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एक्सेल स्प्रेडशीट में काम करते समय, खासकर जब आपको बड़ी मात्रा में डेटा से निपटना होता है, तो गलती होने की संभावना होती है, जैसे कि टाइपो। इसके अलावा, कुछ उपयोगकर्ता, इस तथ्य के कारण कि वे विशेष वर्णों को ढूंढना और उनका उपयोग करना नहीं जानते हैं, उन्हें अधिक समझने योग्य और सुलभ लोगों के साथ बदलने का निर्णय लेते हैं। उदाहरण के लिए, चिह्न के बजाय "- - आम पत्र "तथा", या इसके बजाय "$" - बस "एस". हालांकि, एक विशेष उपकरण के लिए धन्यवाद "स्वतः सुधार" ऐसी चीजें अपने आप ठीक हो जाती हैं।
सामग्री
स्वतः सुधार क्या है
एक्सेल अपनी स्मृति में सामान्य गलतियों की एक सूची रखता है जो कि की जा सकती हैं। जब उपयोगकर्ता इस सूची से कोई त्रुटि दर्ज करता है, तो प्रोग्राम स्वचालित रूप से इसे सही मान से बदल देगा। ठीक यही जरूरत है स्वत: सुधार, और इस तरह यह काम करता है।
यह उपकरण निम्नलिखित मुख्य प्रकार की त्रुटियों को ठीक करता है:
- एक शब्द में लगातार दो बड़े अक्षर
- लोअरकेस अक्षर के साथ एक नया वाक्य शुरू करें
- सक्षम कैप्स लॉक के कारण त्रुटियां
- अन्य विशिष्ट टाइपो और त्रुटियां
स्वत: सुधार सक्षम और अक्षम करें
कार्यक्रम में, यह फ़ंक्शन प्रारंभ में सक्षम है, लेकिन कुछ मामलों में इसे (स्थायी या अस्थायी रूप से) अक्षम करना आवश्यक है। मान लीजिए कि हमें कुछ शब्दों में विशेष रूप से गलतियाँ करने या उन पात्रों का उपयोग करने की आवश्यकता है जिन्हें प्रोग्राम गलत के रूप में पहचानता है और उन्हें बदल देता है, हालाँकि हम ऐसा नहीं चाहते हैं। यदि आप उस वर्ण को बदलते हैं जो स्वत: सुधार हमारे लिए आवश्यक है, तो फ़ंक्शन फिर से प्रतिस्थापन नहीं करेगा। यह विधि निश्चित रूप से पृथक मामलों के लिए उपयुक्त है। अन्यथा, समय और प्रयास बचाने के लिए, फ़ंक्शन को अक्षम करना सबसे अच्छा समाधान होगा "स्वतः सुधार".
- मेनू पर जाएं "फाइल".
- बाईं ओर साइड मेन्यू में, यहां जाएं "पैरामीटर".
- खुलने वाली सेटिंग विंडो में, उपखंड पर क्लिक करें "वर्तनी". विंडो के दाईं ओर, बटन पर क्लिक करें "स्वतः सुधार विकल्प"।
- फ़ंक्शन सेटिंग्स वाली एक विंडो स्क्रीन पर प्रदर्शित होगी। विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें "जैसा आप लिखते हैं वैसा ही बदलें", तब क्लिक करो OK.
- कार्यक्रम हमें मापदंडों के साथ मुख्य विंडो पर वापस लौटाएगा, जहां हम फिर से बटन दबाते हैं OK.
नोट: फ़ंक्शन को पुन: सक्रिय करने के लिए, चेकमार्क को उसके स्थान पर लौटाएं, जिसके बाद, बटन दबाकर परिवर्तनों को भी सहेजें OK.
दिनांक स्वत: सुधार और संभावित समस्याएं
कभी-कभी ऐसा होता है कि डॉट्स वाली कोई संख्या दर्ज करते समय प्रोग्राम उसे तारीख के लिए सही कर देता है। मान लें कि हमने एक नंबर दर्ज किया है 3.19 एक खाली सेल के लिए।
कुंजी दबाने के बाद दर्ज करें, महीने और साल के रूप में डेटा प्राप्त करें।
हमें उस मूल डेटा को सहेजना होगा जो हमने सेल में दर्ज किया था। ऐसी स्थितियों में, स्वत: सुधार को निष्क्रिय करने की कोई आवश्यकता नहीं है। यहाँ हम क्या करते हैं:
- सबसे पहले, उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें जिनमें हम बिंदुओं के साथ संख्याओं के रूप में आवश्यक जानकारी जोड़ना चाहते हैं। फिर टैब में होना "घर" टूल्स सेक्शन में जाएं "संख्या", जहां हम वर्तमान सेल प्रारूप विकल्प पर क्लिक करते हैं।
- ड्रॉप-डाउन सूची में, आइटम का चयन करें "पाठ".
- अब हम डॉट्स के साथ संख्याओं के रूप में डेटा को सुरक्षित रूप से कक्षों में दर्ज कर सकते हैं।नोट: आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि पाठ प्रारूप वाले कक्षों में संख्याएँ गणना में भाग नहीं ले सकती हैं, क्योंकि उन्हें कार्यक्रम द्वारा एक अलग तरीके से माना जाता है और अंतिम परिणाम विकृत हो जाएगा।
नोट: आपको यह याद रखने की आवश्यकता है कि पाठ प्रारूप वाले कक्षों में संख्याएँ गणना में भाग नहीं ले सकती हैं, क्योंकि उन्हें कार्यक्रम द्वारा एक अलग तरीके से माना जाता है और अंतिम परिणाम विकृत हो जाएगा।
स्वत: सुधार शब्दकोश का संपादन
जैसा कि हमने पहले उल्लेख किया है, स्वत: सुधार का उद्देश्य गलतियों या टाइपो को सही करने में मदद करना है। कार्यक्रम शुरू में प्रतिस्थापन के लिए मिलान करने वाले शब्दों और प्रतीकों की एक मानक सूची प्रदान करता है, हालांकि, उपयोगकर्ता के पास अपने स्वयं के विकल्प जोड़ने का अवसर होता है।
- फिर से हम ऊपर वर्णित चरणों द्वारा निर्देशित स्वत: सुधार मापदंडों के साथ विंडो में जाते हैं (मेनू "फाइल" - अनुभाग "पैरामीटर" - उपखंड "वर्तनी" - बटन "स्वतः सुधार विकल्प").
- में "बदलने के" हम एक प्रतीक (शब्द) लिखते हैं, जिसे आगे प्रोग्राम द्वारा एक त्रुटि के रूप में पहचाना जाएगा। खेत मेँ "पर" प्रतिस्थापन के रूप में उपयोग किए जाने वाले मान को निर्दिष्ट करें। तैयार होने पर, बटन दबाएं "जोड़ें".
- परिणामस्वरूप, हम इस शब्दकोश में उन सभी सबसे सामान्य टाइपो और गलतियों को जोड़ सकते हैं जो हम करते हैं (यदि वे मूल सूची में नहीं हैं), ताकि उनके आगे सुधार पर समय बर्बाद न हो।
गणित प्रतीकों के साथ स्वत: प्रतिस्थापन
स्वत: सुधार विकल्पों में उसी नाम के टैब पर जाएं। यहां हम उन मूल्यों की एक सूची पाएंगे जिन्हें प्रोग्राम द्वारा गणितीय प्रतीकों से बदल दिया जाएगा। यह विकल्प तब बहुत उपयोगी होता है जब आपको कोई ऐसा अक्षर दर्ज करने की आवश्यकता होती है जो की-बोर्ड पर नहीं है। उदाहरण के लिए, चरित्र दर्ज करने के लिए "α" (अल्फा), यह टाइप करने के लिए पर्याप्त होगा "अल्फा", जिसके बाद प्रोग्राम दिए गए मान को आवश्यक वर्ण से बदल देता है। अन्य पात्रों को उसी तरह दर्ज किया गया है।
इसके अलावा, आप इस सूची में अपने विकल्प जोड़ सकते हैं।
स्वत: सुधार से संयोजन को हटाना
स्वत: सुधार सूची से शब्दों या प्रतीकों के अनावश्यक संयोजन को हटाने के लिए, बस इसे माउस क्लिक से चुनें, और फिर बटन दबाएं "हटाएँ".
साथ ही, किसी निश्चित मिलान को हाइलाइट करके, उसे हटाने के बजाय, आप बस उसके किसी एक फ़ील्ड को समायोजित कर सकते हैं।
ऑटोरिप्लेसमेंट के मुख्य पैरामीटर सेट करना
मुख्य मापदंडों में वे सभी सेटिंग्स शामिल हैं जिन्हें टैब में बनाया जा सकता है "स्वतः सुधार". निम्नलिखित विकल्प शुरू में कार्यक्रम में सक्रिय हैं:
- एक शब्द की शुरुआत में दो कैपिटल (कैपिटल) अक्षरों का सुधार;
- वाक्य के पहले अक्षर को बड़ा करें;
- सप्ताह के दिनों को कैपिटलाइज़ करना;
- गलती से दबाए गए चाबियों के कारण त्रुटियों का उन्मूलन कैप्स लॉक.
इन विकल्पों को निष्क्रिय करने के लिए, बस उनके बगल में स्थित बॉक्स को अनचेक करें, और फिर बटन पर क्लिक करें OK बदलावों को सहेजने के लिए
अपवादों के साथ काम करना
कार्यक्रम में एक विशेष शब्दकोश है जो शब्दों और प्रतीकों को संग्रहीत करता है जिसके लिए स्वत: सुधार काम नहीं करेगा, भले ही यह फ़ंक्शन सक्षम हो और मुख्य मापदंडों में एक आवश्यक मिलान हो।
इस शब्दकोश तक पहुंचने के लिए, बटन पर क्लिक करें "अपवाद".
दिखाई देने वाली विंडो में दो टैब हैं:
प्रथम अक्षर
- यहाँ शब्दों की एक सूची है जिसके बाद प्रतीक है "बिंदु" ("।") को प्रोग्राम द्वारा वाक्य के अंत के रूप में व्याख्या नहीं किया जाना चाहिए, जिसका अर्थ है कि अगला शब्द लोअरकेस अक्षर से शुरू होगा। मूल रूप से, यह सभी प्रकार के संक्षिप्त रूपों पर लागू होता है, उदाहरण के लिए, किग्रा।, जी।, रगड़।, पुलिस। आदि।
- ऊपरी क्षेत्र में, हम अपना मान दर्ज कर सकते हैं, जो संबंधित बटन पर क्लिक करने के बाद बहिष्करण सूची में जोड़ा जाएगा।
- साथ ही, सूची से एक निश्चित मान का चयन करके, आप उसे संपादित या हटा सकते हैं।
दो बड़े अक्षर
इस टैब में सूची से मान, टैब में सूची के समान "पहला अक्षर", स्वतः सुधार से प्रभावित नहीं होगा। यहां हम नए तत्वों को जोड़, संशोधित या हटा भी सकते हैं।
निष्कर्ष
समारोह के लिए धन्यवाद "स्वतः सुधार" एक्सेल में काम काफी तेज हो जाता है, क्योंकि प्रोग्राम स्वचालित रूप से यादृच्छिक टाइपो और उपयोगकर्ता द्वारा की गई त्रुटियों को ठीक करता है। बड़ी मात्रा में डेटा के साथ काम करते समय यह उपकरण विशेष रूप से मूल्यवान है। इसलिए, ऐसे मामलों में स्वत: सुधार पैरामीटर को सही ढंग से उपयोग और कॉन्फ़िगर करने में सक्षम होना बहुत महत्वपूर्ण है।