतरित करने के लिए किया जाएगा। आपको बस इसके विपरीत क्षेत्र का चयन करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, इस उदाहरण में हमारे पास 4 कॉलम और 6 पंक्तियाँ हैं। इसलिए, विपरीत विशेषताओं वाले क्षेत्र का चयन करना आवश्यक है: 6 कॉलम और 4 पंक्तियाँ। तस्वीर इसे बहुत अच्छी तरह दिखाती है।
- उसके बाद, हम तुरंत इस सेल को भरना शुरू करते हैं। यह महत्वपूर्ण है कि गलती से चयन को न हटाएं। इसलिए, आपको सूत्र को सीधे सूत्र पट्टी में निर्दिष्ट करना होगा।
- इसके बाद, कुंजी संयोजन Ctrl + Shift + Enter दबाएं। याद रखें कि यह एक सरणी सूत्र है, क्योंकि हम एक साथ डेटा के एक बड़े सेट के साथ काम कर रहे हैं, जिसे कोशिकाओं के दूसरे बड़े सेट में स्थानांतरित किया जाएगा।
डेटा दर्ज करने के बाद, हम एंटर कुंजी दबाते हैं, जिसके बाद हमें निम्नलिखित परिणाम मिलते हैं।
हम देखते हैं कि सूत्र को नई तालिका में स्थानांतरित नहीं किया गया था। स्वरूपण भी खो गया था। पोएटो
यह सब मैन्युअली करना होगा। इसके अलावा, याद रखें कि यह तालिका मूल तालिका से संबंधित है। इसलिए, जैसे ही मूल श्रेणी में कुछ जानकारी बदली जाती है, ये समायोजन स्वचालित रूप से स्थानांतरित तालिका में किए जाते हैं।
इसलिए, यह विधि उन मामलों में अच्छी तरह से अनुकूल है जहां आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि स्थानांतरित तालिका मूल से जुड़ी हुई है। यदि आप एक विशेष इंसर्ट का उपयोग करते हैं, तो यह संभावना नहीं रह जाएगी।
सारांश तालिका
यह एक मौलिक रूप से नई विधि है, जो न केवल तालिका को स्थानांतरित करना संभव बनाती है, बल्कि बड़ी संख्या में क्रियाओं को भी अंजाम देती है। सच है, पिछले तरीकों की तुलना में स्थानांतरण तंत्र कुछ अलग होगा। क्रियाओं का क्रम इस प्रकार है:
- आइए एक पिवट टेबल बनाएं। ऐसा करने के लिए, आपको उस तालिका का चयन करना होगा जिसे हमें स्थानांतरित करने की आवश्यकता है। उसके बाद, "इन्सर्ट" आइटम पर जाएं और वहां "पिवट टेबल" देखें। इस स्क्रीनशॉट में जैसा डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा।
- यहां आप उस सीमा को फिर से असाइन कर सकते हैं जिससे इसे बनाया जाएगा, साथ ही कई अन्य सेटिंग्स भी कर सकते हैं। अब हम मुख्य रूप से पिवट टेबल के स्थान में रुचि रखते हैं - एक नई शीट पर।
- उसके बाद, पिवट टेबल का लेआउट अपने आप बन जाएगा। इसमें उन वस्तुओं को चिह्नित करना आवश्यक है जिनका हम उपयोग करेंगे, और फिर उन्हें सही जगह पर ले जाना चाहिए। हमारे मामले में, हमें "उत्पाद" आइटम को "कॉलम नाम" और "मूल्य प्रति टुकड़ा" को "मान" में स्थानांतरित करने की आवश्यकता है।
- उसके बाद, अंत में पिवट टेबल बनाई जाएगी। एक अतिरिक्त बोनस अंतिम मूल्य की स्वचालित गणना है।
- आप अन्य सेटिंग्स भी बदल सकते हैं। उदाहरण के लिए, आइटम "मूल्य प्रति टुकड़ा" को अनचेक करें और आइटम "कुल लागत" की जांच करें। नतीजतन, हमारे पास एक तालिका होगी जिसमें जानकारी होगी कि उत्पादों की लागत कितनी है। यह स्थानांतरण विधि दूसरों की तुलना में बहुत अधिक कार्यात्मक है। आइए पिवट टेबल के कुछ लाभों का वर्णन करें:
- स्वचालन। पिवट टेबल की मदद से आप डेटा को अपने आप सारांशित कर सकते हैं, साथ ही कॉलम और कॉलम की स्थिति को मनमाने ढंग से बदल सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको कोई अतिरिक्त चरण करने की आवश्यकता नहीं है।
- अन्तरक्रियाशीलता। उपयोगकर्ता अपने कार्यों को करने के लिए जितनी बार आवश्यकता हो सूचना की संरचना को बदल सकता है। उदाहरण के लिए, आप कॉलम के क्रम को बदल सकते हैं, साथ ही समूह डेटा को मनमाने तरीके से बदल सकते हैं। यह उपयोगकर्ता को जितनी बार आवश्यकता हो उतनी बार किया जा सकता है। और इसमें सचमुच एक मिनट से भी कम समय लगता है।
- डेटा को प्रारूपित करना आसान है। एक व्यक्ति जिस तरह से चाहता है, उसमें पिवट टेबल को व्यवस्थित करना बहुत आसान है। ऐसा करने के लिए, बस कुछ माउस क्लिक करें।
- मूल्य प्राप्त करना। रिपोर्ट बनाने के लिए उपयोग किए जाने वाले फ़ार्मुलों की भारी संख्या किसी व्यक्ति की सीधी पहुंच में स्थित होती है और एक पिवट तालिका में एकीकृत करना आसान होता है। ये डेटा हैं जैसे कि योग, अंकगणितीय माध्य प्राप्त करना, कोशिकाओं की संख्या निर्धारित करना, गुणा करना, निर्दिष्ट नमूने में सबसे बड़ा और सबसे छोटा मान खोजना।
- सारांश चार्ट बनाने की क्षमता। यदि PivotTables की पुनर्गणना की जाती है, तो उनके संबद्ध चार्ट स्वचालित रूप से अपडेट हो जाते हैं। आप जितने चाहें उतने चार्ट बनाना संभव है। उन सभी को एक विशिष्ट कार्य के लिए बदला जा सकता है और वे आपस में जुड़े नहीं होंगे।
- डेटा फ़िल्टर करने की क्षमता।
- स्रोत जानकारी के एक से अधिक सेट के आधार पर पिवट टेबल बनाना संभव है। इसलिए, उनकी कार्यक्षमता और भी अधिक हो जाएगी।
सच है, पिवट टेबल का उपयोग करते समय, निम्नलिखित प्रतिबंधों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:
- सभी जानकारी का उपयोग पिवट टेबल बनाने के लिए नहीं किया जा सकता है। इस उद्देश्य के लिए उनका उपयोग करने से पहले, कोशिकाओं को सामान्यीकृत किया जाना चाहिए। सरल शब्दों में, इसे ठीक करें। अनिवार्य आवश्यकताएं: हेडर लाइन की उपस्थिति, सभी लाइनों की पूर्णता, डेटा प्रारूपों की समानता।
- डेटा अर्ध-स्वचालित रूप से अपडेट किया जाता है। पिवट टेबल में नई जानकारी प्राप्त करने के लिए आपको एक विशेष बटन पर क्लिक करना होगा।
- पिवट टेबल बहुत अधिक जगह लेते हैं। इससे कंप्यूटर में कुछ व्यवधान हो सकता है। साथ ही, इस वजह से फाइल को ई-मेल से भेजना मुश्किल होगा।
साथ ही, पिवट टेबल बनाने के बाद, उपयोगकर्ता के पास नई जानकारी जोड़ने की क्षमता नहीं होती है।