डेटा की सूची से Excel में स्वतः पूर्ण करें

अक्सर, एक एक्सेल उपयोगकर्ता को एक निश्चित तार्किक अनुक्रम में व्यवस्थित डेटा के साथ कोशिकाओं को भरने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। या, उदाहरण के लिए, यदि वर्तमान प्रवृत्ति जारी रहती है, तो एक निश्चित संकेतक का मूल्य एक विशिष्ट क्षण तक क्या होगा, इसका पूर्वानुमान लगाने के लिए। अब आपको इन सबके लिए दर्जनों फॉर्मूले जानने की जरूरत नहीं है। कुछ माउस क्लिक पर्याप्त हैं, और समस्या हल हो गई है। यह सब स्वतः पूर्ण होने के लिए धन्यवाद है।

यह सुविधा इसकी सुविधा में अद्भुत है। उदाहरण के लिए, यह आपको कैलेंडर महीनों को जल्दी से सूचीबद्ध करने या इसे बनाने की अनुमति देता है ताकि प्रत्येक महीने का केवल 15 वां और अंतिम दिन प्रदर्शित हो (उदाहरण के लिए, लेखा रिपोर्ट में)। 

आप इस महान सुविधा का लाभ कैसे उठा सकते हैं?

निचले दाएं कोने में एक वर्ग है, इसे खींचकर, आप उन मानों की श्रृंखला जारी रख सकते हैं जिनमें एक निश्चित पैटर्न है। उदाहरण के लिए, यदि पहला दिन सोमवार है, तो यह सरल ऑपरेशन करके, आप निम्न पंक्तियों में मान डाल सकते हैं: मंगलवार, बुधवार, गुरुवार, शुक्रवार, और इसी तरह।

यदि सेल में मानों का एक सेट है जैसे 1,2,4, तो उन सभी का चयन करके और बॉक्स को नीचे खींचकर, आप संख्या श्रृंखला को 8, 16, 32 तक जारी रख सकते हैं, और इसी तरह। यह आपको समय की लागत को काफी कम करने की अनुमति देता है।

इसी तरह महीने के नामों की एक सूची बनाई जाती है।

और अंकगणितीय प्रगति के लिए स्वत: पूर्ण का उपयोग करना ऐसा दिखता है। हमारे उदाहरण में, हम क्रमशः 1,3 के मूल्यों के साथ दो कोशिकाओं का उपयोग करते हैं, और फिर स्वत: पूर्ण संख्या श्रृंखला जारी रखते हैं। 

इसके अलावा, नंबर टेक्स्ट के अंदर होने पर भी रिसेप्शन काम करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आप "1 तिमाही" लिखते हैं और बॉक्स को नीचे खींचते हैं, तो आपको निम्न मिलता है।

दरअसल, ये सभी बुनियादी बातें हैं जिन्हें आपको जानना जरूरी है। लेकिन अगर आप एक्सेल के साथ अधिक पेशेवर रूप से काम करने के कौशल में महारत हासिल करना चाहते हैं, तो आप कुछ चिप्स और ट्रिक्स से खुद को परिचित कर सकते हैं।

स्वत: पूर्ण डेटा सूची का उपयोग करना

बेशक, सप्ताह के महीनों या दिनों की सूची बनाना केवल Excel ही नहीं कर सकता। मान लें कि हमारे पास उन शहरों की सूची है जहां हमारी कंपनी ने सेवा केंद्र स्थापित किए हैं। सबसे पहले आपको "सूची बदलें" आइटम में पूरी सूची लिखनी होगी, जिसे मेनू अनुक्रम फ़ाइल - विकल्प - उन्नत - सामान्य - संपादित सूची के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है।

इसके बाद, एक्सेल में स्वचालित रूप से निर्मित सूचियों की सूची के साथ एक विंडो दिखाई देगी। 

यहाँ उनमें से बहुत से नहीं हैं। लेकिन इस गलतफहमी को आसानी से ठीक किया जा सकता है। ऐसा करने के लिए, एक सही विंडो है जिसमें uXNUMXbuXNUMXbis के मानों का सही क्रम लिखा गया है। रिकॉर्डिंग दो तरह से की जा सकती है, कॉमा और कॉलम दोनों में। यदि बहुत अधिक डेटा है, तो उन्हें आयात किया जा सकता है। इस तरह आप काफी समय बचा सकते हैं।

इसके लिए क्या आवश्यक है? पहले आपको दस्तावेज़ में कहीं शहरों की सूची बनानी होगी, और उसके बाद नीचे दिए गए फ़ील्ड में उसका लिंक बनाना होगा।

सूची अब बनाई गई है और इसका उपयोग अन्य सभी कक्षों को भरने के लिए किया जा सकता है।

पाठ प्रारूप में सूचियों के अलावा, एक्सेल संख्यात्मक अनुक्रम बनाना संभव बनाता है, साथ ही एक निश्चित पैटर्न के अनुसार व्यवस्थित तिथियों की सूची भी बनाता है। इस सामग्री की शुरुआत में, इसका उपयोग करने का एक तरीका दिया गया था, लेकिन यह एक आदिम स्तर है। आप इस टूल का उपयोग असली इक्का की तरह अधिक लचीले ढंग से कर सकते हैं।

सबसे पहले, हम सूची के लिए उपयोग की जाने वाली श्रेणी के भाग के साथ आवश्यक अनुक्रम मान (एक या अधिक) का चयन करते हैं। अगला, हम शीर्ष पैनल पर "भरें" बटन पाते हैं और दिखाई देने वाले मेनू में, "प्रगति" बटन पर क्लिक करें।

इसके बाद, सेटिंग्स वाली एक विंडो दिखाई देती है।

इसके बाएँ भाग में रेडियो बटन हैं जिनके साथ आप भविष्य के अनुक्रम का स्थान निर्धारित कर सकते हैं: पंक्तियों या स्तंभों द्वारा। पहले मामले में, सूची नीचे जाएगी, और दूसरे में, यह दाईं ओर जाएगी। 

स्थान सेटिंग के ठीक दाईं ओर एक पैनल है जहां आप संख्यात्मक अनुक्रम के प्रकार का चयन कर सकते हैं। चुनने के लिए कई विकल्प हैं:

1. अंकगणित। प्रत्येक अगले सेल में मान पिछले एक से अधिक एक निश्चित संख्या है। इसका मान "चरण" फ़ील्ड की सामग्री द्वारा निर्धारित किया जाता है।
2. ज्यामितीय। प्रत्येक बाद का मूल्य पिछले एक से कई गुना अधिक है। कितना सटीक रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि उपयोगकर्ता ने किस चरण का संकेत दिया है।
3. पिंड खजूर। इस विकल्प के साथ, उपयोगकर्ता तिथियों का एक क्रम बना सकता है। यदि आप इस प्रकार का चयन करते हैं, तो माप की इकाई के लिए अतिरिक्त सेटिंग्स सक्रिय हो जाती हैं। अनुक्रम बनाते समय उन्हें ध्यान में रखा जाता है: दिन, कार्य दिवस, महीना, वर्ष। इसलिए, यदि आप "कार्य दिवस" ​​​​आइटम का चयन करते हैं, तो सप्ताहांत सूची में शामिल नहीं होंगे। 
4. स्वतः पूर्ण। यह विकल्प निचले दाएं कोने को खींचने के समान है। सरल शब्दों में, एक्सेल खुद ही तय करता है कि उसे संख्या श्रृंखला जारी रखने की आवश्यकता है या लंबी सूची बनाना बेहतर है। यदि आप पहले से मान 2 और 4 निर्दिष्ट करते हैं, तो अगले वाले में 6, 8, और इसी तरह की संख्याएँ होंगी। यदि इससे पहले आप अधिक कोशिकाओं को भरते हैं, तो "रैखिक प्रतिगमन" फ़ंक्शन का उपयोग किया जाएगा (यह एक बहुत ही दिलचस्प विकल्प है जो आपको मौजूदा प्रवृत्ति के आधार पर पूर्वानुमान बनाने की अनुमति देता है)।

इस डायलॉग बॉक्स के निचले भाग में, जैसा कि आप पहले ही देख सकते हैं, दो विकल्प हैं: चरण आकार, ऊपर चर्चा की गई, और सीमा मान।

सभी कार्यों को पूरा करने के बाद, आपको "ओके" बटन दबाना होगा। उसी तरह, एक निश्चित अवधि के लिए कार्य दिवसों की एक सूची बनाई जाती है (उदाहरण के लिए, 31.12.2020/XNUMX/XNUMX तक)। और उपयोगकर्ता को बड़ी संख्या में अनावश्यक आंदोलनों को करने की आवश्यकता नहीं है!

बस इतना ही, सेटअप पूरा हो गया है। अब आइए कुछ और पेशेवर स्वत: पूर्ण विधियों को देखें।

माउस का उपयोग करना

यह स्वत: पूर्ण करने का सबसे सुविधाजनक तरीका है, जिससे आप सबसे जटिल संचालन को भी सुरुचिपूर्ण ढंग से कर सकते हैं। इसका उपयोग कैसे किया जा सकता है, इसके लिए दो विकल्प हैं: बाएँ माउस बटन का उपयोग करना या दाएँ माउस बटन का उपयोग करना। उदाहरण के लिए, कार्य आरोही क्रम में व्यवस्थित संख्याओं की सूची बनाना है, जहाँ प्रत्येक अगला मान एक से बढ़ जाता है। आमतौर पर, इसके लिए पहली सेल में एक यूनिट और दूसरे में एक ड्यूस डाला जाता है, जिसके बाद वे बॉक्स को निचले दाएं कोने में खींचते हैं। लेकिन इस लक्ष्य को दूसरे तरीके से हासिल करना संभव है - केवल पहली सेल को भरकर। फिर आपको इसे निचले दाएं कोने से नीचे खींचने की जरूरत है। उसके बाद, एक वर्ग के रूप में एक बटन दिखाई देगा। आपको इसे क्लिक करना होगा और "भरें" आइटम का चयन करना होगा।

आप "केवल प्रारूप भरें" फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं, जिसके साथ आप केवल सेल प्रारूपों का विस्तार कर सकते हैं।

लेकिन एक तेज़ तरीका है: सेल को समानांतर में खींचते हुए Ctrl बटन को दबाए रखना।

सच है, यह केवल संख्याओं के स्वत: पूर्ण अनुक्रमों के लिए उपयुक्त है। यदि आप इस ट्रिक को किसी भिन्न प्रकार के डेटा के साथ खींचने का प्रयास करते हैं, तो uXNUMXbuXNUMXb मानों को बस निम्नलिखित कक्षों में कॉपी किया जाएगा।

संदर्भ मेनू की कॉल को गति देने का एक तरीका है। ऐसा करने के लिए, दायाँ माउस बटन दबाकर बॉक्स को खींचें।

फिर कमांड का एक सेट दिखाई देगा। तो, आप "प्रगति" मेनू आइटम पर क्लिक करके अतिरिक्त स्वत: पूर्ण सेटिंग्स के साथ एक संवाद बॉक्स को कॉल कर सकते हैं। लेकिन एक सीमा है। इस मामले में अधिकतम अनुक्रम लंबाई अंतिम सेल तक सीमित होगी।

ऑटो-पूर्णता को आवश्यक मान (एक विशिष्ट संख्या या तिथि) तक पूरा करने के लिए, आपको पहले कर्सर को बॉक्स में निर्देशित करने के बाद दायां माउस बटन दबाना होगा, और मार्कर को नीचे खींचें। फिर कर्सर वापस आ जाता है। और अंतिम चरण माउस को छोड़ना है। नतीजतन, स्वत: पूर्ण सेटिंग्स वाला एक संदर्भ मेनू दिखाई देगा। एक प्रगति का चयन करें। यहां, केवल एक सेल का चयन किया गया है, इसलिए आपको सेटिंग्स में सभी ऑटोफिल पैरामीटर निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है: दिशा, चरण, सीमा मान, और ओके बटन दबाएं।

एक विशेष रूप से दिलचस्प एक्सेल फ़ंक्शन रैखिक और घातीय सन्निकटन है। यह मौजूदा पैटर्न के आधार पर इस बात का पूर्वानुमान लगाना संभव बनाता है कि मूल्य कैसे बदलेंगे। एक नियम के रूप में, पूर्वानुमान लगाने के लिए, आपको विशेष एक्सेल फ़ंक्शन का उपयोग करने या जटिल गणना करने की आवश्यकता होती है, जिसमें स्वतंत्र चर के मूल्यों को प्रतिस्थापित किया जाता है। इस उदाहरण को व्यवहार में प्रदर्शित करना बहुत आसान है।

उदाहरण के लिए, एक संकेतक की गतिशीलता होती है, जिसका मूल्य हर अवधि में समान संख्या से बढ़ता है। 

यह समझना बहुत आसान है कि एक रैखिक प्रवृत्ति के साथ मूल्यों की भविष्यवाणी कैसे की जाती है (जब प्रत्येक अगला संकेतक एक निश्चित मूल्य से बढ़ता या घटता है)। मानक एक्सेल फ़ंक्शन इसके लिए उपयुक्त हैं, लेकिन एक ग्राफ खींचना बेहतर है जो ट्रेंड लाइन, फ़ंक्शन के समीकरण और अधिक स्पष्टता के लिए अपेक्षित मान प्रदर्शित करता है।

यह पता लगाने के लिए कि अनुमानित संकेतक संख्यात्मक शब्दों में क्या होगा, गणना करते समय, आपको प्रतिगमन समीकरण को आधार के रूप में लेना होगा (या सीधे एक्सेल में निर्मित सूत्रों का उपयोग करना होगा)। नतीजतन, बहुत सारी क्रियाएं होंगी जो हर कोई बल्ले से नहीं समझ सकता है। 

लेकिन रैखिक प्रतिगमन आपको जटिल सूत्रों और साजिश को पूरी तरह से त्यागने की अनुमति देता है। बस स्वत: पूर्ण का उपयोग करें। उपयोगकर्ता डेटा की एक श्रृंखला लेता है जिसके आधार पर पूर्वानुमान लगाया जाता है। कोशिकाओं के इस सेट का चयन किया जाता है, फिर दायां माउस बटन दबाया जाता है, जिसे आपको आवश्यक संख्या में कोशिकाओं (भविष्य में उस बिंदु की दूरी के आधार पर जिसके लिए अनुमानित मूल्य की गणना की जाती है) द्वारा सीमा को खींचने की आवश्यकता होती है। एक संदर्भ मेनू दिखाई देगा, जहां आपको "रैखिक सन्निकटन" आइटम का चयन करना होगा। यही है, एक पूर्वानुमान प्राप्त किया जाता है जिसके लिए विशेष गणितीय कौशल, प्लॉटिंग या व्युत्पन्न सूत्र की आवश्यकता नहीं होती है।

यदि प्रत्येक अवधि के दौरान संकेतकों में एक निश्चित प्रतिशत की वृद्धि होती है, तो हम घातीय वृद्धि के बारे में बात कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, किसी महामारी की गतिशीलता की भविष्यवाणी करना या बैंक जमा पर ब्याज की भविष्यवाणी करना ऐसे ही एक पैटर्न पर आधारित है।

घातीय वृद्धि की भविष्यवाणी करने के लिए हमारे द्वारा वर्णित की तुलना में कोई अधिक प्रभावी तरीका नहीं है।

तिथियों को स्वत: भरने के लिए माउस का उपयोग करना

अक्सर पहले से मौजूद तिथियों की सूची को बढ़ाना आवश्यक होता है। ऐसा करने के लिए, कुछ तारीख ली जाती है और बाएं माउस बटन के साथ निचले दाएं कोने से खींची जाती है। एक वर्गाकार आइकन दिखाई देता है, जहां आप भरने की विधि का चयन कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, यदि कोई एकाउंटेंट स्प्रेडशीट का उपयोग करता है, तो "सप्ताह के दिन" विकल्प उसके अनुरूप होगा। साथ ही, इस मद की आवश्यकता किसी अन्य विशेषज्ञ को भी होगी, जिन्हें दैनिक योजनाएँ बनानी होंगी, उदाहरण के लिए, एचआर।

और यहां एक और विकल्प है, माउस के साथ तिथियों की स्वचालित भरने को कैसे कार्यान्वित करें। उदाहरण के लिए, एक कंपनी को महीने के 15 वें और आखिरी दिन वेतन का भुगतान करना होगा। इसके बाद, आपको दो तिथियां दर्ज करने की आवश्यकता है, उन्हें नीचे खींचें और "महीनों से" भरने की विधि का चयन करें। यह या तो निचले दाएं कोने में वर्ग पर बाएं माउस बटन पर क्लिक करके, या दाएं बटन का उपयोग करके, संदर्भ मेनू पर एक स्वचालित कॉल के बाद किया जा सकता है।

महत्वपूर्ण! 15 वां रहता है, महीने की परवाह किए बिना, और अंतिम स्वचालित है।

दाहिने माउस बटन से आप प्रगति को समायोजित कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इस वर्ष कार्य दिवसों की एक सूची बनाएं, जो अभी भी 31 दिसंबर तक रहेंगे। यदि आप दाहिने माउस बटन के साथ या मेनू के माध्यम से ऑटोफिल का उपयोग करते हैं, जिसे वर्ग के माध्यम से पहुँचा जा सकता है, तो एक विकल्प है "त्वरित भरण"। पहली बार, डेवलपर्स ने एक्सेल 2013 में यह सुविधा प्रदान की है। कोशिकाओं को एक निश्चित पैटर्न के अनुसार भरना आवश्यक है। इससे आपका काफी समय बचेगा।

निष्कर्ष

दरअसल, बस इतना ही। स्वतः पूर्ण एक बहुत ही उपयोगी विशेषता है जो आपको कई कार्यप्रवाहों को स्वचालित करने और पैटर्न के आधार पर पूर्वानुमान लगाने में मदद करती है। कोई अतिरिक्त सूत्र या गणना की आवश्यकता नहीं है। यह कुछ बटन दबाने के लिए पर्याप्त है, और परिणाम जादू की तरह दिखाई देंगे।