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किसी तालिका को बाहरी स्रोत से एक्सेल में स्थानांतरित करते समय, अक्सर सूचना के साथ कोशिकाओं के स्थानांतरण और रिक्तियों के गठन के साथ स्थितियां उत्पन्न होती हैं। सूत्रों का उपयोग करते समय, आगे काम करना संभव नहीं है। इस संबंध में, सवाल उठता है: आप खाली कोशिकाओं को जल्दी से कैसे हटा सकते हैं?
ऐसे मामले जिनमें रिक्त कोशिकाओं को हटाना संभव है
ऑपरेशन के दौरान, डेटा शिफ्ट हो सकता है, जो वांछनीय नहीं है। निष्कासन केवल कुछ मामलों में किया जाता है, उदाहरण के लिए:
- पूरी पंक्ति या कॉलम में कोई जानकारी नहीं है।
- कोशिकाओं के बीच कोई तार्किक संबंध नहीं है।
रिक्तियों को हटाने की क्लासिक विधि एक समय में एक तत्व है। यह विधि संभव है यदि आप उन क्षेत्रों के साथ काम करते हैं जिनमें मामूली समायोजन की आवश्यकता होती है। बड़ी संख्या में खाली कोशिकाओं की उपस्थिति से बैच हटाने की विधि का उपयोग करने की आवश्यकता होती है।
समाधान 1: कक्षों के समूह का चयन करके हटाएं
सबसे आसान तरीका है कोशिकाओं के समूहों का चयन करने के लिए एक विशेष उपकरण का उपयोग करना। निष्पादन प्रक्रिया:
- उस समस्या क्षेत्र का चयन करें जहाँ रिक्त कोशिकाएँ जमा हुई हैं, फिर F5 कुंजी दबाएँ।
- स्क्रीन को निम्न कमांड विंडो खोलनी चाहिए। इंटरैक्टिव सेलेक्ट बटन पर क्लिक करें।
- प्रोग्राम एक और विंडो खोलेगा। "खाली सेल" चुनें। बॉक्स को चेक करें और ओके पर क्लिक करें।
- अधूरे स्थानों का एक स्वचालित चयन होता है। किसी भी गैर-सूचना क्षेत्र पर राइट-क्लिक करने से एक विंडो खुलती है जहां आपको "हटाएं" पर क्लिक करने की आवश्यकता होती है।
- इसके बाद, "डिलीट सेल" खुल जाएगा। "शिफ्ट अप वाले सेल" के आगे एक टिक लगाएं। हम "ओके" बटन दबाकर सहमत हैं।
- नतीजतन, प्रोग्राम स्वचालित रूप से उन स्थानों को हटा देगा जिन्हें ठीक करने की आवश्यकता है।
- चयन को हटाने के लिए, तालिका में कहीं भी एलएमबी पर क्लिक करें।
ध्यान दें! एक शिफ्ट के साथ हटाने की विधि का चयन केवल उन मामलों में किया जाता है जहां चयन क्षेत्र के बाद कोई रेखा नहीं होती है जिसमें कोई जानकारी होती है।
समाधान 2: फ़िल्टरिंग और सशर्त स्वरूपण लागू करें
यह विधि अधिक जटिल है, इसलिए, कार्यान्वयन के साथ आगे बढ़ने से पहले, यह अनुशंसा की जाती है कि आप पहले प्रत्येक क्रिया के कार्यान्वयन के लिए विस्तृत योजना से परिचित हों।
सावधान! इस पद्धति का मुख्य नुकसान यह है कि इसका उपयोग एकल कॉलम के साथ काम करने के लिए किया जाता है जिसमें सूत्र नहीं होते हैं।
डेटा फ़िल्टरिंग के क्रमिक विवरण पर विचार करें:
- एक कॉलम के क्षेत्र का चयन करें। टूलबार पर आइटम "संपादन" ढूंढें। उस पर क्लिक करने पर, सेटिंग्स की सूची वाली एक विंडो दिखाई देगी। "क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें" टैब पर जाएं।
- फ़िल्टर का चयन करें और एलएमबी सक्रिय करें।
- नतीजतन, शीर्ष सेल सक्रिय है। नीचे की ओर तीर के साथ एक चौकोर आकार का आइकन साइड में दिखाई देगा। यह अतिरिक्त कार्यों के साथ एक विंडो खोलने की संभावना को इंगित करता है।
- बटन पर क्लिक करें और खुलने वाले टैब में, "(खाली)" स्थिति के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें, "ओके" पर क्लिक करें।
- किए गए जोड़तोड़ के बाद, कॉलम में केवल भरे हुए सेल ही रहेंगे।
अनुभवी सलाह! फ़िल्टरिंग का उपयोग करके रिक्तियों को हटाना केवल तभी उपयुक्त होता है जब आसपास कोई भरी हुई कोशिकाएँ न हों, अन्यथा, इस विधि को करते समय, सभी डेटा खो जाएगा।
अब देखते हैं कि फ़िल्टरिंग के साथ-साथ सशर्त स्वरूपण कैसे करें:
- ऐसा करने के लिए, समस्या क्षेत्र का चयन करें और, "शैलियाँ" टूलबार पाकर, "सशर्त स्वरूपण" बटन को सक्रिय करें।
- खुलने वाली विंडो में, "अधिक" लाइन ढूंढें और इस लिंक का अनुसरण करें।
- अगला, बाएं क्षेत्र में दिखाई देने वाली विंडो में, "0" मान दर्ज करें। दाएँ फ़ील्ड में, अपनी पसंद का रंग भरण विकल्प चुनें या डिफ़ॉल्ट मान छोड़ दें। हम "ओके" पर क्लिक करते हैं। परिणामस्वरूप, जानकारी वाले सभी सेल आपके द्वारा चुने गए रंग में रंगे जाएंगे।
- यदि प्रोग्राम पहले किए गए चयन को हटा देता है, तो हम इसे फिर से बनाते हैं और "फ़िल्टर" टूल चालू करते हैं। "सेल रंग द्वारा फ़िल्टर करें" या फ़ॉन्ट द्वारा मान पर होवर करें और किसी एक स्थिति को सक्रिय करें।
- नतीजतन, केवल वे सेल जो रंग से रंगे हुए हैं, और इसलिए डेटा से भरे हुए हैं, वही रहेंगे।
- रंग से रंगे हुए क्षेत्र को फिर से चुनें और टूलबार के शीर्ष पर "कॉपी करें" बटन ढूंढें, इसे दबाएं। यह एक दूसरे पर आरोपित दो चादरों द्वारा दर्शाया गया है।
- इस शीट पर किसी अन्य क्षेत्र का चयन करके, हम एक और चयन करते हैं।
- मेनू खोलने के लिए राइट-क्लिक करें, जहां हमें "मान" मिलते हैं। आइकन को डिजिटल एन्यूमरेशन 123 के साथ टैबलेट के रूप में प्रस्तुत किया गया है, क्लिक करें।
ध्यान दें! ज़ोन का चयन करते समय, यह आवश्यक है कि ऊपरी भाग हाइलाइट की गई सूची की निचली रेखा के नीचे स्थित हो।
- नतीजतन, कॉपी किए गए डेटा को रंग फ़िल्टर लागू किए बिना स्थानांतरित कर दिया जाता है।
डेटा के साथ आगे का काम स्थानीय रूप से या शीट के दूसरे क्षेत्र में स्थानांतरित करके किया जा सकता है।
समाधान 3: सूत्र लागू करें
इस तरह से खाली टेबल सेल को हटाने में कुछ कठिनाइयाँ होती हैं और इसलिए यह कम लोकप्रिय है। कठिनाई सूत्र का उपयोग करने में है, जिसे एक अलग फ़ाइल में संग्रहीत किया जाना चाहिए। आइए प्रक्रिया के माध्यम से क्रम में चलते हैं:
- उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिन्हें समायोजित करने की आवश्यकता है।
- फिर हम राइट-क्लिक करते हैं और "एक नाम असाइन करें" कमांड ढूंढते हैं। चयनित कॉलम में एक नाम निर्दिष्ट करें, ठीक क्लिक करें।
- शीट पर किसी भी स्थान पर, मुक्त क्षेत्र का चयन करें, जो उस क्षेत्र के आकार से मेल खाता है जहां समायोजन किया जाता है। राइट-क्लिक करें और एक अलग नाम दर्ज करें।
- आपको मुक्त क्षेत्र के सबसे ऊपरी सेल को सक्रिय करने और उसमें सूत्र दर्ज करने की आवश्यकता है: =IF(ROW() -ROW(Adjustment)+1>NOTROWS(LastNames)-COUNTBLANK(LastNames);"";अप्रत्यक्ष(पता(कम((IF(LastNames<>"",ROW(LastNames);ROW()) + ROWS (उपनाम)); ROW () - ROW (समायोजन) +1); COLUMN (उपनाम); 4)))।
ध्यान दें! क्षेत्रों के नाम मनमाने ढंग से चुने जाते हैं। हमारे उदाहरण में, ये "उपनाम" और "समायोजन" हैं।
- जैसे ही ये फ़ार्मुलों को दर्ज किया जाता है, कुंजी संयोजन "Ctrl + Shift + Enter" दबाएं। यह आवश्यक है क्योंकि सूत्र में सरणियाँ हैं।
शीर्ष सेल को पहले से परिभाषित क्षेत्र की सीमाओं तक नीचे खींचें। स्थानांतरित डेटा के साथ एक कॉलम प्रदर्शित किया जाना चाहिए, लेकिन खाली कोशिकाओं के बिना।
निष्कर्ष
खाली कोशिकाओं को हटाना कई तरीकों से संभव है, उनमें से प्रत्येक जटिलता के स्तर में भिन्न है, ताकि एक अनुभवहीन और उन्नत स्प्रेडशीट उपयोगकर्ता दोनों अपने लिए सबसे उपयुक्त विकल्प चुन सकें।